L'esecuzione delle attività a livello di sito rappresenta una sfida per la maggior parte dei gruppi di vendita al dettaglio e di ospitalità. Un efficace sistema di gestione delle attività guida esecuzione del negozio, partecipazione al sito e coinvolgimento a nuovi livelli.
Un errore comune che fanno i rivenditori è cercare di gestire le attività tramite e-mail. È quasi impossibile tenere il passo con programmi complessi e molte parti mobili tramite e-mail: chi ha e non ha fatto cosa, dove e quando.
Ecco perché abbiamo messo insieme questa guida completa alla gestione delle attività per la vendita al dettaglio e l'ospitalità.
Immergiamoci.
CONTENUTI
Che cos'è la gestione delle attività di vendita al dettaglio?
Gestione delle attività di vendita al dettaglio è il processo di gestione delle attività, tra cui priorità, data di scadenza, distribuzione granulare ai destinatari selezionati, foto di verifica, monitoraggio e reporting in tempo reale. La gestione delle attività aiuta i marchi di vendita al dettaglio e di ospitalità a raggiungere obiettivi specifici attraverso la distribuzione di richieste attuabili e tracciabili.
Due tipi di attività
Nella vendita al dettaglio ci sono generalmente due tipi di compiti: compiti operativi ricorrenti e compiti ad hoc.
Compiti ricorrenti
Le attività ricorrenti sono le attività che mantengono l'attività di vendita al dettaglio senza intoppi. Ciò include conteggi regolari dell'inventario, revisione delle operazioni e controlli di sicurezza. Questo tipo di compito comprende anche le responsabilità quotidiane come il rifornimento, la pulizia, ecc. Cioè, i tipi di compito solitamente rappresentati da un lista di controllo.
Compiti ad hoc
Un'attività ad hoc è un invito all'azione una tantum. Ad esempio, allestendo un'esposizione di merchandising specializzata, implementando a cambiamento di politica, assegnazione di formazione aggiuntiva o richiamare un prodotto. Queste attività possono essere urgenti e, se non completate in tempo, possono interrompere i processi aziendali essenziali o danneggiare la reputazione di un marchio.
Sia le attività ricorrenti che quelle ad hoc possono anche essere suddivise in attività a singola azione e multi-azione.
Compiti ad azione singola
Le attività ad azione singola sono attività semplici solitamente completate in un unico passaggio. Ad esempio, posizionando la segnaletica di vendita aggiornata, sostituendo le lampadine bruciate sull'insegna di un negozio o aggiornando il pannello dei panini con le specialità del giorno. Questi tipi di attività possono essere trascurati o semplicemente dimenticati nel frenetico mondo quotidiano della vendita al dettaglio e dell'ospitalità.
Compiti multi-azione
Le attività multi-azione sono più complesse e consistono in più fasi di azione e attività secondarie. Potrebbe essere necessario completare i passaggi in un ordine specifico. Questo tipo di attività può includere la pulizia notturna di complesse attrezzature da cucina, l'elaborazione delle consegne di nuovi prodotti o l'inserimento di un nuovo dipendente.
Quando si tratta di queste attività, può essere facile saltare i passaggi o completare parzialmente l'attività. Ad esempio, questo è il motivo per cui i dipendenti del negozio eseguono le visualizzazioni solo come pianificato 37% del tempo.
Perché l'esecuzione delle attività non riesce
Prima di parlare dell’implementazione di strumenti per migliorare la gestione delle attività nei negozi, è utile considerare le cause profonde del completamento delle attività al di sotto degli standard nel settore della vendita al dettaglio.
Distrazione
Non è insolito che i dipendenti della vendita al dettaglio si sentano come se fossero trascinati in una dozzina di direzioni diverse ogni giorno. A volte i compiti che attirano l'attenzione non sono i più importanti o essenziali per le operazioni, ma quelli che sono più dirompenti o evidenti. Ad esempio, le infinite e-mail che emettono costantemente un ping dal telefono di un responsabile del negozio.
I direttori dei negozi e i responsabili distrettuali sono spesso soggetti a distrazioni estreme. Tra clienti che necessitano di attenzione, domande dei dipendenti, formazione, è fin troppo facile perdere traccia delle attività essenziali.
Confusione sulle priorità
I team possono avere inclinazioni e priorità diverse in base alla propria esperienza e sensibilità. Anche se non c’è nulla di sbagliato in questo, i brand devono garantire che le attività principali e i programmi che costituiscono la spina dorsale della loro strategia siano eseguiti in modo completo e puntuale.
Senza stabilire priorità per le attività, i dipendenti possono anche mostrare ciò che l'Harvard Business Review definisce "pregiudizio al completamento delle attività". Uno studio di Scuola di affari di Harvard sostiene che all'aumentare del numero di attività per un dipendente, il dipendente può scegliere di completare prima attività più semplici come un modo per spuntare il proprio elenco, provare un senso di realizzazione e alleggerire il proprio carico di lavoro.
Sebbene ciò aumenti le prestazioni a breve termine, alla fine la distorsione del completamento delle attività ha un effetto negativo sull'apprendimento dei dipendenti e ha un impatto negativo sulle prestazioni a lungo termine dell'organizzazione poiché le attività più difficili e che richiedono tempo continuano a essere rimandate.
Lacune informative
Secondo un recente sondaggio Gallup, solo metà dei 2,2 milioni di dipendenti intervistati afferma di capire cosa ci si aspetta da loro sul lavoro. Questo stesso studio ha rilevato che solo 12% di dipendenti concordano fermamente sul fatto che il loro manager li aiuti a stabilire le priorità di lavoro.
Importanti compiti organizzativi possono cadere nel dimenticatoio semplicemente perché i dipendenti non sanno di essere responsabili del compito o non capiscono le aspettative del compito.
Come migliorare la gestione delle attività
Il successo nella vendita al dettaglio dipende da esecuzione.
“C'è un collegamento diretto tra i profitti e la produttività del personale; se stai cercando di aumentare i tuoi ricavi, devi iniziare con i tuoi dipendenti”, afferma l'esperto di vendita al dettaglio Francesca Nicasio.
E continua: "Offrire loro gli strumenti per svolgere meglio il proprio lavoro e massimizzare la produttività del personale". Se lo desidera migliorare l'esecuzione delle attività nei negozi al dettaglio, inizia con gli strumenti giusti.
Usa gli strumenti giusti
Il giusto strumento di gestione delle attività di vendita al dettaglio fa la differenza. Molti pensano che un Lista di controllo Excel ed e-mail o programmi come Google Keeps o Apple Notes sono sufficienti per aumentare l'esecuzione in negozio. Ma nessuna di queste opzioni offre ai rivenditori un luogo centralizzato per tutte le attività. Né consentono di monitorare il completamento delle attività in tutti i negozi. Per essere efficace e affidabile, una piattaforma di gestione delle attività deve essere un registro centralizzato di autorità.
"La tecnologia può creare o distruggere la tua capacità di gestire un'operazione di vendita al dettaglio senza intoppi", dice leader del pensiero al dettaglio Gelsomino Glasheen. Osserva che cercare di tenere traccia di tutte le parti mobili manualmente "può portare a una serie di errori umani che costano i tuoi profitti".
Invece, scegli a soluzione in cui puoi assegnare compiti a destinatari specifici per qualsiasi esigenza del negozio. Soprattutto, trova una soluzione che aiuti il tuo team a svolgere il proprio lavoro e metta tutte le informazioni di cui ha bisogno in un unico posto per un'esecuzione più rapida: direttive, foto e documenti giustificativi.
Poiché i team di vendita al dettaglio sono in movimento, la tua soluzione dovrebbe essere in grado di funzionare su tutti i dispositivi in modo che, indipendentemente da dove si trovino i tuoi dipendenti, possono comunque impegnarsi. Infine, non ha senso assegnare un'attività se non puoi tenere traccia dei tassi di completamento facilmente e in tempo reale. In questo modo si assicura che i problemi non cadano attraverso le crepe.
Implementazione di nuovi strumenti
Può essere scoraggiante pensare di integrare la nuova tecnologia nei tuoi negozi al dettaglio. Quanto tempo ci vorrà per formare i dipendenti? I dipendenti adotteranno il nuovo strumento?
Tieni presente gli strumenti che migliorano l'efficienza e l'organizzazione coinvolgono i dipendenti. Infatti, 80% dei lavoratori al dettaglio crede che la loro soddisfazione sul lavoro migliorerebbe se il loro negozio funzionasse in modo più efficiente.
Scegli una piattaforma intuitiva e realizzata per il tuo settore, ad esempio Legato. Con un investimento minimo nella formazione iniziale, eliminerai semplicemente il tempo impiegato per rintracciare i problemi tramite e-mail e il follow-up manuale. Inoltre, approfitta della formazione offerta dal fornitore risparmiare sui costi e sulle prove gratuite così potrai vedere la piattaforma all'opera nei tuoi negozi.
Se non sei sicuro di come integrare la nuova tecnologia nei tuoi negozi, consulta il nostro blog: Come implementare nuove tecnologie nella tua attività di vendita al dettaglio.
Imposta date di scadenza
Le date di scadenza aiutano i dipendenti a stabilire le priorità. Si tratta di qualcosa di più del completamento di un'attività per stabilire una scadenza; le date di scadenza aiutano anche i dipendenti a sapere cosa non è una priorità immediata.
Senza date di scadenza, può sembrare che tutto sia dovuto immediatamente. Ciò può portare il personale a sentirsi sopraffatto e può innescare il processo che porta al "bias di completamento delle attività" menzionato sopra.
Imposta le date delle quote in base all'importanza e in linea con il calendario unico della tua azienda. Ad esempio, non è una buona idea per un'azienda floreale affidare ai dipendenti il conteggio delle scorte o la formazione durante i mesi intensi di dicembre, febbraio e maggio. Tuttavia, è opportuno assegnare un'attività per la consegna di espositori POS con merce appropriata per le vacanze.
Le scadenze sono una parte reale della vendita al dettaglio. Considera che un display POP eseguito correttamente può fornire tanto quanto a 45.5% aumento delle vendite se impostato correttamente e in tempo.
Stabilire scadenze, completare rifornimenti ed eseguire piani di marketing può aumentare le vendite dello stesso negozio 3.7%. La mancata esecuzione delle attività di vendita al dettaglio in tempo significa migliaia di dollari rimasti sul tavolo.
Essere chiaro
I negozi fanno meglio con direttive chiare e dettagliate. Il compito dovrebbe essere semplice e inequivocabile.
Non limitarti a dire "Ricorda tutta la lattuga romana". Dare istruzioni su come rimuovere e smaltire in sicurezza la lattuga. Se stai usando una soluzione come Legato, è possibile allegare documentazione che informi i dipendenti sul ritiro del prodotto e su come possono rispondere alle domande dei clienti. Fornisci un planogramma e delle foto in modo che i dipendenti sappiano esattamente come riempire lo spazio vuoto della lattuga.
Per motivi di chiarezza, potresti considerare di suddividere i progetti con più passaggi in attività singole più piccole. Con Bindy, puoi collegare le attività tra loro in modo che i dipendenti possano completarle nell'ordine richiesto per garantire che non vengano saltati passaggi.
Seguito
Assicurati di essere in grado di monitorare i tassi di completamento e di seguire facilmente le attività scadute. Con Bindy, puoi eseguire rapporti o monitorare i tassi di completamento con codifica a colori dalla pagina dell'attività.
Una volta programmate, le notifiche delle attività vengono inviate automaticamente, inserite nella dashboard del dipendente e nel suo calendario. Tutti includono collegamenti cliccabili in modo che i dipendenti possano accedere facilmente all'attività. I dipendenti possono commentare l'attività o informare il creatore dell'attività di eventuali problemi. Possono dimostrare il completamento allegando foto.
Come antropologi del commercio al dettaglio Kizer & Bender osserva: "Ciò che viene misurato tende a essere fatto". Rimanere al passo con i tassi di completamento può anche aiutarti a identificare i modelli di ritardo e capire meglio dove è richiesto il coaching.
Assegnare un'attività o utilizzare una lista di controllo?
Può esserci una certa confusione nel settore della vendita al dettaglio sul termine "compito". Alcuni rivenditori pensano ai compiti di un dipendente come a "ciò che deve svolgere durante il turno". Tecnicamente, qualsiasi incarico che assegni a un membro del team potrebbe essere definito un "compito", comprese le attività quotidiane di apertura o chiusura, lo svolgimento di un audit di prevenzione delle perdite o l'aggiornamento della loro formazione sulla sicurezza.
Può essere una sfida capire quale strumento è più adatto per assegnare e dare seguito a tutti questi "compiti". Ecco i nostri consigli per funzionalità e strumenti che consentono di eseguire attività ricorrenti, ad hoc, a singola azione e multi-azione.
Compiti ricorrenti
Le attività ricorrenti sono generalmente gestite al meglio da a lista di controllo. Utilizza una piattaforma che ti consente di creare tutti i tipi di checklist di cui hai bisogno per le responsabilità quotidiane, prevenzione delle perdite audit, o salute e sicurezza ispezioni. Usa un linguaggio chiaro e conciso per ogni elemento della lista di controllo.
Come per qualsiasi attività, le illustrazioni sono utili, quindi includi le foto delle migliori pratiche. Ottimizza il flusso di lavoro allegando documenti di supporto direttamente all'elemento o alle domande. In questo modo i dipendenti non devono allontanarsi dall'attività per cercare informazioni; è già lì.
È necessario che alcuni dipendenti compilino una particolare lista di controllo? Usa Bindy per "Richiedere un'ispezione" o pianificare l'ispezione nel calendario degli utenti. Esegui un semplice report per vedere quando gli utenti hanno completato l'ispezione e in quali posizioni manca un'ispezione.
Compiti ad hoc
Le attività ad hoc sono generalmente sensibili al tempo (ritiri di prodotti, display POP, ecc.). Puoi utilizzare il modulo attività di Bindy per assegnare queste attività in pochi secondi, allegare foto e documentazione e persino richiedere foto obbligatorie per il completamento dell'attività.
Non è raro che vengano riscontrati problemi mentre i dipendenti stanno conducendo un'ispezione o un audit. Quando ciò accade, gli utenti possono utilizzare il modulo attività per assegnare un problema in tempo reale. Inoltre, l'ispettore può assegnare un piano d'azione, ovvero un'azione correttiva con una data di scadenza. I piani d'azione possono essere assegnati mentre le ispezioni sono in corso o una volta completate.
Con report facili da eseguire, la sede centrale può verificare il completamento delle attività e del piano d'azione da qualsiasi luogo. Gli utenti ricevono promemoria di follow-up quando le attività o i piani d'azione sono scaduti, quindi nulla cade nelle crepe o mette a rischio la reputazione del marchio.
Compiti ad azione singola
Le attività ad azione singola possono essere combinate per creare una lista di controllo. Come rifornire vari scaffali attraverso il negozio. Utilizzo di Bindy gestione dei compiti modulo, puoi anche assegnare attività a singola azione in blocco per ruolo, se necessario, o a utenti specifici.
Compiti multi-azione
Le attività multi-azione possono essere combinate per creare un elenco di controllo numerato passo dopo passo. È anche possibile creare una serie di attività collegate con Bindy, che richiedono il completamento della prima attività prima che la successiva sia disponibile.
Andare avanti con la gestione delle attività
La gestione delle attività può avere un aspetto diverso a seconda del tuo verticale di vendita al dettaglio. L'implementazione di un programma di gestione delle attività si riduce a scoprire quali sono i punti deboli della produttività e implementare un approccio dall'alto verso il basso per mitigare tali punti critici. Si stima che il costo della non conformità sia 3.5 volte superiore al costo da investire in programmi che promuovono la conformità organizzativa e il completamento delle attività.
L'unico modo per sapere se i negozi stanno davvero eseguendo attività di merchandising, operazioni o prevenzione delle perdite è disporre di uno strumento che consenta un follow-up facile e in tempo reale. L'uso dello strumento giusto aiuterà a mantenere tutti, a tutti i livelli, sulla stessa pagina e concentrati.
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Ottima lettura, i tuoi punti sono azzeccati!