Sommige retail- en horecaklanten komen via een concurrent naar Bindy uitvoeringsplatform voor detailhandel of horeca ze zijn ontgroeid of vinden ze te duur. Anderen komen voort uit een in eigen huis ontwikkelde workflow. Meestal zijn Excel™, e-mail, telefoontjes en een grote hoeveelheid menselijk kapitaal nodig om de verzamelde gegevens te verzamelen.
Iedereen die ooit de pijn heeft ervaren van het verzamelen, distribueren en compileren van sitegegevens op deze manier, begint te denken: er moet een betere manier zijn! Welnu, dat is zo.
Laat ons u meenemen door de levenscyclus van de audit, met Excel en e-mail versus Bindy.
Merk op dat we naar deze activiteit verwijzen als een “auditie“, hoewel het ook “bezoek”, “inspectie” of “beoordeling” kan worden genoemd.
Stap 1: Plan de audit
Excel™ en e-mail
De auditor plant de audit met behulp van de groepsagendatoepassing van het bedrijf. Maar kijk uit! Sommige audits zijn onaangekondigd en mogen niet van tevoren aan het management van de winkel worden bekendgemaakt. Dus plan en verwittig ontvangers zorgvuldig!
Bindy
Log in op Bindy. Plan een audit met de ingebouwde kalender. Vink af of de audit is aangekondigd of niet. Laat Bindy de rest doen: behandel alle berichten, stuur herinneringen en controleer de zichtbaarheid per gebruikersrol.
🚀 Deskundige
BonustipEen effectieve uitvoering van retail en hospitality vereist in de eerste plaats bepaalde componenten communicatie, seconde taak beheer, en derde audits/beoordelingen.
Stap 2: Bereid je voor op de audit
Excel™ en e-mail
Graaf deze oude rapporten op! Controleer uw e-mails en notities. Vergelijk en analyseer eerdere audits. Handmatig compileren en zoeken naar trends, herhalen van onaanvaardbare en locatie-tot-wijkgemiddelden. Als u aantekeningen heeft, bereid ze dan van tevoren voor en sla ze op in het Excel™-spreadsheet.
Bindy
Log in op Bindy. Zoek de winkel en eerdere audits op, trek kant-en-klare rapporten op en bekijk de trends, herhaal onaanvaardbare en locatie-tot-district-gemiddelden. Voeg uw notities toe aan de geplande audit (notities worden automatisch in de audit gerold wanneer deze begint).
Stap 3: Voer de audit uit
Excel™ en e-mail
Open met uw laptop het Excel™-spreadsheet voor de audit. Voeg de informatie over de winkel, informatie over u en de huidige datum en tijd toe. Vul nu het formulier in. Pas op dat u uw laptop niet laat vallen terwijl u rondloopt en vergeet niet om vaak op opslaan te klikken om geen gegevens te verliezen!
Bindy
Log in op Bindy met een smartphone, tablet of laptop. Klik op "Inspectie starten". Geolocatie selecteert de locatie waar u zich bevindt, alle locatiegegevens en datums zijn vooraf ingesteld. Loop rond op de locatie en vul het formulier in (bediening met één hand is mogelijk op de mobiel). Maak je geen zorgen als de batterij van je apparaat leegraakt of als je een ander apparaat wilt gebruiken, je kunt op elk moment van apparaat wisselen en verdergaan waar je was gebleven!
Stap 4: Plan van aanpak en opvolging
Excel™ en e-mail
Voltooi het auditspreadsheet en maak een actieplan. E-mail dit audit- en actieplan naar de winkel en kopieer eventueel uw directeur. Vergeet niet om binnen een week contact op te nemen met de winkel om er zeker van te zijn dat de tekortkomingen worden verholpen. Als u meerdere winkels beheert, heeft u een proces nodig om audits, follow-ups en herinneringen te beheren.
Bindy
Wijs tekortkomingen toe aan personen met behulp van de ingebouwde actieplan. Laat het systeem contact opnemen met de verantwoordelijken en laat het systeem aangeven wat er wel of niet is gedaan, door wie, waar en wanneer. U kunt op elk moment een actueel rapport krijgen voor één winkel of voor alle winkels.
Stap 5: Onderteken het bezoek
Excel™ en e-mail
Er is geen native mogelijkheid in Excel om een bezoek te ‘ondertekenen’. Sommige operators nemen hun toevlucht tot printen, wat omslachtig is en in strijd is met het uitgangspunt van een elektronische workflow die overal toegankelijk en zichtbaar is. Papier is traag, duur en gaat verloren.
Bindy
Met het systeem kan het merk per formulier gebruikers aanwijzen die zich bij het bezoek mogen aanmelden en ‘afmelden’. Dit biedt een overzicht van de integriteit en vergrendelt het bezoek tegen verdere bewerkingen. Onderteken het bezoek elektronisch met elk touchscreen-apparaat (of zelfs een muis!).
Stap 6: Rapportage
Excel™ en e-mail
Wil je weten wat je beste/slechtste locaties, items, regio's en programma's zijn? Het is tijd om gegevens te verwerken met Excel™! U zult spoedig een syndroom ervaren dat bekend staat als "Excel-geïnduceerde hoofdpijn". Excel™ is een krachtig zakelijk hulpmiddel, maar het is nooit ontworpen voor complexe gegevensanalyse (u weet dit natuurlijk al, u hebt net 4 uur besteed aan het verzamelen van gegevens over een dozijn spreadsheets).
Bindy
Log in op Bindy. Kies een van de 27 standaardrapporten. Beste en slechtste locaties, items, programma's, enz... Kijk naar trends, herhaal onaanvaardbare... Geen berekeningen, geen formules, geen gekoppelde spreadsheets om mee om te gaan. Gewoon "klikken" en uw gegevens laten samenvatten en compileren. En ja, u kunt Excel™ nog steeds gebruiken! Alle Bindy-rapporten kunnen worden geëxporteerd naar Excel™ of PDF.
Conclusie
Toen we minder papier gingen gebruiken, gingen we er allemaal van uit dat we op magische wijze efficiënter zouden worden. Whizz-bang, kijk hoe wij gegevens opslaan in Excel!
Je kunt echter net zo inefficiënt zijn met technologie als zonder. Het elektronisch vastleggen van gegevens in Excel maakt het proces op zichzelf niet efficiënt.
Excel is hier niet voor ontworpen. Het is een spreadsheetprogramma en blinkt uit (woordspeling bedoeld) in het berekenen en compileren van numerieke waarden. Het is geen velduitvoeringstool, het is geen workflow-engine.
Wanneer Excel wordt gebruikt voor merkstandaarden en uitvoering, is het traag, arbeidsintensief en foutgevoelig. Het berooft de organisatie ook van de realtime analyses die ze nodig heeft om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.
Excel en e-mail helpen uw bedrijf niet, ze houden het tegen.
LEES MEER OVER BINDY
Verwijs naar de Bindy categorie voor meer informatie over hoe 's werelds toonaangevende merken Bindy gebruiken om merknormen uit te voeren met inspecties, corrigerende actieplannen en taken.
NL 
EN 
AR 
CS 
DA 
FR 
DE 
EL 
HE 
HI 
ID 
IT 
JA 
KO 
PL 
PT 
RO 
ES 
SV 
TH 
TR 
VI