Điều hành một cửa hàng bán lẻ rất phức tạp và có thể khó biết bắt đầu từ đâu khi bạn đang hoàn thiện các quy trình của mình. Tuy nhiên, việc làm cho hoạt động bán lẻ hoạt động hiệu quả hơn nên được đặt lên hàng đầu trong danh sách việc cần làm của mọi nhà điều hành bán lẻ và những mẹo dưới đây sẽ giúp bạn đi đến con đường thành công được sắp xếp hợp lý.
1. Tạo các thủ tục và quy trình chuẩn
Cho dù bạn điều hành một cửa hàng hay năm trăm cửa hàng, việc đặt hàng và hiệu quả đều bắt đầu từ việc tiêu chuẩn hóa. Một bộ quy trình giúp đảm bảo trải nghiệm chất lượng - cho nhân viên và khách hàng - và quy trình quản lý liền mạch cho dù bạn có bao nhiêu địa điểm.
Bao gồm các:
Hướng dẫn về nhân sự - Tạo nhóm tuyển dụng và sổ tay nhân viên để thiết lập các tiêu chuẩn về đào tạo, ứng xử và quy trình của công ty để mọi người đều ở trên cùng một trang.
Quy trình quản lý tiền mặt - Không có "một" cách nào để xử lý việc quản lý tiền mặt, nhưng điều quan trọng là mọi nhân viên phải biết các quy tắc cho mọi thứ từ gửi tiền ngân hàng đến sử dụng hệ thống POS.
Buôn bán - Thành lập tiêu chuẩn buôn bán để trưng bày đúng sản phẩm của bạn. Bạn muốn đảm bảo rằng cách hiển thị, bố cục và quảng cáo phản ánh thương hiệu của bạn và trưng bày các mặt hàng của bạn theo cách tốt nhất có thể.
Dịch vụ khách hàng - Tất cả mọi thứ từ cách đối xử với khách hàng đến giải quyết việc trả lại hàng nên được đưa vào sổ tay nhân viên, có nghĩa là dành ít thời gian hơn để đảm bảo rằng các bước phù hợp đang được thực hiện.
Quy trình vệ sinh cửa hàng - Việc dọn dẹp không phải là thú vị, nhưng nó rất quan trọng và có thể tốn nhiều thời gian. Đặt ra các nguyên tắc về những gì nhân viên mong đợi trong mỗi ca làm việc - mở cửa, giữa ngày và đóng cửa.
2. Đào tạo nhân viên và ủy quyền của bạn
Nhận ra rằng bạn không thể làm mọi thứ một mình - và bạn không nên cố gắng. Bước đầu tiên để hợp lý hóa hoạt động bán lẻ của bạn là xây dựng một đội ngũ được đào tạo bài bản có thể giúp bạn hoàn thành mọi việc. Nếu bạn đang gặp khó khăn khi phải tự mình thực hiện phần lớn công việc hoặc nếu bạn đang gây ra nhiều vụ cháy hàng ngày, thì đã đến lúc đánh giá nhân viên của bạn và chương trình đào tạo mà bạn đang cung cấp cho họ.
Tiếp theo, hãy học cách ủy quyền hiệu quả nhiệm vụ cho nhân viên của bạn. Điều này bắt đầu bằng cách trở thành người quản lý tối đa hóa năng suất của các cộng sự của họ và chấp nhận thực tế rằng cách của bạn không phải là cách duy nhất - và bạn không cần phải tự mình làm điều đó.
Tìm ra những nhiệm vụ có ý nghĩa nhất đối với tất cả những gì bạn giao phó. Điều quan trọng là để mọi người chơi theo thế mạnh của họ, vì vậy bạn không chỉ hoàn thành nhiệm vụ một cách ngẫu nhiên. Tìm hiểu những người thuộc nhóm của bạn. Họ giỏi ở điểm nào? Họ thích làm gì? Sử dụng thông tin chi tiết bạn có được để xác định cách ủy quyền các nhiệm vụ khác nhau.
3. Giảm bớt thủ tục giấy tờ
Một trong những cách hàng đầu để hợp lý hóa hoạt động bán lẻ của bạn là xem xét dòng chảy của giấy tờ. Thủ tục giấy tờ có thể nhanh chóng chồng chất và thêm thời gian thực hiện không cần thiết trong nhiều lĩnh vực. Khi đuổi theo dấu vết trên giấy, hãy tìm hiểu xem nó có thực sự cần thiết như một phần của quy trình hay không. Hầu hết thời gian bạn sẽ thấy rằng nó đã được thực hiện đơn giản bởi vì đó là cách nó luôn được thực hiện.
Thay vào đó, hãy xem xét việc sắp xếp hợp lý các thủ tục giấy tờ, và thậm chí loại bỏ hoàn toàn giấy tờ bằng cách sử dụng hệ thống quản lý tài liệu và số hóa tất cả hồ sơ, biên nhận và giấy tờ của bạn để lưu trữ và truy xuất lâu dài.
4. Tự động hóa một số hoạt động
Khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp, không thiếu những công việc tẻ nhạt và tốn thời gian. Cho dù đó là theo dõi các khoản chi phí hay tạo lịch trình nhân sự bằng tay, những nhiệm vụ này sẽ ngăn bạn làm việc trên các lĩnh vực cấp cao hơn để phát triển doanh nghiệp của bạn.
Giải pháp rất đơn giản - tự động hóa.
Khi quyết định các tác vụ cần tự động hóa, hãy tự hỏi bản thân:
- Đây có phải là một nhiệm vụ lặp đi lặp lại không?
- Nó có phải là một quy trình làm việc đơn giản?
- Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hoặc tiền bạc?
- Khi doanh nghiệp phát triển, nó có mở rộng quy mô không?
Một số tác vụ phổ biến nhất để tự động hóa bao gồm sử dụng hệ thống POS để theo dõi hiệu suất của nhân viên và mức tồn kho của bạn, sử dụng phần mềm cho tiếp thị để bạn có thể lên lịch, tổ chức và ưu tiên các chiến dịch của mình hiệu quả hơn, đồng thời tự động hóa phòng thu tiền của bạn để giảm nguy cơ sai sót do con người và chi phí lao động, tăng hiệu quả, giảm tổn thất và cải thiện bảo mật.
Quản lý tác vụ là một lĩnh vực khác có thể được hưởng lợi từ tự động hóa. Nếu bạn đã ủy quyền công việc (mẹo #2), hãy hỗ trợ doanh nghiệp của bạn với hệ thống quản lý nhiệm vụ tự động hóa lời nhắc, xác minh ảnh và hoàn thành tác vụ. Làm như vậy có thể cắt giảm thời gian và công sức bạn bỏ ra để quản lý nhóm của mình. Thay vì kiểm tra thủ công hoặc gửi nhiều email hơn, bạn và nhân viên của bạn có thể cập nhật mọi thứ bằng cách sử dụng một nền tảng.
Ngoài việc tiết kiệm thời gian, hệ thống quản lý tác vụ còn ngăn chặn thông tin sai lệch vì nó có thể lưu trữ tất cả các tin nhắn và cập nhật của bạn ở một nơi.
Lưu ý: bạn không cần phải tự động hóa mọi thứ. Chìa khóa là xác định những công việc thường xuyên đang hút thời gian của bạn và sau đó tìm cách đưa chúng vào chế độ tự động hóa. Bằng cách đó, bạn có thể tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ đòi hỏi sự tiếp xúc và sáng tạo của con người (ví dụ: dịch vụ khách hàng, giải quyết vấn đề và chiến lược.)
5. Tối ưu hóa hệ thống POS của bạn
Nói về tự động hóa, một trong những cách tốt nhất để làm cho hoạt động kinh doanh bán lẻ của bạn hiệu quả hơn là sử dụng hết công suất của hệ thống POS. Chúng không chỉ là một máy tính tiền và nơi để giao dịch. Họ cải thiện cơ hội thành công của nhà bán lẻ bằng cách cung cấp cho họ các công cụ để hợp lý hóa các quy trình kinh doanh - cho mọi thứ từ báo cáo bán hàng và quản lý hàng tồn kho đến quản lý khách hàng và nhân viên.
Đảm bảo hệ thống của bạn cho phép bạn có kiểm soát chứng khoán và đặt hàng, dữ liệu tài chính cập nhật từng phút, theo dõi khách hàng và sự tiện lợi. Làm việc với nhà cung cấp của bạn để khai thác toàn bộ tiềm năng của hệ thống và nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được hai thứ quý giá - thời gian và tiền bạc.
6. Tổ chức cửa hàng của bạn
Mặc dù có thể khó để đảm bảo cửa hàng của bạn luôn hoạt động tốt và có tổ chức, nhưng điều quan trọng không chỉ vì lý do thẩm mỹ - nhưng chúng ta sẽ bắt đầu từ đó. Trước hết, một cửa hàng có tổ chức trông sẽ hấp dẫn hơn đối với khách hàng. Không ai muốn những kệ hàng lộn xộn và lối đi đông đúc.
Nhưng nó không chỉ trông đẹp hơn mà bạn sẽ không mất thời gian quý báu để tìm kiếm hàng hóa ở phòng sau hoặc hướng khách hàng đến nơi họ có thể tìm thấy một số mặt hàng nhất định. Dành thời gian giải quyết tất cả các hộp và kệ trong phòng sau của bạn, dán nhãn cho chúng để dễ dàng nhận biết. Sau đó, hãy tìm cách cải thiện cách bố trí các mặt hàng để mọi thứ ở đúng vị trí của chúng - và ở vị trí hiệu quả nhất.
Ví dụ: đặt các mặt hàng được bổ sung thường xuyên nhất gần cửa ra vào để nhân viên của bạn có thể nhanh chóng xác định vị trí và bổ sung, thay vì lãng phí thời gian quý báu để tìm kiếm chúng trong phòng sau.
7. Sử dụng hệ thống quản lý thời gian
Thời gian là tiền bạc trong bán lẻ, có nghĩa là bạn phải tận dụng tối đa thời gian mà bạn có. Làm điều này bắt đầu với một hệ thống quản lý thời gian tốt.
Đây là lời khuyên phổ biến, nhưng trước khi đảo mắt, chỉ cần thử một trong các phương pháp dưới đây trong 60 ngày và xem nó hiệu quả như thế nào đối với bạn và nhân viên của bạn. Không có một phương pháp nào phù hợp với tất cả, vì vậy hãy thử các phương pháp khác nhau cho đến khi bạn tìm ra giải pháp.
Kỹ thuật Pomodoro - Khi phải đối mặt với bất kỳ nhiệm vụ lớn nào, bạn chia công việc thành những khoảng thời gian ngắn, có thời gian (gọi là “Pomodoros”) cách nhau bằng những khoảng nghỉ ngắn. Sau đó, bộ não của bạn được huấn luyện để tập trung trong thời gian ngắn và giúp bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ.
Phương pháp POSEC - Điều này là viết tắt của “Ưu tiên theo Tổ chức, Tinh gọn, Tiết kiệm và Đóng góp” và dựa trên lý thuyết của Abraham Maslow về “hệ thống phân cấp nhu cầu”. Về cơ bản, đó là một cách để chia nhỏ các mục tiêu lớn hơn của bạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Hệ thống Eisenhower - Cựu Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, cho biết: “Tôi gặp hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Việc khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không bao giờ khẩn cấp ”. Hệ thống này giúp bạn nhanh chóng xác định các hoạt động mà bạn cần tập trung vào, cũng như những hoạt động bạn nên bỏ qua.
8. Kiểm tra hoạt động của bạn
Vì vậy, bạn đã thiết lập các quy trình của mình, tự động hóa quy trình làm việc và giao nhiệm vụ cho các nhân viên được đào tạo bài bản của mình. Tuyệt quá! Bước tiếp theo là đảm bảo rằng nhóm của bạn thực hiện theo đúng quy trình và các cửa hàng của bạn tiếp tục hoạt động như những cỗ máy dầu tốt.
Hoàn thành yêu cầu tiến hành kiểm tra cửa hàng. Thiết lập danh sách kiểm tra cho các quy trình, quy tắc ứng xử, tiêu chuẩn bán hàng, v.v. của bạn và nhờ người quản lý cấp quận của bạn đánh giá xem các cửa hàng của bạn có tuân thủ hay không.
Bên cạnh việc đảm bảo rằng các tiêu chuẩn của bạn đang được đáp ứng, đánh giá cũng có thể thu hút sự chú ý của bạn đến các lĩnh vực cần cải thiện để bạn có thể tiếp tục thắt chặt hoạt động của mình. Kiểm toán, khi được thực hiện đúng cách, có thể tạo ra một chu kỳ cải tiến liên tục, giúp bạn duy trì khả năng cạnh tranh.
Điểm mấu chốt
CÁC NGUỒN THI CÔNG BÁN LẺ KHÁC
Tham khảo Hạng mục Thực hiện Bán lẻ để biết hướng dẫn và các phương pháp hay nhất để thực hiện các tiêu chuẩn và chương trình thương hiệu.
Thông tin về các Tác giả:
Francesca Nicasio là chuyên gia bán lẻ, chiến lược gia nội dung B2B và LinkedIn TopVoice. Cô ấy viết về các xu hướng, mẹo và phương pháp hay nhất giúp các nhà bán lẻ tăng doanh thu và phục vụ khách hàng tốt hơn. Cô ấy cũng là tác giả của Sự sống còn trong bán lẻ của Fittest, một sách điện tử miễn phí để giúp các nhà bán lẻ chứng minh cho các cửa hàng của họ trong tương lai.
