Vissa detaljhandels- och hotellkunder kommer till Bindy från en konkurrerande plattform för utförande av detaljhandel eller hotell de har vuxit ur eller tycker att de är för dyra. Andra kommer från ett arbetsflöde som utvecklats i egen regi. Det involverar vanligtvis Excel™, e-post, telefonsamtal och en stor mängd mänskligt svettkapital för att sammanställa data som samlades in.
Alla som någonsin har upplevt smärtan av att samla in, distribuera och sammanställa sajtdata som detta börjar tänka ... det måste finnas ett bättre sätt! Tja, det finns.
Låt oss ta dig igenom revisionens livscykel, med Excel och e-post vs. Bindy.
Observera att vi refererar till denna aktivitet som en "granska", även om det också kan kallas "besök", "besiktning" eller "bedömning".
Steg 1: Schemalägg revisionen
Excel™ och e-post
Revisorn schemalägger revisionen med hjälp av företagets gruppkalenderapplikation. Men se upp! Vissa revisioner är oanmälda och bör inte lämnas ut till butiksledningen i förväg. Så schemalägg och meddela mottagarna noggrant!
Bindy
Logga in på Bindy. Schemalägg en revision med den inbyggda kalendern. Bocka av om revisionen är utlyst eller inte. Låt Bindy göra resten: hantera alla meddelanden, skicka påminnelser och kontrollera synlighet efter användarroll.
🚀 Expert
BonustipsEffektivt genomförande av detaljhandeln och hotellbranschen kräver först vissa komponenter kommunikation, andra uppgiftshantering, och tredje revisioner/bedömningar.
Steg 2: Förbered för revisionen
Excel™ och e-post
Gräv upp dessa gamla rapporter! Kontrollera dina e-postmeddelanden och anteckningar. Jämför och analysera tidigare revisioner. Kompilera manuellt och leta efter trender, upprepa oacceptabla och plats till distriktsgenomsnitt. Om du har några anteckningar, förbered dem i förväg och spara dem i Excel™-kalkylarket.
Bindy
Logga in på Bindy. Slå upp butiken och tidigare revisioner, dra färdiga rapporter och titta på trenderna, upprepa oacceptabla och plats till distriktsgenomsnitt. Lägg till dina anteckningar till den schemalagda granskningen (anteckningar rullas automatiskt in i granskningen när den startar).
Steg 3: Genomför revisionen
Excel™ och e-post
Använd din bärbara dator och öppna Excel™-kalkylarket för granskningen. Inkludera information om butiken, information om dig och aktuellt datum och tid. Fyll nu i formuläret. Var försiktig så att du inte tappar din bärbara dator när du går runt och kom ihåg att klicka på spara ofta för att inte förlora någon data!
Bindy
Logga in på Bindy med en smartphone, surfplatta eller laptop. Klicka på "Starta inspektion". Geolocation väljer den plats du befinner dig på, alla platsdetaljer och datum är förinställda. Gå runt på platsen och fyll i formuläret (enhandsmanövrering kan användas på mobilen). Oroa dig inte om din enhet tappar batteri, eller om du vill använda en annan enhet, kan du byta enhet när som helst och fortsätta där du slutade!
Steg 4: Handlingsplan och uppföljning
Excel™ och e-post
Slutför revisionskalkylarket och skapa ett handlingsplan. Maila denna revisions- och handlingsplan till butiken och kanske kopiera din chef. Kom ihåg att följa upp med butiken om en vecka för att säkerställa att brister åtgärdas. Om du hanterar flera butiker behöver du en process för att hantera revisioner, uppföljningar och påminnelser.
Bindy
Tilldela brister till individer som använder den inbyggda handlingsplan. Låt systemet kontakta de ansvariga och låt systemet ange vad som har gjorts eller inte har gjorts, av vem, var och när. Du kan när som helst få en aktuell rapport, för en butik eller alla butiker.
Steg 5: Signera besöket
Excel™ och e-post
Det finns ingen inbyggd förmåga i Excel att "signera" ett besök. Vissa operatörer tar till utskrifter som är besvärliga och bryter premissen för ett elektroniskt arbetsflöde som är tillgängligt och synligt var som helst. Papper är långsamt, dyrt och försvinner.
Bindy
Systemet gör det möjligt för varumärket att utse användare som får signera och "signa av" på besöket formulär för formulär. Detta ger ett register över integritet och låser besöket från ytterligare redigeringar. Signera besöket elektroniskt med valfri pekskärmsenhet (eller till och med en mus!).
Steg 6: Rapportering
Excel™ och e-post
Vill du veta dina bästa/sämsta platser, objekt, regioner och program? Det är tid för dataknäppning med Excel™! Du kommer snart att uppleva ett syndrom som kallas "Excel-inducerad huvudvärk". Excel™ är ett kraftfullt affärsverktyg men det designades aldrig för komplex dataanalys (naturligtvis vet du redan detta, du har precis spenderat fyra timmar på att försöka kompilera data över ett dussin kalkylblad).
Bindy
Logga in på Bindy. Valde en av de 27 konserverade rapporterna. Bästa och sämsta platser, objekt, program, etc... Titta på trender, upprepa oacceptabla ... Inga beräkningar, inga formler, inga länkade kalkylblad att hantera. Bara "klicka" och få dina data sammanfattade och sammanställda. Och ja, du kan fortfarande använda Excel™! Alla Bindy-rapporter kan exporteras till Excel™ eller PDF.
Slutsats
När vi gick mindre papper antog vi alla att vi på ett magiskt sätt skulle bli mer effektiva. Whiz-bang, titta på oss som sparar data i Excel!
Däremot kan du vara lika ineffektiv med teknik som du kan utan. Att fånga data elektroniskt i Excel gör inte i och för sig processen effektiv.
Excel var inte designat för detta. Det är ett kalkylprogram, det utmärker sig (pun intended) vid beräkning och sammanställning av numeriska värden. Det är inte ett fältexekveringsverktyg, det är inte en arbetsflödesmotor.
När det används för varumärkesstandarder och utförande är Excel långsamt, arbetskrävande och felbenäget. Det berövar också organisationen den realtidsanalys som den behöver för att fatta välgrundade affärsbeslut.
Excel och e-post hjälper inte ditt företag, de håller tillbaka det.
LÄS MER OM BINDY
Referera till Bindy kategori för mer information om hur världens ledande varumärken använder Bindy för att utföra varumärkesstandarder med inspektioner, korrigerande handlingsplaner och uppgifter.
SV 
EN 
AR 
CS 
DA 
NL 
FR 
DE 
EL 
HE 
HI 
ID 
IT 
JA 
KO 
PL 
PT 
RO 
ES 
TH 
TR 
VI