Administrar uma loja de varejo é complexo e pode ser difícil saber exatamente por onde começar quando você está simplificando seus processos. Mas tornar as operações de varejo mais eficientes deve estar no topo da lista de tarefas de todo executivo de varejo, e as dicas abaixo o colocarão no caminho para o sucesso simplificado.
1. Crie procedimentos e processos padrão
Quer você administre uma loja ou quinhentas lojas, ordem e eficiência começam com a padronização. Um conjunto de procedimentos ajuda a garantir uma experiência de qualidade — para funcionários e clientes — e um processo de gerenciamento contínuo, não importa quantos locais você tenha.
Esses incluem:
Diretrizes de pessoal – Crie uma equipe de contratação e manuais de funcionários para definir padrões de treinamento, conduta e procedimentos da empresa para que todos estejam na mesma página.
Processos de gestão de caixa – Não existe uma maneira “única” de lidar com o gerenciamento de caixa, mas é importante que todos os funcionários conheçam as regras para tudo, desde fazer depósitos bancários até usar o sistema POS.
Merchandising - Estabelecer padrões de merchandising para apresentar adequadamente seus produtos. Você deseja garantir que suas exibições, layout e promoções reflitam sua marca e exibam seus itens da melhor maneira possível.
Atendimento ao Cliente – Tudo, desde como os clientes são tratados até como lidar com devoluções, deve ser incluído no manual do funcionário, o que significa que menos tempo é gasto para garantir que as etapas adequadas estejam sendo executadas.
Procedimentos de limpeza da loja – A limpeza não é divertida, mas é vital e pode ser demorada. Defina diretrizes sobre o que se espera dos funcionários em cada um dos turnos – abertura, meio-dia e fechamento.
2. Treine sua equipe e delegue
Reconheça que você não pode fazer tudo sozinho – e não deve tentar. O primeiro passo para agilizar suas operações de varejo é construir uma equipe bem treinada que possa ajudá-lo a fazer tudo. Se você está preso tendo que fazer a maior parte do trabalho sozinho ou se está apagando vários incêndios diariamente, é hora de avaliar seus funcionários e o treinamento que você está dando a eles.
Em seguida, aprenda a delegar tarefas de forma eficaz aos seus funcionários. Isso começa por ser um gerente que maximiza a produtividade de seus associados e aceita o fato de que o seu caminho não é o único – e que você não precisa fazer isso sozinho.
Descubra quais tarefas fazem mais sentido para todos que você delegar. A chave é permitir que todos joguem com seus pontos fortes, para que você não esteja apenas descarregando tarefas aleatoriamente. Conheça as pessoas que fazem parte da sua equipe. No que eles são bons? O que eles gostam de fazer? Use os insights obtidos para determinar como delegar tarefas diferentes.
3. Reduza a papelada
Uma das principais maneiras de otimizar suas operações de varejo é observar o fluxo de papel. A papelada pode se acumular rapidamente e adicionar prazos de entrega desnecessários em várias áreas. Ao perseguir uma trilha de papel, descubra se era absolutamente necessário como parte do processo. Na maioria das vezes você descobrirá que foi feito simplesmente porque é assim que sempre foi feito.
Em vez disso, procure simplificar a papelada e até mesmo elimine completamente o papel físico usando um sistema de gerenciamento de documentos e digitalizando todos os seus registros, recibos e papelada para armazenamento e recuperação de longo prazo.
4. Automatize algumas operações
Quando você administra um negócio, não há escassez de trabalho tedioso e demorado. Seja para acompanhar as despesas ou criar agendas de pessoal manualmente, essas tarefas impedem que você trabalhe nas áreas de nível superior do crescimento de seus negócios.
A solução é simples - automação.
Ao decidir quais tarefas automatizar, pergunte-se:
- Esta é uma tarefa repetitiva?
- É um fluxo de trabalho simples?
- Vai poupar tempo ou dinheiro?
- À medida que o negócio cresce, ele será dimensionado?
Algumas das tarefas mais comuns para automatizar incluem o uso de um sistema POS para acompanhe o desempenho de seus funcionários e os níveis de estoque, usando software para marketing para que você possa agendar, organizar e priorizar suas campanhas com mais eficiência e automatizar seu caixa, o que reduz a chance de erro humano e custos de mão de obra, aumenta a eficiência, diminui perdas e melhora a segurança.
O gerenciamento de tarefas é outra área que pode se beneficiar da automação. Se você já está delegando trabalhos (dica #2), arme seu negócio com um sistema de gerenciamento de tarefas que automatiza lembretes, verificação de fotos e conclusão de tarefas. Isso pode reduzir as horas e o esforço que você gasta gerenciando sua equipe. Em vez de fazer check-in manual ou enviar mais e-mails, você e sua equipe podem ficar por dentro de tudo usando uma plataforma.
Além de economizar tempo, um sistema de gerenciamento de tarefas também evita falhas de comunicação, pois pode armazenar todas as suas mensagens e atualizações em um só lugar.
Nota: você não precisa automatizar tudo. A chave é identificar trabalhos braçais que estão consumindo seu tempo e, em seguida, encontrar maneiras de colocá-los no piloto automático. Dessa forma, você pode se concentrar mais em tarefas que exigem o toque e a criatividade de um ser humano (por exemplo, atendimento ao cliente, solução de problemas e estratégia).
5. Otimize seu sistema POS
Falando em automação, uma das melhores maneiras de tornar seu negócio de varejo mais eficiente é usar seu sistema POS em toda a sua capacidade. Eles são mais do que apenas uma caixa registradora e um local para transações. Eles melhoram as chances de sucesso de um varejista, fornecendo ferramentas para simplificar os processos de negócios — para tudo, desde relatórios de vendas e gerenciamento de estoque até gerenciamento de clientes e funcionários.
Certifique-se de que seu sistema permite que você tenha controle de estoque e pedidos, dados financeiros atualizados e rastreamento e conveniência do cliente. Trabalhe com seu provedor para aproveitar todo o potencial do seu sistema e isso economizará duas coisas valiosas: tempo e dinheiro.
6. Organize sua loja
Embora possa ser difícil garantir que sua loja esteja sempre em ótima forma e organizada, é importante mais do que apenas uma razão estética - mas vamos começar por aí. Em primeiro lugar, uma loja organizada parece mais atraente para os clientes. Ninguém quer prateleiras desordenadas e corredores lotados.
Mas não apenas ficará melhor, mas você não perderá um tempo valioso procurando mercadorias na sala dos fundos ou orientando os clientes onde eles podem encontrar determinados itens. Reserve um tempo para lidar com todas as caixas e prateleiras em seu quarto dos fundos, rotulando-as para facilitar a identificação. Em seguida, procure maneiras de melhorar a forma como os itens são posicionados para que tudo esteja em seu devido lugar – e o mais eficiente.
Por exemplo, posicione os itens que são reabastecidos com mais frequência perto da porta para que seus funcionários possam localizá-los e reabastecer rapidamente, em vez de perder um tempo valioso procurando por eles nos bastidores.
7. Use um sistema de gerenciamento de tempo
Tempo é dinheiro no varejo, o que significa que você precisa aproveitar ao máximo o tempo que tem. Fazer isso começa com um bom sistema de gerenciamento de tempo.
Este é um conselho comum, mas antes de revirar os olhos, experimente um dos métodos abaixo por 60 dias e veja como funciona para você e sua equipe. Não existe um método único para todos, então tente diferentes até encontrar uma solução.
A Técnica Pomodoro – Quando se depara com qualquer tarefa grande, você divide o trabalho em intervalos curtos e cronometrados (chamados “Pomodoros”) que são espaçados por intervalos curtos. Seu cérebro então é treinado para se concentrar por curtos períodos e ajuda você a ficar no topo das tarefas.
O Método POSEC – Isso significa “Priorizar por Organizar, Agilizar, Economizar e Contribuir” e é vagamente baseado na teoria de Abraham Maslow sobre a “hierarquia das necessidades”. É basicamente uma maneira de dividir seus objetivos maiores em tarefas menores e mais gerenciáveis.
O Sistema Eisenhower – O ex-presidente dos EUA Dwight D. Eisenhower, disse: “Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente.” Esse sistema ajuda você a identificar rapidamente as atividades nas quais você precisa se concentrar, bem como aquelas que você deve ignorar.
8. Audite suas operações
Assim, você configurou seus processos, automatizou seus fluxos de trabalho e delegou tarefas a seus funcionários bem treinados. Excelente! O próximo passo é garantir que sua equipe siga os procedimentos corretos e que suas lojas continuem funcionando como máquinas de poço de petróleo.
Cumprir o que requer realização de auditorias de loja. Configure listas de verificação para seus processos, regras de conduta, padrões de merchandising, etc., e faça com que seus gerentes distritais avaliem suas lojas quanto à conformidade.
Além de garantir que seus padrões sejam atendidos, as auditorias também podem chamar sua atenção para áreas que precisam ser aprimoradas para que você possa continuar aprimorando suas operações. As auditorias, quando implementadas corretamente, podem criar um ciclo virtuoso de melhoria contínua, o que, em última análise, ajuda você a se manter competitivo.
A linha de fundo
OUTROS RECURSOS DE EXECUÇÃO DE VAREJO
Referir-se Categoria de execução de varejo para instruções e melhores práticas para execução de padrões e programas de marca no varejo e hospitalidade.
Sobre o autor:
Francesca Nicasio é especialista em varejo, estrategista de conteúdo B2B e LinkedIn TopVoice. Ela escreve sobre tendências, dicas e práticas recomendadas que permitem que os varejistas aumentem as vendas e atendam melhor os clientes. Ela também é autora de Sobrevivência de varejo do mais apto, um eBook gratuito para ajudar os varejistas a preparar suas lojas para o futuro.
