¿Por qué un léxico?

Muchas industrias tienen su propio vocabulario para describir las diversas facetas y matices de su comercio. Las auditorías minoristas (también llamadas visitas a tiendas o inspecciones de tiendas) no son una excepción.

Este es el léxico para auditorías minoristas, ejecución minorista y estándares de la marca. Se basa en las interacciones de Bindy con operaciones y minoristas y operadores de unidades múltiples que respetan los estándares de marca. No dude en sugerir adiciones y mejoras en los comentarios.

A

Plan de ACCION

los plan de ACCION es una oportunidad para aplicar acciones correctivas a las áreas problemáticas. Designa una persona responsable de subsanar cada problema y una fecha límite. Los planes de acción permiten a los gerentes de distrito y al personal de la tienda trabajar en colaboración, ver las notas de los demás y agregar las suyas propias. Permite que se realicen las correcciones sin incurrir en grandes gastos generales de tiempo y mano de obra.

Auditoría

También conocido como Auditoría de campo, Recorrido de tienda, Evaluación de tienda.

A auditoría minorista consiste en un gerente de distrito o un auditor externo que verifica el cumplimiento a nivel de tienda con las operaciones, el servicio, la seguridad y/o los estándares de comercialización en algunas o todas las tiendas. Las auditorías generalmente se llevan a cabo durante todo el año y en momentos específicos, generalmente para preparar y respaldar una iniciativa específica en la tienda o un programa estacional.

B

Mejores prácticas

De acuerdo a Wikipedia, una buena práctica es “un método o técnica que consistentemente ha mostrado resultados superiores a los logrados con otros medios, y que se utiliza como punto de referencia”. Las mejores prácticas son la columna vertebral de un programa de auditoría minorista. Por lo general, se reflejan en el contenido de los formularios utilizados para las visitas a la tienda. Las mejores prácticas generalmente existen para aumentar las ventas, la satisfacción del cliente y/o la salud y la seguridad mientras se reducen las quejas, pérdidas y riesgos de los clientes.

Estándares de la marca

Estándares de la marca abarcan amplias áreas de una red minorista u hotelera, incluida la marca, el servicio al cliente, la variedad de productos, los proveedores preferidos, la comercialización, la limpieza, los recursos humanos, la seguridad, la prevención de pérdidas y la prevención de incendios. Gobiernan cómo se debe presentar el negocio, cómo se deben completar los objetivos específicos y cómo se deben implementar los programas.

La mayoría de los grupos basados en franquicias orientados al cliente, especialmente en industrias como la hospitalidad, el servicio de alimentos y el comercio minorista, publican y distribuyen estándares de marca a sus franquiciados y operadores.

Ejecutados correctamente, los estándares de la marca convierten a cada franquiciado en un embajador de la marca.

C

Calibración

Seleccionar, examinar y probar formularios de auditoría minorista con un grupo de muestra de usuarios y tiendas piloto antes del lanzamiento general. Para obtener más información sobre la calibración, consulte Calibración de auditoría minorista: propósito y mejores prácticas.

Lista de Verificación

También conocido como formulario.

Una lista de verificación es una colección de elementos, agrupados por secciones, que resumen los estándares actuales de la organización. Generalmente lo crea un miembro de la oficina central. Una lista de verificación puede incluir copias, imágenes de mejores prácticas y archivos adjuntos. Pueden existir múltiples listas de verificación en el sistema al mismo tiempo, cada una de las cuales encapsula un área de preocupación o un programa, cronograma y alcance específicos.

Para conocer las mejores prácticas y consejos sobre cómo crear una lista de verificación, consulte Cómo construir una lista de verificación de auditoría de campo

Ver todas las listas de verificación.

Bucle cerrado

Un proceso o flujo de trabajo de un extremo a otro que identifica, asigna y cierra problemas. Un proceso de circuito cerrado no sólo informa problemas, sino que facilita su manejo y cierre. Un proceso de auditoría minorista que identifica problemas en la tienda, los asigna a personas y los rastrea hasta su finalización o cierre generalmente se denomina proceso de circuito cerrado.

Cumplimiento

Cumplimiento de los estándares de la marca, como las operaciones, el servicio, la prevención de pérdidas, la seguridad o los estándares de comercialización, las mejores prácticas y las políticas de la empresa. Escalar un negocio de varias unidades mientras se protege la integridad de la marca y la experiencia del cliente en cada ubicación requiere un seguimiento del cumplimiento y un flujo de trabajo de circuito cerrado.

Artículo crítico

A menudo utilizado en la industria de servicios de alimentos, un elemento crítico establece la puntuación de toda la sección en cero, independientemente de otros elementos de la sección, si se encuentra en incumplimiento durante la visita. Los artículos críticos se pueden utilizar siempre que la salud y la seguridad de un cliente o empleado estén en juego o cuando la continuidad del negocio se vea amenazada por el incumplimiento.

D

Gerente de Distrito

También conocido como Gerente Regional, Supervisor de Área, Consultor de Franquicias

Un gerente de distrito es responsable de las tiendas en un distrito determinado. La cantidad de ubicaciones en un distrito varía según la industria, la ubicación y la marca, y generalmente oscila entre 5 y 30.

Un gerente de distrito es un asesor financiero, un entrenador, un consultor, un capacitador y, en ocasiones, un disciplinario. Un gerente de distrito necesita comunicar, educar, inspirar, ayudar, verificar y hacer cumplir. Son el enlace entre las tiendas y la oficina central, la voz de la oficina central en las tiendas y la voz de las tiendas en la oficina central. Es un papel fundamental, la columna vertebral del aparato de operaciones.

Para ver algunos ejemplos divertidos de lo que atraviesan los gerentes de distrito, lea Los diarios del gerente de distrito. También tenemos consejos para convertirse en un mejor gerente de distrito.

F

Forma

También conocida como Lista de verificación de minoristas, Lista de verificación de tiendas, Lista de verificación de gerentes de distrito

Un formulario es una colección de elementos, agrupados por secciones, que encapsulan los estándares actuales de la organización. Por lo general, lo crea un miembro de la oficina central. Un formulario puede incluir copia, imágenes de mejores prácticas y archivos adjuntos. Pueden existir múltiples formularios en el sistema al mismo tiempo, cada uno de los cuales encapsula un área de interés o un programa, cronograma y alcance específicos.

Para conocer las mejores prácticas y consejos sobre la creación de un formulario, consulte Cómo construir una lista de verificación de auditoría de campo

Creador de formularios

Herramienta utilizada para crear formularios. En cierto sistemas de auditoría minorista, los formularios se pueden crear en línea usando el generador de formularios, o fuera de línea, en Excel y luego cargarlos en el sistema.

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Ejecución en tienda

El acto de implementar y ejecutar realmente programas, directivas y normas según las directrices de la oficina central. Leer más sobre ejecución minorista.

PAGS

Foto Verificación

La verificación fotográfica dentro de las auditorías minoristas debe tener 3 capas. Se pueden adjuntar fotos de las mejores prácticas a un elemento en el nivel del formulario para demostrarle al auditor lo que se espera. También se puede tomar una foto y asociarla con un artículo durante la auditoría. Por último, si se determina que un elemento no cumple con los requisitos, el empleado que lo marca como fijo en el plan de acción puede asociar una foto como evidencia de que el elemento ahora cumple.

R

Tiempo real

Un sistema en tiempo real maneja todas las operaciones, desde la recopilación de datos hasta la generación de informes, en tiempo real. Si bien generalmente son superiores a los sistemas por lotes o a los sistemas que dependen de la sincronización de datos entre el cliente y el servidor, los servidores en tiempo real requieren una conexión de datos que funcione durante toda la visita. Un sistema en tiempo real puede utilizar una conexión a Internet por cable, WiFi, Bluetooth o señal portadora 3G/4G, o una combinación.

Software de auditoría minorista

Software de auditoría minorista automatizó el proceso de realización de auditorías minoristas. En promedio, los minoristas ahorran 2 horas y 25 minutos por auditoría cuando cambian de un proceso en papel/Excel a un software de auditoría minorista.

Ejecución Minorista

Ejecución minorista es el conjunto de prácticas y tecnologías habilitadoras responsables de la implementación completa y oportuna de los programas, estándares y directivas de la tienda a nivel de tienda. Por lo general, esto implica la ejecución de la comercialización, la ejecución de la prevención de pérdidas y la ejecución de operaciones.

Retorno de la inversión

Los rendimientos financieros esperados de la inversión, también conocido como el costo de lanzar y ejecutar un programa de auditoría minorista. Para obtener más información sobre el costo y el ROI de un programa de auditoría minorista, consulte ¿Cuánto cuestan realmente las auditorías de campo? 

S

Puntaje

Una puntuación se utiliza generalmente como una representación de alto nivel del desempeño general de una tienda y 80/85 generalmente se considera un "aprobado". Si se ha asignado un valor de puntos a los elementos del formulario, se calcula automáticamente una puntuación al final de la visita.

Cerrar sesión

También conocida como firma electrónica.

La firma de una visita es un tipo de firma electrónica. Le da al gerente de la tienda, al franquiciado o al operador la oportunidad de confirmar que la visita efectivamente se realizó en la tienda, la fecha y la hora especificadas. Si bien es posible que el usuario que cierra la sesión no altere la visita, puede comentar sobre la visita. La finalización de una visita generalmente la "bloquea" para que no se realicen más cambios.

W

flujo de trabajo

Un flujo de trabajo es una secuencia de pasos necesarios para lograr un resultado determinado. Software de auditoría minorista permite a la organización crear flujos de trabajo específicos para cada línea de negocio y propósito. Se pueden crear flujos de trabajo personalizados controlando el control de acceso, recomendaciones de planes de acción, notificaciones de usuarios y más..

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