La ejecución eficaz del comercio minorista y hotelero requiere ciertos componentes, primero comunicación, segundo administración de tareasy terceras auditorías/evaluaciones. En esta publicación, nos centramos en auditorías y evaluaciones.
Con el objetivo de compartir las mejores prácticas en la ejecución en tienda y auditorías minoristas, Bindy también ha creado estas guías para ti:
- Cómo elegir un proveedor de software de auditoría minorista en seis pasos
- El propósito, el alcance y las mejores prácticas de la ejecución de la tienda
- Cómo crear una lista de verificación de auditoría minorista
- Cómo implementar un proceso de auditoría minorista
Una auditoría minorista ayuda a las marcas minoristas y hoteleras a ejecutar estándares, programas y políticas de marca en áreas como operaciones, comercialización, prevención de pérdidas, salud y seguridad en todas las tiendas, en su totalidad y a tiempo. La auditoría a veces se denomina evaluación, inspección o simplemente visita. De hecho, a veces una auditoría no es una auditoría en absoluto. Sólo necesita recopilar información o archivos del campo.
Sin embargo, una auditoría no es sólo una lista de verificación, no ocurre en el vacío. Una buena auditoría necesita un flujo de trabajo sólido. También requiere tecnologías de soporte para conectar su equipo de campo y sus sitios de manera rentable y en tiempo.
Ilustraremos este punto con el uso de encuadernado, la plataforma de ejecución de sitios líder de las industrias minorista y hotelera.
Bindy implementa un flujo de trabajo de ejecución de sitios de circuito cerrado de un extremo a otro. Permite a las marcas comunicarse, ejecutar, verificar y remediar a tiempo, en su totalidad, en cada sitio.
Aquí está el flujo de trabajo de auditoría/evaluación/inspección de Bindy.
Paso 1: crear formularios
Si estas usando Tarjeta de acción, GoAudits, GoSpotCheck, Respuestas, Cultura de seguridad, VisitBasis, WorkJam, Zenput o Tirolesa, es hora de ⚡ Ahorre tiempo, reduzca costos e incorpórese rápidamente con Bindy, la plataforma de auditoría/inspección, tareas y comunicación con calificación #1 para el sector minorista y hotelero. Empiece en minutos con una Prueba gratuita 🆓.
Cree formularios procesables personalizados con el Creador de formularios o construir formas en Excel y subirlos. Puede crear sus propios formularios u obtenerlos de la biblioteca de formularios del sistema.
Cada formulario representa un programa determinado. Podría ser un programa de operaciones o una iniciativa de comercialización/estacional. Podría ser un programa de seguridad o prevención de pérdidas.
Un formulario representa cualquier información, datos, fotografías, vídeos o archivos que desee recopilar en sus sitios.
Establece tus permisos y restricciones. Elija quién en su equipo puede usar el formulario, cuándo y dónde pueden usarlo.
Un formulario puede ser una autoevaluación que debe completar el gerente de la tienda o el gerente general del hotel una vez por semana. El administrador del distrito o del grupo puede completar otro formulario una vez por trimestre. Usted controla el acceso, la frecuencia y las fechas de vigencia formulario por formulario.
Utilizando el módulo de etiquetado de sitios integrado, diríjase a sitios, formatos y/o usuarios específicos con formularios, secciones y elementos específicos (si es necesario). No todos los formularios pueden ser aplicables a todos los sitios. Tú controlas esto.
Ilustre los elementos con imágenes de mejores prácticas e incluya archivos adjuntos. Una imagen vale mas que mil palabras. Esto es particularmente útil para el merchandising visual. No se limite a decirle al campo cuál es el estándar, muéstreles.
Utilice lógica condicional para profundizar en las causas fundamentales. Si la respuesta "Última inspección de incendios hace más de 6 meses" es afirmativa, active un elemento para recopilar el último informe de inspección de incendios archivado, por ejemplo.
Especifica si las fotos y los vídeos son obligatorios.
Para mejores resultados, calibrar el formulario con tu equipo.
Gestiona tu red de tiendas y hostelería como un gigante.
Paso 2: Programar la auditoría
Utilice el calendario para programar inspecciones únicas o recurrentes. Elija el sitio, la forma adecuada y si la inspección debe repetirse.
Enviar notificaciones (sujeto a si la visita es anunciada al sitio o una visita “sorpresa”). Exporte la visita programada a Outlook si es necesario.
Anunciado
Este suele ser el caso de las auditorías de comercialización, en particular las que preceden a una campaña de comercialización en la tienda o a un programa estacional. La intención es prepararse para las próximas fechas importantes y ejecutar las facetas del programa estacional según lo establecido por la oficina central.
No anunciado
El director del distrito se presenta sin previo aviso para realizar una auditoría sobre el terreno. Este suele ser el caso del servicio y del cumplimiento de la salud y la seguridad. Las auditorías no anunciadas miden el cumplimiento de las normas por parte de la tienda en un día normal, sin preparación ni capacitación adicional antes de la auditoría.
Paso 3: Realizar la auditoría
Bindy presenta capacidades avanzadas de recopilación de datos. Las visitas al sitio se pueden realizar en en tiempo real o fuera de línea En cualquier dispositivo móvil, portátil o tableta. Las visitas al sitio se facilitan mediante geolocalización y geocercado, descripciones de artículos, imágenes recomendadas y archivos adjuntos.
Puedes tomar fotos y subir videos durante la visita. A diferencia de las “fotos de mejores prácticas” agregadas a los elementos cuando se creó el formulario, estas son fotografías de campo de cómo se veía este elemento, en este sitio, en este día.
También puede recopilar archivos y archivos adjuntos como parte de la visita. Esto podría ser un prueba de seguro, por ejemplo, un certificado de seguridad en PDF o datos de ventas sin procesar en Excel.
El sistema tiene en cuenta la lista de tiendas y la jerarquía, por lo que si un gerente de distrito está afiliado a 30 sitios, este gerente de distrito solo puede visitar y ejecutar informes sobre esos 30 sitios.
Tenga en cuenta que la persona o rol designado para realizar la visita (también verla, firmarla, recibir notificaciones, etc…) no es estático. Varía según la forma dependiendo de los objetivos comerciales de cada forma. Por ejemplo, es posible que el gerente de distrito realice una “Revisión de operaciones trimestral” y la firme el gerente de tienda. También puede tener una “Lista de verificación de apertura diaria” realizada por el subgerente de tienda, efectivamente como una autoevaluación, y que puede ver el gerente de tienda y el gerente de distrito. Cada formulario representa un flujo de trabajo personalizable que se crea cuando se crea el formulario..
Paso 4: Crea un plan de acción
los plan de ACCION se genera automáticamente extrayendo todos los elementos no conformes de la visita.
El plan de acción permite al usuario que realiza la visita asignar acciones correctivas, un responsable y una fecha objetivo a cada área problemática.
Los correos electrónicos y las notificaciones se envían automáticamente a quienes tienen responsabilidades en el plan de acción. Esto también aparece en sus paneles y en los informes de los elementos pendientes, incluido el tiempo de finalización.
Los gerentes de distrito y los propietarios/franquiciados/gerentes pueden ingresar sus propias notas y ver las notas de los demás, lo que hace que la resolución de problemas sea colaborativa y transparente.
Se pueden agregar fotos de verificación a cada artículo.
Paso 5: firmar la Auditoría
El sistema permite a la marca designar varios usuarios a quienes se les permite firmar y “cerrar sesión” en la visita formulario por formulario. Esto proporciona un registro de integridad y bloquea la visita para que no se realicen más ediciones. Firma la visita electrónicamente con cualquier dispositivo de pantalla táctil (¡o incluso un ratón!).
Paso 6: seguimiento y seguimiento
Bindy tiene monitoreo incorporado para tareas y responsabilidades "pendientes". En cualquier momento, cualquiera puede iniciar sesión (el sistema también puede enviar notificaciones por correo electrónico) para comprobar lo que se ha hecho y lo que no. Esto se traduce en importantes ahorros para la organización. Una auditoría minorista de Bindy salva la organización más de 2 horas y $84.
Bindy también permite a las organizaciones gestionar las operaciones de forma remota e implementar “autoevaluaciones” de tiendas y franquiciados donde se obtengan ahorros adicionales.
Paso 7: Informar, refinar, repetir
El retorno de la inversión no termina con la recopilación de datos de inspección, o incluso con la aplicación de acciones correctivas, ahí es sólo donde comienza.
Bindy cuenta con análisis líderes en la industria y herramientas y gráficos orientados a gráficos para ayudarlo a encontrar los mejores y peores elementos, operadores, regiones, repeticiones inaceptables y mucho más. Bindy convierte los datos en información para que usted pueda tomar decisiones comerciales informadas.
Detecte tendencias, puntuaciones promedio, peores y mejores resultados, y mucho más. Con esta información, la organización puede ajustar aún más los formularios y repetir el ciclo de cumplimiento de los estándares y programas de la marca.
Ultimas palabras
Una buena auditoría necesita un flujo de trabajo sólido. Una lista de verificación no es nada sin tecnologías de soporte para conectar a su equipo de campo y sus sitios de manera efectiva en términos de costo y tiempo. Implementar encuadernado no requiere mucho tiempo ni es difícil. Quizás sea uno de los pasos más fáciles que puede dar una marca minorista o hotelera para impulsar la ejecución de programas y estándares de la marca, satisfacción del cliente y ventas.
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Excelente, si es posible publique aquí los roles laborales de un LP.