8 דרכים שבהן קמעונאים יכולים לייעל את התקשורת והביצוע בחנות

ניהול חנות קמעונאית היא מורכבת, וייתכן שיהיה קשה לדעת היכן להתחיל כאשר אתה מחליק את התהליכים שלך. אבל הפעלת פעולות קמעונאיות בצורה יעילה יותר צריכה להיות בראש רשימת המטלות של כל מנהל קמעונאי, והטיפים שלהלן יובילו אותך בדרך להצלחה יעילה.

1. צור נהלים ותהליכים סטנדרטיים

בין אם אתה מנהל חנות אחת או חמש מאות חנויות, סדר ויעילות מתחילים בסטנדרטיזציה. מערכת נהלים עוזרת להבטיח חוויה איכותית - לעובדים וללקוחות - ותהליך ניהול חלק, לא משנה כמה מיקומים יש לך.

אלו כוללים:

הנחיות כוח אדם - צור צוות גיוס ומדריכים לעובדים כדי לקבוע סטנדרטים להדרכה, התנהגות ונהלי החברה כך שכולם יהיו באותו עמוד.

תהליכי ניהול מזומנים – אין דרך "אחת" לטפל בניהול מזומנים, אבל חשוב שכל עובד ידע את הכללים לכל דבר, החל מהפקדות בנקאיות ועד לשימוש במערכת הקופה.

סחורה – להקים תקני סחורה להצגת המוצרים שלך בצורה נכונה. אתה רוצה לוודא שהתצוגות, הפריסה והמבצעים שלך משקפים את המותג שלך ומציגים את הפריטים שלך בצורה הטובה ביותר.

שירות לקוחות - יש לכלול במדריך לעובדים כל דבר, החל מאיך מתייחסים ללקוחות ועד לטיפול בהחזרות, כלומר מושקע פחות זמן לוודא שהצעדים הנכונים מתבצעים.  

נהלי ניקוי חנות - ניקוי זה לא כיף, אבל זה חיוני, וזה יכול לקחת זמן. הגדר קווים מנחים לגבי המצופה מהעובדים בכל אחת מהמשמרות - פתיחה, אמצע היום וסגירה.

2. הכשיר את הצוות שלך ושלח נציג

הכירו בכך שאתם לא יכולים לעשות הכל לבד - ואסור לכם לנסות. הצעד הראשון לייעול הפעילות הקמעונאית שלך הוא בניית צוות מיומן היטב שיכול לעזור לך לעשות הכל. אם אתה תקוע שאתה צריך לעשות את רוב העבודה בעצמך או אם אתה מכבה שריפות מרובות על בסיס יומי, זה הזמן להעריך את העובדים שלך ואת ההכשרה שאתה נותן להם.

לאחר מכן, למד להאציל ביעילות משימות לעובדים שלך. זה מתחיל בלהיות מנהל שממקסם את הפרודוקטיביות של המקורבים שלהם, ולהשלים עם העובדה שהדרך שלך היא לא הדרך היחידה - ושאינך צריך לעשות זאת בעצמך.

גלה אילו משימות הכי הגיוניות עבור כל אחד ממך להאציל. המפתח הוא לתת לכולם לשחק לפי נקודות החוזק שלו, כך שאתה לא רק פורק משימות באופן אקראי. הכירו את האנשים שהם חלק מהצוות שלכם. במה הם טובים? מה הם אוהבים לעשות? השתמש בתובנות שאתה מקבל כדי לקבוע כיצד להאציל משימות שונות.

3. צמצמו את הניירת

אחת הדרכים המובילות לייעל את הפעילות הקמעונאית שלך היא להסתכל על זרימת הנייר. ניירת יכולה להיערם במהירות ולהוסיף זמני אספקה מיותרים במגוון תחומים. כשאתה רודף אחרי שובל נייר, גלה אם זה היה הכרחי כחלק מהתהליך. רוב הזמן תגלו שזה נעשה פשוט כי ככה זה נעשה תמיד.

מה עם אקסל?

כשהלכנו פחות על נייר, כולנו הנחנו שבאופן קסם נעשה יעיל יותר. וויז-באנג, תראו אותנו שומרים נתונים באקסל!

עם זאת, אתה יכול להיות לא יעיל עם הטכנולוגיה כפי שאתה יכול בלי. לכידת נתונים אלקטרונית באקסל אינה, כשלעצמה, הופכת את התהליך ליעיל.

אקסל לא תוכנן לכך. זוהי תוכנית גיליונות אלקטרוניים, היא מצטיינת (מכוונת מילים) בחישוב והידור של ערכים מספריים. זה לא כלי ביצוע בשטח, זה לא מנוע זרימת עבודה.

כאשר משתמשים בו עבור תקני מותג וביצוע, Excel הוא איטי, עתיר עבודה ונוטה לשגיאות. זה גם שולל מהארגון את הניתוח בזמן אמת שהוא צריך כדי לקבל החלטות עסקיות מושכלות.

אקסל ואימייל לא עוזרים לעסק שלך, הם מעכבים אותו.

במקום זאת, בדוק את ביטול הנייר הפיזי לחלוטין, והפחתת השימוש ב-Excel ובאימייל על ידי שימוש במערכת ניהול מסמכים ודיגיטציה של כל הרשומות, הקבלות והניירת שלך לאחסון ואחזור לטווח ארוך.

4. אוטומציה של פעולות מסוימות

כשאתה מנהל עסק, לא חסר עבודה מייגעת וגוזלת זמן. בין אם מדובר במעקב אחר הוצאות או ביצירת לוחות זמנים לצוות עובדים באופן ידני, משימות אלו מונעות ממך לעבוד על התחומים הגבוהים יותר של צמיחת העסק שלך.

הפתרון פשוט - אוטומציה.

כשאתה מחליט אילו משימות לבצע אוטומציה, שאל את עצמך:

• האם זו משימה שחוזרת על עצמה?
• האם זה זרימת עבודה פשוטה?
• האם זה יחסוך לך זמן או כסף?
• ככל שהעסק יגדל, האם הוא יגדל?

כמה מהמשימות הנפוצות ביותר לאוטומטיות כוללות שימוש במערכת קופה עקוב אחר ביצועי העובדים ורמות המלאי שלך, שימוש בתוכנה לשיווק כדי שתוכל לתזמן, לארגן ולתעדף את הקמפיינים שלך בצורה יעילה יותר, ואוטומציה של חדר המזומנים שלך, מה שמפחית את הסיכוי לטעויות אנוש ועלויות עבודה, מגדיל את היעילות, מפחית הפסדים ומשפר את האבטחה.

ניהול משימות הוא תחום נוסף שיכול להפיק תועלת מאוטומציה. אם אתה כבר מאציל משרות (טיפ #2), חמש את העסק שלך עם א מערכת ניהול משימות שהופך תזכורות לאוטומטיות, אימות תמונה והשלמת משימות. פעולה זו יכולה לקצץ את השעות והמאמץ שאתה משקיע בניהול הצוות שלך. במקום לבצע צ'ק-אין ידני או לשלוח הודעות דוא"ל נוספות, אתה והצוות שלך יכולים להתעדכן בכל דבר באמצעות פלטפורמה אחת.

מלבד חיסכון בזמן, מערכת ניהול משימות מונעת גם תקשורת שגויה מכיוון שהיא יכולה לאחסן את כל ההודעות והעדכונים שלך במקום אחד.

הערה: אתה לא צריך להפוך הכל לאוטומטי. המפתח הוא לזהות עבודות שפל שמבאסות את הזמן שלך, ואז למצוא דרכים להעלות אותן על טייס אוטומטי. כך, תוכל להתמקד יותר במשימות הדורשות מגע ויצירתיות של אדם (למשל, שירות לקוחות, פתרון בעיות ואסטרטגיה).

5. ייעל את מערכת הקופה שלך

אם כבר מדברים על אוטומציה, אחת הדרכים הטובות ביותר להפוך את העסק הקמעונאי שלך ליעיל יותר היא להשתמש במערכת הקופה שלך במלוא הקיבולת. הם יותר מסתם קופה רושמת ומקום לעסקאות. הם משפרים את סיכויי ההצלחה של קמעונאי על ידי מתן כלים לייעול תהליכים עסקיים - לכל דבר, מדיווח מכירות וניהול מלאי ועד ניהול לקוחות ועובדים.

ודא שהמערכת שלך מאפשרת לך לקבל בקרת מלאי והזמנות, נתונים פיננסיים עדכניים, ומעקב אחר לקוחות ונוחות. עבוד עם הספק שלך כדי לרתום את מלוא הפוטנציאל של המערכת שלך וזה יחסוך לך שני דברים יקרי ערך - זמן וכסף.

6. ארגן את החנות שלך

אמנם זה יכול להיות קשה לוודא שהחנות שלך תמיד במצב מעולה ומאורגנת, אבל זה חשוב יותר מסתם סיבה אסתטית - אבל אנחנו נתחיל שם. קודם כל, חנות מסודרת נראית אטרקטיבית יותר ללקוחות. אף אחד לא רוצה מדפים עמוסים ומעברים צפופים.

אבל לא רק שזה ייראה טוב יותר, אלא שלא תאבד זמן יקר בחיפוש אחר סחורה בחדר האחורי או בהכוונת לקוחות לאן הם יכולים למצוא פריטים מסוימים. פנו זמן להתמודד עם כל הקופסאות והמדפים בחדר האחורי שלכם, וסמנו אותם לזיהוי קל. לאחר מכן חפשו דרכים לשפר את אופן מיקום הפריטים כך שהכל יהיה במקום הנכון - והיעיל ביותר.

לדוגמה, מקם פריטים שמתמלאים מחדש בתדירות הגבוהה ביותר ליד הדלת כך שהעובדים שלך יוכלו לאתר אותם במהירות ולחדש את המלאי, במקום לבזבז זמן יקר בחיפוש אחריהם בחדר האחורי.

7. השתמש במערכת ניהול זמן

זמן הוא כסף בקמעונאות, מה שאומר שאתה צריך להפיק את המרב מהזמן שיש לך. פעולה זו מתחילה עם מערכת ניהול זמן טובה.

זו עצה נפוצה, אבל לפני שאתה מגלגל עיניים, פשוט נסה את אחת מהשיטות למטה למשך 60 יום ותראה איך זה עובד עבורך ועבור הצוות שלך. אין שיטה אחת שמתאימה לכולם, אז נסה שיטה אחרת עד שתמצא פתרון.

טכניקת פומודורו - כאשר אתה מתמודד עם כל משימה גדולה, אתה מפרק את העבודה למרווחים קצרים ומתוזמנים (הנקראים "Pomodoros") המחולקים על ידי הפסקות קצרות. לאחר מכן המוח שלך מקבל הכשרה להתמקד לתקופות קצרות ועוזר לך להישאר על המשימות.

שיטת POSEC - זה מייצג "תעדוף על ידי ארגון, ייעול, חיסכון ותרומה" והוא מבוסס באופן רופף על התיאוריה של אברהם מאסלו בנוגע ל"היררכיה של הצרכים". זוהי בעצם דרך לפרק את היעדים הגדולים יותר שלך למשימות קטנות יותר וניתנות לניהול.

מערכת אייזנהאואר – נשיא ארה"ב לשעבר, דווייט ד' אייזנהאואר, אמר: "יש לי שני סוגים של בעיות: הדחופה והחשובה. הדחוף לא חשוב, והחשוב אף פעם לא דחוף". מערכת זו עוזרת לך לזהות במהירות את הפעילויות שאתה צריך להתמקד בהן, כמו גם את אלו שאתה צריך להתעלם מהם.

8. בדוק את הפעולות שלך

אז, הגדרת את התהליכים שלך, אוטומטית את זרימות העבודה שלך והאצלת משימות לעובדים המאומנים היטב שלך. גדול! השלב הבא הוא להבטיח שהצוות שלך עוקב אחר tנהלים נכונים ושהחנויות שלך ימשיכו לפעול כמו מכונות שמן היטב.

להגשים את זה דורש ביצוע ביקורת חנויות. הגדר רשימות ביקורת לתהליכים, כללי ההתנהגות שלך, תקני מותגוכו', ובקש ממנהלי המחוזות שלך להעריך את החנויות שלך לעמידה בדרישות.  

מלבד הבטחת העמידה בסטנדרטים שלך, ביקורות יכולות גם להפנות את תשומת לבך לתחומים הדורשים שיפור כדי שתוכל להמשיך להדק את הפעילות שלך. כאשר מוצאים בעיות, להקצות פעולות מתקנות. הביקורות, כשהן מיושמות בצורה נכונה, יכולות ליצור מחזור טוב של שיפור מתמיד, שבסופו של דבר עוזר לך להישאר יעיל ותחרותי.

בשורה התחתונה

בתור קמעונאי עסוק, אתה יודע שאתה תמיד יכול לנצל יותר זמן, והטיפים שלמעלה יעזרו לך לייעל משימות מייגעות למערכת יעילה. זה כולל הכל, החל מהעסקת עובדים טובים והאצלת אחריות ועד אוטומציה ויצירת תהליכים שמבטלים עבודה נוספת. בתורו, זה משאיר לך יותר זמן לעבוד על הרחבת העסק שלך.  

על הסופר:

פרנצ'סקה ניקאסיו הוא מומחה קמעונאי, אסטרטג תוכן B2B, ולינקדאין TopVoice. היא כותבת על מגמות, טיפים ושיטות עבודה מומלצות המאפשרות לקמעונאים להגדיל את המכירות ולשרת טוב יותר את הלקוחות. היא גם המחברת של הישרדות קמעונאית של החזקים, ספר אלקטרוני בחינם שיעזור לקמעונאים להגן על החנויות שלהם בעתיד.

קטגוריות