8 modi in cui i rivenditori possono semplificare la comunicazione e l'esecuzione del negozio

La gestione di un negozio al dettaglio è complessa e potrebbe essere difficile sapere da dove iniziare quando si appianano i processi. Ma rendere le operazioni di vendita al dettaglio gestite in modo più efficiente dovrebbe essere in cima alla lista delle cose da fare di ogni dirigente di vendita al dettaglio e i suggerimenti di seguito ti guideranno sulla strada del successo semplificato.

1. Creare procedure e processi standard

Che tu gestisca un negozio o cinquecento negozi, l'ordine e l'efficienza iniziano con la standardizzazione. Una serie di procedure aiuta a garantire un'esperienza di qualità, per i dipendenti e per i clienti, e un processo di gestione senza interruzioni, indipendentemente dal numero di sedi di cui disponi.

Questi includono:

Linee guida per il personale – Creare un team di assunzione e manuali per i dipendenti per definire gli standard per la formazione, la condotta e le procedure aziendali in modo che tutti siano d'accordo.

Processi di gestione della cassa – Non esiste un modo "unico" per gestire la gestione del contante, ma è importante che ogni dipendente conosca le regole per qualsiasi cosa, dall'effettuare depositi bancari all'utilizzo del sistema POS.

Merchandising – Stabilire standard di merchandising per mostrare correttamente i tuoi prodotti. Vuoi assicurarti che i tuoi display, layout e promozioni riflettano il tuo marchio e mostrino i tuoi articoli nel miglior modo possibile.

Assistenza clienti – Tutto, dal modo in cui i clienti vengono trattati alla gestione dei resi, dovrebbe essere incluso nel manuale del dipendente, il che significa che viene speso meno tempo per assicurarsi che vengano eseguiti i passaggi corretti.  

Procedure di pulizia del negozio – La pulizia non è divertente, ma è vitale e può richiedere molto tempo. Stabilisci linee guida su cosa ci si aspetta dai dipendenti in ciascuno dei turni: apertura, mezzogiorno e chiusura.

2. Formare il personale e delegare

Riconosci che non puoi fare tutto da solo e non dovresti provare. Il primo passo per semplificare le tue operazioni di vendita al dettaglio è creare un team ben addestrato che possa aiutarti a portare a termine tutto. Se sei bloccato a dover fare la maggior parte del lavoro da solo o se stai spegnendo più incendi su base giornaliera, è tempo di valutare i tuoi dipendenti e la formazione che stai dando loro.

Successivamente, impara a delegare efficacemente i compiti ai tuoi dipendenti. Questo inizia con l'essere un manager che massimizza la produttività dei propri associati e accettando il fatto che il tuo modo non è l'unico modo e che non devi farlo da solo.

Scopri quali compiti hanno più senso per tutti voi delegare. La chiave è consentire a tutti di sfruttare i propri punti di forza, in modo da non scaricare le attività a caso. Conosci le persone che fanno parte della tua squadra. In cosa sono bravi? Cosa gli piace fare? Usa le informazioni ottenute per determinare come delegare diversi compiti.

3. Riduci le scartoffie

Uno dei modi migliori per semplificare le operazioni di vendita al dettaglio è guardare il flusso di carta. Le scartoffie possono accumularsi rapidamente e aggiungere tempi di consegna non necessari in una varietà di aree. Quando insegui una traccia cartacea, scopri se era assolutamente necessario come parte del processo. La maggior parte delle volte scoprirai che è stato fatto semplicemente perché è sempre stato fatto così.

E che dire di Excel?

Quando abbiamo ridotto la carta, pensavamo tutti che saremmo diventati magicamente più efficienti. Straordinario, guardaci mentre salviamo i dati in Excel!

Tuttavia, puoi essere altrettanto inefficiente con la tecnologia quanto lo sei senza. L'acquisizione elettronica dei dati in Excel non rende, di per sé, il processo efficiente.

Excel non è stato progettato per questo. È un programma per fogli di calcolo, eccelle (gioco di parole) nel calcolo e nella compilazione di valori numerici. Non è uno strumento di esecuzione sul campo, non è un motore di flusso di lavoro.

Se utilizzato per gli standard e l’esecuzione del marchio, Excel è lento, laborioso e soggetto a errori. Inoltre, priva l’organizzazione delle analisi in tempo reale necessarie per prendere decisioni aziendali informate.

Excel e la posta elettronica non aiutano la tua azienda, la stanno frenando.

Cerca invece di eliminare completamente la carta fisica e di ridurre l'utilizzo di Excel e della posta elettronica utilizzando un sistema di gestione dei documenti e digitalizzando tutti i tuoi record, ricevute e documenti per l'archiviazione e il recupero a lungo termine.

4. Automatizza alcune operazioni

Quando gestisci un'azienda, non mancano i lavori noiosi e che richiedono tempo. Che si tratti di tenere traccia delle spese o di creare manualmente orari del personale, queste attività ti impediscono di lavorare nelle aree di livello superiore per far crescere la tua attività.

La soluzione è semplice - automazione.

Quando decidi quali attività automatizzare, chiediti:

• È un compito ripetitivo?
• È un flusso di lavoro semplice?
• Ti farà risparmiare tempo o denaro?
• Man mano che l'azienda cresce, crescerà?

Alcune delle attività più comuni da automatizzare includono l'utilizzo di un sistema POS tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti e dei livelli di inventario, utilizzando software per il marketing in modo da poter pianificare, organizzare e assegnare priorità alle tue campagne in modo più efficace e automatizzando la tua cassa che riduce la possibilità di errori umani e costi di manodopera, aumenta l'efficienza, diminuisce le perdite e migliora la sicurezza.

La gestione delle attività è un'altra area che può trarre vantaggio dall'automazione. Se stai già delegando lavori (suggerimento #2), arma la tua azienda con a sistema di gestione delle attività che automatizza i promemoria, la verifica delle foto e il completamento delle attività. In questo modo puoi ridurre le ore e gli sforzi che dedichi alla gestione del tuo team. Piuttosto che effettuare il check-in manualmente o inviare più e-mail, tu e il tuo staff potete rimanere sempre aggiornati utilizzando un'unica piattaforma.

Oltre a risparmiare tempo, un sistema di gestione delle attività previene anche i problemi di comunicazione perché può ospitare tutti i tuoi messaggi e aggiornamenti in un unico posto.

Nota: non è necessario automatizzare tutto. La chiave è identificare i lavori umili che stanno risucchiando il tuo tempo e quindi trovare il modo di metterli in modalità pilota automatico. In questo modo, puoi concentrarti maggiormente sulle attività che richiedono il tocco e la creatività di un essere umano (ad esempio, servizio clienti, risoluzione dei problemi e strategia).

5. Ottimizza il tuo sistema POS

Parlando di automazione, uno dei modi migliori per rendere più efficiente la tua attività di vendita al dettaglio è utilizzare il tuo sistema POS al massimo delle sue capacità. Sono più di un semplice registratore di cassa e luogo per le transazioni. Migliorano le possibilità di successo di un rivenditore fornendo loro strumenti per semplificare i processi aziendali, per qualsiasi cosa, dai rapporti sulle vendite e dalla gestione dell'inventario alla gestione dei clienti e dei dipendenti.

Assicurati che il tuo sistema ti permetta di avere controllo delle scorte e degli ordini, dati finanziari aggiornati, monitoraggio e convenienza dei clienti. Collabora con il tuo provider per sfruttare tutto il potenziale del tuo sistema e ti farà risparmiare due cose preziose: tempo e denaro.

6. Organizza il tuo negozio

Anche se può essere difficile assicurarsi che il tuo negozio sia sempre in perfetta forma e organizzato, è importante non solo per motivi estetici, ma inizieremo da lì. Prima di tutto, un negozio organizzato sembra più attraente per i clienti. Nessuno vuole scaffali ingombri e corridoi affollati.

Ma non solo avrà un aspetto migliore, ma non perderai tempo prezioso a cercare merce nel retrobottega o a indirizzare i clienti dove possono trovare determinati articoli. Trova il tempo per affrontare tutte le scatole e gli scaffali nella tua stanza sul retro, etichettandoli per una facile identificazione. Quindi cerca dei modi per migliorare il posizionamento degli oggetti in modo che tutto sia al posto giusto e più efficiente.

Ad esempio, posiziona gli articoli che vengono riforniti più spesso vicino alla porta in modo che i tuoi dipendenti possano individuarli rapidamente e rifornirli, invece di perdere tempo prezioso a cercarli nel retrobottega.

7. Utilizzare un sistema di gestione del tempo

Il tempo è denaro nella vendita al dettaglio, il che significa che devi sfruttare al massimo il tempo che hai. Fare questo inizia con un buon sistema di gestione del tempo.

Questo è un consiglio comune, ma prima di alzare gli occhi al cielo, prova uno dei metodi seguenti per 60 giorni e guarda come funziona per te e il tuo staff. Non esiste un metodo valido per tutti, quindi provane di diversi finché non trovi una soluzione.

La tecnica del pomodoro – Di fronte a un compito di grandi dimensioni, suddividi il lavoro in intervalli brevi e temporizzati (chiamati "Pomodori") intervallati da brevi pause. Il tuo cervello viene quindi addestrato a concentrarsi per brevi periodi e ti aiuta a rimanere al passo con i compiti.

Il metodo POSEC – Questo sta per "dare priorità organizzando, razionalizzando, economizzando e contribuendo" ed è vagamente basato sulla teoria di Abraham Maslow riguardo alla "gerarchia dei bisogni". Fondamentalmente è un modo per scomporre i tuoi obiettivi più grandi in compiti più piccoli e più gestibili.

Il sistema Eisenhower – L'ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower ha dichiarato: “Ho due tipi di problemi: l'urgente e l'importante. L'urgenza non è importante e l'importante non è mai urgente". Questo sistema ti aiuta a identificare rapidamente le attività su cui devi concentrarti, oltre a quelle che dovresti ignorare.

8. Controlla le tue operazioni

Quindi, hai impostato i tuoi processi, automatizzato i tuoi flussi di lavoro e delegato le attività ai tuoi dipendenti ben addestrati. Grande! Il prossimo passo è garantire che la tua squadra segua tle giuste procedure e che i vostri negozi continuino a funzionare come macchine petrolifere.

Realizzare ciò che richiede condurre audit di negozio. Imposta liste di controllo per i tuoi processi, regole di condotta, standard di marca, ecc., e chiedi ai tuoi manager distrettuali di valutare la conformità dei tuoi negozi.  

Oltre a garantire il rispetto dei tuoi standard, gli audit possono anche attirare la tua attenzione su aree che necessitano di miglioramenti in modo da poter continuare a rafforzare le tue operazioni. Quando vengono rilevati problemi, assegnare azioni correttive. Gli audit, se implementati correttamente, possono creare un circolo virtuoso di miglioramento continuo, che in definitiva aiuta a rimanere efficienti e competitivi.

La linea di fondo

Come rivenditore impegnato, sai che puoi sempre impiegare più tempo e i suggerimenti di cui sopra ti aiuteranno a semplificare le attività noiose in un sistema efficiente. Implica qualsiasi cosa, dall'assunzione di un buon personale e la delega di responsabilità all'automazione e alla creazione di processi che eliminano il lavoro extra. A sua volta, questo ti lascia più tempo per lavorare per far crescere la tua attività.  

ALTRE RISORSE DI ESECUZIONE AL DETTAGLIO

Fare riferimento a Categoria di esecuzione al dettaglio per le procedure e le migliori pratiche per l'esecuzione di standard e programmi del marchio al dettaglio e all'ospitalità.

Circa l'autore:

Francesca Nicasio è esperto di vendita al dettaglio, content strategist B2B e LinkedIn TopVoice. Scrive di tendenze, suggerimenti e best practice che consentono ai rivenditori di aumentare le vendite e servire meglio i clienti. È anche autrice di La sopravvivenza al dettaglio del più adatto, un eBook gratuito per aiutare i rivenditori a rendere i loro negozi a prova di futuro.