⭐ Retailaudits – De definitieve gids

Deze definitieve gids voor retailaudits bevat alles wat u nodig hebt om een retailauditprogramma te plannen, op te zetten en te lanceren in uw retailnetwerk.

Voor wie is deze gids bedoeld?

Deze gids voor retailaudits is voor multi-unit retailers in branches als foodservice, gemakswinkels, apotheken, spa's en klinieken, telecommunicatie en alcoholretailers. Deze gids helpt ook parkeerbeheerders en fabrikanten of distributeurs van consumentenverpakkingen.

Als u winkels en locaties in een retail- of horecanetwerk moet auditen, dan is deze definitieve gids voor retailaudits iets voor u!

Inhoud

Wat is een Retail Audit?

Waarom retailaudits uitvoeren?

Wie profiteert van Retail Audits en Retail Audit Software?

- Hoofdkantoor

– Vice-presidenten en directeuren

– Districts-/regiomanagers en CPG-veldvertegenwoordigers

– Franchisenemers en managers

- Klanten

Hoe een Retail Audit-programma te implementeren?

Een controlelijst voor detailhandelsaudits maken

Soorten retailaudits

– Merchandising-audit

– Audit voor verliespreventie

– Gezondheids- en veiligheidsaudit

– Concurrentieanalyse-audit

Branchespecifieke controlechecklists voor de detailhandel

Hoe voer je een retailaudit uit?

Actieplan voor retailaudit

Een retailauditprogramma kalibreren

– Het formulier kalibreren

– Kalibreer het team

Hoe u de verwachtingen van retailaudits beheert

Winkels helpen een lage score te verwerken

Excel versus Retail Audit-software

ROI voor Retail Audit Software

Retail Audit Software – Kopen versus bouwen

Wat is een Retail Audit?

Met een retailaudit kunnen retail- en horecamerken merkstandaarden, programma's en beleid uitvoeren op gebieden als bedrijfsvoering, merchandising, verliespreventie, gezondheid, veiligheid en beveiliging in alle winkels, op tijd en volledig. De audit wordt ook wel een assessment of gewoon een bezoek genoemd.

De audit maakt gebruik van retail audit software, een bruikbaar formulier met best-practice-afbeeldingen, foto's, video's, ondersteunende bestanden, handtekeningen, voorwaardelijke logica, kritieke items en aanbevelingen voor actieplannen

Retailers en hospitality-netwerken voeren doorgaans het hele jaar door audits uit voor de bedrijfsvoering, merchandising, verliespreventie en gezondheid en veiligheid. Deze audits worden uitgevoerd om merknormen en om winkelinitiatieven voor te bereiden en te ondersteunen en seizoensprogramma's.

Retailaudits kunnen aangekondigd of onaangekondigd worden uitgevoerd. Audits kunnen worden uitgevoerd als een "zelfaudit" door een franchisenemer, winkelmanager/werknemer of door een districtmanager/veldvertegenwoordiger die de winkel bezoekt.

Waarom retailaudits uitvoeren?

1. Zorg ervoor dat programma's en standaarden worden uitgevoerd

Het fundamentele doel van een audit of inspectie is om ervoor zorgen dat programma's en standaarden op elke locatie volledig en op tijd worden uitgevoerd. Merken zetten hun districtsmanagers in op locaties zoals winkels of hotels, die vervolgens de locatie beoordelen en bepalen of alles wel of niet op merk is. 

Als een retailmerk bijvoorbeeld een promotie organiseert op zijn locaties, kan het bedrijf districtsmanagers sturen om deelnemende winkels te bezoeken, zodat ze kunnen controleren of elke winkel de merchandisingrichtlijnen heeft gevolgd en op het juiste moment de juiste materialen heeft gebruikt. 

Dit geldt ook voor bewegwijzering en componenten die het imago van het merk op klanten en gasten projecteren. Wordt de juiste bewegwijzering gebruikt, van de juiste leverancier? Is deze actueel, is deze goed geplaatst en functioneert deze?

Daarom moeten inspecteurs georganiseerd en georganiseerd zijn systematisch met hun beoordelingen. Winkels en hotels hebben veel bewegende onderdelen, dus u kunt het zich eenvoudigweg niet veroorloven om “overal” te zijn met uw audits.

Om scherp te blijven, moet u eerst uw doelstellingen verduidelijken, aangezien dit u en uw team zal vertellen waar ze tijdens de audit prioriteit aan moeten geven en waarop ze zich moeten concentreren. 

Merken "moeten hun doelen formuleren, met betrekking tot wat het doel is van het uitvoeren van de inspectie van hun winkels. Deze doelstellingen moeten ook worden doorgegeven aan hun medewerkers om een hoge kwaliteit te garanderen”, zegt Cale Loken Chief Executive Officer bij 301 Madison Consulting.

Breng van daaruit een kaart in kaart checklist van welke specifieke componenten moeten worden geïnspecteerd. Deze checklist moet “alle cruciale aspecten bevatten die u consistent wilt houden in alle winkels”, zegt Jessica Kats, een e-commerce- en retailexpert bij soxy.

Artikelen op de checklist kan zaken omvatten als:

• Juiste bewegwijzering in de winkel
• Correcte prijzen 
• Correcte productplaatsingen
• Kennis en gedrag van het personeel

"Als je eenmaal een checklist met deze items hebt gemaakt, wordt het gemakkelijk om winkelinspecties uit te voeren", voegt Kats toe. “Je kunt meerdere vestigingen van je winkel bezoeken en elk aspect één voor één afvinken. Dit zal u ook helpen snel te identificeren of iets niet op zijn plaats is en niet in overeenstemming is met andere branches. In wezen wordt het hele inspectieproces meer gestroomlijnd.”

Pro-tip

Hulp nodig bij het maken van checklists voor uw inspecties? Bindy's formulier bouwer kunt u meertalige checklists instellen vanaf uw telefoon of computer. U kunt ook checklists uploaden vanuit Excel en bestaande checklists klonen voor meerdere inspecties.  

2. Verminder risico's en aansprakelijkheden

Er is maar één schandaal of rechtszaak nodig om een merk te ruïneren. Om deze reden is het essentieel dat u uw normen vaststelt en bewaakt als het gaat om gezondheid, veiligheid en beveiliging.

Regelmatige inspecties kunnen dat wel bescherm uw merk van risico's en aansprakelijkheden door uw team te helpen problemen op te sporen en aan te pakken voordat ze je in legaal heet water belanden. 

Een bezoek ter plaatse kan bijvoorbeeld problemen aan het licht brengen zoals verlopen brandblussers of defecte brandmelders. Als deze zaken niet worden aangevinkt, kunnen ze leiden tot veiligheidsincidenten, rechtszaken en merkreacties. 

Zorg er dus voor dat uw locatie-inspecties de veiligheid en beveiliging omvatten. Deze aspecten zijn misschien niet zo opvallend als klantgerichte componenten zoals branding, bewegwijzering en promoties, maar ze zijn net zo belangrijk.

Pro-tip

Gebruik Bindy om verzamel verzekeringscertificaten en gegevens van uw sites en franchisenemers. Dit zorgt ervoor dat ze voldoende dekking hebben en dat u de informatie en documenten in het dossier hebt in geval van een ongeval of claim.  

3. Verminder verliezen

Verliespreventie is een zeer reële uitdaging voor retailers. Oorzaken zijn echter grotendeels te voorkomen.

4. Identificeer opleidingsmogelijkheden voor personeel 

Sterke branding gaat niet alleen over visuele elementen. Hoewel factoren als bewegwijzering en verpakking zeker van belang zijn, spelen de mensen die uw merk vertegenwoordigen ook een belangrijke rol bij het vormgeven van de perceptie van uw klanten.

Daarom is het van cruciaal belang om de merkkennis en het gedrag van uw personeel te evalueren bij het uitvoeren van site-audits. Let op:

Hoe goed ze uw merk kennen. Dit omvat kennis van uw producten en hun functies, evenals de bekendheid van de teams met de belangrijkste berichten en gesprekspunten die u wilt promoten. 

Hoe ze het merk belichamen. Evalueer het gedrag van uw medewerkers en zorg ervoor dat hun gedrag overeenkomt met het beeld dat u wilt overbrengen. Als ze bijvoorbeeld een vriendelijk en extravert merk vertegenwoordigen, moeten medewerkers dienovereenkomstig handelen. 

Door deze zaken tijdens uw winkelinspecties op te merken, kunt u coachingmogelijkheden voor uw team identificeren. Als er medewerkers zijn die niet aan uw merknormen voldoen, kunt u ze uit de eerste hand zien en corrigerende maatregelen aanbevelen. 

5. Feedback krijgen

Site audits geven u de mogelijkheid om feedback te krijgen van uw medewerkers. Uw teamleden kunnen informatie doorgeven over hoe het merk presteert en wat ze hebben gezien van retailklanten. 

Neem de tijd om kwalitatieve feedback te verzamelen van winkelteams. Welke opmerkingen horen ze meestal wanneer klanten over uw merk praten? Wat vinden ze van deze recente aanbieding of promotie? Hebben ze suggesties voor verbetering?

De antwoorden op deze vragen kunnen u de informatie geven die u nodig heeft om uw merkinspanningen te verbeteren. 

6. Bevorder verantwoording en betere output

Het is een bekend feit dat mensen beter presteren als ze weten dat iemand kijkt. als de Harvard Business Review wijst erop:, "Als ze worden geobserveerd, rennen mensen sneller, zijn creatiever en denken harder na over problemen."

Ditzelfde principe kan worden toegepast op retailaudits. U kunt werknemers 100% van de tijd misschien niet observeren, maar persoonlijke bezoeken laten zien dat het bedrijf oplet.

Wanneer werknemers weten dat hun werk zal worden geëvalueerd, is de kans groter dat ze naar A-game gaan en bij het merk blijven.  

Wie profiteert van Retail Audits en Retail Audit Software?

Hieronder staan enkele voordelen die u kunt verwachten als u uw locaties en faciliteiten regelmatig bezoekt en controleert.

Voordelen voor het uitvoerend management

• Een stijging van de omzet in dezelfde winkels.
• Een toename van de effectiviteit van merchandising in de winkel. Er zijn geen verdere investeringen nodig. Audits zorgen er simpelweg voor dat de seizoens- en merchandisingprogramma's waar u al voor betaalt, consistent worden uitgevoerd, op elke locatie, elke keer.
• Een vermindering van de bedrijfsrisico's en aansprakelijkheden.
• Een verlaging van de commerciële verzekeringspremies voor franchisenemers.
• Een vermindering van diefstal en fraude in het netwerk.

Voordelen voor senior management

• Betere tracking en meting van de uitvoering van programma's en merknormen op de site…in real time!
• Meer gesegmenteerde tracking van de prestaties van programma's, regio's, winkels en individuen. Eenvoudige identificatie van outliers en mogelijkheden voor verdere training, assistentie of follow-up.
• Volledig toezicht en een samenwerkingsworkflow waarbij de districtmanager en franchisenemer betrokken zijn. De vermindering van communicatiekosten en kostbare heen-en-weer. Het werkt gewoon.

Voordelen van district- en gebiedsbeheer

• Vereenvoudigde, tijdbesparende, bruikbare gegevensverzameling op elk apparaat, zowel online en offline.
• 24/7 toegang tot historische winkelgegevens, inclusief notities, handtekeningen, foto's en video's in al uw winkels, overal en op elk apparaat. Bekijk herhaalde onaanvaardbare zaken, trends en winkel-tot-districtvergelijkingen.
• Het gebruiken van prestatiegegevens om franchisenemers te informeren, betrekken en adviseren over hoe ze hun bedrijf en merk verder kunnen ontwikkelen.
• Geen Excel meer, minder e-mails, minder vervolgtelefoongesprekken! Maak tijd vrij om te doen waar je goed in bent: de winkels helpen betere resultaten te behalen!

Voordelen voor franchisenemers

• 24/7 toegang tot historische sitegegevens, overal en op elk apparaat. Bekijk de notities, aanbevelingen, foto's en video's van de districtsmanager.
• Afsluiten van problemen met verificatiefoto's, -video's en -handtekeningen.
• Gebruiksvriendelijke rapporten met historisch best en slechtst presterende gebieden, trends en aantekeningen van alle eerdere bezoeken.

Voordelen voor de klant

• Consistente uitvoering van service, merchandising en gezondheids- en veiligheidsnormen verbeteren de klantervaring en verminderen klachten van klanten en de verkoop in dezelfde winkel verbeteren.
• Klanten hebben een manier om winkels, hotels en voorzieningen die goed gerund worden te bedanken... ze komen terug!

Hoe een Retail Audit-programma te implementeren?

Het implementeren van een retail auditprogramma is niet tijdrovend en ook niet moeilijk. Het is misschien wel een van de makkelijkste dingen die een operations/sales team kan doen om de uitvoering in de winkel, klanttevredenheid en verkoop te stimuleren. Dit is hoe u een retail auditprogramma in vijf stappen kunt implementeren:

Stap 1: Laten we even pauzeren. Heeft u retail audit software nodig?

Een verkoper van auditsoftware voor de detailhandel vragen of je automatiseringssoftware nodig hebt, kan hetzelfde zijn als aan een schoenenverkoper vragen of je echt schoenen nodig hebt. Als uw winkelketen klein is, geen probleemwinkels heeft en/of geen franchisenemers heeft, heeft u deze wellicht niet nodig.

Als u al op papier gebaseerde of Excel-audits Bedenk regelmatig hoe u de tijd die u bespaart met automatisering, in andere delen van het bedrijf kunt investeren!

Stap 2: Stel een auditformulier of checklist samen

Er is een wetenschap en een kunst om een formulier bouwen voor retailaudits en -inspecties. Dit formulier moet de service-, merchandising-, veiligheids- en verliespreventienormen bevatten waaraan uw winkels moeten voldoen. Dit zijn de normen die definiëren en bescherm het merk, die de verkoop stimuleren, kosten besparen en krimpen.

Een compleet overzicht van overwegingen en best practices voor het opstellen van een checklist voor retailaudits is beschikbaar op Een controlelijst voor detailhandelsaudits maken.

Stap 3: Lanceer het formulier op kleine schaal met een kleine groep en “kalibreer” het formulier en het team

Het doel van kalibratie is om de formulier(en) te onderzoeken en aan te passen met een voorbeeldgroep van gebruikers en winkels voorafgaand aan de algemene lancering.

Een volledige bespreking van het doel, de voordelen en enkele best practices voor het kalibreren van formulieren is beschikbaar op Retail Audit Kalibratie – Doel en Best Practices.

Stap 4: Bepaal of u uw retail-auditsoftware moet kopen of bouwen

Nu u heeft gezien hoe effectief een regelmatige winkelaudit kan zijn, wilt u wellicht uw eigen vorm van automatisering overwegen.

De factoren die uw beslissing moeten bepalen zijn uw kosten, uw rendement op uw investering, uw time-to-market en de waarde en voordelen die u zult halen uit de software die u kiest. Een complete discussie over de economie van kopen versus bouwen van uw audittool is verkrijgbaar bij Retail-auditsoftware: kopen versus bouwen.

Wat je ook doet, wij raden het gebruik van Excel en e-mail af. Wanneer Excel wordt gebruikt voor merkstandaarden en uitvoering, is het traag, arbeidsintensief en foutgevoelig.

Stap 5: Implementeer en volg de resultaten

Implementeer het programma in uw winkels, registreer resultaten en volg trends en gebruik de beschikbare rapporten en grafieken om de positieve impact op uw verkoop en klanttevredenheid te noteren. Retailaudits hebben bekende en gedocumenteerde voordelen die de kosten ervan aanzienlijk overtreffen.

Een controlelijst voor detailhandelsaudits maken

Wat moet er op een checklist voor retailaudits? Het antwoord hangt af van wat u wilt weten over uw locaties. Begint u als retailer uw auditprogramma helemaal opnieuw? Bent u een CPG-merk dat geïnteresseerd is in schapruimte, nauwkeurigheid van prijzen en het volgen van uw concurrentie? Ongeacht de specifieke omstandigheden, hier is een lijst met best-practices om u te helpen bij het bouwen van uw retail audit of Checklist voor CPG-merchandising.

Stap 1: Denk na over de “metadata” van de checklist

Metadata zijn gegevens over het winkelbezoek. Klanten die gebruik maken van Op Excel gebaseerde formulieren verwacht doorgaans door de gebruiker ingevoerde velden zoals winkelnummer, ingevuld door, datum, enz...

Metadata is grotendeels geautomatiseerd/vooraf ingevuld met retail audit software. Bij retailauditsoftware wordt de informatie van de auditor afgeleid van de login, de winkelkeuzelijst wordt specifiek voor elke gebruiker samengesteld en gebaseerd op de huidige GPS-locatie van de gebruiker en de geselecteerde datum. 

Stap 2: Groepeer de items in secties. Orden de secties volgens de ‘natuurlijke stroom’ van het bezoek.

Waar mogelijk moeten secties zo worden ingedeeld dat ze aansluiten bij de natuurlijke stroom van een bezoek (een districts-/gebiedsmanager loopt fysiek door de winkel).

Begin met de buitenkant (de parkeerplaats indien van toepassing, het raam in een winkelcentrum) en werk je een weg naar binnen, langs de gangpaden en naar de achterkant van de winkel.

Terwijl u tijdens of na het bezoek tussen secties kunt springen, bespaart u tijd en is het intuïtiever om uw controlelijst voor detailhandelaudits in te stellen volgens de natuurlijke stroom van een bezoek.

Stap 3: Denk aan ‘niet-toepasselijke’ items en secties

Bepaalde secties of items op uw retail audit checklist zijn mogelijk niet van toepassing op alle locaties. Bijvoorbeeld, de sectie "Wasruimtes" is waarschijnlijk niet van toepassing op een winkel in een winkelcentrum. Evenzo is de sectie "Drive-thru" niet van toepassing op een restaurant dat er geen heeft.

Dit bespaart tijd en is intuïtiever. Auditsoftware voor de detailhandel stelt u in staat om hele secties en items in bepaalde winkels uit te schakelen, afhankelijk van het winkeltype. 

Stap 4: Zorg ervoor dat uw checklist voldoende dekking heeft

Hoewel individuele situaties variëren, moet u enkele of alle van de volgende gebieden behandelen, elk weergegeven als een sectie:

1. Buitenkant opslaan (voorbeeld checklist buitenruimte)
2. Presentatie en merchandising (voorbeeld merchandising checklist)
3. Producten en bereiding (voorbeeld van een checklist voor voedselveiligheid)
4. Personeel en snelheid van service
5. Personeel en opleiding
6. Apparatuur (voorbeeld checklist voor commerciële keukenapparatuur)
7. Beveiliging, contante afhandeling en verliespreventie (checklist voor preventie van verlies van monsters)
8. Drive-in (voorbeeld drive-thru checklist)
9. Promoties (voorbeeld merchandising checklist)
10. Achterkant van de winkel en inventaris
11. Toiletten (voorbeeld checklist voor commerciële toiletreiniging)
12. Veiligheid (voorbeeld checklist voor brandbeveiliging)
13. Beleid (voorbeeld checklist seksuele intimidatie)

Stap 5: Vermijd grote secties

In plaats van een klein aantal grote secties te maken, kunt u overwegen een groter aantal kleine secties te maken. Dit helpt bij het invoeren van gegevens, vooral op smartphones, en maakt de rapportage ook gedetailleerder en zinvoller.

Stap 6: Wijs punten toe aan items op basis van hun relatieve belang

Wijs punten toe volgens het relatieve belang van elk criterium. Hoewel het gemakkelijk is om alles als belangrijk te beschouwen (en als een criterium niet belangrijk is, zou het niet op uw controlelijst voor retailaudits moeten staan), zijn sommige items belangrijker dan andere, soms van cruciaal belang voor de bedrijfscontinuïteit. Gezondheids- en veiligheidskwesties komt in je op.

Wijs punten toe en maak dienovereenkomstig gebruik van de "Critical"-vlag. Een kritiek item stelt de waarde van de hele sectie in op nul, ongeacht andere items, als deze tijdens het bezoek niet-conform werden bevonden.

Stap 7: Wees specifiek, beschrijvend en visueel

Normen moeten duidelijk en eenduidig zijn. Gebruik geen vage woorden als "recent" of "goed". In plaats van bijvoorbeeld te zeggen "Recente personeelsvergadering gehouden", overweeg dan om "Personeelsvergadering minder dan 5 kalenderdagen geleden" te gebruiken. Als u verwijst naar temperaturen of verstreken tijden, geef dan de werkelijke cijfers. Geef duidelijk aan wat de norm is.

Als er één alinea nodig is om de norm te definiëren, gebruik dan één alinea. Als je er een hebt, voeg dan een best practice-foto toe aan een item om de norm te illustreren; een foto zegt vaak meer dan 1.000 woorden en maakt meer indruk dan alleen woorden.

Auditsoftware voor de detailhandel stelt u vaak in staat om afbeeldingen en ondersteunende documenten toe te voegen aan elk formulieritem en elke sectie, evenals aan taken.

Stap 8: Denk na over de bezoekfrequentie

De frequentie van bezoeken van districtsmanagers (tenminste bezoeken met betrekking tot de checklist voor retailaudits) kan sterk verschillen van organisatie tot organisatie.

Aan de ene kant van het spectrum hebben sommige organisaties (waaronder grote organisaties in de foodservice- en horecasector) de neiging om maar liefst één bezoek per twee weken af te leggen. Andere organisaties mogen slechts één bezoek per kwartaal afleggen. Sommige organisaties hanteren een hybride model. Ze gebruiken een standaardformulier om hun kernnormen vast te leggen (bijvoorbeeld twee keer per jaar) en creëren een aantal kleinere formulieren voor bezoeken gedurende het hele jaar, waarbij deze bezoeken soms aan seizoensprogramma's worden gekoppeld.

Het is gebruikelijk om per kernrisicogebied of bedrijfsonderdeel één formulier te maken: Activiteiten, Merchandising, Gezondheid en veiligheid, Veiligheid, Voorkant van het huis en Achterkant van het huis.

Auditsoftware voor de detailhandel stelt een organisatie in staat om een willekeurig aantal formulieren te maken, elk met een eigen start- en einddatum. Auditsoftware voor de detailhandel ondersteunt ook zelfcontroles die kunnen worden gebruikt als een tussenoplossing totdat een bezoek van een districtmanager kan worden uitgevoerd.

Stap 9: Kalibreer de checklist met uw veldteam

Bespreek de checklist met uw districtmanagers, franchisenemers en managers. Vraag om hun input en feedback. We noemen deze fase “kalibratie“.

Een retailauditchecklist is zowel een inspectie-instrument als een trainingsmiddel. Definieer de norm, communiceer en meet deze. Voldoe aan de norm en bereik uw doelen.

Stap 10: Bouwt u uw eigen app of gebruikt u een kant-en-klare app?

De factoren die uw beslissing moeten bepalen zijn de kosten, het rendement op de investering, de time-to-market en de waarde en voordelen die u haalt uit de software die u kiest. Lees meer over kopen versus bouwen: Retail-auditsoftware: kopen versus bouwen 

pro tip: Gebruik geen Excel en e-mail

Wat je ook doet, wij raden het gebruik van Excel en e-mail hiervoor af. Excel is geen workflow-engine en mist essentiële functies die nodig zijn voor audits. Als het aankomt op programma's en merkstandaarden, zullen Excel en e-mail uw bedrijf niet helpen, ze zullen het juist tegenhouden.

Soorten retailaudits

Retailers en CPG-merken kunnen verschillende soorten audits uitvoeren: operaties, merchandising, verliespreventie, gezondheid en veiligheid, training, faciliteiten, enz. Hieronder definiëren we vier van de meest voorkomende soorten retailaudits.

Merchandising-audits

Zowel retailers met meerdere units als CPG-merken investeren een grote hoeveelheid middelen in branding, bewegwijzering en displays. Merken gebruiken merchandising-audits om de uitvoering van in-store programma's te volgen.

Gebrek aan uitvoering in de winkel kan kostbaar zijn, waarbij suboptimale merchandising leidt tot een verlies aan bruto-omzet van 1%. Over de hele linie, display-compliance kan zo laag zijn als 40%.

Merchandising-audits kunnen worden onderverdeeld in twee overkoepelende categorieën:

1. Plankaudits (naleving van het planogram, geen productgaten, facings, prijzen, correcte SKU's)
2. Promotie-audits (seizoensprogramma's, ondersteunende bewegwijzering, speciale displays/advertenties, speciale prijzen, bewustzijn van en kennis van medewerkers over de promotie)

Het is een best practice in de detailhandel voor retailers met meerdere units om merchandising-audits te combineren met audits voor de presentatie en netheid van de algemene winkel om ervoor te zorgen dat klanten een optimale ervaring hebben.

Verliespreventie-audits

Verliespreventie-audits zijn ontworpen om verspilling, vandalisme, diefstal en risico's tot een minimum te beperken. Het nemen van een preventie versus reactie aanpak vermindert kostbare verstoringen, beschermt het merk en helpt bij het opbouwen van de relatie tussen hoofdkantoor en winkel. Schadepreventie-audits stellen uw beleid centraal en maken het proces transparant voor winkels.

Volgens retailexperts medewerkers zijn de beste verdedigingslinie. Verliespreventie-audits eerdere training van werknemers versterken, aantonen dat verliespreventie een prioriteit van het bedrijf is en werknemers de mogelijkheid bieden om vragen te stellen.

Gezondheids- en veiligheidsaudits

Gezondheids- en veiligheidsaudits zorgen voor naleving van overheidsvoorschriften en correcte productbehandeling om bedrijven te beschermen tegen rechtszaken, claims, merkbezoedelende gebeurtenissen en andere kostbare verstoringen.

Deze audits zijn niet beperkt tot foodservicegebieden. Apotheken moeten ervoor zorgen dat medicijnen op de juiste manier worden bewaard, beveiligd en verstrekt. Bouwplaatsen moeten naarmate het werk vordert controleren op de juiste uitrusting, bewegwijzering en barrières om zowel de werknemers als het publiek veilig te houden.

Meubelwinkels moeten koorden, ladders naar stapelbedden en de inrichting op de juiste manier vastzetten. Distributeurs moeten de veiligheid van de werknemers bewaken en ervoor zorgen dat het bezorg- en magazijnpersoneel de producten op de juiste manier optilt en verplaatst om letsel te voorkomen.

Gezondheids- en veiligheidsaudits moeten routinematig worden uitgevoerd, waarbij kritieke kwesties altijd een onderdeel zijn van elke audit. Dit ondersteunt operationele best practices en training van medewerkers.

De omzet in de detailhandel kan hoog zijn, dus een regelmatige nadruk op gezondheid en veiligheid houdt iedereen betrokken en geïnformeerd.

Concurrentieanalyse-audits

Concurrentieanalyse-audits worden meestal uitgevoerd door CPG-fabrikanten om de activiteit van concurrenten in een specifieke branche te volgen. Om het meeste uit een concurrentieanalyse-audit te halen, is het van cruciaal belang dat u zorgvuldig de reikwijdte en de gegevens die u wilt verzamelen in overweging neemt voordat u uw vertegenwoordigers het veld in stuurt.

• Kies uw product. CPG's vervaardigen vaak meer dan één type product. Bedenk eerst over welk specifiek product u meer wilt weten. Identificeer vervolgens uw top 2-4 directe concurrenten voor dat product. Als u geïnteresseerd bent in het verzamelen van gegevens over meerdere producten, zorg er dan voor dat elk product een eigen sectie op uw formulier heeft.
• Bedenk wat je wilt weten. Bent u geïnteresseerd in de prijsstrategie van uw concurrenten? Speciale acties en aanbiedingen? Hoe ze het product definiëren en erover praten? Aantal facings? Productlocatie en POP-displays?
• Bedenk waar je heen gaat. CPG-merken kunnen hun koopwaar op duizenden locaties hebben. Bezoekt u alle locaties of een selectieve steekproef?
• Overleg met uw verkooppartners. Overleg voordat u de winkel verlaat met uw winkelpartners en medewerkers op de vloer. Is het waarschijnlijk dat werknemers een concurrent aanbevelen boven uw product? Medewerkers met kennis van uw product? Zijn ze goed geïnformeerd over het product van uw concurrent? Onthoud dat een succesvolle samenwerking en een positieve relatie met uw retailpartners kan zorgen voor betere voorraad rekken met 5-8% en productiekosten verlagen met 5-15%!

Voor tips om een betere samenwerking met uw retailpartners te bevorderen, zie: 5 tips om de samenwerking tussen CPG en retailers te verbeteren en Demonstraties in de winkel verbeteren de samenwerking tussen CPG en retailers.

Branchespecifieke controlechecklists voor de detailhandel

De Bindy-blog biedt een aantal gratis, branchespecifieke retail audit checklists:

• Checklist voor merchandising
• Controlelijst voor verliespreventie
• Checklist toiletruimte
• Checklist voor brandbeveiliging
• Checklist voor preventie van seksuele intimidatie
• Checklist voor CPG-merchandising
• Checklist voor alcoholverkopers
• Checklist voor benzinestations
• Apotheek Checklist
• Checklist voor telecomwinkels
• Checklist voor hotelveiligheid en -beveiliging
• Checklist voor loterijverkopers
• Drive-Thru-checklist
• Checklist voor restaurantkeuken

Hoe voer je een retailaudit uit?

Stap 1: Formulieren bouwen

Bouw aangepaste, bruikbare formulieren met de Form Builder of build vormen in Excel en upload ze. U kunt uw eigen formulieren maken of ze uit de formulierenbibliotheek van het systeem halen.

Elk formulier vertegenwoordigt een bepaald programma. Het kan een operationeel programma zijn of een merchandising-/seizoensinitiatief. Het kan een verliespreventie- of beveiligingsprogramma zijn.

Een formulier vertegenwoordigt alle informatie, gegevens, foto's, video's of bestanden die u op uw sites wilt verzamelen.

Stel uw machtigingen en beperkingen in. Kies wie in uw team het formulier kan gebruiken, wanneer ze het formulier kunnen gebruiken en waar ze het kunnen gebruiken.

Eén formulier kan een zelfevaluatie zijn die eenmaal per week door de filiaalmanager of de algemeen directeur van het hotel moet worden ingevuld. Een ander formulier kan eenmaal per kwartaal door de districts- of clustermanager worden ingevuld. U beheert de toegang, frequentie en ingangsdata op een formulier-voor-formulier basis.

Met behulp van de ingebouwde module voor het taggen van sites kunt u specifieke sites, formaten en/of gebruikers targeten met specifieke formulieren, secties en items (indien nodig). Het is mogelijk dat niet alle formulieren op alle sites van toepassing zijn. Jij beheert dit.

Illustreer items met best-practice afbeeldingen en voeg bijlagen toe. Een afbeelding zegt meer dan duizend woorden. Dit is vooral handig voor visuele merchandising. Vertel het veld niet alleen wat de standaard is, laat het ze ook zien.

Gebruik voorwaardelijke logica om dieper in te gaan op de grondoorzaken. Als "Laatste brandinspectie ouder dan 6 maanden" met ja is beantwoord, activeer dan een item om bijvoorbeeld het laatste brandinspectierapport in het dossier te verzamelen.

Geef aan of foto's en video's verplicht zijn.

Voor de beste resultaten, het formulier kalibreren met jouw team.

Stap 2: Plan de audit

Gebruik de kalender om eenmalige of terugkerende inspecties te plannen. Kies de locatie, het juiste formulier en of de inspectie opnieuw moet plaatsvinden.

Meldingen verzenden (afhankelijk van of het bezoek aan de site wordt aangekondigd of een 'verrassingsbezoek' is). Exporteer het geplande bezoek indien nodig naar Outlook.

Aangekondigd

Dit is doorgaans het geval bij merchandisingaudits, vooral bij audits die voorafgaan aan een merchandisingcampagne of seizoensprogramma in de winkel. Het is de bedoeling om ons voor te bereiden op belangrijke aankomende data en de facetten van het seizoensprogramma uit te voeren zoals vastgelegd door het hoofdkantoor.

onaangekondigd

De districtsmanager komt zonder voorafgaande waarschuwing opdagen om ter plaatse een audit uit te voeren. Dit is vaak het geval bij de naleving van service en gezondheid en veiligheid. Onaangekondigde audits meten of de winkel aan de normen voldoet op een normale dag, zonder aanvullende voorbereiding of training voorafgaand aan de audit.

Stap 3: Voer de audit uit

Bindy beschikt over geavanceerde mogelijkheden voor gegevensverzameling. Locatiebezoeken kunnen worden uitgevoerd in realtime of offline op elke mobiel apparaat, laptop of tablet. Locatiebezoeken worden ondersteund door geolocatie en geofencing, artikelbeschrijvingen, afbeeldingen van best practices en bijlagen.

U kunt foto's maken en upload video's tijdens het bezoekIn tegenstelling tot de 'best practice-foto's' die aan items zijn toegevoegd toen het formulier werd gemaakt, zijn dit veldfoto's van hoe dit item er op deze locatie en op deze dag uitzag.

Tijdens het bezoek kunt u ook bestanden en bijlagen verzamelen. Dit kan een zijn verzekeringsbewijs bijvoorbeeld, een veiligheidscertificaat in PDF of ruwe verkoopgegevens in Excel.

Het systeem is op de hoogte van winkellijsten en hiërarchieën, dus als een districtsmanager is aangesloten bij 30 locaties, mag deze districtsmanager alleen deze 30 locaties bezoeken en er rapporten over maken.

Houd er rekening mee dat de persoon of rol die is aangewezen om het bezoek uit te voeren (het ook te bekijken, te ondertekenen, op de hoogte te worden gesteld, enz.) niet statisch is. Het verschilt per formulier, afhankelijk van de zakelijke doelstellingen van elk formulier. U kunt bijvoorbeeld een "Quarterly Ops Review" laten uitvoeren door de District Manager en laten ondertekenen door de Store Manager. U kunt ook een "Daily Opening Checklist" laten uitvoeren door de Assistant Store Manager, effectief als een zelfbeoordeling, en zichtbaar voor de Store Manager en de District Manager. Elk formulier vertegenwoordigt een aanpasbare workflow die wordt gemaakt wanneer het formulier wordt gebouwd.

Stap 4: Maak een actieplan

De actieplan wordt automatisch gegenereerd door alle niet-conforme items uit het bezoek te extraheren.

Met het actieplan kan de gebruiker die het bezoek uitvoert corrigerende maatregelen, een verantwoordelijke persoon en een streefdatum aan elk probleemgebied toewijzen.

E-mails en meldingen worden automatisch verzonden naar degenen met actieplanverantwoordelijkheden. Dit wordt ook weergegeven op hun dashboards en in rapporten voor openstaande items, inclusief de tijd tot voltooiing.

Districtmanagers en eigenaren/franchisenemers/managers kunnen hun eigen notities invoeren en elkaars notities bekijken. Zo kunnen ze op een transparante en gezamenlijke manier problemen oplossen.

Aan elk item kunnen verificatiefoto's worden toegevoegd.

Stap 5: onderteken de audit

Het systeem stelt het merk in staat om meerdere gebruikers aan te wijzen die het bezoek mogen ondertekenen en "aftekenen" op een formulier-voor-formulier basis. Dit levert een integriteitsregistratie op en vergrendelt het bezoek tegen verdere bewerkingen. Onderteken het bezoek elektronisch met elk touchscreen-apparaat (of zelfs een muis!).

Stap 6: Volgen en opvolgen

Bindy heeft ingebouwde monitoring voor "uitstaande" taken en verantwoordelijkheden. Op elk willekeurig moment kan iedereen inloggen (het systeem kan ook e-mailmeldingen sturen) om te controleren wat er wel en niet is gedaan. Dit resulteert in aanzienlijke besparingen voor de organisatie. Een Bindy retail audit bespaart de organisatie meer dan 2 uur en $84.

Bindy biedt organisaties ook de mogelijkheid om dat te doen beheer activiteiten op afstand en “zelfbeoordelingen” uitvoeren bij winkels en franchisenemers waar extra besparingen worden gerealiseerd.

Stap 7: Rapporteren, verfijnen, herhalen

Het rendement op uw investering eindigt niet bij het verzamelen van inspectiegegevens of het doorvoeren van corrigerende maatregelen; dat is pas het begin.

Bindy beschikt over toonaangevende analyses en grafisch georiënteerde tools en grafieken om u te helpen uw beste en slechtste items, operators, regio's, herhaalde onaanvaardbare zaken en nog veel meer te vinden. Bindy zet gegevens om in informatie, zodat u weloverwogen zakelijke beslissingen kunt nemen.

Ontdek trends, gemiddelde scores, slechtste en beste presteerders en nog veel meer. Met deze informatie kan de organisatie de formulier(en) verder afstemmen en de cyclus van naleving van merkstandaarden en -programma’s herhalen.

Actieplan voor retailaudit

Verantwoordelijkheid

Het actieplan bevordert eigenaarschap en verantwoordelijkheid op elke locatie. Het stelt districtsmanagers en franchisenemers/managers ook in staat samen te werken aan een gemeenschappelijk doel: elke locatie performanter en winstgevender maken. Bij corrigerende maatregelen gaat het erom de kans te grijpen om het beter te doen. Herinneren, maak je geen zorgen over de score, grijp de kans.

Efficiëntie

Het actieplan kweekt efficiëntie. Het zorgt ervoor dat correcties kunnen worden uitgevoerd zonder tijdverspilling door heen-en-weer communicatie tussen de franchisenemer/winkelmanager en de districtmanager of het hoofdkantoor. U zult nooit meer de vraag krijgen "is het al gedaan?". U markeert de corrigerende maatregel als opgelost (upload eventueel een verificatiefoto), u weet het, zij weten het. Wat gaat u doen met uw vrije tijd?

Vind een tekortkoming, wijs het toe als corrigerende maatregel, los het op… klaar!

Zoek niet alleen naar problemen, maar los ze ook op!

Besteed geen tijd en middelen aan het zoeken naar problemen, tenzij u bereid bent ze op te lossen.

Het doel van een product als Bindy is niet bedoeld om u te helpen problemen te vinden. Het doel is voortdurende verbetering, oplossing en afsluiting. Het vinden van problemen is goed. Het is beter om ze te repareren.

Sluit de lus bij de uitvoering van de site

In de kern is het actieplan een instrument voor verbetering. Succes in de detailhandel en horeca hangt voor een groot deel af van de uitvoering. Het actieplan luidt uitvoering.

Het actieplan is de voortzetting van het bezoek, de sleutel tot het verkrijgen van een oplossing en afsluiting.

Als je problemen als kwalen ziet, is het actieplan de remedie. Verlaat de site niet zonder een!

Een retailauditprogramma kalibreren

Waar mogelijk beveelt Bindy een geleidelijke uitrol aan, waarbij enkele gebruikers/districten worden getraind, feedback wordt verzameld, de formulieren/workflow worden aangepast en het programma iteratief wordt uitgebreid door een nieuwe groep gebruikers/districten te trainen. Deze stap noemen we ‘kalibratie’.

In een retail- en horecaomgeving is een checklist een verzameling merknormen en best practices.

Wat op de checklist staat, geeft weer wat belangrijk is voor het merk (strategische initiatieven, seizoensprogramma's, enz...), wat het merk moet doen (wet- en regelgeving, gezondheid en veiligheid, enz...) en wat het wil zijn, operationeel en in de ogen van zijn klanten.

De checklist moet representatief zijn voor de bedrijfsprogramma's en -doelstellingen, maar ook duidelijk en goed begrepen door het veldteam dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze merknormen. Hier komt 'kalibratie' om de hoek kijken.

Wed de boerderij niet op onbewezen merkstandaarden en hiaten in begrip. Ijken dan schaal.

Er zijn twee facetten van kalibratie die we moeten overwegen: het kalibreren van de checklist en het kalibreren van het team. Laten we erin duiken.

Controlelijst kalibratie

Het kalibreren van de checklist omvat het selecteren, groeperen en ordenen van wat op de checklist staat. Dit wordt vaak aangestuurd door het operationele team met input van andere afdelingen (merchandising, marketing, human resources, verliespreventie, enz…).

Checklist-items moeten voldoende duidelijk en gedetailleerd zijn en herhaling vermijden. De checklist moet alle aandachtsgebieden van het bedrijf goed bestrijken en zo zijn opgesteld dat de rayonmanager de tijd voor het bezoek kan optimaliseren.

Hoewel er veel kan worden gedaan op het hoofdkantoor, is er gewoon geen vervanging voor "hands-on" tijd in het veld. Door een selecte groep districtmanagers toegang te geven tot de checklist, ook al is het maar een concept, kan het hoofdkantoor de checklist verfijnen en kalibreren met real-world feedback. Het is vaak in dit stadium dat onduidelijke kopieën, repetitieve standaarden of gebrekkige volgorde worden opgemerkt en aangepakt.

Teamkalibratie

Het kalibreren van het team is een vorm van toegepaste training die ervoor zorgt dat normen worden geëvalueerd op een consistente en eerlijke schaal. Hoewel het oordeel van een districtmanager enorm belangrijk is voor het succes van het auditprogramma, zijn consistentie in de beoordeling en beoordeling even belangrijk.

Het kalibreren van het team omvat het trainen van operationeel personeel om een gedeeld begrip te hebben van de operationele normen en hoe afwijkingen van de normen te beoordelen en te behandelen.

Het kalibreren van het team betekent ook aantonen waar de definitie van de norm eindigt en waar de behoefte van de districtsmanager om een oordeel te vellen begint.

Omgaan met mensen is niet altijd zo zwart-wit als het afvinken van een vakje op een elektronisch formulier. Het operationele team moet bijvoorbeeld weten hoe het soms gevoelige en vertrouwelijke personeelskwesties moet aanpakken.

Waarom kalibreren?

Een gekalibreerde checklist vermindert verwarring, heen en weer vragen en vergemakkelijkt ook de verspreiding van operationele normen en acceptatie.

Kalibratie zorgt er ook voor dat normen eerlijk en consistent worden beoordeeld. Consistentie kweekt vertrouwen met de algemene score en leent zich voor geaggregeerde rapportage, vergelijkingen tussen gebruikers, regio's en tijdframes.

Om uw bedrijfsdoelen te bereiken, moet u checklists controleren en 'kalibreren' met een steekproef van gebruikers en winkels vóór de algemene lancering. Zet niet alles op het spel met onbewezen processen. Kalibreer en schaal vervolgens op.

 beste praktijken voor kalibratie

Gebruik proefwinkels om de eerste resultaten te verkrijgen. Zet de boerderij niet in op een onbewezen checklist, voer een kleine pilot uit en kalibreer deze totdat u tevreden bent met het resultaat.

Begin met een kleine groep gebruikers en winkels. Het idee is om vroeg en vaak feedback te krijgen voordat u zich inzet voor een grotere groep.

Test de checklist in het veld! Een checklist ziet er misschien prima uit op het hoofdkantoor, maar kan ernstige tekortkomingen blijken te hebben als u daadwerkelijk een winkelbezoek aflegt. Een inefficiënte checklist kan ertoe leiden dat de districtsmanager een stap terug moet doen of herhaaldelijk door de winkel moet springen om het bezoek af te ronden.

Maak je geen zorgen over de score, grijp de kans

Puntwaarden toekennen aan inspectie-items is een gangbare praktijk bij retail- en hospitality-audits. Het idee is om een algehele score voor de site te verkrijgen en een indicatie van de naleving van een programma of een reeks standaarden door de site. Het scoren van een site kan echter onverwachte reacties van de franchisenemer of winkelmanager uitlokken.

De meeste exploitanten en franchisenemers zijn trots op hun werk en kunnen worstelen met een teleurstellende bezoekscore en de begeleiding van de districtsmanager.

Was de districtmanager te hard of oneerlijk? Is mijn winkel echt tekortgeschoten op bepaalde gebieden, zoals de score, aantekeningen en het actieplan van het bezoek suggereren? Het kan veel zijn om mee om te gaan op professioneel niveau, maar ook op persoonlijk niveau.

Hoewel we de trots en het streven naar uitmuntendheid van een exploitant begrijpen, hebben we het volgende advies voor iedereen die teleurgesteld is over de uitkomst van het laatste bezoek van de districtsmanager: maak je geen zorgen over de uitslag en laat de kans niet voorbijgaan.

Maak je geen zorgen over de score

Er bestaat niet zoiets als een perfect bezoek in de detailhandel. Omzet gebeurt. Het weer gebeurt. Menselijke fouten gebeuren. Zelfs de beste operators laten af en toe het een en ander door de kieren vallen.

Een minder dan perfecte score halen is op zichzelf geen ernstige zorg, noch bijzonder onverwacht. De beste honkballers ter wereld gooien niet de perfecte pitch 100% van de tijd, en de beste retail operators ook niet.

Team kalibratie speelt hierbij een bepaalde rol en dat geldt ook voor het managen van verwachtingen. Vergeet niet dat het doel van een retail audit niet is om te scoren, maar om de verkoop en winst van de winkel te verbeteren.

Geen perfecte score gekregen? Waren de presentatie, merchandising en servicenormen van de winkel op alle vlakken perfect? Perfectie is een reis, geen bestemming.

De kans grijpen

Wat is dan de kans?  

Voor een districtsmanager is dit de kans om zijn/haar winkels aan de hoogste normen te houden. Alles minder is oneerlijk tegenover het merk, de franchisenemer en de klanten.

Voor een franchisenemer bestaat de mogelijkheid om deze normen hoog te houden en uit te voeren.

Dus maak je geen zorgen om een lage score. Een lage score kan gebeuren op elke reis naar grootsheid. Focus op de kans, het einddoel en een kans om het de volgende keer beter te doen.

Excel versus Retail Audit-software

Veel detailhandelaren die de naleving van de bedrijfsnormen door winkels controleren, blijven vertrouwen op ondersteuning op papier, e-mail en telefoon. Hoewel telefoon en e-mail alomtegenwoordige communicatiemethoden zijn, is geen van beide ontworpen om bidirectioneel, traceerbaar of rapporteerbaar te zijn.

Gebruik makend van Excel of papier voor uw formulieren kan traag en arbeidsintensief zijn. Scores moeten worden opgeteld, gegevens moeten worden verzameld, ingevoerd en gedeeld, er moeten meerdere e-mails worden verzonden om tekortkomingen te melden. Een afgeronde audit op iemands bureau is geen hulp voor een bedrijf dat actuele gegevens nodig heeft om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.

ROI voor Retail Audit Software

Retailaudits hebben meetbare voordelen binnen en buiten het bedrijf. Voor bedrijven die blijven vertrouwen op papier/Excel, het automatiseren van retail-auditprogramma's met software toont ROI aan op procesverbetering alleen en geeft alle niveaus van het bedrijf direct toegang tot gegevens.

Retail audit software bespaart 145 minuten per audit per winkel.

• Het plannen van de audit en het informeren van winkels is geautomatiseerd.
• Bekijk snel eerdere audits met behulp van rapporten in plaats van papier/e-mail door te spitten en een samenvatting te maken.
• Formulieren zijn intuïtief: er worden alleen items (vragen) weergegeven die van toepassing zijn op de locatie en de gebruiker.
• Vervolgens wordt er automatisch gescoord.
• Gegevens hebben geen samenvatting nodig, maar zijn in realtime beschikbaar voor alle niveaus.
• Met één klik worden automatisch actieplannen gemaakt voor alle niet-conforme items die tijdens de audit zijn geïdentificeerd.
• Wijs actieplannen en taken toe. De software volgt automatisch achterstallige verantwoordelijkheden op.
• Volg de voltooiing overal en altijd met eenvoudige rapporten

Voor het bedrijf elimineert de auditsoftware voor de detailhandel de kosten van gegevensinvoer, het verzenden van papieren formulieren en fysieke gegevensopslag. Software geeft merken de mogelijkheid om formulieren snel aan te passen en elimineert distributiekosten.

Formulierbouwers kunnen samenwerken met hun team op één enkel platform om het formulier te kalibreren in plaats van te delen via e-mail en te wachten op een reactie.

Het hoofdkantoor kan onverwachte noodsituaties en wijzigingen (productterugroeping, wijzigingen in regelgeving, defecte apparatuur, virale negatieve klantbeoordeling) voor elk personeelsniveau onmiddellijk afhandelen met taakbeheer.

Retail-auditsoftware bespaart geld dat verloren gaat door slechte uitvoering.

De kosten van suboptimale merchandising is ongeveer 1% van de bruto productomzet. Succes komt neer op een goede uitvoering.

• Enkel en alleen 40% van gecontracteerde promotionele displays correct worden uitgevoerd.
• Succesvolle CPG-samenwerking met retailpartners voor de uitvoering van merchandising kan tot 10% aan verbeteringen van de operationele marge genereren en de voorraden met gemiddeld 10% verminderen.
• Realtime toegang tot informatie tussen hoofdkantoor, teams en winkels vergemakkelijkt het vroegtijdig identificeren van campagneproblemen en het toewijzen van problemen voor oplossing aan corrigeer flauwe campagnes.

Retail-auditsoftware vermindert het verlies in verband met diefstal, fraude, vandalisme en verspilling.

Uit een recent onderzoek van de National Retail Federation (NRF) blijkt: een gemiddeld krimppercentage van 1.44%, wat "de totale Amerikaanse detailhandelseconomie $48,9 miljard kost."

• Bedrijven die efficiënte processen inzetten, kunnen meer doen met minder. Bijna 8% van de afdelingen voor verliespreventie zien budgetten dalen met 20%.
• Gebruik auditsoftware voor de detailhandel om beleid voor verliespreventie te verspreiden en tests te herzien om ervoor te zorgen dat de normen op winkelniveau worden begrepen.
• Taakbeheermodules stellen merken in staat om LP-beleidsbeoordeling toe te wijzen en te volgen.
• Verspreid snel updates over het verliespreventiebeleid.
• Retail-auditsoftware biedt een geschiedenis van due diligence als zich een kritiek incident voordoet.

Retail audit software beschermt het bedrijf

Audits beschermen bedrijven tegen claims, boetes en rechtszaken vanwege gezondheids- en veiligheidsschendingen.

• 70% van kleine retailbedrijven voelt zich overweldigd door overheidsvoorschriften, waaronder veiligheidsrichtlijnen en arbeidsvoorschriften.
• Gedrag van werknemers veranderen door duidelijk te communiceren over gezondheids- en veiligheidsnormen.
• Gebruik taakbeheer om essentieel onderhoud aan de apparatuur toe te wijzen.
• Voeg beleids- en regelgevingsupdates toe aan het formulier zodat informatie gemakkelijk toegankelijk is.
• Demonstreer due diligence voor rampen- en noodsituaties paraatheid met een elektronische, gemakkelijk toegankelijke auditgeschiedenis voor elke locatie.

Retail Audit Software – Kopen versus bouwen

Retailers, fabrikanten, distributeurs en exploitanten hebben allemaal moeite om meer te doen met minder. Minder middelen, kleiner budget, minder tijd.

Je moet communiceren en programma's en standaarden uitvoeren, je moet bescherm het merk, verzamel informatie uit het veld en stuur instructies naar winkels. Dat moet je doen met beperkte middelen. Koop of bouw je?

Laten we eens dieper ingaan op vier belangrijke factoren.

Je bedoelt toch niet Excel?

Voordat we beginnen, laten we iets uit de weg ruimen. Voor het doel van deze vergelijking verwijst "build" naar het bouwen van software met de hulp van professionele softwareontwikkelaars en uw IT-afdeling.

Als u een softwareplatform dat u direct kunt kopen en implementeren (Bindy) wilt vergelijken met een aangepaste workflow die is opgebouwd rond Excel en e-mail (of vergelijkbare tools), raadpleeg dan Excel en e-mail versus Bindy.

Laten we nu eens dieper ingaan op de voordelen van kopen versus bouwen.

Factor #1: ontwikkeling en onderhoud Kosten

Het is gebruikelijk om de IT-afdeling om een kostenraming te vragen om een in-house oplossing te ontwikkelen. Wanneer u om een schatting vraagt, vergeet dan niet te informeren naar de doorlopende ondersteunings- en onderhoudskosten die verband houden met de volledige levenscyclus van de software en het lopende gebruik.

Dit is vooral belangrijk voor kleine en middelgrote retailers. MKB's hebben mogelijk niet de IT-cycli om software te ontwikkelen en bieden doorlopende ondersteuning.

Ongeacht uw grootte, het is belangrijk om te weten dat een groot aantal IT-projecten het budget overschrijden. Dat blijkt uit een onderzoek van het Project Management Institute (PMI). 43% van de projecten overschreed het oorspronkelijke budget.

Onthoud dat 70% van softwarekosten treden op na implementatie! 

“Een rigoureuze levenscyclusanalyse die op realistische wijze het voortdurende onderhoud door interne ontwikkelaars schat, zorgt er vaak voor dat de balans in het voordeel van kopen doorslaat.” – Mark Lutchen, voormalig wereldwijde CIO van PriceWaterhouseCoopers

Factor #2: Rendement op investering

Zodra u een schatting heeft van de kosten voor het bouwen, implementeren en ondersteunen, kunt u beginnen met het vergelijken van een kant-en-klare oplossing.

Het gebruik van auditsoftware voor de detailhandel heeft een meetbare impact op alle onderdelen van het bedrijf. Voor degenen die eerder vertrouwden op papier/Excel, het automatiseren van auditprogramma's met software demonstreert ROI op procesverbetering alleen en geeft alle niveaus van het bedrijf realtime toegang tot gegevens direct.

Bindy bespaart een gemiddelde 145 minuten per audit per winkel:

• Het plannen van de audit en het informeren van winkels is geautomatiseerd.
• Bekijk snel eerdere audits met behulp van rapporten in plaats van te zoeken in papieren/e-mailgegevens.
• Formulieren zijn intuïtief: er worden alleen items (vragen) weergegeven die van toepassing zijn op de locatie en de gebruiker.
• Scoren gaat automatisch.
• Gegevens zijn realtime beschikbaar.
• Met één klik worden automatisch actieplannen gemaakt voor alle niet-conforme items die tijdens de audit zijn geïdentificeerd.
• Toegewezen actieplannen en taakherinneringen worden geautomatiseerd in plaats van achter personeel aan te jagen met e-mails, telefoontjes en chatthreads.
• Volg de voltooiing en trends op elk apparaat, op elk moment met eenvoudige rapporten.

Een kant-en-klare oplossing bespaart u de kosten van gegevensinvoer, verzendkosten en fysieke gegevensopslag. Het geeft merken de mogelijkheid om snel formulieren te maken en te bewerken en elimineert de distributiekosten die gepaard gaan met het verzenden en/of afdrukken van eindeloze hardcopy-audits.

Een aangewezen formulierbouwer kan met zijn team samenwerken op één platform hun formulieren/checklists kalibreren in plaats van delen via e-mail en wachten op een reactie.

Het hoofdkantoor kan onverwachte noodsituaties en wijzigingen (productterugroeping, wijzigingen in regelgeving, defecte apparatuur, virale negatieve klantbeoordeling) voor elk personeelsniveau onmiddellijk afhandelen met taakbeheer.

Bespaar geld dat verloren gaat door ondermaatse uitvoering

De kosten van suboptimale merchandising is ongeveer 1% van de bruto productomzet. Succes komt uiteindelijk neer op een goede uitvoering.

• Slechts 40% van gecontracteerde promotionele displays worden correct uitgevoerd.
• Succesvolle CPG-samenwerking met retailpartners voor de uitvoering van merchandising kan tot 10% aan verbeteringen van de operationele marge genereren en de voorraden met gemiddeld 10% verminderen.
• Realtime toegang tot informatie tussen hoofdkantoor, teams en winkels vergemakkelijkt de communicatie waardoor teams problemen onmiddellijk kunnen aanpakken. Voor tijdgevoelige campagnes helpt dit bij een snellere verbetering van: slecht presterende campagnes.

Verminder verliezen als gevolg van diefstal, fraude, vandalisme en afval

Uit een recent onderzoek van de National Retail Federation (NRF) blijkt: een gemiddeld krimppercentage van 1.44%, wat "de totale Amerikaanse detailhandelseconomie $48,9 miljard kost."

• Bedrijven met efficiënte processen besparen tijd en geld. Bijna 8% van de afdelingen voor verliespreventie zien budgetten dalen met 20%.
• Gebruik auditsoftware voor de detailhandel om beleid voor verliespreventie te verspreiden en tests te herzien om ervoor te zorgen dat de normen op winkelniveau worden begrepen.
• Taakbeheermodules stellen merken in staat om LP-beleidsbeoordeling toe te wijzen en te volgen.
• Verspreid snel updates over het verliespreventiebeleid. Zorg ervoor dat gebruikers in realtime hebben beoordeeld en neem contact op met degenen die de taak uitstaan.
• Retail-auditsoftware biedt een geschiedenis van due diligence als zich een kritiek incident voordoet.

Bescherm het bedrijf tegen claims, boetes en rechtszaken vanwege gezondheids- en veiligheidsschendingen

• 70% van kleine retailbedrijven voelt zich overweldigd door overheidsvoorschriften, waaronder veiligheidsrichtlijnen en arbeidsvoorschriften.
• Gedrag van werknemers veranderen door duidelijk te communiceren over gezondheids- en veiligheidsnormen.
• Gebruik taakbeheer om essentieel onderhoud aan de apparatuur toe te wijzen.
• Voeg beleids- en regelgevingsupdates toe aan het formulier zodat informatie gemakkelijk toegankelijk is.
• Demonstreer due diligence voor rampen- en noodsituaties paraatheid met een elektronische, gemakkelijk toegankelijke auditgeschiedenis voor elke locatie.

Factor #3: Time-to-market

PIM meldt dat 49% van de IT-projecten is te laat afgerond. Dus wanneer u moet beslissen tussen het kopen van een softwareoplossing en het bouwen van een oplossing, zijn er belangrijke vragen die u uzelf moet stellen.

Hoe snel heeft u een oplossing nodig? Als uw interne ontwikkelingsteam niet over de vaardigheden beschikt die vereist zijn voor bepaalde delen van het project, heeft u dan de tijd om te wachten op en de middelen om een extra expert in te schakelen? Hoe “De eerste keer goed” moet de oplossing zijn? Heeft u de middelen om te wachten op foutopsporingsproblemen?

PIM meldt dat 49% van het IT-project is laat afgerond.

Het bouwen van een interne oplossing vergt een aanzienlijke investering vooraf en het ontwikkelingsproces, van concept tot testen, debuggen en implementatie, kan maanden of langer duren, afhankelijk van de complexiteit van de oplossing.

Houd rekening met uw type bedrijf. Forbes merkt op dat voor de meeste retailbedrijven (QSR's, c-stores, meubelwinkels, enz.) een geweldige softwareoplossing waarschijnlijk direct beschikbaar is en al effectief is gebleken in uw branche.

Voordat u besluit om te bouwen, moet u softwareoplossingen voor retailaudits verkennen die een gratis proefversie bieden. Afgezien van een paar minuten onderzoek, is uw investering vooraf in wezen nihil. Met sommige toepassingen kunt u in één dag aan de slag zodat u de oplossing in uw winkels kunt 'testen' met uw bestaande formulieren of checklists.

Factor #4: voortdurende ondersteuning

Zoals hierboven vermeld, is het bouwen van software slechts een onderdeel van het proces. Aangezien de schaal van het bedrijf en de technologie blijven veranderen, is het belangrijk om te overwegen: de middelen die nodig zijn om voortdurende ondersteuning en updates te bieden.

Beveiliging en herstel

Hoe worden gegevens geback-upt, hersteld in geval van een systeemstoring en beveiligd tegen hacking?

Documentatie en onderhoud

Wie zal best practice-documenten opstellen, training geven en bronnen up-to-date houden?

bruikbaarheid

Hoe zal het bedrijf reageren op technologische veranderingen (mobiel, tablet, app, browserupgrades), verzoeken om nieuwe functies en zorgen voor uptime voor eindgebruikers?

In het verleden, een gebrek aan voorverpakte software was een belangrijke reden om ervoor te kiezen om een oplossing in eigen beheer te ontwikkelen. Tegenwoordig vereist het competitieve karakter van de industrie dat softwareleveranciers transparant zijn over aanbiedingen en kosten.

Dit betekent dat u een leverancier kunt kiezen wiens pakket al het bovenstaande omvat, evenals vooraf prijzen voor extra modules en functies. Een groot voordeel van de aanschaf van een auditoplossing voor de detailhandel is de voorspelbaarheid van het budget.

Categorieën