Retail-audits – de definitieve gids

Voor wie is deze gids bedoeld?

Deze gids voor winkelaudits is bedoeld voor detailhandelaren met meerdere vestigingen in sectoren zoals restaurants, buurtwinkels, apotheken, spa's en klinieken, telecommunicatie en alcoholwinkels. Deze gids helpt ook parkeerexploitanten en fabrikanten of distributeurs van verpakte consumentengoederen.

Als u gegevens in winkels/geografische locaties moet verzamelen of valideren, is deze definitieve gids voor retailaudits iets voor u!

Inhoud

Wat is een Retail Audit?

Waarom retailaudits uitvoeren?

Wie profiteert van Retail Audits en Retail Audit Software?

- Hoofdkantoor

– Vice-presidenten en directeuren

– Districts-/regiomanagers en CPG-veldvertegenwoordigers

– Franchisenemers en managers

- Klanten

Hoe een Retail Audit-programma te implementeren?

Een controlelijst voor detailhandelsaudits maken

Soorten retailaudits

– Merchandising-audit

– Audit voor verliespreventie

– Gezondheids- en veiligheidsaudit

– Concurrentieanalyse-audit

Branchespecifieke controlechecklists voor de detailhandel

Hoe voer je een retailaudit uit?

Actieplan voor retailaudit

Een retailauditprogramma kalibreren

– Het formulier kalibreren

– Kalibreer het team

Hoe u de verwachtingen van retailaudits beheert

Winkels helpen een lage score te verwerken

Excel versus Retail Audit-software

ROI voor Retail Audit Software

Retail Audit Software – Kopen versus bouwen

Wat is een Retail Audit?

Een retailaudit is een slimme checklist. Het is gebaseerd op een formulier, heeft punten, best-practice-afbeeldingen, ondersteunende bestanden, voorwaardelijke items, kritieke items en aanbevelingen voor actieplannen. Met audits kunnen normen worden gecontroleerd, tekortkomingen worden opgespoord, toegewezen en opgelost wanneer districts- of verkoopmanagers winkels bezoeken. Een audit stelt het hoofdkantoor in staat om te garanderen dat bedrijfsnormen, programma's en beleid volledig en op tijd in elke winkel worden geïmplementeerd.

Retailaudits worden gebruikt voor bedrijfsvoering, merchandising, service, verliespreventie en/of gezondheids- en veiligheidsnormen. Ze worden soms 'winkelbezoeken' of 'winkelwandelingen' genoemd.

Retailers voeren doorgaans het hele jaar door op gezette tijden verliespreventie- en gezondheids- en veiligheidsaudits uit. Operationele, service- en merchandising-audits kunnen met regelmatige tussenpozen worden uitgevoerd of ter voorbereiding op en ondersteuning van een winkelspecifiek initiatief of seizoensprogramma.

Retailaudits kunnen aangekondigd of onaangekondigd worden uitgevoerd. Audits kunnen worden uitgevoerd als een "zelfaudit" door een franchisenemer, winkelmanager/werknemer of door een districtmanager/veldvertegenwoordiger die de winkel bezoekt.

Waarom retailaudits uitvoeren?

Retailaudits bevorderen een hogere algehele naleving van merknormen op winkelniveau.

Hoe? De praktijk om een districtmanager/CPG-veldvertegenwoordiger naar een franchise/winkel te sturen, toont aan dat naleving een prioriteit is voor het merk: het bedrijf zet middelen in voor dit streven.

Het voltooien van de audit in de winkel versterkt ook de merknormen voor districtmanagers/CPG-vertegenwoordigers. Beschrijf de norm, voeg een best practice-foto of document toe en weeg punten of markeer bepaalde items zodat auditors gemakkelijk bedrijfsprioriteiten kunnen identificeren.

Training is nodig, maar training is niet genoeg.

De enige manier om te weten of medewerkers hun nieuw geleerde vaardigheden toepassen, is door de winkel te bezoeken. Naleving van gezondheid en veiligheid, verliespreventie, merchandisingnormen (enz.) kan het beste worden bereikt als iedereen zich ervan bewust is dat normen voortdurend worden geverifieerd. Behandel retailaudits als een doorlopende leermogelijkheid, een kans om elke winkel te coachen om meer succes te behalen.

Audits betrekken de winkel.

Retailaudits zijn geen passieve activiteit. Ze bieden de leden van het hoofdkantoor de mogelijkheid om te praten met de winkelleiding en medewerkers. Stel vragen, luister en bied bronnen aan.

Verschillende winkels voeren op verschillende manieren uit.

Winkels hebben verschillende prioriteiten op basis van hun ervaring. Dit wordt verwacht, maar bedrijven moeten er zeker van zijn dat kernprogramma's en merkstandaarden volledig, op tijd en op alle locaties worden geïmplementeerd. De enige manier om te weten of winkels echt merchandising-, operatie- of verliespreventieprogramma's uitvoeren, is door een retailauditproces in te voeren.

Elke winkel/franchisenemer/CPG-display is een merkambassadeur.

Als u een klant op één locatie teleurstelt, gaan ze misschien niet meer naar al uw locaties. De gemiddelde supermarkt heeft bijna 31.000 SKU's. Staat een product niet waar de consument het verwacht, dan kiest de klant voor een vergelijkbaar alternatief.

Het niet uitvoeren van merknormen in één winkel schaadt niet alleen de verkoop van die locatie, het kan van invloed zijn op de bedrijfsresultaten.

Aantrekkelijke, goed gerunde winkels/displays trekken klanten aan.

Bedrijven moeten uitzonderlijke klantervaringen creëren, waaronder visueel aantrekkelijke displays, duidelijke bewegwijzering, gemakkelijk te navigeren door gangpaden/secties en medewerkers die klaar staan om betrokken te zijn en te helpen. CPG-displays moeten goed gevuld en goed verlicht zijn en in topconditie worden gehouden. Dit is het verschil tussen de klant naar het product trekken of de blik van de klant afdwalen naar een concurrent.

Naast het aantrekken van klanten, is een merk dat zich inzet voor een uitstekende uitvoering in de winkel, een merk dat potentiële franchisenemers aantrekt. Potentiële franchisenemers zullen eerder investeren in een operationeel sterk, goed gerund merk dan in een merk dat als gebrekkig of inconsistent wordt beschouwd.

Wie profiteert van Retail Audits en Retail Audit Software?

Retailaudits verhogen de klanttevredenheid, beperken risico's en stimuleren de verkoop. Hieronder de manieren om a . te implementeren retail audit programma heeft invloed op het bedrijf per rol.

Hoofdkantoor

• Zien bruto productomzet stijgt met maximaal 1%.
• Verminder onnodige verspilling van merchandisingprogramma's die niet correct worden uitgevoerd.
• Voorkom claims, verlies en vergoedingen in verband met verwaarlozing van gezondheid en veiligheid.
• Verhoog de klanttevredenheid met goed gerunde winkels.
• Verlaag de voorraad- en opslagkosten door ervoor te zorgen dat de schappen gevuld zijn en doorverkopen.
• Automatiseer met retail audit software en bespaar maar liefst 145 minuten per audit per winkel.
• Verspreid bedrijfsnormen door eenvoudig best practices te communiceren.
• Gebruik data-analyse om trends en verbeterpunten te identificeren om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.

Vice-presidenten en directeuren

• Mogelijkheid om KPI's bij te houden over programma's, divisies, winkels en individuen.
• Naleving meten en volgen realtime in de winkels.
• Verminder arbeidsverspilling en kostbaar heen en weer met een systeem dat is ontworpen voor tweerichtingscommunicatie.
• Creëer een samenwerkingsworkflow met districtmanagers/veldvertegenwoordigers en winkels.
• De voltooiing van taken toewijzen en volgen.

Districts-/regiomanagers en CPG-veldvertegenwoordigers

• Tijd- en arbeidsbesparing als gevolg van de mogelijkheid om snel op te voeren met toegang tot de prestatiegeschiedenis van de winkel.
• Centrale opslagplaats voor winkelgegevens die op elk moment op elk apparaat toegankelijk zijn.
• Bekijk eenvoudig de prestatiegeschiedenis om winkelmedewerkers te adviseren en te betrekken. Gebruik data om winkelmanager/franchisenemer te coachen.
• Volg herhaalde onaanvaardbare trends, trends en vergelijk winkel met wijk.
• Wijs resolutie toe voor niet-conforme items zonder heen en weer e-mails en herhaal vervolggesprekken.

Franchisenemers en managers

• Toegang tot best-practice foto's en documenten in een centrale opslagplaats in combinatie met prestatiegegevens.
• Gebruiksvriendelijke rapporten die gegevens ophalen voor hun specifieke locatie voor beoordelings- en vergelijkingsdoeleinden.
• Het vermogen om zelf verbeterpunten te identificeren.
• Tijdsbesparing voor nieuwe managers en franchisenemers om snel de geschiedenis, prestaties en merkstandaarden van de winkel te verbeteren.

Klanten

• Verbeterde ervaring dankzij consistente uitvoering van merchandising, service en gezondheids- en veiligheidsnormen.
• Minder frustratie omdat producten gemakkelijk te vinden zijn omdat de winkel goed georganiseerd is met gevulde schappen.
• Vermindering van klachten van klanten.
• Merkloyaliteit opbouwen. Klanten keren terug naar goed gerunde winkels.

Hoe een Retail Audit-programma te implementeren?

Klaar om retail-audits op al uw locaties in te voeren? Of u nu 5 of 50.000 locaties heeft, implementeren van een retail audit programma hoeft niet tijdrovend of moeilijk te zijn.

1. Definieer het bereik van uw gegevens. Wat wil je weten over je winkels? Wat wilt u dat uw winkels weten over de best practices van het bedrijf, operationele normen, merchandisingverwachtingen, servicenormen, enz.? Zijn onbewerkte of geaggregeerde gegevens belangrijker voor de besluitvorming van uw bedrijf? Heb je beide soorten nodig?
2. Bepaal wie je erbij wilt betrekken. Wie gaat de audit uitvoeren? Wie bekijkt welke gegevens? Neem je alle winkels mee of slechts enkele?
3. Bouw je formulier. Definieer de normen en communiceer duidelijk de verwachtingen. Voeg best-practice foto's en documenten toe voor extra illustratie.
4. Start het formulier op kleine schaal. Gebruik een voorbeeldgroep van locaties om 'proefrit' te maken, door te kijken en feedback te geven op het formulier. Dit heet "kalibratie.”
5. Implementeer het programma en houd de resultaten bij.
6. Bepaal of u wilt automatiseren. Kunnen papieren formulieren en follow-ups per e-mail aan uw behoeften voldoen? Zal papier en e-mail meegroeien met uw bedrijf? Kunt u ruwe en geaggregeerde gegevens volgen/bekijken? Kun je je data filteren en narrowcasten om de dataset te vinden die voor jou het belangrijkst is?

Bij de beslissing om het retailauditproces te automatiseren, moet rekening worden gehouden met de activiteit van uw merk en mogelijke aansprakelijkheid/kosten die inconsistente/slechte uitvoering kan hebben voor het imago en de bedrijfsresultaten van het merk.

Een controlelijst voor detailhandelsaudits maken

Wat moet er op een checklist voor retailaudits? Het antwoord hangt af van wat u wilt weten over uw locaties. Begint u als retailer uw auditprogramma helemaal opnieuw? Bent u een CPG-merk dat geïnteresseerd is in schapruimte, nauwkeurigheid van prijzen en het volgen van uw concurrentie? Ongeacht de specifieke omstandigheden, hier is een lijst met best-practices om u te helpen bij het bouwen van uw retail audit of Checklist voor CPG-merchandising.

Denk aan de “metadata”. 

De metadata van een formulier is de essentiële informatie die in alle audits wordt opgenomen. Dit omvat wie het formulier invult, welke locatie, welk formulier (checklist) en de datum en tijd. Met retail audit software is de metadata grotendeels geautomatiseerd. Deze informatie is afgeleid van de login, locatielijst en formulieren van de gebruiker die beschikbaar zijn volgens de beveiligingsinstellingen van de gebruiker.

Groepeer items in secties gesorteerd op de stroom van uw locaties. 

Secties moeten zo worden ingedeeld dat ze passen bij de natuurlijke stroom van de winkelwandeling. Dit betekent van buiten naar binnen gaan, door gangpaden werken en uiteindelijk naar de achterkant van de winkel. Het vormgeven van het formulier in relatie tot het natuurlijke verloop van de winkelwandeling bespaart tijd. Bovendien is het intuïtiever voor de auditor.

Denk aan "niet-toepasbare" items. 

Een voordeel van auditsoftware voor de detailhandel is de mogelijkheid om items te "verbergen" die niet op alle locaties van toepassing zijn. Zo mogen niet alle locaties een drive-thru hebben. De mogelijkheid om hele secties of items op bepaalde locaties uit te schakelen, bespaart ook tijd en is intuïtiever voor de auditor.

Zorg ervoor dat uw formulier voldoende dekking heeft.

Nogmaals, situaties kunnen variëren, maar voor winkelmanagers/districtsmanagers moet het formulier enkele of alle van de volgende gebieden behandelen (elk een aparte sectie):

• Buitenkant winkel (parkeerplaats, ramen, groenvoorzieningen, looppaden, deuren, entree)
• Algemene uitstraling en presentatie
• Merchandising en productvoorraad
• Medewerkers, snelheid van service, training en productkennis
• Apparatuur en facilitair onderhoud
• Geldafhandeling, beveiliging en verlies preventie
• Drive-in
• Achterkant winkel, pauzeruimte, kantoor
• Voorraad
• Toiletten
• Veiligheid en beleidsweergave

Voor CPG-vertegenwoordigers die locaties bezoeken, moet het formulier betrekking hebben op enkele of alle van de volgende gebieden (elk een afzonderlijk gedeelte):

• Planken (ruimte, locatie, naleving van schappenplannen, prijzen, voorraadniveau, SKU's)
• Concurrentie (promoties, facings, prijsstelling)
• Promoties (signalisatie, displays, bakken, armaturen)
• Medewerkers (training, productkennis, service)
• Achterkant winkel (inventaris, juiste opslag, roulatie)

Vermijd grote secties. 

Het gebruik van een groter aantal kleine secties helpt bij het invoeren van gegevens op mobiel/tablet. Bovendien resulteert het gebruik van kleinere, meer specifieke secties in gedetailleerde en zinvolle rapportage.

Gebruik punten strategisch.

 Hoewel alle items belangrijk kunnen zijn, zijn sommige belangrijker dan andere; sommige items zijn cruciaal voor het succes van uw bedrijf. Bijvoorbeeld het steriliseren van kliniekapparatuur. Als u ervoor kiest om uw items te scoren, wijs dienovereenkomstig puntenwaarde toe.

Wees beschrijvend, specifiek en visueel.

 Normen moeten duidelijk en ondubbelzinnig zijn. In plaats van vage woorden als 'goed' of 'recent' te gebruiken, gebruikt u specifieke informatie. In plaats van "Buitenkant ziet er goed uit" specificeert u "Parkeerplaats en looppaden zijn vrij van puin, landschap is netjes en niet overgroeid, deuren en ramen zijn veegvrij en in goede staat."

Als u retail-auditsoftware gebruikt, kunt u een best practice-afbeelding of document aan een item toevoegen om de norm te illustreren of expliciet uit te leggen. Uw auditor kan ook foto's bijvoegen om naleving of niet-naleving aan te tonen.

Denk aan frequentie. 

Sommige bedrijven voeren misschien wel één audit per week uit of laten winkelmanagers zelfs dagelijks een zelfaudit uitvoeren. Anderen mogen maar één keer per kwartaal komen. Sommige bedrijven gebruiken één formulier om gegevens over kernnormen een paar keer per jaar vast te leggen en gebruiken een ander formulier om vaker te controleren op speciale aanbiedingen of seizoensveranderingen.

"Ijken" jouw formulier. 

Bespreek het/de formulier(en) met uw operationele/merchandisingteams. Verzamel hun feedback en input. Zie uw formulier als een controletool en als een voertuig voor training. Na het ontvangen van feedback, herwerkt u uw formulier dienovereenkomstig.

Kopen of bouwen.

 Bepaal of u uw eigen auditsoftware wilt bouwen of een kant-en-klare retailauditoplossing wilt kopen.

Soorten retailaudits

Retailers en CPG-merken kunnen verschillende soorten audits uitvoeren: operaties, merchandising, verliespreventie, gezondheid en veiligheid, training, faciliteiten, enz. Hieronder definiëren we vier van de meest voorkomende soorten retailaudits.

Merchandising-audits

Zowel retailers met meerdere units als CPG-merken investeren een grote hoeveelheid middelen in branding, bewegwijzering en displays. Merken gebruiken merchandising-audits om de uitvoering van in-store programma's te volgen.

Gebrek aan uitvoering in de winkel kan kostbaar zijn, waarbij suboptimale merchandising leidt tot een verlies aan bruto-omzet van 1%. Over de hele linie, display-compliance kan zo laag zijn als 40%.

Merchandising-audits kunnen worden onderverdeeld in twee overkoepelende categorieën:

1. Plankaudits (naleving van het planogram, geen productgaten, facings, prijzen, correcte SKU's)
2. Promotie-audits (seizoensprogramma's, ondersteunende bewegwijzering, speciale displays/advertenties, speciale prijzen, bewustzijn van en kennis van medewerkers over de promotie)

Het is een best practice in de detailhandel voor retailers met meerdere units om merchandising-audits te combineren met audits voor de presentatie en netheid van de algemene winkel om ervoor te zorgen dat klanten een optimale ervaring hebben.

Verliespreventie-audits

Verliespreventie-audits zijn ontworpen om verspilling, vandalisme, diefstal en risico's tot een minimum te beperken. Het nemen van een preventie versus reactie aanpak vermindert kostbare verstoringen, beschermt het merk en helpt bij het opbouwen van de relatie tussen hoofdkantoor en winkel. Schadepreventie-audits stellen uw beleid centraal en maken het proces transparant voor winkels.

Volgens retailexperts medewerkers zijn de beste verdedigingslinie. Verliespreventie-audits eerdere training van werknemers versterken, aantonen dat verliespreventie een prioriteit van het bedrijf is en werknemers de mogelijkheid bieden om vragen te stellen.

Gezondheids- en veiligheidsaudits

Gezondheids- en veiligheidsaudits zorgen voor naleving van overheidsvoorschriften en correcte productbehandeling om bedrijven te beschermen tegen rechtszaken, claims, merkbezoedelende gebeurtenissen en andere kostbare verstoringen.

Deze audits zijn niet beperkt tot foodservicegebieden. Apotheken moeten ervoor zorgen dat medicijnen op de juiste manier worden bewaard, beveiligd en verstrekt. Bouwplaatsen moeten naarmate het werk vordert controleren op de juiste uitrusting, bewegwijzering en barrières om zowel de werknemers als het publiek veilig te houden.

Meubelwinkels moeten koorden, ladders naar stapelbedden en de inrichting op de juiste manier vastzetten. Distributeurs moeten de veiligheid van de werknemers bewaken en ervoor zorgen dat het bezorg- en magazijnpersoneel de producten op de juiste manier optilt en verplaatst om letsel te voorkomen.

Gezondheids- en veiligheidsaudits moeten routinematig worden uitgevoerd, waarbij kritieke kwesties altijd een onderdeel zijn van elke audit. Dit ondersteunt operationele best practices en training van medewerkers.

De omzet in de detailhandel kan hoog zijn, dus een regelmatige nadruk op gezondheid en veiligheid houdt iedereen betrokken en geïnformeerd.

Concurrentieanalyse-audits

Concurrentieanalyse-audits worden meestal uitgevoerd door CPG-fabrikanten om de activiteit van concurrenten in een specifieke branche te volgen. Om het meeste uit een concurrentieanalyse-audit te halen, is het van cruciaal belang dat u zorgvuldig de reikwijdte en de gegevens die u wilt verzamelen in overweging neemt voordat u uw vertegenwoordigers het veld in stuurt.

• Kies uw product. CPG's vervaardigen vaak meer dan één type product. Bedenk eerst over welk specifiek product u meer wilt weten. Identificeer vervolgens uw top 2-4 directe concurrenten voor dat product. Als u geïnteresseerd bent in het verzamelen van gegevens over meerdere producten, zorg er dan voor dat elk product een eigen sectie op uw formulier heeft.
• Bedenk wat je wilt weten. Bent u geïnteresseerd in de prijsstrategie van uw concurrenten? Speciale acties en aanbiedingen? Hoe ze het product definiëren en erover praten? Aantal facings? Productlocatie en POP-displays?
• Bedenk waar je heen gaat. CPG-merken kunnen hun koopwaar op duizenden locaties hebben. Bezoekt u alle locaties of een selectieve steekproef?
• Overleg met uw verkooppartners. Overleg voordat u de winkel verlaat met uw winkelpartners en medewerkers op de vloer. Is het waarschijnlijk dat werknemers een concurrent aanbevelen boven uw product? Medewerkers met kennis van uw product? Zijn ze goed geïnformeerd over het product van uw concurrent? Onthoud dat een succesvolle samenwerking en een positieve relatie met uw retailpartners kan zorgen voor betere voorraad rekken met 5-8% en productiekosten verlagen met 5-15%!

Voor tips om een betere samenwerking met uw retailpartners te bevorderen, zie: 5 tips om de samenwerking tussen CPG en retailers te verbeteren en Demonstraties in de winkel verbeteren de samenwerking tussen CPG en retailers.

Branchespecifieke controlechecklists voor de detailhandel

De Bindy-blog biedt een aantal gratis, branchespecifieke retail audit checklists:

• Checklist voor merchandising
• Controlelijst voor verliespreventie
• Checklist toiletruimte
• Checklist voor brandbeveiliging
• Checklist voor preventie van seksuele intimidatie
• Checklist voor CPG-merchandising
• Checklist voor alcoholverkopers
• Checklist voor benzinestations
• Apotheek Checklist
• Checklist voor telecomwinkels
• Checklist voor hotelveiligheid en -beveiliging
• Checklist voor loterijverkopers
• Drive-Thru-checklist
• Checklist voor restaurantkeuken

Hoe voer je een retailaudit uit?

Retailaudits kunnen door elke medewerker binnen een bedrijf worden uitgevoerd, maar over het algemeen worden ze uitgevoerd door een districts- of regiomanager, een franchisenemer, een CPG-medewerker in het veld of een mystery shopper. Hieronder vindt u een samenvatting van hoe u een retailaudit uitvoert.

Plan de audit 

Als u auditsoftware voor de detailhandel gebruikt, gebruikt u de ingebouwde kalender om de locatie en het formulier te kiezen. Sommige audits worden aangekondigd (melding wordt verzonden naar de winkelmanager), terwijl andere "onaangekondigd" zijn. Onaangekondigde audits stellen de districtmanager in staat om te meten of de winkel voldoet aan de normen zonder extra voorbereiding of training.

Bereid je voor op de audit 

Bekijk de laatste audit van de locatie op prestaties. Zorg ervoor dat u de namen van de huidige directie en eigenaren op de locatie kent. Stel eventuele opmerkingen of vragen samen. Deze notities kunnen worden ingevoerd in de algemene opmerkingen van de geplande audit, zodat u ze kunt raadplegen wanneer u aankomt.

Voer de audit uit

 Neem het standpunt van uw klant in, beginnend bij de buitenkant en werkend naar binnen en door het interieur. Het is een best practice om uw formulier te ontwerpen volgens de natuurlijke stroom van de winkel. Hoewel u met retail-auditsoftware gemakkelijk tussen secties kunt springen, bespaart het instellen van het formulier volgens de natuurlijke stroom van de locatie tijd en is het intuïtiever.

Bedenk wie het formulier in de winkel gebruikt. Districtmanagers zullen prioriteiten hebben die verschillen van een vertegenwoordiger van consumentenverpakte goederen (CPG's). Ontwerp uw formulier en items (vragen) dienovereenkomstig.

Schakel indien nodig van apparaat. 

Of u nu liever op mobiel, pc of tablet werkt, kies voor retail auditsoftware die apparaatonafhankelijk is. Dit betekent dat u de audit zonder problemen of vertraging moet kunnen starten, hervatten en beëindigen op het apparaat dat voor u het meest comfortabel is.

Voeg foto's en notities toe. 

De meeste mensen reageren sterk op beelden. Foto's leveren onmiskenbaar bewijs van succes en tekortkomingen.

Maak een actieplan om problemen toe te wijzen en op te lossen

 Een actieplan is een voortzetting van de audit gericht op het oplossen van niet-conforme problemen. Actieplannen brengen alle niet-conforme items samen en wijzen ze toe aan een specifieke persoon met een specifieke vervaldatum voor oplossing.

Actie plannen zijn een uitstekende manier om tijd en geld te besparen in uw bedrijf. In Bindy elimineren actieplannen de tijdrovende, ad-hoccommunicatie tussen winkel en hoofdkantoor.

Ze stellen districtmanagers/veldvertegenwoordigers in staat om samen te werken met winkels door notities en fotoverificatie te delen. Met Bindy kan het hoofdkantoor de oplossing van het actieplan in realtime volgen en aanbevelingen doen voor een oplossing.

Koop de buy-in van de winkel

 Zodra de audit is voltooid, vraagt u de winkel om de audit te 'bevestigen'. Erkenning is een elektronische handtekening en stelt de winkel in staat om verantwoordelijkheid te aanvaarden voor de resultaten van de audit. Erkenning biedt ook de mogelijkheid voor de winkel om commentaar te geven op de audit. Dit zorgt voor een doorstroom van communicatie van de winkel naar het hoofdkantoor.

Deel je resultaten

 Het moet gemakkelijk zijn om resultaten te delen met de winkel, het hoofdkantoor en andere relevante belanghebbenden. Met retail-auditsoftware kunnen alle belanghebbenden met beveiligingstoestemming rapporten voor de audit bekijken, gebruiken en uitvoeren.

Opvolging van het actieplan

 U kunt telefonisch of per e-mail opvolgen. Met retail-auditsoftware kunt u echter veel tijd besparen met geautomatiseerde herinneringscommunicatie en rapporten waarmee u voltooide, te late en openstaande actieplannen met één klik kunt volgen.

Plan uw volgende audit

Herhaal de cyclus. Regelmatige bezoeken aan winkels bevorderen de normen van het hoofdkantoor en verbeteren de bedrijfsvoering en de uitvoering van de merchandising. Dit resulteert in een hogere klanttevredenheid en een hogere omzet.

Actieplan voor retailaudit

De actieplan is een voertuig voor verbetering en een manier om de cirkel rond tekortkomingen (niet-conforme items) te sluiten. Actieplannen wijzen een persoon aan die verantwoordelijk is voor het oplossen van een specifiek probleem op een specifieke locatie.

Het toewijzen van elk niet-conform item met een streefdatum voor oplossing bevordert het eigendom en de verantwoordelijkheid op winkelniveau. Met behulp van auditsoftware voor de detailhandel kan het hoofdkantoor aanbevelingen doen voor actieplannen om resolutienormen af te kondigen.

Actieplannen elimineren tijdrovende heen-en-weer- en ad-hoccommunicatie. Districtmanagers/veldvertegenwoordigers en winkels kunnen samenwerken door notities en foto's toe te voegen en te delen.

Succes in de detailhandel hangt af van de uitvoering op winkelniveau. Door ontwerp is het actieplan uitvoering in actie. Het is de belangrijk instrument voor oplossing op winkelniveau en een belangrijk gebied voor het genereren van arbeidsbesparingen en een groter rendement op investeringen.

Een retailauditprogramma kalibreren

Een doordacht, in de praktijk getest formulier vormt de kern van elk succesvol auditprogramma voor de detailhandel. De winkelgegevens die u wilt verzamelen, bepalen de reikwijdte van het formulier (operationele normen, seizoensprogramma's, gezondheid en veiligheid, uitvoering van POP-displays, enz.).

Bij het lanceren van uw retailauditprogramma of een nieuw formulier, is het belangrijk om de tijd te nemen om te onderzoeken of het formulier kalibreren met een steekproef van gebruikers en locaties voorafgaand aan de algemene lancering. Als u dit doet voordat u uw formulier op alle locaties start, bespaart u later tijd, geld en frustratie.

Het formulier kalibreren

1. Begin met een belangrijk segment van gebruikers en locaties. Het formulier moet alle aandachtsgebieden van het bedrijf bestrijken en moet zo zijn opgesteld dat de tijd van de districtmanager/veldvertegenwoordiger tijdens het bezoek wordt geoptimaliseerd.
2. Gebruik het formulier in het veld. Het hoofdkantoor denkt misschien dat de formulering en lay-out van het formulier in orde zijn, maar het daadwerkelijke gebruik op een locatie is de beste manier om onvolkomenheden te identificeren:

• Onduidelijke taal
• Lay-out vereist te veel rondspringen voor de auditor
• Behoefte aan aanvullende best practice-foto's of ondersteunende documenten
• Scoren heeft geen zin voor de winkel/vertegenwoordiger
• Alle secties/vragen zijn niet van toepassing op alle locaties/gebruikers

3. Vraag feedback en pas het formulier aan.

Kalibreer het team

Het oordeel van districtsmanagers/veldvertegenwoordigers is uiterst belangrijk voor het succes van elk auditprogramma. Consistentie bij het beoordelen en oplossen van problemen zijn echter evenzeer van invloed op het succes van het programma. Consistentie ontwikkelt het vertrouwen van de winkel in de totaalscore. Consistentie leent zich ook voor betere rapportage en vergelijkingen tussen locaties en gebruikers.

Het kalibreren van de teams omvat het opleiden van personeel over bedrijfsnormen en verwachtingen voor de behandeling en beoordeling van niet-naleving. Districtmanagers/veldvertegenwoordigers moeten voorbereid zijn om soms gevoelige en vertrouwelijke persoonlijke en zakelijke kwesties aan te pakken.

Retail-auditsoftware kan helpen bij het versterken van training met ondersteunende documenten die zijn toegevoegd aan formulieren op sectie- of item- (vraag) niveau en het doen van aanbevelingen voor actieplannen.

Hoe u de verwachtingen van retailaudits beheert

De meeste managers/franchisenemers zijn trots op hun werk en doen hun best om merkstandaarden uit te voeren. Het krijgen van een lage score voor een retailaudit kan veel zijn om mee om te gaan en sterke emoties uitlokken.

Het helpen van een locatie bij het managen van verwachtingen begint al voordat de audit heeft plaatsgevonden. Het is aan het hoofdkantoor om de toon te zetten en het doel van het auditprogramma te communiceren.

Een retail audit programma gaat niet over het bereiken van perfectie. Er treden menselijke fouten op, er vindt verloop plaats en onverwachte veranderingen hebben aandacht nodig. Het is niet ongebruikelijk dat zelfs de beste managers/franchisenemers af en toe een balletje of twee laten vallen.

Het doel van een auditprogramma voor operaties, verliespreventie of merchandising is niet om een hoge score te behalen, maar om de uitvoering van merknormen te verbeteren, wat resulteert in een betere verkoop en een verhoging van de winst.

Retail-audits behandelen als "grote broer" inchecken is niet nuttig. Geef in plaats daarvan duidelijk aan dat winkelaudits een kans bieden om te leren, te ontwikkelen, vragen te stellen over normen en deze te verduidelijken, en de winkel te verbeteren.

Om consistentie in beoordeling te garanderen en vertrouwen in het auditproces te bevorderen, moet u zo duidelijk mogelijk zijn over hoe formulieritems moeten worden gescoord. Het is geen goede gewoonte om te vragen: "Is de winkel schoon op een schaal van 1 - 5?" Voeg in plaats daarvan best-practicedocumentatie en aanbevelingen toe over hoe een score van 1 er precies uitziet versus een score van 5.

Nog beter, stel gerichte vragen: “Was de winkel gestofzuigd voor opening en na sluiting?” "Zijn plankwobblers vrij van scheuren, bochten en afbladderen?" "Heeft de verkoopmedewerker de klant bedankt voor zijn aankoop en uitgenodigd om terug te komen?"

Winkels helpen een lage score te verwerken

Het is niet ongebruikelijk dat een lage score sterke emoties oproept. Om winkels te helpen een lage score te verwerken, verander het gesprek van een gesprek over falen naar een gesprek over kansen.

1. Wees niet geobsedeerd door de score. Perfectie is ongrijpbaar in het leven en in de detailhandel. Het retail-auditproces gaat niet over het behalen van een perfecte score de eerste keer of elke keer. Herinner winkels eraan dat een retailauditprogramma gericht is op verbetering en groei.
2. Verspil de kans niet. Na een lage score kan de rayonmanager de winkel coachen, aanvullende trainingen geven en help de winkel verbeteren. Managers/franchisenemers hebben de mogelijkheid om te herijken en branding, uitvoering en voorbeeldgedrag als het gaat om normen een prioriteit te maken. Winkelmedewerkers kunnen betrokken raken, professioneel groeien door verantwoordelijkheid te nemen en trots zijn op het verbeteren van de winkel.

Excel versus Retail Audit-software

Veel detailhandelaren die de naleving van de bedrijfsnormen door winkels controleren, blijven vertrouwen op ondersteuning op papier, e-mail en telefoon. Hoewel telefoon en e-mail alomtegenwoordige communicatiemethoden zijn, is geen van beide ontworpen om bidirectioneel, traceerbaar of rapporteerbaar te zijn.

Gebruik makend van Excel of papier voor uw formulieren kan traag en arbeidsintensief zijn. Scores moeten worden opgeteld, gegevens moeten worden verzameld, ingevoerd en gedeeld, er moeten meerdere e-mails worden verzonden om tekortkomingen te melden. Een afgeronde audit op iemands bureau is geen hulp voor een bedrijf dat actuele gegevens nodig heeft om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.

ROI voor Retail Audit Software

Retailaudits hebben meetbare voordelen binnen en buiten het bedrijf. Voor bedrijven die blijven vertrouwen op papier/Excel, het automatiseren van retail-auditprogramma's met software toont ROI aan op procesverbetering alleen en geeft alle niveaus van het bedrijf direct toegang tot gegevens.

Retail audit software bespaart 145 minuten per audit per winkel.

• Het plannen van de audit en het informeren van winkels is geautomatiseerd.
• Bekijk snel eerdere audits met behulp van rapporten in plaats van papier/e-mail door te spitten en een samenvatting te maken.
• Formulieren zijn intuïtief: er worden alleen items (vragen) weergegeven die van toepassing zijn op de locatie en de gebruiker.
• Vervolgens wordt er automatisch gescoord.
• Gegevens hebben geen samenvatting nodig, maar zijn in realtime beschikbaar voor alle niveaus.
• Met één klik worden automatisch actieplannen gemaakt voor alle niet-conforme items die tijdens de audit zijn geïdentificeerd.
• Wijs actieplannen en taken toe. De software volgt automatisch achterstallige verantwoordelijkheden op.
• Volg de voltooiing overal en altijd met eenvoudige rapporten

Voor het bedrijf elimineert de auditsoftware voor de detailhandel de kosten van gegevensinvoer, het verzenden van papieren formulieren en fysieke gegevensopslag. Software geeft merken de mogelijkheid om formulieren snel aan te passen en elimineert distributiekosten.

Formulierbouwers kunnen samenwerken met hun team op één enkel platform om het formulier te kalibreren in plaats van te delen via e-mail en te wachten op een reactie.

Het hoofdkantoor kan onverwachte noodsituaties en wijzigingen (productterugroeping, wijzigingen in regelgeving, defecte apparatuur, virale negatieve klantbeoordeling) voor elk personeelsniveau onmiddellijk afhandelen met taakbeheer.

Retail-auditsoftware bespaart geld dat verloren gaat door slechte uitvoering.

De kosten van suboptimale merchandising is ongeveer 1% van de bruto productomzet. Succes komt neer op een goede uitvoering.

• Enkel en alleen 40% van gecontracteerde promotionele displays correct worden uitgevoerd.
• Succesvolle CPG-samenwerking met retailpartners voor de uitvoering van merchandising kan tot 10% aan verbeteringen van de operationele marge genereren en de voorraden met gemiddeld 10% verminderen.
• Realtime toegang tot informatie tussen hoofdkantoor, teams en winkels vergemakkelijkt het vroegtijdig identificeren van campagneproblemen en het toewijzen van problemen voor oplossing aan corrigeer flauwe campagnes.

Retail-auditsoftware vermindert het verlies in verband met diefstal, fraude, vandalisme en verspilling.

Uit een recent onderzoek van de National Retail Federation (NRF) blijkt: een gemiddeld krimppercentage van 1.44%, wat "de totale Amerikaanse detailhandelseconomie $48,9 miljard kost."

• Bedrijven die efficiënte processen inzetten, kunnen meer doen met minder. Bijna 8% van de afdelingen voor verliespreventie zien budgetten dalen met 20% anno 2018.
• Gebruik auditsoftware voor de detailhandel om beleid voor verliespreventie te verspreiden en tests te herzien om ervoor te zorgen dat de normen op winkelniveau worden begrepen.
• Taakbeheermodules stellen merken in staat om LP-beleidsbeoordeling toe te wijzen en te volgen.
• Verspreid snel updates over het verliespreventiebeleid.
• Retail-auditsoftware biedt een geschiedenis van due diligence als zich een kritiek incident voordoet.

Retail audit software beschermt het bedrijf

Audits beschermen bedrijven tegen claims, boetes en rechtszaken vanwege gezondheids- en veiligheidsschendingen.

• 70% van kleine retailbedrijven voelt zich overweldigd door overheidsvoorschriften, waaronder veiligheidsrichtlijnen en arbeidsvoorschriften.
• Gedrag van werknemers veranderen door duidelijk te communiceren over gezondheids- en veiligheidsnormen.
• Gebruik taakbeheer om essentieel onderhoud aan de apparatuur toe te wijzen.
• Voeg beleids- en regelgevingsupdates toe aan het formulier zodat informatie gemakkelijk toegankelijk is.
• Demonstreer due diligence voor rampen- en noodsituaties paraatheid met een elektronische, gemakkelijk toegankelijke auditgeschiedenis voor elke locatie.

Retail Audit Software – Kopen versus bouwen

Moet u uw eigen, op maat gemaakte auditsoftware voor de detailhandel bouwen of software kopen? Overweeg de factoren die uw beslissing moeten bepalen:

• Time-to-market
• Rendement op investering
• Waarde en voordelen

Hoeveel kost het om een in-house oplossing te ontwikkelen?

Vraag uw IT-afdeling om u een schatting te geven. Als ze de kosten in het verleden niet nauwkeurig hebben ingeschat, vergeet dan niet om de offerte dienovereenkomstig te "opvullen". Als IT u nauwkeurige schattingen heeft gegeven, heeft u nu uw doel te verslaan bij het onderzoeken van softwareoplossingen.

Hoeveel zal het kosten om te onderhouden?

Houd naast de initiële ontwikkelingskosten rekening met de doorlopende kosten voor het produceren en bijwerken van documentatie, ondersteuning, doorlopende ontwikkeling om te reageren op markt- en technische veranderingen, en of u extra medewerkers nodig heeft.

Denk eraan, met in-house oplossingen, 70% van softwarekosten ontstaan na implementatie.

Zal uw eigen oplossing bereiken wat u nodig heeft?

Werkt het op alle soorten apparaten? Is de agenda geïntegreerd met Outlook? Beschikt u over de rapporten die nodig zijn om u geaggregeerde en onbewerkte gegevens te geven, trends te volgen, locaties te vergelijken en onopgeloste problemen eenvoudig op te volgen? Zal het intuïtief te gebruiken zijn? Heeft u om feedback gevraagd van uw operationele of merchandisingteam om hun onmisbare functies te begrijpen?

Vergelijk functies.

Als u eenmaal weet wat uw onmisbare functies zijn, vergelijkt u appels met appels met kant-en-klare oplossingen. Het aanpakken van 75% van uw behoeften met een kale oplossing zal alleen maar frustratie veroorzaken en alle voordelen die u had kunnen behalen met automatisering tenietdoen.

Wat zijn de voordelen van kopen?

De concurrentie op het gebied van software is hevig en u kunt er zeker van zijn dat de markt ontoereikende oplossingen zal verwijderen. Bovendien moeten softwareleveranciers, om gelijke tred te houden met de markt, hun voorsprong behouden en voortdurend updaten en reageren op veranderende trends en technologie.

Profiteer van gratis proefversies!

Zorg ervoor dat de oplossing intuïtief is en beantwoordt aan de behoeften van locaties, vertegenwoordigers en hoofdkantoor. Wij vinden het belangrijk dat u een weloverwogen beslissing neemt. Hiervoor hebben we een lijst met leveranciers werkzaam in deze ruimte.

De detailhandel verandert altijd. Kom hier terug voor voortdurende updates van feiten en bronnen!