Menjalankan toko ritel itu rumit, dan mungkin sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai saat Anda merapikan proses Anda. Namun, membuat operasi ritel berjalan lebih efisien harus menjadi hal teratas dalam daftar tugas setiap eksekutif ritel, dan tips di bawah ini akan membantu Anda menuju kesuksesan yang disederhanakan.
1. Buat prosedur dan proses standar
Baik Anda menjalankan satu toko atau lima ratus toko, ketertiban dan efisiensi dimulai dengan standarisasi. Serangkaian prosedur membantu memastikan pengalaman yang berkualitas — untuk karyawan dan pelanggan — dan proses manajemen yang lancar tidak peduli berapa banyak lokasi yang Anda miliki.
Ini termasuk:
Pedoman kepegawaian – Buat tim perekrutan dan manual karyawan untuk menetapkan standar pelatihan, perilaku, dan prosedur perusahaan sehingga semua orang berada di halaman yang sama.
Proses manajemen kas – Tidak ada cara “satu” untuk menangani manajemen kas, tetapi penting bagi setiap karyawan untuk mengetahui aturan untuk segala hal mulai dari melakukan setoran bank hingga menggunakan sistem POS.
Merchandising - Mendirikan standar barang dagangan untuk menampilkan produk Anda dengan benar. Anda ingin memastikan bahwa tampilan, tata letak, dan promosi Anda mencerminkan merek Anda dan memamerkan item Anda dengan cara terbaik.
Pelayanan pelanggan – Segala sesuatu mulai dari bagaimana pelanggan diperlakukan hingga berurusan dengan pengembalian harus dimasukkan dalam manual karyawan, yang berarti lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk memastikan bahwa langkah-langkah yang tepat telah dilakukan.
Prosedur pembersihan toko – Membersihkan tidak menyenangkan, tetapi sangat penting, dan dapat memakan waktu. Tetapkan pedoman tentang apa yang diharapkan dari karyawan di setiap shift — pembukaan, tengah hari, dan penutupan.
2. Latih staf dan delegasi Anda
Ketahuilah bahwa Anda tidak dapat melakukan semuanya sendiri — dan Anda tidak boleh mencoba. Langkah pertama untuk merampingkan operasi ritel Anda adalah membangun tim terlatih yang dapat membantu Anda menyelesaikan semuanya. Jika Anda terjebak harus melakukan sebagian besar pekerjaan sendiri atau jika Anda memadamkan beberapa kebakaran setiap hari, inilah saatnya untuk mengevaluasi karyawan Anda dan pelatihan yang Anda berikan kepada mereka.
Selanjutnya, belajar mendelegasikan tugas secara efektif kepada karyawan Anda. Ini dimulai dengan menjadi manajer yang memaksimalkan produktivitas rekanan mereka, dan menerima kenyataan bahwa cara Anda bukanlah satu-satunya cara — dan Anda tidak harus melakukannya sendiri.
Cari tahu tugas apa yang paling masuk akal untuk Anda delegasikan. Kuncinya adalah membiarkan semua orang bermain dengan kekuatan mereka, jadi Anda tidak hanya membongkar tugas secara acak. Kenali orang-orang yang menjadi bagian dari tim Anda. Apa yang mereka kuasai? Apa yang mereka suka lakukan? Gunakan wawasan yang Anda peroleh untuk menentukan cara mendelegasikan tugas yang berbeda.
3. Kurangi kertas kerja
Salah satu cara terbaik untuk merampingkan operasi ritel Anda adalah dengan melihat aliran kertas. Dokumen dapat dengan cepat menumpuk dan menambah waktu tunggu yang tidak perlu di berbagai area. Saat mengejar jejak kertas, cari tahu apakah itu benar-benar diperlukan sebagai bagian dari proses. Sebagian besar waktu Anda akan menemukan bahwa itu dilakukan hanya karena itulah cara yang selalu dilakukan.
Alih-alih, lihat perampingan dokumen, dan bahkan hilangkan kertas fisik sepenuhnya dengan menggunakan sistem manajemen dokumen dan digitalisasi semua catatan, kwitansi, dan dokumen Anda untuk penyimpanan dan pengambilan jangka panjang.
4. Mengotomatiskan beberapa operasi
Saat Anda menjalankan bisnis, tidak ada kekurangan pekerjaan yang membosankan dan menyita waktu. Baik itu melacak pengeluaran atau membuat jadwal kepegawaian dengan tangan, tugas-tugas ini mencegah Anda bekerja di area tingkat yang lebih tinggi untuk mengembangkan bisnis Anda.
Solusinya sederhana- otomatisasi.
Saat memutuskan tugas apa yang akan diotomatisasi, tanyakan pada diri Anda:
- Apakah ini tugas yang berulang?
- Apakah ini alur kerja yang sederhana?
- Apakah ini akan menghemat waktu atau uang Anda?
- Seiring pertumbuhan bisnis, apakah akan berkembang?
Beberapa tugas yang paling umum untuk diotomatisasi termasuk menggunakan sistem POS untuk lacak kinerja karyawan dan tingkat inventaris Anda, menggunakan perangkat lunak untuk pemasaran sehingga Anda dapat menjadwalkan, mengatur, dan memprioritaskan kampanye Anda secara lebih efektif, dan mengotomatiskan ruang kas Anda yang mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dan biaya tenaga kerja, meningkatkan efisiensi, mengurangi kerugian, dan meningkatkan keamanan.
Manajemen tugas adalah area lain yang dapat memanfaatkan otomatisasi. Jika Anda sudah mendelegasikan pekerjaan (tip #2), persenjatai bisnis Anda dengan a sistem manajemen tugas yang mengotomatiskan pengingat, verifikasi foto, dan penyelesaian tugas. Melakukan hal itu dapat memangkas waktu dan upaya yang Anda habiskan untuk mengelola tim Anda. Alih-alih secara manual check-in atau mengirim lebih banyak email, Anda dan staf Anda dapat tetap di atas segalanya menggunakan satu platform.
Selain menghemat waktu, sistem manajemen tugas juga mencegah miskomunikasi karena dapat menampung semua pesan dan pembaruan Anda di satu tempat.
Catatan: Anda tidak harus mengotomatiskan semuanya. Kuncinya adalah mengidentifikasi pekerjaan kasar yang menghabiskan waktu Anda, dan kemudian menemukan cara untuk menempatkannya pada pilot otomatis. Dengan begitu, Anda dapat lebih fokus pada tugas yang membutuhkan sentuhan dan kreativitas manusia (misalnya, layanan pelanggan, pemecahan masalah, dan strategi.)
5. Optimalkan sistem POS Anda
Berbicara tentang otomatisasi, salah satu cara terbaik untuk membuat bisnis ritel Anda lebih efisien adalah dengan menggunakan sistem POS Anda secara maksimal. Mereka lebih dari sekadar mesin kasir dan tempat transaksi. Mereka meningkatkan peluang keberhasilan pengecer dengan menyediakan alat untuk merampingkan proses bisnis — untuk semuanya, mulai dari pelaporan penjualan dan manajemen inventaris hingga manajemen pelanggan dan karyawan.
Pastikan sistem Anda memungkinkan Anda untuk memiliki kontrol stok dan pemesanan, data keuangan terkini, serta pelacakan dan kenyamanan pelanggan. Bekerja dengan penyedia Anda untuk memanfaatkan potensi penuh dari sistem Anda dan itu akan menghemat dua hal berharga - waktu dan uang.
6. Atur toko Anda
Meskipun mungkin sulit untuk memastikan toko Anda selalu dalam kondisi prima dan terorganisir, ini penting untuk lebih dari sekadar alasan estetika — tetapi kami akan mulai dari sana. Pertama-tama, toko yang terorganisir terlihat lebih menarik bagi pelanggan. Tidak ada yang menginginkan rak yang berantakan dan lorong yang penuh sesak.
Tetapi tidak hanya akan terlihat lebih baik, tetapi Anda tidak akan kehilangan waktu berharga untuk mencari barang dagangan di ruang belakang atau mengarahkan pelanggan di mana mereka dapat menemukan barang-barang tertentu. Luangkan waktu untuk menangani semua kotak dan rak di ruang belakang Anda, beri label untuk memudahkan identifikasi. Kemudian cari cara untuk meningkatkan cara item diposisikan sehingga semuanya berada di tempatnya yang tepat — dan paling efisien—.
Misalnya, posisikan barang-barang yang paling sering diisi ulang di dekat pintu sehingga karyawan Anda dapat dengan cepat menemukannya dan mengisi ulang, daripada membuang waktu berharga untuk mencarinya di ruang belakang.
7. Gunakan sistem manajemen waktu
Waktu adalah uang di ritel, yang berarti Anda harus memanfaatkan waktu yang Anda miliki sebaik mungkin. Melakukan ini dimulai dengan sistem manajemen waktu yang baik.
Ini adalah saran umum, tetapi sebelum Anda memutar mata, coba salah satu metode di bawah ini selama 60 hari dan lihat cara kerjanya untuk Anda dan staf Anda. Tidak ada metode satu ukuran untuk semua, jadi cobalah yang berbeda sampai Anda menemukan solusi.
Teknik Pomodoro – Saat menghadapi tugas besar apa pun, Anda memecah pekerjaan menjadi interval waktu yang pendek (disebut "Pomodoros") yang diberi jeda oleh istirahat pendek. Otak Anda kemudian dilatih untuk fokus dalam waktu singkat dan membantu Anda tetap di atas tugas.
Metode POSEC – Ini adalah singkatan dari “Memprioritaskan dengan Mengorganisir, Merampingkan, Menghemat dan Berkontribusi” dan secara longgar didasarkan pada teori Abraham Maslow mengenai “hierarki kebutuhan.” Ini pada dasarnya adalah cara untuk memecah tujuan Anda yang lebih besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
Sistem Eisenhower – Mantan Presiden AS Dwight D. Eisenhower, mengatakan: “Saya memiliki dua jenis masalah: yang mendesak dan yang penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak.” Sistem ini membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi aktivitas yang perlu Anda fokuskan, serta aktivitas yang harus Anda abaikan.
8. Audit operasi Anda
Jadi, Anda telah menyiapkan proses, mengotomatiskan alur kerja, dan mendelegasikan tugas kepada karyawan Anda yang terlatih. Besar! Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa tim Anda mengikuti prosedur yang benar dan toko Anda terus berjalan seperti mesin minyak yang baik.
Mencapai itu membutuhkan melakukan audit toko. Siapkan daftar periksa untuk proses Anda, aturan perilaku, standar merchandising, dll., dan minta manajer distrik Anda mengevaluasi kepatuhan toko Anda.
Selain memastikan bahwa standar Anda terpenuhi, audit juga dapat mengarahkan perhatian Anda ke area yang perlu ditingkatkan sehingga Anda dapat terus memperketat operasi Anda. Audit, bila diterapkan dengan benar, dapat menciptakan siklus perbaikan berkelanjutan yang baik, yang pada akhirnya membantu Anda tetap kompetitif.
Garis bawah
SUMBER EKSEKUSI ECERAN LAINNYA
Mengacu pada Kategori Eksekusi Ritel untuk cara dan praktik terbaik untuk pelaksanaan ritel dan perhotelan dari standar dan program merek.
Tentang Penulis:
Francesca Nicasio adalah pakar ritel, ahli strategi konten B2B, dan LinkedIn TopVoice. Dia menulis tentang tren, tip, dan praktik terbaik yang memungkinkan pengecer meningkatkan penjualan dan melayani pelanggan dengan lebih baik. Dia juga penulis Survival of the Fittest Ritel, eBuku gratis untuk membantu pengecer membuktikan toko mereka di masa depan.
