8 manieren waarop retailers winkelcommunicatie en -uitvoering kunnen stroomlijnen

Het runnen van een winkel is complex en het kan moeilijk zijn om te weten waar u moet beginnen wanneer u uw processen gladstrijkt. Maar het efficiënter maken van retailactiviteiten zou bovenaan de takenlijst van elke retailmanager moeten staan, en de onderstaande tips zullen u op weg helpen naar gestroomlijnd succes.

1. Creëer standaardprocedures en -processen

Of u nu één winkel runt of vijfhonderd winkels, orde en efficiëntie beginnen met standaardisatie. Een reeks procedures zorgt voor een kwaliteitservaring — voor werknemers en voor klanten — en een naadloos beheerproces, ongeacht hoeveel locaties u heeft.

Waaronder:

Personeelsrichtlijnen – Maak een wervingsteam en handleidingen voor medewerkers om normen vast te stellen voor training, gedrag en bedrijfsprocedures, zodat iedereen op één lijn zit.

Kasbeheerprocessen – Er is niet "één" manier om contant geld te beheren, maar het is belangrijk dat elke medewerker de regels kent voor alles, van het doen van bankstortingen tot het gebruik van het kassasysteem.

Merchandising - Vestigen handelsnormen voor het goed presenteren van uw producten. U wilt ervoor zorgen dat uw displays, lay-out en promoties uw merk weerspiegelen en uw artikelen op de best mogelijke manier laten zien.

Klantenservice – Alles, van hoe klanten worden behandeld tot het omgaan met retourzendingen, moet worden opgenomen in het personeelshandboek, wat betekent dat er minder tijd wordt besteed aan het controleren of de juiste stappen worden ondernomen.  

Reinigingsprocedures voor winkels – Schoonmaken is niet leuk, maar wel van levensbelang en kan tijdrovend zijn. Stel richtlijnen op met betrekking tot wat er van werknemers wordt verwacht tijdens elk van de ploegen - opening, middag en sluiting.

2. Train uw personeel en delegeer

Erken dat je niet alles alleen kunt doen - en dat je het ook niet moet proberen. De eerste stap om uw winkelactiviteiten te stroomlijnen, is het samenstellen van een goed opgeleid team dat u kan helpen alles voor elkaar te krijgen. Als u het grootste deel van het werk zelf moet doen of als u dagelijks meerdere branden moet blussen, is het tijd om uw medewerkers en de training die u hen geeft te evalueren.

Leer vervolgens om taken effectief te delegeren aan uw medewerkers. Dit begint door een manager te zijn die de productiviteit van hun medewerkers maximaliseert, en te accepteren dat uw manier niet de enige manier is - en dat u het niet zelf hoeft te doen.

Zoek uit welke taken het meest zinvol zijn voor iedereen om te delegeren. De sleutel is om iedereen naar zijn of haar sterke punten te laten spelen, zodat je niet zomaar taken willekeurig uitlaadt. Maak kennis met de mensen die deel uitmaken van je team. Waar zijn ze goed in? Wat vinden ze leuk om te doen? Gebruik de inzichten die u opdoet om te bepalen hoe u verschillende taken kunt delegeren.

3. Verminder papierwerk

Een van de beste manieren om uw winkelactiviteiten te stroomlijnen, is door naar de papierstroom te kijken. Papierwerk kan zich snel opstapelen en onnodige doorlooptijden veroorzaken op verschillende gebieden. Zoek bij het najagen van een papieren spoor uit of dit absoluut noodzakelijk was als onderdeel van het proces. Meestal zul je merken dat het gewoon werd gedaan omdat het altijd zo is gedaan.

Hoe zit het met Excel?

Toen we minder papier gingen gebruiken, gingen we er allemaal van uit dat we op magische wijze efficiënter zouden worden. Whizz-bang, kijk hoe wij gegevens opslaan in Excel!

Je kunt echter net zo inefficiënt zijn met technologie als zonder. Het elektronisch vastleggen van gegevens in Excel maakt het proces op zichzelf niet efficiënt.

Excel is hier niet voor ontworpen. Het is een spreadsheetprogramma en blinkt uit (woordspeling bedoeld) in het berekenen en compileren van numerieke waarden. Het is geen velduitvoeringstool, het is geen workflow-engine.

Wanneer Excel wordt gebruikt voor merkstandaarden en uitvoering, is het traag, arbeidsintensief en foutgevoelig. Het berooft de organisatie ook van de realtime analyses die ze nodig heeft om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.

Excel en e-mail helpen uw bedrijf niet, ze houden het tegen.

Probeer in plaats daarvan fysiek papier volledig te elimineren en het gebruik van Excel en e-mail te verminderen door een documentbeheersysteem te gebruiken en al uw documenten, bonnen en papierwerk te digitaliseren voor langdurige opslag en opvraging.

4. Automatiseer sommige bewerkingen

Als u een bedrijf runt, is er geen gebrek aan vervelend en tijdrovend werk. Of het nu gaat om het bijhouden van uitgaven of het handmatig maken van personeelsplanningen, deze taken zorgen ervoor dat u niet aan de hogere groeigebieden van uw bedrijf hoeft te werken.

De oplossing is simpel - automatisering.

Wanneer u beslist welke taken u wilt automatiseren, stel uzelf dan de volgende vragen:

• Is dit een repetitieve taak?
• Is het een eenvoudige workflow?
• Bespaart het u tijd of geld?
• Zal het bedrijf schalen als het groeit?

Enkele van de meest voorkomende taken om te automatiseren zijn het gebruik van een kassasysteem om: volg de prestaties en voorraadniveaus van uw medewerkers, het gebruik van software voor marketing, zodat u uw campagnes effectiever kunt plannen, organiseren en prioriteren, en het automatiseren van uw kasruimte, waardoor de kans op menselijke fouten en arbeidskosten wordt verkleind, de efficiëntie wordt verhoogd, verliezen worden verminderd en de beveiliging wordt verbeterd.

Taakbeheer is een ander gebied dat kan profiteren van automatisering. Als u al taken delegeert (tip #2), wapent u uw bedrijf dan met een taakbeheersysteem dat herinneringen, fotoverificatie en taakvoltooiing automatiseert. Als u dit doet, kunt u minder uren en moeite besteden aan het beheren van uw team. In plaats van handmatig in te checken of meer e-mails te verzenden, kunnen u en uw personeel alles op de hoogte houden via één platform.

Een taakbeheersysteem bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook miscommunicatie omdat het al uw berichten en updates op één plek kan huisvesten.

Let op: je hoeft niet alles te automatiseren. De sleutel is om ondergeschikte banen te identificeren die je tijd opzuigen en vervolgens manieren te vinden om ze op de automatische piloot te zetten. Op die manier kunt u zich meer concentreren op taken die menselijke aanraking en creativiteit vereisen (bijvoorbeeld klantenservice, probleemoplossing en strategie).

5. Optimaliseer uw kassasysteem

Over automatisering gesproken, een van de beste manieren om uw detailhandel efficiënter te maken, is uw kassasysteem optimaal te benutten. Ze zijn meer dan alleen een kassa en plaats voor transacties. Ze vergroten de kans op succes van een retailer door hen tools te bieden om bedrijfsprocessen te stroomlijnen - voor alles van verkooprapportage en voorraadbeheer tot klanten- en personeelsbeheer.

Zorg ervoor dat uw systeem u toelaat om: voorraad- en bestelcontrole, actuele financiële gegevens en het volgen en gemak van klanten. Werk samen met uw provider om het volledige potentieel van uw systeem te benutten en het zal u twee waardevolle dingen besparen: tijd en geld.

6. Organiseer uw winkel

Hoewel het moeilijk kan zijn om ervoor te zorgen dat uw winkel er altijd tiptop uitziet en georganiseerd is, is het om meer dan alleen esthetische redenen belangrijk, maar daar beginnen we mee. Allereerst ziet een georganiseerde winkel er aantrekkelijker uit voor klanten. Niemand wil rommelige schappen en overvolle gangpaden.

Maar het ziet er niet alleen beter uit, u verliest ook geen kostbare tijd met het zoeken naar koopwaar in de achterkamer of het wijzen van klanten waar ze bepaalde artikelen kunnen vinden. Maak tijd vrij om alle dozen en planken in uw achterkamer aan te pakken en label ze voor gemakkelijke identificatie. Zoek vervolgens naar manieren om de plaatsing van items te verbeteren, zodat alles op de juiste (en de meest efficiënte) plaats staat.

Plaats bijvoorbeeld items die het vaakst worden bijgevuld bij de deur, zodat uw medewerkers ze snel kunnen vinden en aanvullen, in plaats van kostbare tijd te verspillen aan het zoeken in de achterkamer.

7. Gebruik een tijdmanagementsysteem

Tijd is geld in de detailhandel, wat betekent dat je de tijd die je hebt zo goed mogelijk moet benutten. Dit begint met een goed tijdmanagementsysteem.

Dit is een algemeen advies, maar voordat u met uw ogen rolt, moet u een van de onderstaande methoden 60 dagen proberen en zien hoe het voor u en uw personeel werkt. Er is geen one-size-fits-all methode, dus probeer verschillende totdat je een oplossing hebt gevonden.

De Pomodoro-techniek – Wanneer je met een grote taak wordt geconfronteerd, deel je het werk op in korte, getimede intervallen ("Pomodoro's" genoemd) die worden gespreid door korte pauzes. Je hersenen worden vervolgens getraind om zich voor korte perioden te concentreren en helpen je om je taken bij te houden.

De POSEC-methode – Dit staat voor “Prioritizing by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing” en is losjes gebaseerd op de theorie van Abraham Maslow met betrekking tot de “hiërarchie van behoeften”. Het is eigenlijk een manier om je grotere doelen op te splitsen in kleinere, beter beheersbare taken.

Het Eisenhower-systeem – Voormalig president van de VS Dwight D. Eisenhower, zei: “Ik heb twee soorten problemen: de dringende en de belangrijke. De urgente zijn niet belangrijk, en de belangrijke zijn nooit urgent.” Dit systeem helpt u snel de activiteiten te identificeren waarop u zich moet concentreren, evenals de activiteiten die u moet negeren.

8. Audit uw activiteiten

U heeft dus uw processen ingericht, uw workflows geautomatiseerd en taken gedelegeerd aan uw goed opgeleide medewerkers. Geweldig! De volgende stap is ervoor zorgen dat uw team t volgtHij zorgt voor de juiste procedures en dat uw winkels als geoliede machines blijven draaien.

Om dat te bereiken is nodig het uitvoeren van winkelaudits. Stel checklists op voor uw processen, gedragsregels, merknormen, enz., en laat uw districtsmanagers uw winkels beoordelen op naleving ervan.  

Audits kunnen er niet alleen voor zorgen dat aan uw normen wordt voldaan, maar kunnen ook uw aandacht vestigen op gebieden die verbetering behoeven, zodat u uw activiteiten kunt blijven aanscherpen. Wanneer er problemen worden gevonden, wijs corrigerende maatregelen toe. Wanneer audits correct worden geïmplementeerd, kunnen ze een positieve cyclus van voortdurende verbetering creëren, waardoor u uiteindelijk efficiënt en concurrerend kunt blijven.

Het komt neer op

Als drukke winkelier weet u dat u altijd meer tijd kunt gebruiken, en de bovenstaande tips helpen u vervelende taken te stroomlijnen tot een efficiënt systeem. Het omvat alles, van het inhuren van goed personeel en het delegeren van verantwoordelijkheden tot automatisering en het creëren van processen die extra werk elimineren. Dit laat u op zijn beurt meer tijd over om te werken aan de groei van uw bedrijf.  

ANDERE RETAIL UITVOERINGSMIDDELEN

Verwijzen naar Categorie uitvoering detailhandel voor how-to's en best practices voor de uitvoering van merkstandaarden en -programma's in de detailhandel en de horeca.

Over de auteur:

Francesca Nicasio is retailexpert, B2B contentstrateeg en LinkedIn TopVoice. Ze schrijft over trends, tips en best practices waarmee retailers hun omzet kunnen verhogen en klanten beter kunnen bedienen. Ze is ook de auteur van Retail Survival of the Fittest, een gratis eBook om retailers te helpen hun winkels toekomstbestendig te maken.