Certains clients du commerce de détail et de l'hôtellerie viennent chez Bindy en provenance d'un concurrent plateforme d'exécution de vente au détail ou d'hôtellerie ils sont devenus trop grands ou trouvent trop cher. D’autres proviennent d’un workflow développé en interne. Cela implique généralement Excel™, des e-mails, des appels téléphoniques et une grande quantité de sueur humaine pour compiler les données collectées.
Quiconque a déjà éprouvé la difficulté de collecter, distribuer et compiler des données de site comme celle-ci commence à penser… qu'il doit y avoir une meilleure façon ! Eh bien, il y en a.
Laissez-nous vous guider à travers le cycle de vie de l'audit, avec Excel et Email contre Bindy.
Notez que nous appelons cette activité «Audit», même si cela peut aussi être appelé « visite », « inspection » ou « évaluation ».
Étape 1 : Planifier l'audit
À temps, au complet, sur chaque site
Excel™ et e-mail
L'auditeur planifie l'audit à l'aide de l'application de calendrier de groupe de l'entreprise. Mais attention ! Certains audits ne sont pas annoncés et ne doivent pas être divulgués à l'avance à la direction du magasin. Alors planifiez et informez soigneusement les destinataires !
Bindy
Connectez-vous à Bindy. Planifiez un audit avec le calendrier intégré. Cochez si l'audit est annoncé ou non. Laissez Bindy faire le reste : gérez tous les messages, envoyez des rappels et contrôlez la visibilité par rôle d'utilisateur.
Boostez votre activité sur chaque site
Étape 2 : Préparez-vous à l'audit
Excel™ et e-mail
Déterrez ces vieux rapports ! Vérifiez vos e-mails et vos notes. Comparez et analysez les audits passés. Compilez et recherchez manuellement les tendances, répétez les inacceptables et localisez les moyennes du district. Si vous avez des notes, préparez-les à l'avance et enregistrez-les dans la feuille de calcul Excel™.
Bindy
Connectez-vous à Bindy. Recherchez le magasin et les audits passés, extrayez des rapports prêts à l'emploi et examinez les tendances, répétez les inacceptables et l'emplacement par rapport aux moyennes du district. Ajoutez vos notes à l'audit planifié (les notes seront automatiquement ajoutées à l'audit lorsqu'il commencera).
Étape 3 : Mener l'audit
Excel™ et e-mail
À l'aide de votre ordinateur portable, ouvrez la feuille de calcul Excel™ pour l'audit. Inclure les informations sur le magasin, des informations sur vous et la date et l'heure actuelles. Remplissez maintenant le formulaire. Attention à ne pas laisser tomber votre ordinateur portable en vous promenant et n'oubliez pas de cliquer souvent sur enregistrer pour ne pas perdre de données !
Bindy
Connectez-vous à Bindy à l'aide d'un smartphone, d'une tablette ou d'un ordinateur portable. Cliquez sur "Démarrer l'inspection". La géolocalisation sélectionne l'emplacement où vous vous trouvez, tous les détails de l'emplacement et les dates sont prédéfinis. Promenez-vous dans l'emplacement et remplissez le formulaire (l'opération d'une seule main peut être utilisée sur le mobile). Ne vous inquiétez pas si votre appareil perd de la batterie ou si vous souhaitez utiliser un autre appareil, vous pouvez changer d'appareil à tout moment et reprendre là où vous vous étiez arrêté !
Étape 4 : Plan d'action et suivi
Excel™ et e-mail
Finalisez la feuille de calcul d'audit et créez un plan d'action. Envoyez cet audit et ce plan d'action par courrier électronique au magasin et copiez-en éventuellement à votre directeur. N'oubliez pas de faire un suivi auprès du magasin dans une semaine pour vous assurer que les lacunes sont corrigées. Si vous gérez plusieurs magasins, vous aurez besoin d'un processus pour gérer les audits, les suivis et les rappels.
Bindy
Attribuez des déficiences à des personnes à l'aide du plan d'action. Laissez le système contacter les personnes responsables et laissez le système indiquer ce qui a été fait ou non, par qui, où et quand. Vous pouvez obtenir un rapport à la minute, pour un magasin ou tous les magasins, à tout moment.
Étape 5 : Signez la visite
Excel™ et e-mail
Il n’existe pas de capacité native dans Excel pour « signer » une visite. Certains opérateurs ont recours à l'impression, qui est fastidieuse et rompt avec le principe d'un flux de travail électronique accessible et visible de n'importe où. Le papier est lent, coûteux et se perd.
Bindy
Le système permet à la marque de désigner les utilisateurs qui sont autorisés à signer et à « signer » la visite formulaire par formulaire. Cela fournit un enregistrement d’intégrité et bloque la visite contre d’autres modifications. Signez électroniquement la visite avec n’importe quel appareil à écran tactile (ou même une souris !).
Étape 6 : Rapport
Excel™ et e-mail
Vous voulez connaître vos meilleurs/pires emplacements, articles, régions et programmes ? C'est l'heure du traitement des données avec Excel™ ! Vous ferez bientôt l'expérience d'un syndrome appelé "Excel Induced Headache". Excel™ est un outil métier puissant mais il n'a jamais été conçu pour l'analyse de données complexes (bien sûr, vous le savez déjà, vous venez de passer 4 heures à essayer de compiler des données sur une douzaine de feuilles de calcul).
Bindy
Connectez-vous à Bindy. Choisissez l'un des 27 rapports en conserve. Meilleurs et pires emplacements, articles, programmes, etc. Regardez les tendances, répétez les inacceptables... Pas de calculs, pas de formules, pas de feuilles de calcul liées à gérer. Il vous suffit de « cliquer » pour que vos données soient résumées et compilées. Et oui, vous pouvez toujours utiliser Excel™ ! Tous les rapports Bindy sont exportables vers Excel™ ou PDF.
Conclusion
Lorsque nous avons réduit le papier, nous avons tous pensé que nous deviendrions comme par magie plus efficaces. Whiz-bang, regardez-nous en train de sauvegarder des données dans Excel !
Cependant, vous pouvez être tout aussi inefficace avec la technologie que sans. La capture électronique de données dans Excel ne rend pas, en soi, le processus efficace.
Excel n'a pas été conçu pour cela. C'est un tableur, il excelle (jeu de mots) dans le calcul et la compilation de valeurs numériques. Ce n'est pas un outil d'exécution sur le terrain, ce n'est pas un moteur de workflow.
Lorsqu'il est utilisé pour les normes et l'exécution de la marque, Excel est lent, demande beaucoup de travail et est sujet aux erreurs. Cela prive également l’organisation des analyses en temps réel dont elle a besoin pour prendre des décisions commerciales éclairées.
Excel et le courrier électronique n'aident pas votre entreprise, ils la freinent.
EN SAVOIR PLUS SUR BINDY
Se référer au Catégorie Bindy pour plus d'informations sur la façon dont les plus grandes marques mondiales utilisent Bindy pour exécuter les normes de la marque avec des inspections, des plans d'actions correctives et des tâches.
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