6 fouten bij winkelinspectie die districtsmanagers maken bij het controleren van winkels

Hoge normen en een sterk actieplan hebben is geweldig, maar zelfs de beste strategieën zullen falen als ze niet goed worden uitgevoerd. 

Zoals Larry Bossidy, voormalig CEO van AlliedSignal, schreef in het bestsellerboek: Uitvoering: de discipline om dingen voor elkaar te krijgen, "Strategieën mislukken meestal omdat ze niet goed worden uitgevoerd."

Deze les klinkt heel waar in de detailhandel. Veel organisaties hebben een sterke visie, maar vanwege de slechte uitvoering in winkels komen die ideeën niet tot leven. 

Een van de beste manieren om dit te voorkomen, is dat districtsmanagers betere winkelinspecties uitvoeren. Voorzie jezelf van de nodige kennis en scherp je vaardigheden aan om effectieve inspecties uit te voeren. Het is ook handig om op de hoogte te zijn van de veelvoorkomende fouten die managers maken bij het controleren van winkels. 

Dit is precies wat we in dit bericht zullen bespreken. De volgende paragrafen schetsen de top 6 van fouten die wijkmanagers maken bij het inspecteren van winkellocaties. 

Laten we beginnen. 

Cookie-cutter-inspecties uitvoeren bij elk bezoek

Wanneer u toezicht houdt op meerdere winkels, kunt u de belangrijke nuances tussen verschillende locaties uit het oog verliezen en een generieke benadering volgen bij het inspecteren ervan. Dit kan er echter toe leiden dat u tijdens uw controle bepaalde onderscheidingen over het hoofd ziet en verzuimt om de juiste dingen te evalueren.

Daarom moet u zorgvuldig rekening houden met de unieke kenmerken van elke locatie en deze meenemen in uw inspectieproces. Als u bijvoorbeeld een winkel inspecteert die zich in een winkelcentrum bevindt, mag uw proces niet hetzelfde zijn als het proces dat u zou gebruiken wanneer u een winkel bezoekt die zich in een open winkelcentrum bevindt. BStel uw checklist samen met locatietags in gedachten.

Het is ook een must om aandacht te besteden aan de specifieke problemen en uitdagingen waarmee elke winkel wordt geconfronteerd. Als een bepaalde winkel zich bijvoorbeeld in een stad bevindt waar veel COVID-gevallen voorkomen, is het een goed idee om een audit uit te voeren die sterk gericht is op gezondheid en veiligheid.

Dit wil niet zeggen dat u helemaal opnieuw moet beginnen en uw inspecties voor elke winkel hyperaanpast. U kunt uw processen nog steeds stroomlijnen door gebruik te maken van gestandaardiseerde sjablonen en checklists. Toonaangevend retail audit software Met oplossingen kunt u tags gebruiken om uw checklist aan te passen aan locatieattributen. Zorg ervoor dat specifieke items op die lijsten geschikt zijn voor de locaties die u evalueert. 

Inspecties uitsluitend uitvoeren vanuit het perspectief van een toezichthouder

Een andere fout is wanneer districtsmanagers "de winkel bekijken vanuit het perspectief van een regelgevende instantie in plaats van een gemiddelde klant", zegt Johan Liebert, CEO & winkelexpert bij DazzleDeals. 

Hoewel het zeker belangrijk is om je hoed op te zetten bij het uitvoeren van winkelaudits, kan het te veel doen, leiden tot vooringenomenheid in het proces, voegt hij eraan toe.

Een manier om dit te voorkomen is door op de hoogte te zijn van de demografie van elke locatie en deze te inspecteren met de doelgroep in gedachten. 

“Alvorens een winkel te bezoeken, moeten districtsmanagers hun onderzoek doen naar de locatie en de demografie van bezoekers van de locatie. Deze methode zou hen inzicht geven in de metrics waarmee ze de winkel zouden kunnen inspecteren”, legt Liebert uit.

Hij raadt ook aan om klantonderzoeken uit te voeren en die gegevens te gebruiken om uw inspecties te informeren. 

"De beste manier om deze vooringenomenheid weg te nemen, is door enquêtes te laten circuleren onder de bezoekers van de winkel op verschillende tijdstippen van de dag", zegt hij. “Als de resultaten eenmaal zijn ontvangen, kun je ze kwantificeren en een scorebord maken. De resultaten moeten worden gedeeld met de rayonmanager, zodat deze een weloverwogen beslissing kan nemen.” 

Handmatig inspecties uitvoeren

Handmatige praktijken met papieren checklists en klemborden horen niet thuis in moderne retailaudits. Ze zijn inefficiënt; ze kosten meer tijd en vergroten de kans op menselijke fouten. Om nog maar te zwijgen van het feit dat op papier gebaseerde processen vaak dubbele invoer van informatie vereisen. Wanneer u inspectienotities op papier maakt, of Excel, moet u uiteindelijk dezelfde gegevens opnieuw in uw beheersysteem invoeren. 

Bovendien kost het delen van inspectieresultaten en actiepunten ook meer tijd bij handmatige processen. Terwijl digitale tools gebruikers in staat stellen om gegevens direct te verzenden, kost het handmatig delen van informatie extra tijd, wat corrigerende maatregelen zou kunnen vertragen. 

Het goede nieuws? Het is vrij eenvoudig om de verschillende taken van winkelinspecties te digitaliseren. Oplossingen zoals: Bindy maak winkelaudits eenvoudiger met tools zoals de interactieve checklistbouwer, geautomatiseerde corrigerende actiesen meldingen. 

Een oplossing als Bindy werkt ook op mobiele apparaten, zodat districtmanagers winkelaudits kunnen uitvoeren met een smartphone en tablet. Informatie wordt opgeslagen in de cloud en is overal opvraagbaar. 

Te weinig tijd besteden aan het coachen en motiveren van winkelteams

Te veel districtmanagers voeren winkelaudits uit om de orde te handhaven en fouten op te vangen. Hoewel het waarborgen van naleving zeker een hoofddoelstelling van inspecties is, moeten managers audits ook gebruiken als een kans om teams te coachen en te versterken. 

Zorg er bij het uitvoeren van winkelinspecties voor dat u leermogelijkheden aan de oppervlakte brengt en niet alleen wijst op nalevingsproblemen. Maak tijd vrij om te spreken en contact te leggen met het winkelpersoneel om problemen te identificeren en deze op te lossen. 

Stel dat de promotiemiddelen van een campagne niet correct worden weergegeven. In plaats van teamleden simpelweg te berispen voor de fout, voer een gesprek om de oorzaak van de fout te achterhalen. Coach ze van daaruit op de juiste manier om campagnes te implementeren. Zorg ervoor dat u medeleven en empathie toont, want deze kunnen een grote bijdrage leveren aan de empowerment van medewerkers. 

Geen gebruik maken van gegevens en analyses

Gegevens zijn van onschatbare waarde als het gaat om winkelinspecties. Verkoopcijfers, voorraadniveaus, personeelsverloopgegevens en andere maatregelen kunnen u helpen de gezondheid van een winkel te meten en de nodige stappen te ondernemen om te verbeteren. 

Helaas beschikken veel winkels niet over de gegevens die ze nodig hebben om een vlekkeloze uitvoering te bevorderen. Het Promotie Optimalisatie Instituut (POI) publiceerde de Detailhandelsuitvoeringsrapport, met input van retailers en fabrikanten. Uit het onderzoek bleek dat slechts 14% van de respondenten beweerde geen gegevensproblemen te hebben, wat betekent dat meer dan 8 van de 10 winkels problemen hebben met het verzamelen of gebruiken van gegevens in hun winkeluitvoering. 

Volgens het Promotion Optimization Institute kun je dit het beste voorkomen door te investeren in retail analytics-oplossingen. Zoals het rapport aangeeft:

“Als je vindt dat je analyses niet op orde zijn, kun je nieuwe tools overwegen. Dit lijkt misschien drastisch, maar als dit de enige manier is om uw vermogen om te presteren op het hoofdkantoor en in de winkel te verbeteren, zult u waarschijnlijk de kosten van een nieuwe implementatie terugverdienen door betere handelsuitgaven, supply chain-planning en winnen op de plank. ”

Als u nu al over de benodigde gegevens beschikt, zorg er dan voor dat u deze goed gebruikt. Besteed veel aandacht aan de KPI's van elke winkel en gebruik ze in uw winkelaudits. Als de productretourpercentages van een locatie bijvoorbeeld onnatuurlijk hoog zijn, kunt u bij uw volgende inspectie tijd besteden aan het uitdiepen van het probleem. 

Ineffectieve feedback geven

De kwaliteit van de resultaten en output van een winkel zal alleen zo goed zijn als de feedback die u doorgeeft aan uw team. Zorg er dus voor dat u hen input geeft die duidelijk en uitvoerbaar is. 

Een veelgemaakte fout die managers maken is om te wijzen op wat iemand verkeerd doet, zonder inzicht te geven in hoe ze kunnen verbeteren. Dit kan worden voorkomen door stappen aan te bieden over hoe teams het in de toekomst beter kunnen doen. In de detailhandel kan dit betekenen dat u iemand door uw merchandisingproces leidt of foto's stuurt van wat u niet moet doen EN wat teams in plaats daarvan moeten doen. 

Laatste woorden

Winkelinspecties zullen altijd een noodzakelijk onderdeel zijn van een sterke retailuitvoering. Districtmanagers die hun winkels soepel willen laten draaien, moeten regelmatig inspecties plannen en uitvoeren en de voortgang van elke locatie nauwlettend volgen.

Bindy geeft je alles wat je nodig hebt om winkelinspecties efficiënt uit te voeren. Onze oplossing voorziet u van checklists, audit- en taakbeheertools om u te helpen toezicht te houden op al uw winkels. Doe vandaag nog een gratis proefperiode. 

ANDERE RETAIL AUDIT- EN INSPECTIEMIDDELEN

Verwijs naar de Categorie Retail Audits en Inspecties voor how-to's en best practices voor audits en inspecties in de detailhandel.

Over de auteur:

Francesca Nicasio is retailexpert, B2B contentstrateeg en LinkedIn TopVoice. Ze schrijft over trends, tips en best practices waarmee retailers hun omzet kunnen verhogen en klanten beter kunnen bedienen. Ze is ook de auteur van Retail Survival of the Fittest, een gratis eBook om retailers te helpen hun winkels toekomstbestendig te maken.