Att driva en butik är komplicerat och det kan vara svårt att veta var du ska börja när du jämnar ut dina processer. Men att få detaljhandeln att drivas mer effektivt bör stå högst upp på varje detaljhandelschefs att göra-lista, och tipsen nedan tar dig på vägen mot strömlinjeformad framgång.
1. Skapa standardprocedurer och processer
I tid, fullt ut, på varje plats
Oavsett om du driver en butik eller femhundra butiker börjar ordning och reda med standardisering. En uppsättning procedurer hjälper till att säkerställa en kvalitetsupplevelse – för anställda och för kunder – och en sömlös hanteringsprocess oavsett hur många platser du har.
Dessa inkluderar:
Riktlinjer för bemanning – Skapa ett anställningsteam och personalmanualer för att sätta standarder för utbildning, uppförande och företagsprocedurer så att alla är på samma sida.
Cash management processer – Det finns inget "ett" sätt att hantera kontanthantering, men det är viktigt att varje anställd känner till reglerna för allt från att göra bankinsättningar till att använda kassasystemet.
Merchandising - Upprätta handelsstandarder för att visa upp dina produkter på rätt sätt. Du vill se till att dina skärmar, layout och kampanjer speglar ditt varumärke och visar upp dina föremål på bästa möjliga sätt.
Kundservice – Allt från hur kunder behandlas till hantering av returer bör ingå i personalmanualen, vilket innebär att mindre tid ägnas åt att se till att de rätta stegen görs.
Rengöringsprocedur för förvaring – Att städa är inte roligt, men det är livsviktigt och det kan vara tidskrävande. Sätt riktlinjer för vad som förväntas av anställda på vart och ett av skift - öppning, mitt på dagen och stängning.
2. Utbilda din personal och delegera
Inse att du inte kan göra allt själv - och du borde inte försöka. Det första steget för att effektivisera din detaljhandelsverksamhet är att bygga ett välutbildat team som kan hjälpa dig att få allt gjort. Om du har fastnat med att göra större delen av arbetet själv eller om du släcker flera bränder dagligen, är det dags att utvärdera dina anställda och den utbildning du ger dem.
Därefter lär du dig att effektivt delegera uppgifter till dina anställda. Detta börjar med att vara en chef som maximerar produktiviteten för sina medarbetare och komma överens med det faktum att ditt sätt inte är det enda sättet - och att du inte behöver göra det själv.
Ta reda på vilka uppgifter som är mest meningsfulla för alla er att delegera. Nyckeln är att låta alla spela efter sina styrkor, så att du inte bara laddar ner uppgifter på måfå. Lär känna personerna som ingår i ditt team. Vad är de bra på? Vad tycker de om att göra? Använd de insikter du får för att avgöra hur du ska delegera olika uppgifter.
3. Minska pappersarbetet
Ett av de bästa sätten att effektivisera din detaljhandelsverksamhet är att titta på pappersflödet. Pappersarbete kan snabbt hopa sig och lägga till onödiga ledtider inom en mängd olika områden. När du jagar ett pappersspår, ta reda på om det var absolut nödvändigt som en del av processen. För det mesta kommer du att upptäcka att det gjordes helt enkelt för att det alltid har gjorts så.
Hur är det med Excel?
När vi gick mindre papper antog vi alla att vi på ett magiskt sätt skulle bli mer effektiva. Whiz-bang, titta på oss som sparar data i Excel!
Däremot kan du vara lika ineffektiv med teknik som du kan utan. Att fånga data elektroniskt i Excel gör inte i och för sig processen effektiv.
Excel var inte designat för detta. Det är ett kalkylprogram, det utmärker sig (pun intended) vid beräkning och sammanställning av numeriska värden. Det är inte ett fältexekveringsverktyg, det är inte en arbetsflödesmotor.
När det används för varumärkesstandarder och utförande är Excel långsamt, arbetskrävande och felbenäget. Det berövar också organisationen den realtidsanalys som den behöver för att fatta välgrundade affärsbeslut.
Excel och e-post hjälper inte ditt företag, de håller tillbaka det.
Titta istället på att helt eliminera fysiskt papper och minska användningen av Excel och e-post genom att använda ett dokumenthanteringssystem och digitalisera alla dina register, kvitton och pappersarbete för långtidslagring och hämtning.
4. Automatisera vissa operationer
När du driver ett företag råder det ingen brist på tråkigt och tidskrävande arbete. Oavsett om det handlar om att hålla reda på utgifter eller skapa bemanningsscheman för hand, hindrar dessa uppgifter dig från att arbeta på de högre nivåerna för att växa ditt företag.
Lösningen är enkel - automatisering.
När du bestämmer dig för vilka uppgifter som ska automatiseras, fråga dig själv:
- Är detta en repetitiv uppgift?
- Är det ett enkelt arbetsflöde?
- Kommer det att spara tid eller pengar?
- Kommer verksamheten att skalas i takt med att verksamheten växer?
Några av de vanligaste uppgifterna att automatisera inkluderar att använda ett POS-system för att spåra dina anställdas prestationer och lagernivåer, använda programvara för marknadsföring så att du kan schemalägga, organisera och prioritera dina kampanjer mer effektivt, och automatisera ditt kassautrymme vilket minskar risken för mänskliga fel och arbetskostnader, ökar effektiviteten, minskar förluster och förbättrar säkerheten.
Task management är ett annat område som kan dra nytta av automatisering. Om du redan delegerar jobb (tips #2), beväpna ditt företag med en uppgiftshanteringssystem som automatiserar påminnelser, fotoverifiering och slutförande av uppgifter. Om du gör det kan du minska antalet timmar och ansträngningar du lägger ner på att leda ditt team. Istället för att manuellt checka in eller skicka fler e-postmeddelanden kan du och din personal hålla koll på allt med en plattform.
Förutom att spara tid, förhindrar ett uppgiftshanteringssystem också felkommunikation eftersom det kan hysa alla dina meddelanden och uppdateringar på ett ställe.
Obs: du behöver inte automatisera allt. Nyckeln är att identifiera dåliga jobb som suger din tid och sedan hitta sätt att sätta dem på autopilot. På så sätt kan du fokusera mer på uppgifter som kräver en människas beröring och kreativitet (t.ex. kundservice, problemlösning och strategi.)
5. Optimera ditt POS-system
På tal om automatisering, ett av de bästa sätten att göra din detaljhandel effektivare är att använda ditt POS-system till sin fulla kapacitet. De är mer än bara ett kassaregister och en plats för transaktioner. De förbättrar en återförsäljares chanser att lyckas genom att förse dem med verktyg för att effektivisera affärsprocesser – för allt från försäljningsrapportering och lagerhantering till kund- och personalhantering.
Se till att ditt system tillåter dig att ha lager- och beställningskontroll, aktuell finansiell data och kundspårning och bekvämlighet. Arbeta med din leverantör för att utnyttja hela potentialen i ditt system och det kommer att spara dig två värdefulla saker - tid och pengar.
6. Organisera din butik
Även om det kan vara svårt att se till att din butik alltid är i toppform och organiserad, är det viktigt av mer än bara estetiska skäl – men vi börjar där. Först och främst ser en organiserad butik mer attraktiv ut för kunderna. Ingen vill ha röriga hyllor och trånga gångar.
Men inte bara kommer det att se bättre ut, utan du kommer inte att förlora värdefull tid på att leta efter varor i bakrummet eller dirigera kunder vart de kan hitta vissa föremål. Ta dig tid att ta itu med alla lådor och hyllor i ditt bakrum, märk dem för enkel identifiering. Leta sedan efter sätt att förbättra hur föremålen är placerade så att allt är på sin rätta – och den mest effektiva – plats.
Placera till exempel föremål som fylls på oftast nära dörren så att dina anställda snabbt kan hitta dem och fylla på, istället för att slösa bort värdefull tid på att leta efter dem i bakrummet.
7. Använd ett tidshanteringssystem
Tid är pengar i detaljhandeln, vilket innebär att du måste få ut det mesta av den tid du har. Att göra detta börjar med ett bra tidshanteringssystem.
Detta är ett vanligt råd, men innan du himlar med ögonen är det bara att prova någon av metoderna nedan i 60 dagar och se hur det fungerar för dig och din personal. Det finns ingen metod som passar alla, så prova olika tills du hittar en lösning.
Pomodoro-tekniken – När du står inför en stor uppgift delar du upp arbetet i korta, tidsinställda intervall (kallade "Pomodoros") som fördelas på korta pauser. Din hjärna tränas sedan för att fokusera under korta perioder och hjälper dig att hålla koll på uppgifterna.
POSEC-metoden – Detta står för "Prioritizing by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing" och är löst baserat kring Abraham Maslows teori om "behovshierarkin." Det är i grunden ett sätt att bryta ner dina större mål i mindre, mer hanterbara uppgifter.
Eisenhower-systemet – USA:s tidigare president Dwight D. Eisenhower sa: "Jag har två typer av problem: det brådskande och det viktiga. Det brådskande är inte viktigt, och det viktiga är aldrig brådskande." Detta system hjälper dig att snabbt identifiera de aktiviteter som du behöver fokusera på, såväl som de du bör ignorera.
8. Granska din verksamhet
Så du har ställt in dina processer, automatiserat dina arbetsflöden och delegerat uppgifter till dina välutbildade medarbetare. Bra! Nästa steg är att se till att ditt team följer tde rätta rutinerna och att dina butiker fortsätter att fungera som oljemaskiner.
Att klara det kräver genomföra butiksrevisioner. Sätt upp checklistor för dina processer, uppföranderegler, varumärkesstandarder, etc., och låt dina distriktschefer utvärdera dina butiker för efterlevnad.
Förutom att säkerställa att dina standarder uppfylls, kan revisioner också uppmärksamma dig på områden som behöver förbättras så att du kan fortsätta att skärpa upp din verksamhet. När problem upptäcks, tilldela korrigerande åtgärder. Revisioner, när de genomförs på rätt sätt, kan skapa en positiv cykel av ständiga förbättringar, vilket i slutändan hjälper dig att förbli effektiv och konkurrenskraftig.
Poängen
Som en upptagen återförsäljare vet du att du alltid kan använda mer tid, och tipsen ovan hjälper dig att effektivisera tråkiga uppgifter till ett effektivt system. Det handlar om allt från att anställa bra personal och delegera ansvar till att automatisera och skapa processer som eliminerar extraarbete. I sin tur ger detta dig mer tid att arbeta med att utveckla ditt företag.
ANDRA RESURSER FÖR UTFÖRANDE AV DETALJHANDEL
Hänvisa till Retail Execution kategori för instruktioner och bästa praxis för utförande av varumärkesstandarder och program inom detaljhandeln och hotellbranschen.
Om författaren:
Francesca Nicasio är detaljhandelsexpert, B2B-innehållsstrateg och LinkedIn TopVoice. Hon skriver om trender, tips och bästa praxis som gör det möjligt för återförsäljare att öka försäljningen och betjäna kunderna bättre. Hon är också författare till Retail Survival of the Fittest, en gratis e-bok för att hjälpa återförsäljare att framtidssäkra sina butiker.
SV 
EN 
AR 
CS 
DA 
NL 
FR 
DE 
EL 
HE 
HI 
ID 
IT 
JA 
KO 
PL 
PT 
RO 
ES 
TH 
TR 
VI