การเป็นผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการที่ประสบความสำเร็จต้องทำอย่างไร?

ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการมีความสำคัญต่อความสำเร็จของเครือข่ายค้าปลีกระดับประเทศ ใครก็ตามที่ทำหน้าที่นี้จะได้รับมอบหมายให้จัดการพนักงานระดับสูง เช่น อำเภอและผู้จัดการทั่วไป ในบางกรณี พวกเขายังรับผิดชอบในการดูแลการดำเนินงานระดับสูงของสถานที่หลายแห่ง ตลอดจนกำหนดกลยุทธ์การดำเนินงานของธุรกิจ

จะต้องทำอย่างไรจึงจะประสบความสำเร็จในบทบาทนี้? โพสต์นี้กล่าวถึงคุณสมบัติและทักษะบางอย่างที่ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการควรมีเพื่อที่จะเติบโตในตำแหน่งของตน หากคุณกำลังวางแผนที่จะเป็นผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ (หรือหากคุณต้องการจ้างงาน) ข้อมูลเชิงลึกที่ได้รับการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญด้านล่างนี้จะนำทางคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง 

การคิดระยะยาวและในวงกว้าง

ใครก็ตามที่ก้าวเข้าสู่บทบาทผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการต้องเข้าใจถึงความสำคัญของการคิดระยะยาว 

Hannah Blackburn ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการกำลังวางแผนการจัดโครงสร้างและการเติบโตในอีก 5-10 ปีข้างหน้า ขณะที่ผู้จัดการเขตกำลังคิดไปข้างหน้าอีก 1 ใน 4 ปีข้างหน้า The Hawker's Club.

ด้วยเหตุนี้ บุคคลที่แย่งชิงตำแหน่งนี้จึงต้องสามารถนำเสนอวิสัยทัศน์ระยะยาวว่าบริษัทควรไปที่ใดในปีต่อๆ ไป การมีแผนระดับสูงเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการตามวิสัยทัศน์นั้นก็มีความสำคัญเช่นกัน

ในฐานะที่เป็น Lynda Farley ผู้ร่วมก่อตั้งของ หนุ่มหล่อผู้จัดการฝ่ายค้าปลีกให้ความสำคัญกับการกำกับดูแลการดำเนินงานปกติ และกรรมการมุ่งเน้นไปที่การวางแผนระยะยาวสำหรับองค์กร ผู้จัดการฝ่ายค้าปลีกจัดกำหนดการและบังคับใช้นโยบาย ในขณะที่ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการดูแลโครงการขนาดใหญ่กว่า”

นอกจากแนวความคิดระยะยาวแล้ว ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการควรคิดในวงกว้างด้วย แบล็คเบิร์นกล่าวว่าความสามารถในการ “คิดในระดับโลก ค่อนข้างในระดับท้องถิ่นหรือระดับภูมิภาค”

“เช่นเดียวกับผลกระทบของผีเสื้อ การปิดท่าเรือในอีกซีกโลกหนึ่งอาจทำให้วันของคุณกลับหัวกลับหางในฐานะผู้อำนวยการปฏิบัติการ”

ด้วยเหตุนี้ บุคลากรในบทบาทนี้จึงต้องคอยติดตามการพัฒนาใหม่ๆ ในอุตสาหกรรมและตลาดโดยรวม นอกจากนี้ยังช่วยให้มีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับห่วงโซ่อุปทานทั่วโลก รวมถึงผลกระทบที่งานระดับชาติ (และระดับนานาชาติ) ที่จะมีต่อบริษัท

ความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับระบบและองค์ประกอบหลายอย่างทำงานร่วมกันอย่างไร

ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการค้าปลีกยังต้องปรับใช้กรอบความคิดภาพรวมเมื่อดูแลการทำงานภายในของร้านค้าของตน การมีความรู้อย่างมากเกี่ยวกับระบบของบริษัทและวิธีการทำงานร่วมกันจะช่วยให้พวกเขาควบคุมและประสานส่วนต่างๆ ที่เคลื่อนไหวของธุรกิจได้ 

Cindy Corpis ซีอีโอของ Cindy Corpis กล่าวว่า "เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการควรรู้ทุกอย่างตั้งแต่พนักงานสัมพันธ์จนถึงการส่งมอบ ค้นหาผู้คนฟรี.

“ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการที่ประสบความสำเร็จมีความเข้าใจที่ไร้ที่ติว่าระบบจับคู่กันได้อย่างไร และสามารถรักษาจุดโฟกัสอันทรงพลังที่ค่านิยมชั้นนำไว้ในขณะที่เปิดกว้างต่อการเปลี่ยนแปลง”

ด้วยเหตุนี้ ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการจึงต้องปรับทิศทางตนเองในระบบและแผนกต่างๆ ของธุรกิจ และพวกเขาจำเป็นต้องตระหนักอย่างเต็มที่ว่าชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวต่างๆ เหล่านี้ทำงานร่วมกันอย่างไร 

ความเป็นผู้นำและทักษะของผู้คน

“ในฐานะมืออาชีพด้านการจัดการการดำเนินงาน ความรับผิดชอบหลักของคุณคือการนำทีมบุคลากร ในขณะเดียวกันก็สร้างความมั่นใจว่าแนวทางปฏิบัติและขั้นตอนที่ดีที่สุดของธุรกิจจะถูกนำไปใช้ทั่วทั้งบริษัท” เจฟฟ์ เมนส์ ซีอีโอของกล่าว Champion Leadership Group LLC.

เขาเสริมว่าหนึ่งในคุณสมบัติสูงสุดที่ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการต้องมีคือความสามารถในการ “ช่วยให้ผู้คนเติบโต”

ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการไม่ควรถูกคุกคามโดยพนักงานที่พวกเขาจัดการ แต่พวกเขาควร “ส่งเสริมสมาชิกในทีมระดับสูงอย่างแข็งขันและนำเสนอความเป็นไปได้ แม้กระทั่งทำให้พวกเขาสามารถเลื่อนขึ้นเป็นผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการในช่วงวันหยุดและการเดินทาง”

“พวกเขาจะรู้สึกมั่นใจในการมอบอำนาจการตัดสินใจให้กับพนักงานของพวกเขา และยอมรับความรับผิดชอบอย่างเต็มที่สำหรับองค์ประกอบทั้งหมดของบริษัท” Mains กล่าว

ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการที่ดีต้องปูทางไปสู่ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่แข็งแกร่ง ซึ่งช่วยให้ทีมต่างๆ สามารถทำงานร่วมกันและดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

“พวกเขาจะใช้ความพยายามอย่างมากในการสร้างการเชื่อมต่อระหว่างเพื่อนและขอความคิดเห็นและการมีส่วนร่วมจากเพื่อนร่วมงาน” เขากล่าวต่อ 

Mains ยังระบุด้วยว่าผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการที่ประสบความสำเร็จจะไม่สนับสนุนกรอบความคิดแบบ "เรากับพวกเขา" ในทีมเพราะพวกเขาเข้าใจว่าวิธีคิดนี้ขัดขวางการทำงานร่วมกัน ซึ่งอาจนำไปสู่ประสบการณ์เชิงลบของลูกค้าในท้ายที่สุด 

ความสามารถในการปรับสมดุล

“ความสามารถในการสร้างสมดุลระหว่างผู้คน ทิศทาง และการเงินเป็นหนึ่งในความสามารถที่ดีที่สุดที่ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการจะมีได้” Boye Fajinmi ผู้ร่วมก่อตั้งและประธานบริษัทกล่าว The FutureParty.

ในฐานะที่เป็นคนที่ดูแลหลายด้านและหลายทีม ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาให้ความสำคัญกับแต่ละองค์ประกอบอย่างเพียงพอ การไม่ทำเช่นนั้นอาจนำไปสู่ความไม่สมดุลของทรัพยากรและปัญหาด้านประสิทธิภาพ 

“บทบาทนี้รวมถึงแง่มุมต่างๆ ของการขนส่งและการเอาใจใส่ และการโน้มเอียงไปในทิศทางเดียวมากเกินไปอาจเป็นเรื่องยาก ความสามารถในการสร้างสมดุลของสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ฝึกฝน เรียนรู้ และจะรวมถึงความผิดพลาดและบทเรียนด้วย” Fajinmi กล่าวเสริม

“สิ่งนี้จะก้าวไปไกลยิ่งขึ้นไปอีกเพื่อให้เข้าใจถึงความสมดุลระหว่างบุคคลและมืออาชีพ ความสมดุลเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในฐานะผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ”

มีความคุ้นเคยกับบทบาทของผู้อื่นเป็นอย่างดี

การจัดการทีมอย่างมีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจกับสิ่งที่ทุกคนทำจริงๆ ความรู้นี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรักษาสมาชิกในทีมให้มีความรับผิดชอบและสร้างความมั่นใจว่าพวกเขามีเครื่องมือและทรัพยากรในการทำงานให้ดีที่สุด 

นิโคลัส โรเซนเฟลด์ ผู้อำนวยการ ทำพินัยกรรม กล่าวไว้ว่า “การเป็นผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการต้องรู้ว่าสมาชิกแต่ละคนในทีมปฏิบัติการทำอะไร พวกเขาทำหน้าที่อย่างไร และมีปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่นอย่างไร”

เขากล่าวต่อว่า “การทำความเข้าใจปัจจัยเหล่านี้มีความสำคัญต่อการทำความเข้าใจว่าแต่ละแผนกมีปฏิสัมพันธ์กันอย่างไร อาจมีการเมืองมากมายที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นโปรดระลึกไว้เสมอว่าในขณะที่ตัดสินใจว่าคุณต้องการงานนี้หรือไม่” 

ข้อมูลและทักษะการวิเคราะห์

ในฐานะผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลการค้าปลีกและแพลตฟอร์มการวิเคราะห์ที่ช่วยให้คุณดูข้อมูลทุกอย่างตั้งแต่ประสิทธิภาพของร้านค้าและพนักงานไปจนถึงระดับสต็อกและความพึงพอใจของลูกค้า ความสามารถในการแบ่งและแบ่งข้อมูลตามภูมิภาค ขนาดการจัดเก็บ ฯลฯ ก็เป็นสิ่งที่จำเป็นเช่นกัน 

ด้วยข้อมูลที่จำเป็น ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลนั้นเพื่อระบุแนวโน้มและข้อมูลเชิงลึกที่สามารถใช้ในการกำหนด กลยุทธ์และยุทธวิธีในการนำไปใช้ในสถานที่ต่างๆ. 

นักสื่อสารที่แข็งแกร่ง

“แรงกดดันหลักในฐานะผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการด้านการค้าปลีกมาจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน การเรียนรู้ที่จะสื่อสารและกำหนดความคาดหวังอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญ” แบล็คเบิร์นกล่าว

ด้วยเหตุนี้ ใครก็ตามที่ต้องการเป็นผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการจำเป็นต้องพัฒนาทักษะการสื่อสารที่แข็งแกร่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ฝึกฝนศิลปะของการฟังอย่างกระตือรือร้นและเอาใจใส่ เพื่อที่คุณจะได้พบกับผู้คนที่พวกเขาอยู่และเข้าใจว่าพวกเขามาจากไหน 

ในขณะเดียวกัน การเรียนรู้ที่จะถ่ายทอดข้อมูลอย่างชัดเจนและรัดกุมจะช่วยให้คุณประสานงานกับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ดียิ่งขึ้น

ภายในที่แข็งแกร่ง เครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกัน จะทำให้ทั้งหมดนี้ง่ายขึ้น ดูว่าคุณและทีมของคุณสื่อสารกันโดยใช้แพลตฟอร์มเดียวกันเพื่อลดไซโลข้อมูลให้เหลือน้อยที่สุด และทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกัน 

คำพูดสุดท้าย

ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการเป็นบทบาทที่ท้าทายที่มาพร้อมกับความกดดันอย่างมาก อย่างที่กล่าวไปแล้ว มันสามารถเป็นตำแหน่งที่คุ้มค่าและมีความหมายอย่างเหลือเชื่อ ด้วยทักษะ ลักษณะเฉพาะ และความคิดที่เหมาะสม ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการสามารถสร้างทีมที่แข็งแกร่ง กำหนดรูปแบบประสบการณ์ของลูกค้าให้ดีขึ้น และใช้กลยุทธ์ที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในระยะยาว

เกี่ยวกับผู้เขียน:

ฟรานเชสก้า นิคาซิโอ เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการค้าปลีก นักวางกลยุทธ์เนื้อหา B2B และ LinkedIn TopVoice เธอเขียนเกี่ยวกับแนวโน้ม เคล็ดลับ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ช่วยให้ผู้ค้าปลีกเพิ่มยอดขายและให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น เธอยังเป็นผู้เขียน การอยู่รอดของผู้ค้าปลีกที่เหมาะสมที่สุดซึ่งเป็น eBook ฟรีที่จะช่วยให้ผู้ค้าปลีกสามารถพิสูจน์ร้านค้าของตนในอนาคตได้