Retailers - eigenlijk alle ondernemers - hebben het drukker dan ooit, en de meeste ondernemers hebben het gevoel dat ze niet genoeg tijd hebben. Uit onderzoek van managementadviesbureau The Alternative Board bleek dat: 72% van bedrijfsmanagers voelt zich overweldigd door hun rollen en verantwoordelijkheden.

Kan je relateren? Als dat zo is, moet u er een prioriteit van maken om meer tijd vrij te maken in uw bedrijf. Zo voorkom je burn-out en blijf je aan de top van je spel.

Als u tijd wilt besparen, is een van de eerste dingen die u moet doen, uw huidige processen evalueren en manieren vinden om handmatige en omslachtige taken te automatiseren. In dit bericht zullen we de meest voorkomende handmatige processen identificeren die retailers vertragen en aanbevelingen doen om deze te stroomlijnen.

1. Voorraadtellingen

Effectief voorraadbeheer is een belangrijke pijler van het succes in de detailhandel, dus het is van cruciaal belang om op de hoogte te blijven van het voorraadbeheer. Een groot deel daarvan is het tellen van uw producten om ervoor te zorgen dat uw voorraadgegevens overeenkomen met de werkelijke artikelen in de winkel.

Hoewel het moeilijk is om de fysieke inventarisatie te automatiseren (tenzij u robots om je te helpen), kunt u het proces stroomlijnen door barcodescanner-apps en andere digitale hulpmiddelen te gebruiken in plaats van traditionele pen en papier.

Als u al een POS- of voorraadbeheersysteem gebruikt, vraag dan uw leveranciers naar hun inventarisatiefuncties en kijk of u ze in uw winkel kunt gebruiken.

U kunt het proces van het afstemmen van uw voorraad ook automatiseren door uw voorraadbeheersysteem te synchroniseren met uw voorraadtellingsoplossing. Dit elimineert de handmatige taak om items van een klembord te controleren, wat op zijn beurt het afstemmingsproces versnelt en menselijke fouten vermindert.

2. Klantenbeheer

Consumenten eisen tegenwoordig meer personalisatie van merken. Verschillende onderzoeken wijzen erop dat dat 62% van de consumenten verwacht dat merken op maat gemaakte promoties sturen en dat 54% van de shoppers gepersonaliseerde kortingen verwacht binnen een dag nadat ze hun gegevens met een detailhandelaar hebben gedeeld.

Het is duidelijk dat mensen willen dat retailers op maat gemaakte ervaringen bieden, en om in het huidige landschap te winnen, moet u de manier waarop u met verschillende klanten omgaat kunnen personaliseren.

Dat is vrijwel onmogelijk zonder automatisering. Het handmatig verzamelen van klantgegevens of het proberen om marketingcampagnes te maken zonder technologie kost niet alleen tijd, maar het is ook een praktijk die ongelooflijk moeilijk te schalen is.

Om deze reden is het belangrijk om uzelf te wapenen met een effectief CRM-systeem (Customer Relationship Management) dat de manier waarop u met klanten omgaat en hun gegevens beheert, kan automatiseren.

Met de juiste CRM kunt u klantinformatie verzamelen en uw klantenbestand eenvoudig segmenteren, zodat u gemakkelijk gepersonaliseerde campagnes kunt opzetten en uitvoeren. Voor de beste resultaten integreert u uw CRM met uw kassasysteem en e-commerceplatform, zodat verkoopgegevens en aankoopgeschiedenissen soepel van het ene systeem naar het andere kunnen stromen.

3. Rapportage

Retailstatistieken en KPI's zoals voorraadomzet, verkoopopbrengsten en marges zijn essentieel bij het nemen van beslissingen in uw bedrijf. De statistieken helpen je om alles te bepalen, van welke artikelen je moet bestellen tot welke soorten promoties je wilt uitvoeren.

En hoewel het zeker mogelijk is om deze statistieken zelf te berekenen, kost het proces je tijd en maakt het ruimte voor menselijke fouten.

Daarom is het hoog tijd om de rapportagecomponent van uw activiteiten te automatiseren, als u nog steeds handmatig de cijfers in uw bedrijf bijhoudt. Schaf een oplossing voor retailanalyse aan waarmee u automatisch de verkoop-, voorraad- en klantstatistieken kunt vinden die u nodig hebt.

Op die manier kunt u minder tijd besteden aan rekenen en meer tijd aan het nemen van belangrijke zakelijke beslissingen.

4. Boekhouding

Het handmatig bijhouden van uw bedrijfsinkomsten en -uitgaven (om nog maar te zwijgen van het bijhouden van bonnen) is niet alleen tijdrovend, het kan u ook grote hoofdpijn bezorgen wanneer het belastingseizoen begint.

Voorkom dat door gebruik te maken van een handige boekhoud- en boekhoudsoftware (zoals Snelboeken of Xero). Verbind de app met uw bankrekeningen en categoriseer eenvoudig uw transacties zodra ze binnenkomen. In vergelijking met het gebruik van Excel - of erger nog, pen en papier - maakt het gebruik van apps om uw boeken te verwerken de taak veel gemakkelijker en helpt u uw gezond verstand te behouden wanneer het tijd is om te archiveren uw belastingen.

Dus als je dat nog niet hebt gedaan, begin dan met het automatiseren van je zakelijke boekhouding. Je toekomstige zelf en accountant zullen je er dankbaar voor zijn.

5. Einde van de dag POS-afstemmingen

Over financiën gesproken, POS-afstemmingen aan het einde van de dag is een andere cruciale taak die het beste werkt wanneer deze geautomatiseerd is. Traditioneel houdt het proces in dat u ervoor zorgt dat de daadwerkelijke betalingen die u hebt ontvangen overeenkomen met de geregistreerde betalingen in uw kassasysteem. Het helpt u ook uw inkomsten te volgen per betalingstype (bijvoorbeeld contant versus creditcardbetalingen).

Experts raden aan om POS-afstemmingen minstens één keer per dag of zelfs na elke dienst uit te voeren terwijl de transacties nog vers zijn.

Betalingsafstemmingen kunnen behoorlijk lastig zijn, zelfs als u al een geweldig kassasysteem heeft. Als u de praktijk veel gemakkelijker wilt maken, overweeg dan om geïntegreerde betalingen te implementeren.

het hebben van een geïntegreerd betalingssysteem betekent dat u uw POS verbindt met uw creditcardverwerker, zodat betalingsgegevens automatisch worden geregistreerd en gematcht. Dit elimineert de noodzaak om betalingsbedragen handmatig in uw POS vast te leggen, waardoor het proces sneller en minder foutgevoelig wordt.

6. Retail-audits

De traditionele manier om winkelaudits uit te voeren kan omslachtig zijn, vooral omdat er een aantal taken en stappen bij betrokken zijn.

Audits moeten van tevoren worden gepland en gecoördineerd, en districtsmanagers moeten winkels bezoeken zodat ze kunnen controleren op nalevingsproblemen. Dan is er de taak om de auditresultaten te delen met relevante partijen en ervoor te zorgen dat actiestappen goed worden toegewezen en uitgevoerd.

Zoals u kunt zien, hebben retailaudits veel bewegende delen en het beheren van alles kan veel tijd en mankracht kosten. Om deze reden is het het beste om delen van het proces te automatiseren met een robuuste retail audit oplossing.

Bindyheeft bijvoorbeeld een aantal handige functionaliteiten die het auditproces kunnen stroomlijnen. Slimme winkelchecklists, taakbeheer, fotoverificatie, samenwerkingskalenders en mogelijkheden voor het volgen van tickets, BindyDankzij het scala aan functies blijft u op de hoogte van elke fase van het winkeluitvoerings- en communicatieproces.

7. Winkelcommunicatie

Het beheren van teamcommunicatie is van cruciaal belang in de detailhandel. Mensen op het hoofdkantoor, samen met managers en eerstelijnsmedewerkers, moeten allemaal op één lijn zitten als het gaat om zaken als:

• updates voor het winkelbeleid
• toegang tot winkelhandleidingen
• informatie over productterugroeping
• taaktoewijzingen en follow-ups

Dat is veel informatie om bij te houden en traditionele kanalen zoals e-mail, telefoontjes en sms-berichten hebben niet de mogelijkheden om iedereen synchroon te houden. Wanneer communicatie via meerdere platforms plaatsvindt, is het maar al te gemakkelijk om details en berichten door de kieren te laten glippen.

Kanalen zoals e-mail, sms en spraakoproepen maken het ook moeilijk om de voltooiing van taken bij te houden. Heeft de nieuwe medewerker het winkelbeleid van het bedrijf gezien en gelezen? Is de terugroepactie in elke winkel uitgevoerd? Je krijgt geen snel antwoord op deze vragen als je kanalen gefragmenteerd zijn.

Daarom moet u uw bedrijf voorzien van een platform dat al uw communicatie, documenten en taken op één plek bewaart. Er zijn verschillende cloudoplossingen waarmee u dit kunt doen en bepaalde providers (zoals Bindy) bieden een alles-in-één winkeloplossing om al uw winkelcommunicatie en taakbeheer af te handelen.

Een woord over app-integraties

Dit bericht vermeldt app-integraties nogal wat, en terecht. Door uw zakelijke apps en oplossingen (bijv. POS, CRM, boekhouding, winkelcommunicatie etc.) met elkaar te verbinden, kunt u verschillende processen in uw bedrijf automatiseren, waardoor tijd wordt bespaard en fouten worden geminimaliseerd.

Daarom moet u dit altijd doen wanneer u de mogelijkheid heeft om verschillende toepassingen in uw detailhandel te verbinden. Native integraties werken het beste, dus als je al applicaties hebt, kijk dan of ze add-ons of partnerschappen hebben met andere oplossingen die je in je bedrijf kunt gebruiken.

Als dat geen optie is, overweeg dan om een tool te gebruiken zoals Zapier, waarmee u verschillende apps kunt verbinden om uw workflows te automatiseren. U kunt ook hulp krijgen van cloudintegrators. Dit zijn technologie-experts die apps en workflows kunnen aanbevelen en instellen, afhankelijk van uw zakelijke behoeften.

Wat je ook besluit te doen, automatisering en integraties kunnen een uitkomst zijn voor je bedrijf. Als ze op de juiste manier worden gebruikt, kunnen ze stress verminderen, uren terug in uw dag steken en u helpen uw winkel efficiënter te runnen.  

Jouw beurt

Welke taken of workflows in uw bedrijf automatiseert u? Laat het ons weten in de reacties.

Over de auteur: