Wat is er nodig om een succesvolle Director of Operations te zijn?

De directeur bedrijfsvoering is cruciaal voor het succes van landelijke winkelketens. Iedereen die deze rol op zich neemt, is belast met het aansturen van hooggeplaatst personeel, zoals districts- en algemeen directeuren. In sommige gevallen zijn ze ook verantwoordelijk voor het toezicht op de activiteiten op hoog niveau van meerdere locaties en voor het bepalen van de operationele strategie van het bedrijf.

Dus, wat is er nodig om succesvol te zijn in deze rol? Dit bericht bespreekt enkele van de kwaliteiten en vaardigheden die een operationeel directeur moet bezitten om in zijn functie te kunnen gedijen. Als u van plan bent om Director of Operations te worden (of als u er een wilt inhuren), zullen de door experts ondersteunde inzichten hieronder u in de goede richting wijzen. 

Lange termijn en grootschalig denken

Iedereen die de rol van directeur operations betreedt, moet het belang van langetermijndenken begrijpen. 

"Terwijl districtsmanagers een kwart vooruit denken, plant de directeur bedrijfsvoering de komende 5 tot 10 jaar van structurering en groei", zegt Hannah Blackburn, directeur bij De Hawker's Club.

Als zodanig moeten individuen die strijden om deze rol hun langetermijnvisie kunnen presenteren over waar het bedrijf de komende jaren naartoe moet. Het hebben van een plan op hoog niveau voor het uitvoeren van die visie is ook van cruciaal belang.

Als Lynda Farley, mede-oprichter van Numlooker, stelt het, “de retailmanagers richten zich op het toezicht houden op de reguliere bedrijfsvoering en de directeuren op de langetermijnplanning voor de organisatie. Retailmanagers plannen en voeren beleid uit, terwijl de directeur operations toezicht houdt op grotere projecten.”

Naast een langetermijnmentaliteit moet een directeur bedrijfsvoering ook op grotere schaal denken. Het vermogen om 'globaal, eerder lokaal of regionaal te denken' is een must, merkt Blackburn op.

"Net als het vlindereffect kan een sluiting van een haven aan de andere kant van de wereld je dag als director of ops op zijn kop zetten."

Daartoe moeten mensen in deze rol op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen in hun branche en markt als geheel. Het helpt ook om een diep begrip te hebben van de wereldwijde toeleveringsketens en de impact die nationale (en zelfs internationale) gebeurtenissen op het bedrijf zouden hebben.

Een goed begrip van systemen en hoe meerdere componenten samenwerken

Een Retail Director of Operations moet ook een grootbeeld-mentaliteit implementeren bij het toezicht houden op de interne werking van hun winkels. Met een enorme kennis van de systemen van het bedrijf en hoe ze samenwerken, kunnen ze de vele bewegende delen van het bedrijf sturen en orkestreren. 

"Om efficiënt te kunnen werken, moet de operationeel directeur alles weten, van werknemersrelaties tot levering", zegt Cindy Corpis, CEO van ZoekenMensenGratis.

"De succesvolle Director of Operations heeft een onberispelijk begrip van hoe systemen op elkaar aansluiten en kan een krachtige focus behouden op leidende waarden terwijl hij openstaat voor transformatie."

Als zodanig moet de operationeel directeur zich oriënteren op de verschillende systemen en afdelingen van het bedrijf en moet hij zich volledig bewust zijn van hoe deze verschillende bewegende delen samen functioneren. 

Leiderschap en mensenvaardigheden

"Als professional op het gebied van operations management zou je primaire verantwoordelijkheid zijn om een team van mensen te leiden en er tegelijkertijd voor te zorgen dat de best practices en procedures van het bedrijf in het hele bedrijf worden geïmplementeerd", zegt Jeff Mains, CEO van Champion Leadership Group LLC.

Hij voegt eraan toe dat een van de topkwaliteiten die de directeur operations moet bezitten, het vermogen is om 'mensen te helpen groeien'.

De operationeel directeur moet zich niet laten intimideren door het personeel dat hij aanstuurt. In plaats daarvan moeten ze "hun topteamleden agressief promoten en hen mogelijkheden bieden, en hen zelfs in staat stellen om tijdens vakanties en reizen door te stromen naar de functie van operationeel manager."

"Ze zullen vertrouwen hebben in het delegeren van beslissingsbevoegdheid aan hun personeel en de volledige verantwoordelijkheid aanvaarden voor alle elementen van het bedrijf", zegt Mains.

Een goede operations director moet ook de weg vrijmaken voor sterke interpersoonlijke relaties die verschillende teams in staat stellen samen te werken en effectiever te presteren. 

"Ze zullen een aanzienlijke inspanning leveren om peer-connecties tot stand te brengen en om input en deelname van hun peers te vragen", vervolgt hij. 

Mains stelt ook dat een succesvolle director of operations geen "wij versus zij"-mentaliteit in hun team zal ondersteunen, omdat ze begrijpen dat deze manier van denken de samenwerking belemmert, wat uiteindelijk kan leiden tot een negatieve klantervaring. 

Vermogen om te balanceren

"Het vermogen om mensen, richting en financiën in evenwicht te brengen, is een van de beste vaardigheden die een operationeel directeur kan hebben", merkt Boye Fajinmi, medeoprichter en president van Het Toekomstfeest.

Als iemand die voor meerdere gebieden en teams zorgt, moet de directeur bedrijfsvoering ervoor zorgen dat ze voldoende aandacht besteden aan elk onderdeel. Als u dit niet doet, kan dit leiden tot een onbalans van middelen en prestatieproblemen. 

"Deze rol omvat aspecten van zowel logistiek als empathie, en te hard in één richting leunen kan een strijd zijn. Het vermogen om al deze dingen in evenwicht te brengen, is iets dat wordt geoefend, geleerd, en dat omvat fouten en lessen”, voegt Fajinmi toe.

“Dit gaat nog verder naar het vermogen om de balans tussen het persoonlijke en het professionele te begrijpen. Balans, in al zijn opzichten, is cruciaal voor succes als director of operations.”

Sterke bekendheid met de rollen van andere mensen

Het effectief managen van teams begint met begrijpen wat iedereen eigenlijk doet. Deze kennis is van cruciaal belang om teamleden verantwoordelijk te houden en ervoor te zorgen dat ze over de tools en middelen beschikken om hun beste werk te doen. 

Zoals Nicholas Rosenfeld, directeur bij Een testament maken stelt het: "Directeur zijn houdt in dat je weet wat elk lid van een functioneel team presteert, hoe ze hun taken uitvoeren en hoe ze met anderen omgaan."

Hij vervolgt: "Het begrijpen van deze factoren is van cruciaal belang om te begrijpen hoe elke afdeling met elkaar omgaat. Er kan veel politiek bij komen kijken, dus houd daar rekening mee als je besluit of je deze baan wel of niet wilt.” 

Gegevens en analytische vaardigheden

Als Director of Operations moet u toegang hebben tot retailgegevens en analyseplatforms waarmee u informatie over alles kunt bekijken, van de winkel- en personeelsprestaties tot voorraadniveaus en klanttevredenheid. De mogelijkheid om gegevens per regio, winkelgrootte, enz. te segmenteren en te dobbelen, is ook een must. 

Gewapend met de noodzakelijke gegevens moet de operationeel directeur die informatie vervolgens analyseren om trends en inzichten te identificeren die kunnen worden gebruikt bij het definiëren van de doelstellingen. strategieën en tactieken die op verschillende locaties kunnen worden geïmplementeerd. 

Sterke communicator

“De belangrijkste druk als directeur van ops in de detailhandel komt van interne belanghebbenden; effectief leren communiceren en verwachtingen stellen is de sleutel”, zegt Blackburn.

Daartoe moet iedereen die directeur bedrijfsvoering wil worden sterke communicatieve vaardigheden ontwikkelen. Zorg ervoor dat je de kunst van actief luisteren en empathie hebt aangescherpt, zodat je mensen kunt ontmoeten waar ze zijn en begrijpen waar ze vandaan komen. 

Tegelijkertijd leert u informatie duidelijk en beknopt over te brengen, zodat u beter kunt coördineren met verschillende teamleden en belanghebbenden.

Een robuuste interne communicatie- en samenwerkingstool zal dit alles gemakkelijker maken. Zorg ervoor dat u en uw team communiceren via hetzelfde platform om informatiesilo's te minimaliseren en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. 

Laatste woorden

De directeur bedrijfsvoering is een uitdagende rol die gepaard gaat met veel druk. Dat gezegd hebbende, het kan ook een ongelooflijk lonende en zinvolle functie zijn. Met de juiste vaardigheden, eigenschappen en mentaliteit kan de operationeel directeur sterke teams bouwen, de klantervaring ten goede vormgeven en een strategie implementeren die het bedrijf op de lange termijn ten goede komt.

Over de auteur:

Francesca Nicasio is retailexpert, B2B contentstrateeg en LinkedIn TopVoice. Ze schrijft over trends, tips en best practices waarmee retailers hun omzet kunnen verhogen en klanten beter kunnen bedienen. Ze is ook de auteur van Retail Survival of the Fittest, een gratis eBook om retailers te helpen hun winkels toekomstbestendig te maken.