Een controlelijst voor detailhandelsaudits maken

Retailaudits, ook wel winkelbezoeken of winkelinspecties genoemd, zorgen voor een betere naleving van merknormen op winkelniveau. Ze verhogen de omzet en winstmarges, verhogen de klanttevredenheid en verkleinen de bedrijfsrisico's.

Misschien begint u helemaal opnieuw met een auditprogramma voor de detailhandel. Misschien heb je een bestaand programma en ben je op zoek naar verbetering of automatiseer je checklist. Ongeacht de omstandigheden hebben we een lijst met best-practices opgesteld, opzettelijk op hoog niveau, om retailers bij deze taak te helpen.

Wat is een checklist voor retailaudits?

Een checklist voor retailaudits is een slimme checklist. Het is gebaseerd op een formulier, heeft punten, best-practice foto's, bijlagen, voorwaardelijke items, kritieke items en aanbevelingen voor actieplannen.

Hiermee kunnen normen worden gecontroleerd, tekortkomingen worden opgespoord, toegewezen en opgelost wanneer districts- of verkoopmanagers winkels bezoeken.

Een audit stelt het hoofdkantoor in staat om te garanderen dat bedrijfsnormen, programma's en beleid volledig en op tijd in elke winkel worden geïmplementeerd.

Dus laten we een duik nemen in hoe je er een kunt bouwen!

Denk aan de "metadata" van de checklist

Metadata zijn gegevens over het winkelbezoek. Klanten die op Excel gebaseerde formulieren gebruiken, verwachten doorgaans door de gebruiker ingevoerde velden zoals winkelnummer, ingevuld op, datum, enz...

Metadata is grotendeels geautomatiseerd/vooraf ingevuld met retail audit software. Met retail-auditsoftware wordt de informatie van de auditor afgeleid van de login, wordt de winkelkeuzelijst specifiek voor elke gebruiker samengesteld en gebaseerd op de huidige GPS-locatie van de gebruiker en de geselecteerde datum. 

Groepeer items in secties. bestel secties volgens de "natuurlijke stroom" van het bezoek.

Waar mogelijk moeten secties zo worden ingedeeld dat ze passen bij de natuurlijke stroom van een bezoek (een wijk-/gebiedsmanager die fysiek door de winkel loopt). Begin met de buitenkant (de parkeerplaats indien van toepassing, het raam in een winkelcentrum) en werk je een weg naar binnen, rond de gangpaden en naar de achterkant van de winkel.

Terwijl u tijdens of na het bezoek tussen secties kunt springen, bespaart u tijd en is het intuïtiever om uw controlelijst voor detailhandelaudits in te stellen volgens de natuurlijke stroom van een bezoek.

Denk na over "niet-toepasselijke" items en secties

Bepaalde secties of items op uw controlelijst voor detailhandelsaudits zijn mogelijk niet van toepassing op alle locaties. Het gedeelte 'Wasruimtes' is bijvoorbeeld waarschijnlijk niet van toepassing in een winkel in een winkelcentrum. Evenzo is het gedeelte 'Drive-thru' niet van toepassing in een restaurant dat er geen heeft.

Dit bespaart tijd en is intuïtiever. Auditsoftware voor de detailhandel stelt u in staat om hele secties en items in bepaalde winkels uit te schakelen, afhankelijk van het winkeltype. 

Checklist-app voor retail en horeca

Zorg ervoor dat uw checklist voldoende dekking heeft

Hoewel individuele situaties variëren, moet u enkele of alle van de volgende gebieden behandelen, elk weergegeven als een sectie:

  1. Buitenkant winkel (bekijk checklist buitenruimte)
  2. Presentatie en Merchandising (bekijken voorbeeld merchandising checklist)
  3. Producten en bereiding (bekijken checklist voor voedselveiligheid)
  4. Personeel en snelheid van service
  5. Personeel en opleiding
  6. Uitrusting (bekijken voorbeeld checklist voor commerciële keukenapparatuur)
  7. Beveiliging, geldverwerking en verliespreventie (bekijken checklist voor preventie van verlies van monsters)
  8. Drive-in (bekijken voorbeeld drive-thru checklist)
  9. Promoties (bekijken voorbeeld merchandising checklist)
  10. Achterkant van de winkel en inventaris
  11. Toiletten (uitzicht voorbeeld checklist voor commerciële toiletreiniging)
  12. Veiligheid (bekijk voorbeeld checklist voor brandbeveiliging)
  13. Beleid (bekijken voorbeeld checklist seksuele intimidatie)

Vermijd grote secties

In plaats van een klein aantal grote secties te maken, kunt u overwegen een groter aantal kleine secties te maken. Dit helpt bij het invoeren van gegevens, vooral op smartphones, en maakt de rapportage ook gedetailleerder en zinvoller.

Punten toewijzen aan items op basis van hun relatieve belang

Wijs punten toe volgens het relatieve belang van elk criterium. Hoewel het gemakkelijk is om alles als belangrijk te beschouwen (en als een criterium niet belangrijk is, zou het niet op uw controlelijst voor retailaudits moeten staan), zijn sommige items belangrijker dan andere, soms van cruciaal belang voor de bedrijfscontinuïteit. Gezondheids- en veiligheidskwesties komt in je op.

Wijs punten toe en maak dienovereenkomstig gebruik van de "Critical"-vlag. Een kritiek item stelt de waarde van de hele sectie in op nul, ongeacht andere items, als deze tijdens het bezoek niet-conform werden bevonden.

Wees specifiek, beschrijvend en visueel

Normen moeten duidelijk en eenduidig zijn. Gebruik geen vage woorden als "recent" of "goed". In plaats van bijvoorbeeld te zeggen "Recente personeelsvergadering gehouden", overweeg dan om "Personeelsvergadering minder dan 5 kalenderdagen geleden" te gebruiken. Als u verwijst naar temperaturen of verstreken tijden, geef dan de werkelijke cijfers. Geef duidelijk aan wat de norm is.

Als er één alinea nodig is om de norm te definiëren, gebruik dan één alinea. Als je er een hebt, voeg dan een best practice-foto toe aan een item om de norm te illustreren; een foto zegt vaak meer dan 1.000 woorden en maakt meer indruk dan alleen woorden.

Auditsoftware voor de detailhandel stelt u vaak in staat om afbeeldingen en ondersteunende documenten toe te voegen aan elk formulieritem en elke sectie, evenals aan taken.

Denk aan de bezoekfrequentie

De frequentie van bezoeken van districtsmanagers (tenminste bezoeken met betrekking tot de checklist voor retailaudits) kan sterk verschillen van organisatie tot organisatie.

Aan de ene kant van het spectrum hebben sommige organisaties (waaronder grote organisaties in de foodservice- en horecasector) de neiging om maar liefst één bezoek per twee weken af te leggen. Andere organisaties mogen slechts één bezoek per kwartaal afleggen. Sommige organisaties gebruiken een hybride model. Ze gebruiken een standaardformulier om hun kernnormen vast te leggen (bijvoorbeeld twee keer per jaar) en maken een aantal kleinere formulieren voor bezoeken gedurende het hele jaar, waarbij ze deze bezoeken soms koppelen aan seizoensprogramma's.

Communiceren, uitvoeren en verifiëren is hoe goede gastvrijheid geweldig wordt

Het is gebruikelijk om per kernrisicogebied of bedrijfsonderdeel één formulier te maken: Activiteiten, Merchandising, Gezondheid en veiligheid, Veiligheid, Voorkant van het huis en Achterkant van het huis.

Auditsoftware voor de detailhandel stelt een organisatie in staat om een willekeurig aantal formulieren te maken, elk met een eigen start- en einddatum. Auditsoftware voor de detailhandel ondersteunt ook zelfcontroles die kunnen worden gebruikt als een tussenoplossing totdat een bezoek van een districtmanager kan worden uitgevoerd.

Bespreek de checklist met uw veldteam

Bespreek de checklist met uw rayonmanagers, franchisenemers en managers. Vraag om hun input en feedback. Deze fase noemen we “kalibratie“. Een checklist voor retailaudits is evenzeer een inspectie-instrument als een opleidingsmiddel. Definieer de norm, communiceer en meet deze. Voldoe aan de norm en behaal uw doelen.

Bouw je je eigen app of gebruik je een kant-en-klare app?

De factoren die uw beslissing moeten bepalen, zijn uw kosten, uw investeringsrendement, uw time-to-market en de waarde en voordelen die u zult halen uit de software die u kiest. Lees meer over kopen versus bouwen: Retail-auditsoftware: kopen versus bouwen 

RETAIL AUDIT-CHECKLISTS

Als u op zoek bent naar checklists om uw activiteiten en merkstandaarden te beheren, heeft u twee opties.

  1. Schrijf je in voor een gratis proefversie van Bindy en krijg toegang tot een bibliotheek met professioneel gecontroleerde openbare formulieren die u kunt gebruiken om uw locaties binnen enkele seconden te controleren.
  2. Raadpleeg onze checklists categorie van meer dan 33 checklists om elk aspect van uw activiteiten te beheren.

ANDERE RETAIL AUDIT- EN INSPECTIEMIDDELEN

Verwijs naar de Categorie Retail Audits en Inspecties voor how-to's en best practices voor audits en inspecties in de detailhandel.

DE DEFINITIEVE GIDS VOOR RETAIL AUDITS 

Wil jij dit naar een hoger niveau tillen? Ons Retail-audits – de definitieve gids is onze meest uitgebreide verzameling informatie over retailaudits, inclusief waarom, wie, wanneer en hoe retailaudits uit te voeren. Gebouwd door retailprofessionals voor retailprofessionals.

Laat een reactie achter