Een effectieve uitvoering van retail en hospitality vereist in de eerste plaats bepaalde componenten communicatie, seconde taak beheer, en derde audits/beoordelingen. In dit artikel concentreren we ons op audits en beoordelingen.
Een retailaudit helpt retail- en horecamerken bij het volledig en op tijd uitvoeren van merknormen, programma's en beleid op gebieden als bedrijfsvoering, merchandising, verliespreventie, gezondheid, veiligheid en beveiliging in alle winkels. De audit wordt ook wel een assessment, een inspectie of gewoon een bezoek genoemd. Soms is een audit zelfs helemaal geen audit. U hoeft alleen maar informatie of bestanden uit het veld te verzamelen.
Een audit is echter niet zomaar een checklist; deze gebeurt niet in een vacuüm. Een goede audit heeft een solide workflow nodig. Het vereist ook ondersteunende technologieën om uw buitendienstteam en vestigingen kosten- en tijdbesparend met elkaar te verbinden.
We zullen dit punt illustreren met behulp van Bindy, het toonaangevende platform voor site-uitvoering in de detailhandel en horeca.
Bindy implementeert een end-to-end, gesloten workflow voor site-uitvoering. Het zorgt ervoor dat merken op elke locatie tijdig en volledig kunnen communiceren, uitvoeren, verifiëren en verhelpen.
Hier vindt u de audit-/beoordelings-/inspectieworkflow van Bindy.
Stap 1: Formulieren bouwen
Bouw aangepaste, bruikbare formulieren met de Form Builder of build vormen in Excel en upload ze. U kunt uw eigen formulieren samenstellen of deze ophalen uit de formulierbibliotheek van het systeem.
Elk formulier vertegenwoordigt een bepaald programma. Het kan een operationeel programma zijn of een merchandising-/seizoensinitiatief. Het kan een verliespreventie- of beveiligingsprogramma zijn.
Een formulier vertegenwoordigt alle informatie, gegevens, foto's, video's of bestanden die u op uw sites wilt verzamelen.
Stel uw machtigingen en beperkingen in. Kies wie in uw team het formulier kan gebruiken, wanneer ze het formulier kunnen gebruiken en waar ze het kunnen gebruiken.
Eén formulier kan een zelfbeoordeling zijn die één keer per week moet worden ingevuld door de winkelmanager of de algemeen directeur van het hotel. Eén keer per kwartaal kan een ander formulier door de districts- of clustermanager worden ingevuld. U beheert de toegang, frequentie en ingangsdata per formulier.
Met behulp van de ingebouwde module voor het taggen van sites kunt u specifieke sites, formaten en/of gebruikers targeten met specifieke formulieren, secties en items (indien nodig). Het is mogelijk dat niet alle formulieren op alle sites van toepassing zijn. Jij beheert dit.
Illustreer items met praktijkvoorbeelden en voeg bijlagen toe. Een foto zegt meer dan duizend woorden. Dit is vooral handig voor visuele merchandising. Vertel het veld niet alleen wat de norm is, maar laat het zien.
Gebruik voorwaardelijke logica om dieper in te gaan op de hoofdoorzaken. Als “Laatste brandinspectie meer dan 6 maanden oud” met ja is geantwoord, activeer dan een item om bijvoorbeeld het laatste brandinspectierapport in ons bestand op te halen.
Geef aan of foto's en video's verplicht zijn.
Voor de beste resultaten, het formulier kalibreren met jouw team.
Waar wacht je op?
Stap 2: Bezoek(en) plannen
Gebruik de kalender om eenmalige of terugkerende inspecties te plannen. Kies de locatie, het juiste formulier en of de inspectie opnieuw moet plaatsvinden.
Meldingen verzenden (afhankelijk van of het bezoek aan de site wordt aangekondigd of een “verrassingsbezoek” is). Exporteer indien nodig het geplande bezoek naar Outlook.
Stap 3: Voer een bezoek/inspectie uit
Bindy beschikt over geavanceerde mogelijkheden voor gegevensverzameling. Locatiebezoeken kunnen worden uitgevoerd in realtime of offline op elke mobiel apparaat, laptop of tablet. Locatiebezoeken worden ondersteund door geolocatie en geofencing, artikelbeschrijvingen, afbeeldingen van best practices en bijlagen.
U kunt foto's maken en upload video's tijdens het bezoek. In tegenstelling tot de “best practice foto’s” die aan items zijn toegevoegd toen het formulier werd gemaakt, zijn dit veldfoto’s van hoe dit item er op deze site op deze dag uitzag.
Tijdens het bezoek kunt u ook bestanden en bijlagen verzamelen. Dit kan een zijn verzekeringsbewijs bijvoorbeeld, een veiligheidscertificaat in PDF of ruwe verkoopgegevens in Excel.
Het systeem is op de hoogte van winkellijsten en hiërarchieën, dus als een districtsmanager is aangesloten bij 30 locaties, mag deze districtsmanager alleen deze 30 locaties bezoeken en er rapporten over maken.
Houd er rekening mee dat de persoon of rol die is aangewezen om het bezoek uit te voeren (ook bekijken, ondertekenen, op de hoogte worden gesteld, enz...) niet statisch is. Het varieert per vorm, afhankelijk van de zakelijke doelstellingen van elke vorm. U kunt bijvoorbeeld een “Driemaandelijkse Ops Review” laten uitvoeren door de District Manager en ondertekenen door de Store Manager. U kunt ook een “Dagelijkse openingschecklist” laten uitvoeren door de assistent-winkelmanager, feitelijk als zelfbeoordeling, en zichtbaar voor de winkelmanager en de districtsmanager. Elk formulier vertegenwoordigt een aanpasbare workflow die wordt gemaakt wanneer het formulier wordt gebouwd.
Stap 4: Maak een actieplan
De actieplan wordt automatisch gegenereerd door alle niet-conforme items uit het bezoek te extraheren.
Met het actieplan kan de gebruiker die het bezoek uitvoert corrigerende maatregelen, een verantwoordelijke persoon en een streefdatum aan elk probleemgebied toewijzen.
E-mails en meldingen worden automatisch verzonden naar degenen met actieplanverantwoordelijkheden. Dit wordt ook weergegeven op hun dashboards en in rapporten voor openstaande items, inclusief de tijd tot voltooiing.
Districtsmanagers en eigenaren/franchisenemers/managers kunnen hun eigen aantekeningen invoeren en elkaars aantekeningen bekijken, waardoor de oplossing van problemen gezamenlijk en transparant wordt.
Aan elk item kunnen verificatiefoto's worden toegevoegd.
Stap 5: teken het bezoek
Met het systeem kan het merk verschillende gebruikers aanwijzen die het bezoek formulier voor formulier mogen ondertekenen en ‘afmelden’. Dit biedt een overzicht van de integriteit en vergrendelt het bezoek tegen verdere bewerkingen. Onderteken het bezoek elektronisch met elk touchscreen-apparaat (of zelfs een muis!).
Stap 6: Volgen en opvolgen
Bindy heeft ingebouwde monitoring voor “openstaande” taken en verantwoordelijkheden. Iedereen kan op elk moment inloggen (het systeem kan ook e-mailmeldingen verzenden) om te controleren wat er wel en niet is gedaan. Dit levert aanzienlijke besparingen op voor de organisatie. Een Bindy-retailaudit bespaart de organisatie meer dan 2 uur en $84.
Bindy biedt organisaties ook de mogelijkheid om dat te doen beheer activiteiten op afstand en zet ‘self assessments’ in van winkels en franchisenemers waar extra besparingen worden gerealiseerd.
Stap 7: Rapporteren, verfijnen, herhalen
Het rendement op uw investering eindigt niet bij het verzamelen van inspectiegegevens of zelfs bij het toepassen van corrigerende maatregelen; het begint daar juist.
Bindy beschikt over toonaangevende analyses en grafisch georiënteerde tools en grafieken om u te helpen uw beste en slechtste items, operators, regio's, herhaalde onaanvaardbare zaken en nog veel meer te vinden. Bindy zet gegevens om in informatie, zodat u weloverwogen zakelijke beslissingen kunt nemen.
Ontdek trends, gemiddelde scores, slechtste en beste presteerders en nog veel meer. Met deze informatie kan de organisatie de formulier(en) verder afstemmen en de cyclus van naleving van merkstandaarden en -programma’s herhalen.
Laatste woorden
Een goede audit heeft een solide workflow nodig. Een checklist is niets zonder ondersteunende technologieën om uw veldteam en vestigingen kosten- en tijdbesparend met elkaar te verbinden. Implementeren Bindy is niet tijdrovend en ook niet moeilijk. Het is misschien wel een van de gemakkelijkste stappen die een retail- of horecamerk kan nemen om de klanttevredenheid te vergroten uitvoering van programma's en merknormen, klanttevredenheid en verkoop.
LEES MEER OVER BINDY
Wilt u meer weten? Zien waarom top retail- en horecamerken Bindy gebruiken om de klanttevredenheid, de uitvoering van merchandising, lagere kosten, betere gezondheid en veiligheid en verliespreventie in hun hele bedrijf te stimuleren.
NL 
EN 
AR 
CS 
DA 
FR 
DE 
EL 
HE 
HI 
ID 
IT 
JA 
KO 
PL 
PT 
RO 
ES 
SV 
TH 
TR 
VI