Audit al dettaglio, chiamate anche visite o ispezioni, favoriscono una maggiore conformità con il programma del negozio e standard di marca. Fanno parte del flusso di lavoro di esecuzione della vendita al dettaglio e progettato per aumentare le vendite e i margini di profitto, aumentare la soddisfazione del cliente e ridurre i rischi aziendali.
Forse stai avviando un programma di audit al dettaglio da zero. Forse hai un programma esistente e stai cercando di migliorare o automatizzare il processo.
Indipendentemente dalle circostanze, abbiamo preparato un elenco di migliori pratiche, volutamente di alto livello, per aiutare i rivenditori e i marchi del settore alberghiero in questo compito.
Attività professionali e ispezioni in loco
Che cos'è una checklist di audit al dettaglio?
Se stai usando Carta Azione, GoAudits, GoSpotCheck, Rispondi, Cultura della sicurezza, VisitBasis, WorkJam, Zenput o Teleferica, è tempo di ⚡ risparmia tempo, riduci i costi e accelera l'integrazione con Bindy, la piattaforma di audit/ispezione, attività e comunicazione classificata #1 per il settore della vendita al dettaglio e dell'ospitalità.
UN revisione al dettaglio la lista di controllo è una lista di controllo o un modulo utilizzabile. Consente l'esecuzione di standard e programmi del marchio e azioni correttive assegnate e fissate.
Aiuta proteggere il marchio e garanzie standard di marca, i programmi e le politiche vengono implementati integralmente e puntualmente in ogni punto vendita.
Quindi tuffiamoci su come costruirne uno!
Passaggio 1: pensare ai "metadati" della checklist
I metadati sono dati sulla visita in negozio. Clienti che utilizzano Moduli basati su Excel in genere si aspettano campi immessi dall'utente come numero del negozio, completato da, data, ecc...
I metadati sono in gran parte automatizzati/precompilati software di revisione al dettaglio. Con il software di audit di vendita al dettaglio, le informazioni del revisore vengono ricavate dall'accesso, l'elenco di prelievo del negozio viene creato specificamente per ciascun utente e basato sulla posizione GPS corrente dell'utente e sulla data selezionata.
Passaggio 2: raggruppa gli elementi in sezioni. ordinare le sezioni secondo il “flusso naturale” della visita.
Quando possibile, le sezioni dovrebbero essere disposte in modo da corrispondere al flusso naturale di una visita (un responsabile di distretto/area che cammina fisicamente nel negozio).
Inizia con l'esterno (il parcheggio, se applicabile, la vetrina in un centro commerciale) e procedi verso l'interno, lungo i corridoi e nel retro del negozio.
Sebbene tu possa passare da una sezione all'altra durante o dopo la visita, impostare la tua checklist di audit al dettaglio in base al flusso naturale di una visita fa risparmiare tempo ed è più intuitivo.
Passaggio 3: pensa agli elementi e alle sezioni "non applicabili".
Alcune sezioni o voci della tua lista di controllo per la verifica della vendita al dettaglio potrebbero non essere applicabili a tutte le sedi. Ad esempio, la sezione “Bagni” probabilmente non è applicabile a un negozio situato in un centro commerciale. Allo stesso modo, la sezione “Drive-thru” non sarà applicabile a un ristorante che ne sia sprovvisto.
In questo modo si risparmia tempo ed è più intuitivo. Software di revisione al dettaglio ti consente di disabilitare intere sezioni e articoli in determinati negozi in base al tipo di negozio.
Passaggio 4: assicurati che la tua lista di controllo abbia una copertura adeguata
Sebbene le singole situazioni possano variare, dovresti affrontare alcune o tutte le seguenti aree, ciascuna rappresentata come una sezione:
- Esterno del negozio (esempio di checklist per l'area esterna)
- Presentazione e Merchandising (esempio di checklist per il merchandising)
- Prodotti e Preparazione (esempio di lista di controllo per la sicurezza alimentare)
- Personale e velocità del servizio
- Personale e Formazione
- Attrezzatura (esempio di lista di controllo per attrezzature da cucina commerciali)
- Sicurezza, gestione del contante e prevenzione delle perdite (esempio di checklist per la prevenzione delle perdite)
- Percorribile in auto (esempio di elenco di controllo drive-thru)
- Promozioni (esempio di checklist per il merchandising)
- Retro del negozio e inventario
- Bagni (esempio di checklist per la pulizia dei bagni commerciali)
- Sicurezza (esempio di checklist per la protezione antincendio)
- Politica (esempio di checklist per molestie sessuali)
Passaggio 5: evitare sezioni di grandi dimensioni
Invece di creare un numero ridotto di sezioni grandi, prendi in considerazione la creazione di un numero maggiore di sezioni piccole. Questo aiuta con l'immissione dei dati, soprattutto su smartphone, e rende anche la segnalazione più granulare e significativa.
Passaggio 6: assegna punti agli elementi in base alla loro importanza relativa
Assegna punti in base all'importanza relativa di ciascun criterio. Sebbene sia facile pensare a tutto come importante (e se un criterio non è importante, non dovrebbe essere nella tua checklist di audit al dettaglio), alcuni elementi sono più importanti di altri, a volte critici per la continuità aziendale. Problemi di salute e sicurezza viene in mente.
Assegna punti e utilizza di conseguenza il flag "Critico". Un articolo critico azzera il valore dell'intera sezione, indipendentemente dagli altri articoli, se rilevati durante la visita non conformi.
Passaggio 7: sii specifico, descrittivo e visivo
Gli standard dovrebbero essere chiari e inequivocabili. Non usare parole vaghe come "recente" o "buono". Ad esempio, invece di dire "Riunione del personale tenutasi di recente", considera l'utilizzo di "Riunione del personale tenutasi meno di 5 giorni di calendario fa". Se si fa riferimento a temperature o tempi trascorsi, fornire i numeri effettivi. Spiega chiaramente qual è lo standard.
Se è necessario un paragrafo per definire lo standard, utilizzare un paragrafo. Se ne hai uno, allega una foto di best practice a un elemento per illustrare lo standard; un'immagine spesso vale 1.000 parole ed è più probabile che facciano impressione rispetto alle sole parole.
Software di revisione al dettaglio spesso consente di allegare immagini e documenti di supporto a qualsiasi elemento e sezione del modulo, nonché attività.
Passaggio 8: pensa alla frequenza delle visite
La frequenza delle visite dei dirigenti distrettuali (almeno le visite che coinvolgono la checklist degli audit al dettaglio) può variare notevolmente da un'organizzazione all'altra.
Da un lato, alcune organizzazioni (comprese le grandi organizzazioni nel settore dei servizi di ristorazione e dell'ospitalità) tendono a effettuare almeno una visita ogni due settimane. Altre organizzazioni possono effettuare solo una visita a trimestre. Alcune organizzazioni utilizzano un modello ibrido. Usano un modulo standard per catturare i loro standard fondamentali (diciamo due volte l'anno) e creano una serie di moduli più piccoli per le visite durante tutto l'anno, a volte collegando queste visite a programmi stagionali.
È consuetudine creare un modulo per area di rischio chiave o unità aziendale: Operazioni, Merchandising, Salute e sicurezza, Sicurezza, Fronte casa e Retro casa.
Software di revisione al dettaglio consente a un'organizzazione di creare un numero qualsiasi di moduli, ciascuno con la propria data di inizio e di fine. Software di revisione al dettaglio supporta anche gli auto-audit che possono essere utilizzati come misura tampone fino a quando non può essere eseguita una visita del manager distrettuale.
Passaggio 9: calibrare la lista di controllo con il team sul campo
Discuti la lista di controllo con i tuoi manager distrettuali, franchisee e manager. Sollecitare il loro input e feedback. Chiamiamo questa fase “calibrazione“.
Una checklist di audit al dettaglio è tanto uno strumento di ispezione quanto un veicolo di formazione. Definire lo standard, comunicarlo e misurarlo. Soddisfa gli standard e raggiungi i tuoi obiettivi.
Passaggio 10: stai costruendo la tua o utilizzando un'app già pronta?
I fattori che devono guidare la tua decisione sono i costi, il ritorno sull'investimento, il time-to-market e il valore e i vantaggi che otterrai dal software che scegli. Ulteriori informazioni su acquisto e creazione: Software di revisione al dettaglio: acquista e costruisci
Suggerimento: non usare Excel e la posta elettronica
Qualunque cosa tu faccia, non ti consigliamo di utilizzare Excel ed e-mail per questo. Excel non è un motore di flusso di lavoro e non dispone delle funzionalità essenziali necessarie per gli audit. Quando si tratta di programmi e standard del marchio, Excel ed e-mail non aiuteranno la tua azienda, la freneranno.
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