8 formas en que los minoristas pueden optimizar la comunicación y la ejecución en la tienda

Dirigir una tienda minorista es complejo y puede ser difícil saber por dónde empezar cuando está suavizando sus procesos. Pero hacer que las operaciones minoristas funcionen de manera más eficiente debe estar en la parte superior de la lista de tareas pendientes de todos los ejecutivos minoristas, y los consejos a continuación lo guiarán hacia el éxito optimizado.

1. Crear procedimientos y procesos estándar

Ya sea que administre una tienda o quinientas tiendas, el orden y la eficiencia comienzan con la estandarización. Un conjunto de procedimientos ayuda a garantizar una experiencia de calidad, tanto para los empleados como para los clientes, y un proceso de gestión sin inconvenientes, sin importar cuántas ubicaciones tenga.

Éstos incluyen:

Directrices de dotación de personal – Cree un equipo de contratación y manuales de empleados para establecer estándares de capacitación, conducta y procedimientos de la empresa para que todos estén en sintonía.

Procesos de gestión de efectivo – No existe una forma “única” de manejar la administración de efectivo, pero es importante que todos los empleados conozcan las reglas para todo, desde hacer depósitos bancarios hasta usar el sistema POS.

Comercialización - Establecer normas de comercialización para exhibir correctamente sus productos. Desea asegurarse de que sus exhibiciones, diseño y promociones reflejen su marca y muestren sus artículos de la mejor manera posible.

Servicio al Cliente – Todo, desde cómo se trata a los clientes hasta el manejo de las devoluciones, debe incluirse en el manual del empleado, lo que significa que se dedica menos tiempo a asegurarse de que se están realizando los pasos adecuados.  

Procedimientos de limpieza de la tienda – Limpiar no es divertido, pero es vital y puede llevar mucho tiempo. Establezca pautas sobre lo que se espera de los empleados en cada uno de los turnos: apertura, mediodía y cierre.

2. Capacite a su personal y delegue

Reconoce que no puedes hacer todo por ti mismo, y no debes intentarlo. El primer paso para optimizar sus operaciones minoristas es crear un equipo bien capacitado que pueda ayudarlo a hacer todo. Si tiene que hacer la mayor parte del trabajo usted mismo o si apaga varios incendios a diario, es hora de evaluar a sus empleados y la capacitación que les brinda.

A continuación, aprenda a delegar tareas de manera efectiva a sus empleados. Esto comienza por ser un gerente que maximiza la productividad de sus asociados y aceptar el hecho de que su manera no es la única, y que no tiene que hacerlo usted mismo.

Averigüe qué tareas tienen más sentido para todos ustedes para delegar. La clave es dejar que todos aprovechen sus puntos fuertes, de modo que no solo descargue tareas al azar. Conoce a las personas que forman parte de tu equipo. ¿En qué son buenos? Qué les gusta hacer? Utilice la información que obtenga para determinar cómo delegar diferentes tareas.

3. Reduce el papeleo

Una de las mejores formas de optimizar sus operaciones minoristas es observar el flujo de papel. El papeleo puede acumularse rápidamente y agregar tiempos de entrega innecesarios en una variedad de áreas. Cuando busque un rastro en papel, averigüe si fue absolutamente necesario como parte del proceso. La mayoría de las veces encontrará que se hizo simplemente porque siempre se ha hecho así.

¿Qué pasa con Excel?

Cuando dejamos de usar papel, todos asumimos que mágicamente nos volveríamos más eficientes. ¡Míranos cómo guardamos datos en Excel!

Sin embargo, puedes ser tan ineficiente con la tecnología como sin ella. La captura de datos electrónicamente en Excel no hace que el proceso sea eficiente en sí mismo.

Excel no fue diseñado para esto. Es un programa de hoja de cálculo, sobresale (nunca mejor dicho) en calcular y compilar valores numéricos. No es una herramienta de ejecución de campo, no es un motor de flujo de trabajo.

Cuando se utiliza para estándares y ejecución de marcas, Excel es lento, requiere mucha mano de obra y es propenso a errores. También priva a la organización de los análisis en tiempo real que necesita para tomar decisiones comerciales informadas.

Excel y el correo electrónico no ayudan a su negocio, sino que lo frenan.

En su lugar, considere eliminar por completo el papel físico y reducir el uso de Excel y del correo electrónico mediante el uso de un sistema de gestión de documentos y la digitalización de todos sus registros, recibos y documentos para su almacenamiento y recuperación a largo plazo.

4. Automatiza algunas operaciones

Cuando dirige un negocio, no hay escasez de trabajo tedioso y lento. Ya sea que se trate de realizar un seguimiento de los gastos o de crear horarios de personal a mano, estas tareas le impiden trabajar en las áreas de mayor nivel para hacer crecer su negocio.

La solución es simple: automatización.

Al decidir qué tareas automatizar, pregúntese:

• ¿Es esta una tarea repetitiva?
• ¿Es un flujo de trabajo simple?
• ¿Le ahorrará tiempo o dinero?
• A medida que crezca el negocio, ¿se escalará?

Algunas de las tareas más comunes para automatizar incluyen el uso de un sistema POS para realizar un seguimiento del rendimiento de sus empleados y los niveles de inventario, utilizando software de marketing para que pueda programar, organizar y priorizar sus campañas de manera más efectiva, y automatizando su caja, lo que reduce la posibilidad de error humano y los costos laborales, aumenta la eficiencia, disminuye las pérdidas y mejora la seguridad.

La gestión de tareas es otra área que puede beneficiarse de la automatización. Si ya estás delegando trabajos (consejo #2), arma tu negocio con un sistema de gestión de tareas que automatiza los recordatorios, la verificación de fotos y la finalización de tareas. Si lo hace, puede reducir las horas y el esfuerzo que dedica a administrar su equipo. En lugar de registrarse manualmente o enviar más correos electrónicos, usted y su personal pueden estar al tanto de todo utilizando una plataforma.

Además de ahorrar tiempo, un sistema de administración de tareas también evita errores de comunicación porque puede almacenar todos sus mensajes y actualizaciones en un solo lugar.

Nota: no tienes que automatizar todo. La clave es identificar los trabajos de baja categoría que le quitan el tiempo y luego encontrar formas de ponerlos en piloto automático. De esa manera, puede concentrarse más en tareas que requieren el toque y la creatividad de un ser humano (por ejemplo, servicio al cliente, resolución de problemas y estrategia).

5. Optimice su sistema POS

Hablando de automatización, una de las mejores maneras de hacer que su negocio minorista sea más eficiente es utilizar su sistema POS a su máxima capacidad. Son más que una simple caja registradora y lugar para transacciones. Mejoran las posibilidades de éxito de un minorista al proporcionarles herramientas para optimizar los procesos comerciales, para todo, desde informes de ventas y gestión de inventario hasta gestión de clientes y empleados.

Asegúrese de que su sistema le permita tener control de stock y pedidos, datos financieros actualizados al minuto y seguimiento y comodidad de los clientes. Trabaje con su proveedor para aprovechar todo el potencial de su sistema y le ahorrará dos cosas valiosas: tiempo y dinero.

6. Organiza tu tienda

Si bien puede ser difícil asegurarse de que su tienda esté siempre en óptimas condiciones y organizada, es importante por algo más que una razón estética, pero comenzaremos por ahí. En primer lugar, una tienda organizada parece más atractiva para los clientes. Nadie quiere estantes desordenados y pasillos abarrotados.

Pero no solo se verá mejor, sino que no perderá un tiempo valioso buscando mercadería en la trastienda o indicando a los clientes dónde pueden encontrar ciertos artículos. Tómese el tiempo para abordar todas las cajas y estantes en su trastienda, etiquetándolos para una fácil identificación. Luego, busque formas de mejorar la forma en que se colocan los elementos para que todo esté en el lugar correcto y más eficiente.

Por ejemplo, coloque los artículos que se reabastecen con mayor frecuencia cerca de la puerta para que sus empleados puedan ubicarlos rápidamente y reabastecerlos, en lugar de perder un tiempo valioso buscándolos en la trastienda.

7. Utiliza un sistema de gestión del tiempo

El tiempo es dinero en el comercio minorista, lo que significa que debe aprovechar al máximo el tiempo que tiene. Hacer esto comienza con un buen sistema de gestión del tiempo.

Este es un consejo común, pero antes de poner los ojos en blanco, pruebe uno de los métodos a continuación durante 60 días y vea cómo funciona para usted y su personal. No existe un método único para todos, así que pruebe diferentes hasta que encuentre una solución.

La Técnica Pomodoro – Cuando te enfrentas a una tarea grande, divides el trabajo en intervalos cortos y cronometrados (llamados "Pomodoros") que están espaciados por breves descansos. Luego, su cerebro se entrena para concentrarse durante períodos cortos y lo ayuda a mantenerse al tanto de las tareas.

El método POSEC – Esto significa “Priorizar organizando, simplificando, economizando y contribuyendo” y se basa libremente en la teoría de Abraham Maslow con respecto a la “jerarquía de necesidades”. Es básicamente una forma de dividir sus objetivos más grandes en tareas más pequeñas y manejables.

El sistema de Eisenhower – El ex presidente de los EE. UU., Dwight D. Eisenhower, dijo: “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. Este sistema lo ayuda a identificar rápidamente las actividades en las que necesita concentrarse, así como las que debe ignorar.

8. Audita tus operaciones

Entonces, configuró sus procesos, automatizó sus flujos de trabajo y delegó tareas a sus empleados bien capacitados. ¡Excelente! El siguiente paso es asegurarse de que su equipo siga tLos procedimientos correctos y que sus tiendas sigan funcionando como máquinas de pozo petrolero..

Lograr eso requiere realización de auditorías de tiendas. Configure listas de verificación para sus procesos, reglas de conducta, estándares de la marca, etc., y haga que sus gerentes de distrito evalúen el cumplimiento de sus tiendas.  

Además de garantizar que se cumplan sus estándares, las auditorías también pueden llamar su atención sobre áreas que necesitan mejoras para que pueda continuar ajustando sus operaciones. Cuando se encuentran problemas, asignar acciones correctivas. Las auditorías, cuando se implementan correctamente, pueden crear un círculo virtuoso de mejora continua que, en última instancia, le ayuda a mantenerse eficiente y competitivo.

La línea de fondo

Como minorista ocupado, sabe que siempre puede usar más tiempo, y los consejos anteriores lo ayudarán a simplificar las tareas tediosas en un sistema eficiente. Se trata de todo, desde la contratación de buen personal y la delegación de responsabilidades hasta la automatización y la creación de procesos que eliminen el trabajo adicional. A su vez, esto le deja más tiempo para trabajar en el crecimiento de su negocio.  

OTROS RECURSOS DE EJECUCIÓN MINORISTA

Referirse a Categoría de ejecución minorista para conocer los procedimientos y las mejores prácticas para la ejecución minorista y hotelera de los estándares y programas de la marca.

Sobre el Autor:

Francesca Nicasio es experto minorista, estratega de contenido B2B y TopVoice de LinkedIn. Escribe sobre tendencias, consejos y mejores prácticas que permiten a los minoristas aumentar las ventas y atender mejor a los clientes. También es autora de Supervivencia al por menor del más apto, un libro electrónico gratuito para ayudar a los minoristas a preparar sus tiendas para el futuro.