Alguns clientes de varejo e hotelaria chegam à Bindy vindos de um concorrente plataforma de execução de varejo ou hotelaria eles cresceram demais ou são muito caros. Outros vêm de um fluxo de trabalho desenvolvido internamente. Geralmente envolve Excel™, e-mail, telefonemas e muito suor humano para compilar os dados coletados.
Qualquer pessoa que já tenha experimentado a dificuldade de coletar, distribuir e compilar dados de sites como esse começa a pensar… deve haver uma maneira melhor! Bem, existe.
Deixe-nos levá-lo através do ciclo de vida da auditoria, com Excel e Email vs. Bindy.
Observe que nos referimos a esta atividade como “auditoria“, embora também possa ser chamada de “visita”, “inspeção” ou “avaliação”.
Etapa 1: agende a auditoria
Excel™ e e-mail
O auditor agenda a auditoria usando o aplicativo de calendário de grupo da empresa. Mas cuidado! Algumas auditorias não são anunciadas e não devem ser divulgadas à gerência da loja com antecedência. Então agende e notifique os destinatários com atenção!
Bindy
Faça login no Bindy. Agende uma auditoria com o calendário integrado. Verifique se a auditoria é anunciada ou não. Deixe o Bindy fazer o resto: lidar com todas as mensagens, enviar lembretes e controlar a visibilidade por função de usuário.
O que você está esperando?
Passo 2: Prepare-se para a auditoria
Excel™ e e-mail
Desenterre esses relatórios antigos! Verifique seus e-mails e notas. Compare e analise auditorias anteriores. Compile manualmente e procure tendências, repita inaceitáveis e localize as médias do distrito. Se você tiver anotações, prepare-as com antecedência e salve-as na planilha do Excel™.
Bindy
Faça login no Bindy. Pesquise a loja e as auditorias anteriores, obtenha relatórios prontos e observe as tendências, repita os inaceitáveis e localize as médias do distrito. Adicione suas notas à auditoria agendada (as notas serão automaticamente inseridas na auditoria quando ela for iniciada).
Etapa 3: realizar a auditoria
Excel™ e e-mail
Usando seu laptop, abra a planilha Excel™ para a auditoria. Inclua as informações sobre a loja, informações sobre você e a data e hora atuais. Agora preencha o formulário. Tenha cuidado para não deixar cair seu laptop enquanto anda e lembre-se de clicar em salvar com frequência para não perder nenhum dado!
Bindy
Faça login no Bindy usando um smartphone, tablet ou laptop. Clique em “Iniciar inspeção”. A geolocalização seleciona o local em que você está, todos os detalhes e datas do local são predefinidos. Caminhe pelo local e preencha o formulário (a operação com uma mão pode ser usada no celular). Não se preocupe se o seu dispositivo perder a bateria ou se você quiser usar um dispositivo diferente, você pode trocar de dispositivo a qualquer momento e continuar de onde parou!
Passo 4: Plano de ação e acompanhamento
Excel™ e e-mail
Finalize a planilha de auditoria e crie um plano de ação. Envie esta auditoria e plano de ação por e-mail para a loja e talvez copie para seu diretor. Lembre-se de entrar em contato com a loja em uma semana para ter certeza de que as deficiências estão sendo corrigidas. Se você gerencia várias lojas, precisará de um processo para gerenciar auditorias, acompanhamentos e lembretes.
Bindy
Atribua deficiências a indivíduos usando o built-in plano de ação. Deixe que o sistema entre em contato com os responsáveis e que o sistema indique o que foi ou não feito, por quem, onde e quando. Você pode obter um relatório atualizado, para uma loja ou todas as lojas, a qualquer momento.
Passo 5: Assine a Visita
Excel™ e e-mail
Não existe capacidade nativa no Excel para “assinar” uma visita. Alguns operadores recorrem à impressão, que é complicada e quebra a premissa de um fluxo de trabalho eletrônico acessível e visualizável de qualquer lugar. O papel é lento, caro e se perde.
Bindy
O sistema permite que a marca designe usuários que têm permissão para assinar e “assinar” a visita formulário por formulário. Isso fornece um registro de integridade e impede a visita de futuras edições. Assine a visita eletronicamente com qualquer dispositivo touch screen (ou até mesmo um mouse!).
Etapa 6: Relatórios
Excel™ e e-mail
Quer conhecer seus melhores/piores locais, itens, regiões e programas? É hora de processar dados com o Excel™! Em breve você experimentará uma síndrome conhecida como “dor de cabeça induzida pelo Excel”. O Excel™ é uma ferramenta de negócios poderosa, mas nunca foi projetada para análises de dados complexos (é claro, você já sabe disso, acabou de passar 4 horas tentando compilar dados em uma dúzia de planilhas).
Bindy
Faça login no Bindy. Escolha um dos 27 relatórios prontos. Melhores e piores localizações, itens, programas, etc... Veja tendências, repita inaceitáveis... Sem cálculos, sem fórmulas, sem planilhas vinculadas para lidar. Basta “clicar” e ter seus dados resumidos e compilados. E sim, você ainda pode usar o Excel™! Todos os relatórios do Bindy são exportáveis para Excel™ ou PDF.
Conclusão
Quando deixamos de usar papel, todos presumimos que nos tornaríamos magicamente mais eficientes. Whiz-bang, olhe para nós salvando dados no Excel!
No entanto, você pode ser tão ineficiente com a tecnologia quanto sem ela. A captura eletrônica de dados no Excel não torna o processo eficiente por si só.
O Excel não foi projetado para isso. É um programa de planilha, excelente (trocadilho intencional) no cálculo e compilação de valores numéricos. Não é uma ferramenta de execução de campo, não é um mecanismo de fluxo de trabalho.
Quando usado para padrões e execução de marca, o Excel é lento, trabalhoso e sujeito a erros. Também priva a organização da análise em tempo real necessária para tomar decisões de negócios informadas.
Excel e e-mail não estão ajudando o seu negócio, eles estão atrapalhando.
SAIBA MAIS SOBRE O BINDY
Consulte o Categoria vinculativa para obter mais informações sobre como as principais marcas do mundo usam o Bindy para executar os padrões da marca com inspeções, planos de ação corretiva e tarefas.
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