7 manuella processer varje återförsäljare borde sluta med

Återförsäljare - faktiskt alla entreprenörer - är mer upptagna än någonsin, med de flesta företagare som känner att de inte har tillräckligt med tid. Forskning från managementkonsultföretaget The Alternative Board fann det 72% av företagschefer känner sig överväldigade av sina roller och ansvar.

Kan du relatera? Om så är fallet, bör du göra det till en prioritet att frigöra mer tid i ditt företag. Om du gör det förhindrar du utbrändhet och håller dig på toppen av ditt spel.

När det gäller att spara tid är en av de första sakerna du bör göra att utvärdera dina nuvarande processer och hitta sätt att automatisera manuella och krångliga uppgifter. I det här inlägget kommer vi att identifiera de vanligaste manuella processerna som saktar ner återförsäljarna och ger rekommendationer om hur man effektiviserar dem.

1. Lagerräkningar

Effektiv lagerkontroll är en viktig pelare för detaljhandelns framgång, så det är viktigt att hålla koll på lagerhanteringen. En stor del av att göra det handlar om att räkna dina produkter för att säkerställa att dina lagerposter matchar de faktiska varorna i butiken.

Även om det är svårt att automatisera handlingen med fysisk inventering (om du inte har robotar som hjälper dig), kan du effektivisera processen genom att använda streckkodsläsare-appar och andra digitala verktyg i stället för traditionell penna och papper.

Om du redan använder ett POS eller lagerhanteringssystem, fråga dina leverantörer om deras inventeringsfunktioner och se om du kan använda dem i din butik.

Du kan också automatisera processen för att stämma av ditt lager genom att synkronisera ditt lagerhanteringssystem med din lagerräkningslösning. Om du gör det elimineras den manuella uppgiften att kontrollera objekt från ett urklipp, vilket i sin tur påskyndar avstämningsprocessen och minskar mänskliga fel.

2. Kundhantering

Konsumenter idag kräver mer personalisering från varumärken. Olika studier tyder på att 62% av konsumenter förväntar sig att varumärken ska skicka skräddarsydda kampanjer och 54% av konsumenter förväntar sig personliga rabatter inom en dag efter att de delat sina uppgifter med en återförsäljare.

Det är klart att folk vill att återförsäljare ska erbjuda skräddarsydda upplevelser, och för att vinna i dagens landskap måste du kunna anpassa hur du interagerar med olika kunder.

Att göra det är praktiskt taget omöjligt utan automatisering. Att manuellt samla in kunduppgifter eller försöka skapa marknadsföringskampanjer utan teknik tar inte bara tid, utan det är också en praxis som är otroligt svår att skala.

Av denna anledning är det viktigt att beväpna dig med ett effektivt CRM-system som kan automatisera hur du interagerar med kunder och hanterar deras detaljer.

Rätt CRM gör att du enkelt kan samla in kundinformation och segmentera din kundbas, så att du enkelt kan bygga och köra personliga kampanjer. För bästa resultat, integrera ditt CRM med ditt kassasystem och e-handelsplattform, så att försäljningsdata och köphistorik kan flyta smidigt från ett system till ett annat.

3. Rapportering

Detaljhandelsmått och KPI:er såsom lageromsättning, försäljningsintäkter och marginaler är viktiga när du fattar beslut i ditt företag. Mätvärdena hjälper dig att avgöra allt från vilka varor du ska beställa till vilka typer av kampanjer du ska köra.

Och även om det verkligen är möjligt att beräkna dessa mätvärden på egen hand, äter processen upp din tid och öppnar upp utrymme för mänskliga fel.

Därför är det hög tid att automatisera rapporteringskomponenten i din verksamhet, om du fortfarande manuellt knackar siffrorna i ditt företag. Skaffa dig en detaljhandelsanalyslösning som automatiskt kan visa den försäljning, lager och kundmått du behöver.

På så sätt kan du lägga mindre tid på att räkna ut och mer tid på att fatta viktiga affärsbeslut.

4. Bokföring

Att manuellt spåra ditt företags inkomster och utgifter (för att inte tala om att hålla kvitton) är inte bara tidskrävande, det kan också ge dig en stor huvudvärk när skattesäsongen rullar på.

Förhindra det genom att använda ett praktiskt bokförings- och redovisningsprogram (som t.ex Snabbböcker eller Xero). Anslut appen till dina bankkonton och kategorisera helt enkelt dina transaktioner allt eftersom de kommer in. Jämfört med att använda Excel – eller ännu värre, penna och papper – gör det mycket lättare att använda appar för att hantera dina böcker och hjälper till att behålla ditt förstånd när det är dags att arkivera dina skatter.

Så om du inte har gjort det ännu, börja automatisera din företagsbokföring. Ditt framtida jag och din revisor kommer att tacka dig för det.

5. Slut på dagen POS-avstämningar

På tal om ekonomi, är avstämningar vid slutet av dagen en annan viktig uppgift som fungerar bäst när den är automatiserad. Traditionellt går processen ut på att se till att de faktiska betalningarna du fått matchar de registrerade betalningarna i ditt kassasystem. Det hjälper dig också att spåra dina intäkter efter betalningstyp (t.ex. kontanter kontra kreditkortsbetalningar).

Experter rekommenderar att du gör POS-avstämningar minst en gång dagligen eller till och med efter varje skift medan transaktionerna fortfarande är färska.

Betalningsavstämningar kan vara ganska krävande, även om du redan har ett bra kassasystem. Om du vill göra praktiken mycket enklare, överväg att implementera integrerade betalningar.

Att ha en integrerat betalningssystem innebär att du kopplar din POS till din kreditkortsprocessor, så att betalningsdata automatiskt registreras och matchas. Detta eliminerar behovet av att manuellt registrera betalningsbelopp i din POS, vilket gör processen snabbare och mindre utsatt för fel.

6. Revisioner av detaljhandeln

Det traditionella sättet att föra butiksrevisioner kan vara krångligt, främst för att det finns ett antal uppgifter och steg inblandade i processen.

Revisioner måste planeras och koordineras i förväg, och distriktschefer måste besöka butiker så att de kan kontrollera efterlevnadsproblem. Sedan är det uppgiften att dela revisionsresultaten med relevanta parter och se till att åtgärdsstegen är tilldelade och genomförs korrekt.

Som du kan se, detaljhandelsrevisioner har gott om rörliga delar och att hantera allt kan ta mycket tid och arbetskraft. Av denna anledning är det bäst att automatisera delar av processen med en robust Revisionslösning för detaljhandeln.

Bindyhar till exempel ett antal användbara funktioner som kan effektivisera revisionsprocessen. Smarta butikschecklistor, uppgiftshantering, fotoverifiering, samarbetskalendrar och biljettspårningsfunktioner, Bindys utbud av funktioner låter dig hålla koll på varje steg i butiksutförandet och kommunikationsprocessen.

7. Butikskommunikation

Att hantera teamkommunikation är avgörande i detaljhandeln. Människor på företagets kontor, tillsammans med chefer och frontlinjeanställda, måste alla vara på samma sida när det kommer till saker som:

• uppdateringar av butikspolicyer
• tillgång till butiksmanualer
• information om produktåterkallelse
• uppdragsuppgifter och uppföljningar

Det är mycket information att hålla jämna steg med och traditionella kanaler som e-post, telefonsamtal och textmeddelanden har inte förmågan att hålla alla synkroniserade. När kommunikation sker över flera plattformar är det alltför lätt för detaljer och meddelanden att glida mellan stolarna.

Kanaler som e-post, SMS och röstsamtal gör det också svårt att spåra slutförandet av uppgifter. Har den nyanställde sett och läst företagets butikspolicy? Har återkallelsen genomförts i varje butik? Du kan inte få snabba svar på dessa frågor om dina kanaler är fragmenterade.

Det är därför du bör beväpna ditt företag med en plattform som håller all din kommunikation, dokument och att göra på ett ställe. Det finns flera molnlösningar som gör att du kan göra detta, och vissa leverantörer (som Bindy) erbjuder en allt-i-ett detaljhandelslösning att hantera all din butikskommunikation och uppgiftshantering.

Ett ord om appintegrationer

Det här inlägget nämner appintegrationer en hel del, och av goda skäl. Genom att koppla ihop dina affärsappar och lösningar (t.ex. POS, CRM, redovisning, butikskommunikation etc.) kan du automatisera olika processer i din verksamhet, vilket sparar tid och minimerar fel.

Det är därför som närhelst du har möjlighet att ansluta olika applikationer i din detaljhandel, se till att göra det. Inbyggda integrationer fungerar bäst, så om du redan har applikationer på plats, se om de har tillägg eller partnerskap med andra lösningar som du kan använda i ditt företag.

Om det inte är ett alternativ, överväg att använda ett verktyg som Zapier, vilket gör att du kan ansluta olika appar för att automatisera dina arbetsflöden. Du kan också få hjälp av molnintegratörer. Det här är teknikexperter som kan rekommendera och ställa in appar och arbetsflöden beroende på ditt företags behov.

Vad du än bestämmer dig för att göra, kan automatisering och integrationer vara en gåva för ditt företag. När de används på rätt sätt kan de minska stressen, lägga tillbaka timmar på dagen och hjälpa dig att driva en mer effektiv detaljhandel.  

Din tur

Vilka uppgifter eller arbetsflöden i ditt företag automatiserar du? Låt oss veta i kommentarerna.

Om författaren: