Como criar uma lista de verificação de auditoria de varejo

As auditorias de varejo, também chamadas de visitas à loja ou inspeções de loja, aumentam a conformidade com os padrões da marca no nível da loja. Eles aumentam as vendas e as margens de lucro, aumentam a satisfação do cliente e reduzem os riscos do negócio.

Talvez você esteja começando um programa de auditoria de varejo do zero. Talvez você tenha um programa existente e esteja procurando melhorar ou automatize sua lista de verificação. Independentemente das circunstâncias, preparamos uma lista de melhores práticas, intencionalmente de alto nível, para ajudar os varejistas nessa tarefa.

O que é uma lista de verificação de auditoria de varejo?

Uma lista de verificação de auditoria de varejo é uma lista de verificação inteligente. Ele é baseado em um formulário, possui pontos, fotos de melhores práticas, anexos, itens condicionais, itens críticos e recomendações de planos de ação.

Ele permite que os padrões sejam verificados, as deficiências rastreadas, atribuídas e resolvidas quando os gerentes distritais ou de vendas visitam as lojas.

Uma auditoria permite que a matriz garanta que os padrões, programas e políticas da empresa sejam implantados integralmente, no prazo, em todas as lojas.

Então vamos mergulhar em como construir um!

Pense nos “metadados” da lista de verificação

Metadados são dados sobre a visita à loja. Os clientes que usam formulários baseados em Excel normalmente esperam campos inseridos pelo usuário, como número da loja, preenchido até, data, etc.

Os metadados são amplamente automatizados/pré-preenchidos com software de auditoria de varejo. Com o software de auditoria de varejo, as informações do auditor são derivadas do login, a lista de seleção da loja é criada especificamente para cada usuário e com base na localização GPS atual do usuário e na data selecionada. 

Agrupe itens em seções. ordenar trechos de acordo com o “fluxo natural” da visita.

Sempre que possível, as seções devem ser dispostas de acordo com o fluxo natural de uma visita (um gerente de distrito/área caminhando fisicamente pela loja). Comece com o exterior (o estacionamento, se aplicável, a vitrine em um shopping center) e vá avançando, contornando os corredores e indo para a parte de trás da loja.

Embora você possa alternar entre as seções durante ou após a visita, configurar sua lista de verificação de auditoria de varejo de acordo com o fluxo natural de uma visita economiza tempo e é mais intuitivo.

Pense em itens e seções “não aplicáveis”

Certas seções ou itens em sua lista de verificação de auditoria de varejo podem não ser aplicáveis a todos os locais. Por exemplo, a seção “Banheiros” provavelmente não é aplicável em uma loja localizada em um shopping center. Da mesma forma, a seção “Drive-thru” não será aplicável em um restaurante que não tenha um.

Fazer isso economiza tempo e é mais intuitivo. Software de auditoria de varejo permite desabilitar seções e itens inteiros em determinadas lojas de acordo com o tipo de loja. 

Aplicativo de lista de verificação para varejo e hospitalidade

Certifique-se de que sua lista de verificação tenha cobertura adequada

Embora as situações individuais variem, você deve abordar algumas ou todas as áreas a seguir, cada uma representada como uma seção:

  1. Exterior da loja (ver check-list da área externa)
  2. Apresentação e Merchandising (ver exemplo de lista de verificação de merchandising)
  3. Produtos e Preparação (ver lista de verificação de segurança alimentar)
  4. Equipe e velocidade de serviço
  5. Pessoal e Treinamento
  6. Equipamento (ver exemplo de lista de verificação de equipamentos de cozinha comercial)
  7. Segurança, Manuseio de Dinheiro e Prevenção de Perdas (ver lista de verificação de prevenção de perda de amostra)
  8. Drive-thru (ver Exemplo de lista de verificação de drive-thru)
  9. Promoções (ver exemplo de lista de verificação de merchandising)
  10. Parte traseira da loja e estoque
  11. Banheiros (ver exemplo de lista de verificação de limpeza de banheiro comercial)
  12. Segurança (ver exemplo de lista de verificação de proteção contra incêndio)
  13. Política (ver exemplo de lista de verificação de assédio sexual)

Evite grandes seções

Em vez de criar um pequeno número de seções grandes, considere criar um número maior de seções pequenas. Isso ajuda na entrada de dados, especialmente em smartphones, e também torna os relatórios mais granulares e significativos.

Atribua pontos aos itens de acordo com sua importância relativa

Atribua pontos de acordo com a importância relativa de cada critério. Embora seja fácil pensar em tudo como importante (e se um critério não for importante, não deveria estar em sua lista de verificação de auditoria de varejo), alguns itens são mais importantes que outros, às vezes críticos para a continuidade dos negócios. Problemas de saúde e segurança vêm à mente.

Atribua pontos e use o sinalizador “Crítico” de acordo. Um item crítico define o valor de toda a seção como zero, independentemente de outros itens, caso seja encontrado não conforme durante a visita.

Seja específico, descritivo e visual

As normas devem ser claras e inequívocas. Não use palavras vagas como “recente” ou “bom”. Por exemplo, em vez de dizer "Reunião de equipe recente realizada", considere usar "Reunião de equipe realizada há menos de 5 dias corridos". Se se referir a temperaturas ou tempos decorridos, forneça números reais. Explique claramente qual é o padrão.

Se for necessário um parágrafo para definir o padrão, use um parágrafo. Se você tiver um, anexe uma foto de prática recomendada a um item para ilustrar o padrão; uma imagem geralmente vale mais que 1.000 palavras e é mais provável que cause uma impressão do que palavras sozinhas.

Software de auditoria de varejo muitas vezes permite que você anexe imagens e documentos de suporte a qualquer item e seção do formulário, bem como a tarefas.

Pense na frequência de visitas

A frequência das visitas dos gerentes distritais (pelo menos visitas envolvendo a lista de verificação de auditoria de varejo) pode variar muito de uma organização para outra.

Em uma extremidade do espectro, algumas organizações (incluindo grandes organizações do setor de alimentação e hospitalidade) tendem a realizar até uma visita a cada duas semanas. Outras organizações só podem realizar uma visita por trimestre. Algumas organizações usam um modelo híbrido. Eles usam um formulário padrão para capturar seus padrões básicos (digamos, duas vezes por ano) e criam vários formulários menores para visitas ao longo do ano, às vezes vinculando essas visitas a programas sazonais.

Comunicar, executar e verificar é como a boa hospitalidade se torna grande

É costume criar um formulário por área-chave de risco ou unidade de negócios: Operações, Merchandising, Saúde e segurança, Segurança, Frente da casa e Parte de trás da casa.

Software de auditoria de varejo permite que uma organização crie qualquer número de formulários, cada um com sua própria data de início e término. Software de auditoria de varejo também oferece suporte a auto-auditorias que podem ser usadas como medida paliativa até que uma visita do gerente distrital possa ser realizada.

Discuta a lista de verificação com sua equipe de campo

Discuta a lista de verificação com seus gerentes distritais, franqueados e gerentes. Solicite sua entrada e feedback. Chamamos essa fase de “calibração“. Uma lista de verificação de auditoria de varejo é tanto uma ferramenta de inspeção quanto um veículo de treinamento. Defina o padrão, comunique-o e meça-o. Atenda ao padrão e alcance seus objetivos.

Você está construindo o seu próprio ou usando um aplicativo pronto?

Os fatores que precisam orientar sua decisão são seus custos, seu retorno sobre o investimento, seu tempo de colocação no mercado e o valor e os benefícios que você obterá do software que escolher. Leia mais sobre comprar vs construir: Software de auditoria de varejo: comprar versus construir 

LISTAS DE VERIFICAÇÃO DE AUDITORIA DE VAREJO

Se você está procurando checklists para gerenciar suas operações e padrões de marca, você tem duas opções.

  1. Registre-se para um teste gratuito do Bindy e tenha acesso a uma biblioteca de formulários públicos examinados profissionalmente que você pode usar para auditar seus locais em segundos.
  2. Consulte nosso categoria de listas de verificação com mais de 33 listas de verificação para gerenciar todos os aspectos de suas operações.

OUTROS RECURSOS DE AUDITORIA E INSPEÇÃO DE VAREJO

Consulte o Categoria de Auditorias e Inspeções de Varejo para instruções e melhores práticas para auditorias e inspeções de varejo.

O GUIA DEFINITIVO PARA AUDITORIAS DE VAREJO 

Você quer levar isso para o próximo nível? Nosso Auditorias de Varejo - O Guia Definitivo é a nossa coleção mais abrangente de informações sobre auditorias de varejo, incluindo por que, quem, quando e como realizar auditorias de varejo. Construído por profissionais de varejo para profissionais de varejo.

Deixe uma resposta