Auditorias de varejo, também chamadas de visitas ou inspeções, geram maior conformidade com o programa da loja e padrões de marca. Eles fazem parte do fluxo de trabalho de execução de varejo e projetado para aumentar as vendas e as margens de lucro, aumentar a satisfação do cliente e reduzir os riscos do negócio.
Talvez você esteja começando um programa de auditoria de varejo do zero. Talvez você tenha um programa existente e esteja procurando melhorar ou automatize seu processo.
Independentemente das circunstâncias, preparámos uma lista de melhores práticas, intencionalmente de alto nível, para ajudar os retalhistas e marcas de hotelaria nesta tarefa.
Tarefas profissionais e inspeções de campo
O que é uma lista de verificação de auditoria de varejo?
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UMA auditoria de varejo lista de verificação é uma lista de verificação ou formulário acionável. Permite que padrões e programas da marca sejam executados e ações corretivas atribuídas e corrigidas.
Isso ajuda proteger a marca e garantias padrões de marca, os programas e políticas são implantados integralmente, dentro do prazo, em todas as lojas.
Então vamos mergulhar em como construir um!
Passo 1: Pense nos “metadados” da lista de verificação
Metadados são dados sobre a visita à loja. Clientes que usam Formulários baseados em Excel normalmente espera campos inseridos pelo usuário, como número da loja, preenchimento até, data, etc.
Os metadados são amplamente automatizados/pré-preenchidos com software de auditoria de varejo. Com o software de auditoria de varejo, as informações do auditor são derivadas do login, a lista de seleção da loja é criada especificamente para cada usuário e com base na localização GPS atual do usuário e na data selecionada.
Etapa 2: Agrupe os itens em seções. ordene as seções de acordo com o “fluxo natural” da visita.
Sempre que possível, as seções devem ser dispostas de acordo com o fluxo natural de uma visita (um gerente distrital/área caminhando fisicamente pela loja).
Comece pelo exterior (o estacionamento, se aplicável, a vitrine de um shopping) e vá entrando, contornando os corredores e chegando aos fundos da loja.
Embora você possa alternar entre as seções durante ou após a visita, configurar sua lista de verificação de auditoria de varejo de acordo com o fluxo natural de uma visita economiza tempo e é mais intuitivo.
Etapa 3: pense em itens e seções “não aplicáveis”
Certas seções ou itens da sua lista de verificação de auditoria de varejo podem não ser aplicáveis a todos os locais. Por exemplo, a secção “Banheiros” provavelmente não se aplica a uma loja localizada num centro comercial. Da mesma forma, a seção “Drive-thru” não será aplicável a restaurante que não possua.
Fazer isso economiza tempo e é mais intuitivo. Software de auditoria de varejo permite desabilitar seções e itens inteiros em determinadas lojas de acordo com o tipo de loja.
Etapa 4: certifique-se de que sua lista de verificação tenha cobertura adequada
Embora as situações individuais variem, você deve abordar algumas ou todas as áreas a seguir, cada uma representada como uma seção:
- Exterior da loja (exemplo de lista de verificação de área externa)
- Apresentação e Merchandising (exemplo de lista de verificação de merchandising)
- Produtos e Preparação (exemplo de lista de verificação de segurança alimentar)
- Equipe e velocidade de serviço
- Pessoal e Treinamento
- Equipamento (exemplo de lista de verificação de equipamentos de cozinha comercial)
- Segurança, manuseio de dinheiro e prevenção de perdas (lista de verificação de prevenção de perda de amostra)
- Drive thru (Exemplo de lista de verificação de drive-thru)
- Promoções (exemplo de lista de verificação de merchandising)
- Parte traseira da loja e estoque
- Banheiros (exemplo de lista de verificação de limpeza de banheiro comercial)
- Segurança (exemplo de lista de verificação de proteção contra incêndio)
- Política (exemplo de lista de verificação de assédio sexual)
Etapa 5: evite seções grandes
Em vez de criar um pequeno número de seções grandes, considere criar um número maior de seções pequenas. Isso ajuda na entrada de dados, especialmente em smartphones, e também torna os relatórios mais granulares e significativos.
Passo 6: Atribua pontos aos itens de acordo com sua importância relativa
Atribua pontos de acordo com a importância relativa de cada critério. Embora seja fácil pensar em tudo como importante (e se um critério não for importante, não deveria estar em sua lista de verificação de auditoria de varejo), alguns itens são mais importantes que outros, às vezes críticos para a continuidade dos negócios. Problemas de saúde e segurança vêm à mente.
Atribua pontos e use o sinalizador “Crítico” de acordo. Um item crítico define o valor de toda a seção como zero, independentemente de outros itens, caso seja encontrado não conforme durante a visita.
Etapa 7: seja específico, descritivo e visual
As normas devem ser claras e inequívocas. Não use palavras vagas como “recente” ou “bom”. Por exemplo, em vez de dizer "Reunião de equipe recente realizada", considere usar "Reunião de equipe realizada há menos de 5 dias corridos". Se se referir a temperaturas ou tempos decorridos, forneça números reais. Explique claramente qual é o padrão.
Se for necessário um parágrafo para definir o padrão, use um parágrafo. Se você tiver um, anexe uma foto de prática recomendada a um item para ilustrar o padrão; uma imagem geralmente vale mais que 1.000 palavras e é mais provável que cause uma impressão do que palavras sozinhas.
Software de auditoria de varejo muitas vezes permite que você anexe imagens e documentos de suporte a qualquer item e seção do formulário, bem como a tarefas.
Etapa 8: pense na frequência das visitas
A frequência das visitas dos gerentes distritais (pelo menos visitas envolvendo a lista de verificação de auditoria de varejo) pode variar muito de uma organização para outra.
Num extremo do espectro, algumas organizações (incluindo grandes organizações do setor de serviços de alimentação e hospitalidade) tendem a realizar até uma visita a cada duas semanas. Outras organizações só podem realizar uma visita por trimestre. Algumas organizações usam um modelo híbrido. Eles usam um formulário padrão para capturar seus padrões básicos (digamos, duas vezes por ano) e criam uma série de formulários menores para visitas ao longo do ano, às vezes vinculando essas visitas a programas sazonais.
É costume criar um formulário por área-chave de risco ou unidade de negócios: Operações, Merchandising, Saúde e segurança, Segurança, Frente da casa e Parte de trás da casa.
Software de auditoria de varejo permite que uma organização crie qualquer número de formulários, cada um com sua própria data de início e término. Software de auditoria de varejo também oferece suporte a auto-auditorias que podem ser usadas como medida paliativa até que uma visita do gerente distrital possa ser realizada.
Passo 9: Calibre a lista de verificação com sua equipe de campo
Discuta a lista de verificação com seus gerentes distritais, franqueados e gerentes. Solicite sua entrada e feedback. Chamamos essa fase de “calibração“.
Uma lista de verificação de auditoria de varejo é tanto uma ferramenta de inspeção quanto um veículo de treinamento. Defina o padrão, comunique-o e meça-o. Atenda ao padrão e alcance seus objetivos.
Etapa 10: você está criando o seu próprio ou usando um aplicativo pronto?
Os fatores que precisam orientar sua decisão são os custos, o retorno do investimento, o tempo de colocação no mercado e o valor e os benefícios que você obterá do software escolhido. Leia mais sobre comprar vs construir: Software de auditoria de varejo: comprar versus construir
Dica profissional: não use Excel e e-mail
Faça o que fizer, não recomendamos o uso de Excel e e-mail para isso. O Excel não é um mecanismo de fluxo de trabalho e carece de recursos essenciais necessários para auditorias. Quando se trata de programas e padrões de marca, o Excel e o e-mail não ajudarão o seu negócio, eles irão impedi-lo.
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