ניהול משימות קמעונאי, מדריך מקיף

ביצוע משימות ברמת האתר הוא אתגר עבור רוב קבוצות הקמעונאות והאירוח. מערכת ניהול משימות יעילה מניעה ביצוע בחנות, השתתפות באתר ומעורבות לגבהים חדשים.

טעות נפוצה של קמעונאים היא לנסות לנהל משימות באמצעות דואר אלקטרוני. כמעט בלתי אפשרי להתעדכן בתוכניות מורכבות וחלקים נעים רבים באמצעות דואר אלקטרוני - מי עשה ומה לא עשה מה, איפה ומתי.

זו הסיבה שהרכבנו את המדריך המקיף הזה לניהול משימות לקמעונאות ואירוח.

בואו נצלול פנימה.

מהו ניהול משימות קמעונאי?

ניהול משימות קמעונאיות הוא תהליך ניהול המשימות כולל עדיפות, תאריך יעד, הפצה מפורטת לנמענים נבחרים, תמונות אימות, מעקב ודיווח בזמן אמת. ניהול משימות מסייע למותגי קמעונאות ואירוח להשיג יעדים ספציפיים באמצעות הפצת בקשות ניתנות לפעולה וניתנות למעקב.

פונקציות מפתח של תוכנת ניהול משימות קמעונאי

צור משימה "אד-הוק" או בהקשר של פרויקט גדול יותר

לדוגמה, אם ה פּרוֹיֶקט הוא א תוכנית פתיחה, הסבה, בנייה, שיפוץ, סגירה או שיפור האתר, המשימה קיימת בהקשר ובלוח זמנים עסקי ספציפי זה. במקרה זה, המשימה היא חלק מפרויקט כולל ומופיעה בתרשים גנט ובדוחות ההתקדמות של הפרויקט.

היה זריז ומהיר

יצירת משימה צריכה להימשך מספר שניות ולהיות נשלטת לחלוטין על ידי יוצר המשימה, בכפוף לוותק והשיוך לחנות ברשימת החנויות.

שלח תזכורות

מידע על נמעני כאשר יש משימה חדשה (הודעות אפליקציה, אימייל ולוח מחוונים) ולהזכיר למי שלא השלימו את המשימה לפני המועד האחרון.

תמונות עדיפות ושיטות עבודה מומלצות

תמכו בתמונות עדיפות ושיטות עבודה מומלצות. תיעוד, המחיש והסמיך את המשימה כדי לתת לנמענים הקשר. ככל האפשר, אל תגיד לנמענים "מה" לעשות אלא "למה" לעשות זאת.

תמונות אימות

תמכו בתמונות אימות כדי להבטיח שהמשימה הושלמה כראוי.

עבודה על כל מכשיר

משתמשים צריכים להיות מסוגלים להציג ולהשלים משימות במחשב, טאבלט או טלפון נייד, בכל זמן ומכל מקום.

נראות מלאה עם מידע עדכני

אפשרו ליוצר המשימות או למנהל הפרויקט לראות באופן מיידי מי סיים את המשימה, מתי היא הושלמה, עם תמונות אימות, והכל בזמן אמת.

תמיכה בתלות במשימה ובקישור

קשר משימות כך שכאשר משימה א' הושלמה, משימה ב' מופעלת. זה מאפשר זרימות עבודה מרובות שלבים.

סוגי משימות

בקמעונאות יש בדרך כלל שני סוגים של משימות: משימות תפעוליות חוזרות ומשימות אד-הוק.

משימות חוזרות

משימות חוזרות הן המשימות ששומרות על העסק הקמעונאי פועל בצורה חלקה. זה כולל ספירת מלאי קבועה, סקירת תפעול וביקורות אבטחה. סוג זה של מטלות כולל גם אחריות יומיומית כמו חידוש מלאי, ניקיון וכו'. כלומר, סוגי המשימה המיוצגים בדרך כלל על ידי צ'ק ליסט.

משימות אד-הוק

משימות אד-הוק היא קריאה חד פעמית לפעולה. לדוגמה, הקמת תצוגת מרצ'נדייז מיוחדת, יישום א שינוי מדיניות, הקצאת הכשרה נוספת, או החזרת מוצר. משימות אלו יכולות להיות דחופות ואם לא יושלמו בזמן, עלולות להפסיק תהליכים עסקיים חיוניים או לפגוע במוניטין של המותג.

גם משימות חוזרות וגם משימות אד-הוק ניתנות לחלוקה למשימות של פעולה בודדת ומשימות רבות.

משימות בפעולה אחת

משימות בפעולה אחת הן משימות פשוטות המושלמות בדרך כלל בצעד אחד. למשל, הצבת שילוט מכירה מעודכן, החלפת נורות שרופות על שלט חנות, או עדכון לוח הסנדוויצ'ים במבצעי היום. ניתן להתעלם מהסוג הזה של משימות או פשוט לשכוח אותן בעולם היומיומי העמוס של קמעונאות ואירוח.

משימות מרובות פעולות

משימות מרובות פעולות מורכבות יותר ומורכבות ממספר שלבי פעולה ותת-משימות. ייתכן שיהיה צורך להשלים את השלבים בסדר מוגדר. סוג זה של מטלות עשוי לכלול ניקוי לילי של ציוד מטבח מורכב, עיבוד משלוחי מוצרים חדשים או הכנסת עובד חדש.

כשמדובר במשימות אלו, זה יכול להיות קל לדלג על שלבים או להשלים חלקית את המשימה. למשל, זו הסיבה שעובדי החנות מבצעים תצוגות רק כמתוכנן 37% מהזמן.

מדוע ביצוע המשימות נכשל

לפני שנדון בהטמעת כלים לשיפור ניהול המשימות בחנויות, כדאי לשקול את הסיבות הבסיסיות להשלמת משימות לא תקינה בקמעונאות.

הַסָחַת הַדַעַת

זה לא יוצא דופן שעובדי קמעונאות ירגישו כאילו הם נמשכים לתריסר כיוונים שונים מדי יום. לפעמים המשימות שמקבלות תשומת לב אינן החשובות או החיוניות ביותר לפעולות, אלא אלו שהן המפריעות ביותר או הבולטות ביותר. למשל, האימיילים האינסופיים מצלצלים ללא הרף מהטלפון של מנהל חנות.

מנהלי חנויות ומנהלי מחוזות נתונים לרוב להסחת דעת קיצונית. בין לקוחות הזקוקים לתשומת לב, שאלות עובדים, הדרכה, קל מדי לאבד את המעקב אחר משימות חיוניות.

בלבול לגבי סדרי עדיפויות

לצוותים עשויים להיות נטיות וסדרי עדיפויות שונים על סמך הניסיון והרגישויות שלהם. למרות שאין בזה שום דבר רע, מותגים צריכים להבטיח שמשימות ותכניות הליבה המהוות את עמוד השדרה של האסטרטגיה שלהם מבוצעות במלואן ובזמן.

מבלי לקבוע סדרי עדיפויות למשימות, העובדים יכולים גם להציג את מה שה-Harvard Business Review מכנה "הטיית השלמת משימות". מחקר של בית הספר לעסקים של הרווארד טוען שככל שמספר המשימות גדל עבור העובד, העובד עשוי לבחור לבצע משימות קלות יותר קודם כל כדרך לסמן את הרשימה שלו, להרגיש תחושת הישג ולהקל על עומס העבודה שלו.

זה אמנם מגביר את הביצועים בטווח הקצר, אך בסופו של דבר להטיית השלמת מטלות יש השפעה שלילית על למידת העובדים ומשפיעה לרעה על הביצועים ארוכי הטווח של הארגון, שכן משימה קשה יותר וגוזלת זמן ממשיכה להידחות.

פערי מידע

על פי סקר של גאלופ שנערך לאחרונה, בלבד חֲצִי מתוך 2.2 מיליון עובדים שנסקרו אומרים שהם מבינים מה מצופה מהם בעבודה. אותו מחקר מצא כי רק 12% מהעובדים מסכימים מאוד שהמנהל שלהם עוזר להם לקבוע סדרי עדיפויות בעבודה.

משימות ארגוניות חשובות עלולות ליפול על הדרך פשוט מכיוון שהעובדים לא יודעים שהם אחראים למשימה או לא מבינים את ציפיות המשימה.

כיצד לשפר את ניהול המשימות

הצלחה בקמעונאות מסתכמת ב ביצוע.

"יש קשר ישיר בין השורה התחתונה שלך לבין התפוקה של הצוות שלך; אם אתה מחפש להעלות את ההכנסות שלך, אתה צריך להתחיל עם העובדים שלך", טוען מומחה קמעונאות פרנצ'סקה ניקאסיו.

היא ממשיכה, "תן להם כלים לעשות את עבודתם טוב יותר כדי למקסם את הפרודוקטיביות של הצוות." אם אתה רוצה שפר את ביצוע המשימות בחנויות קמעונאיות, התחל עם הכלים הנכונים.

השתמש בכלים הנכונים

הכלי הנכון לניהול משימות קמעונאי עושה את כל ההבדל. רבים חושבים א רשימת בדיקה ודואר אלקטרוני של אקסל או תוכניות כמו Google Keeps או Apple Notes מספיקות כדי להגביר את הביצוע בחנות. אבל אף אחת מהאפשרויות הללו לא נותנת לקמעונאים מקום מרוכז לכל המשימות. הם גם לא מאפשרים מעקב אחר השלמת משימות בכל החנויות. כדי להיות מוצלח ומהימן, פלטפורמת ניהול משימות צריכה להיות תיעוד מרכזי של סמכויות.

"טכנולוגיה יכולה לגרום או לשבור את היכולת שלך לנהל פעילות קמעונאית חלקה", אומר מוביל מחשבה קמעונאי יסמין גלשין. היא מציינת שהניסיון לעקוב אחר כל החלקים הנעים באופן ידני "יכול להוביל למספר טעויות אנוש שעולות לך בשורה התחתונה".

במקום זאת, בחר א פִּתָרוֹן שבו אתה יכול להקצות משימות לנמענים ספציפיים לכל צורך בחנות. והכי חשוב, מצא פתרון שיעזור לצוות שלך לעשות את עבודתו ושם את כל המידע הדרוש להם במקום אחד לביצוע מהיר יותר: הנחיות, תמונות ומסמכים תומכים.

מכיוון שצוותי קמעונאות נמצאים בתנועה, הפתרון שלך אמור להיות מסוגל לפעול בכל המכשירים, כך שלא משנה היכן העובדים שלך נמצאים, הם עדיין יכולים להיות מעורבים. לבסוף, אין טעם להקצות משימה אם אינך יכול לעקוב אחר שיעורי השלמה בקלות ובזמן אמת. פעולה זו מבטיחה שהבעיות לא יפלו מהחדקים.

הטמעת כלים חדשים

זה יכול להיות מרתיע לחשוב על שילוב טכנולוגיה חדשה בחנויות הקמעונאיות שלך. כמה זמן ייקח להכשיר עובדים? האם העובדים יאמצו את הכלי החדש?

זכור כלים המשפרים את היעילות והארגון מעסיקים את העובדים. למעשה, 80% מהעובדים הקמעונאיים מאמינים ששביעות הרצון שלהם מהעבודה תשתפר אם החנות שלהם תפעל בצורה יעילה יותר.

בחר פלטפורמה אינטואיטיבית ומיועדת לתעשייה שלך, כמו בינדי. עם השקעה מינימלית בהדרכה מראש, פשוט תחסל את הזמן המושקע במעקב אחר בעיות באמצעות דואר אלקטרוני ומעקב ידני. בנוסף, נצל את ההכשרה המוצעת לספק חסכון בעלויות ונסיונות חינם כך שתוכל לראות את הפלטפורמה בעבודה בחנויות שלך.

אם אינך בטוח כיצד לשלב טכנולוגיה חדשה בחנויות שלך, עיין בבלוג שלנו: כיצד ליישם טכנולוגיות חדשות בעסק הקמעונאי שלך.

קבע תאריכי יעד

תאריכי יעד עוזרים לעובדים לתעדף. מדובר על יותר מאשר השלמת משימה כדי לקבוע מועד אחרון; תאריכי יעד גם עוזרים לעובדים לדעת מה אינו בעדיפות מיידית.

ללא תאריכי יעד, זה יכול להרגיש כאילו הכל מגיע מיד. זה יכול להוביל לתחושת המום של הצוות ויכול לעורר את התהליך שמוביל ל"הטיית השלמת המשימה" שהוזכרה לעיל.

קבעו תאריכי תשלום לפי חשיבות ובהתאם ללוח השנה הייחודי של החברה שלכם. לדוגמה, זה לא רעיון טוב שחברת פרחים תפקיד לעובדים ספירת מלאי או הכשרה במהלך החודשים העמוסים של דצמבר, פברואר ומאי. עם זאת, הקצאת משימה להפיכת תצוגות קופה עם סחורה המתאימה לחג היא מתאימה.

תאריכי יעד הם חלק אמיתי מהקמעונאות. קחו בחשבון שתצוגת POP מבוצעת כהלכה יכולה לספק עד א 45.5% עליית מכירות בעת הגדרה נכונה ובזמן.

ביצוע מועדים, השלמת מלאי מחדש וביצוע תוכניות שיווק יכולים להעלות את המכירות באותה חנות בשיעור 3.7%. אי ביצוע משימות קמעונאיות בזמן פירושו שנותרו אלפי דולרים על השולחן.

תהיה ברור

החנויות הכי טובות עם הנחיות ברורות ומפורטות. המשימה צריכה להיות פשוטה וחד משמעית.

אל תגיד סתם, "תזכור את כל החסה הרומית". תנו הוראות כיצד להסיר ולהיפטר בצורה בטוחה מהחסה. אם אתה משתמש בפתרון כמו בינדי, ניתן לצרף ספרות המודיעה לעובדים על ריקול המוצר וכיצד הם יכולים לענות על שאלות לקוחות. ספק פלנוגרמה ותמונות כך שהעובדים ידעו בדיוק כיצד למלא את חלל החסה הריק כעת.

אולי כדאי לשקול לפרק פרויקטים עם מספר שלבים למשימות בודדות קטנות יותר למען הבהירות. עם Bindy, אתה יכול לקשר משימות זו לזו כדי שהעובדים יוכלו להשלים אותן בסדר הנדרש כדי להבטיח שלא תפספסו שלבים.

תתעדכן

ודא שאתה מסוגל לעקוב אחר שיעורי ההשלמה ולעקוב בקלות אחר משימות באיחור. עם Bindy, אתה יכול להריץ דוחות או לנטר את שיעורי ההשלמה עם קידוד צבע מדף המשימה.

לאחר תזמון, הודעות משימות נשלחות אוטומטית, מועלות על לוח המחוונים של העובד ובלוח השנה שלו. כולם כוללים קישורים ללחיצה כך שהעובדים יוכלו לנווט בקלות למשימה. עובדים יכולים להגיב על המשימה או ליידע את יוצר המשימה על כל בעיה. הם יכולים להדגים את ההשלמה על ידי צירוף תמונות.

כאנתרופולוגים קמעונאיים קיזר ובנדר שימו לב, "מה שנמדד נוטה להיעשות." שמירה על שיעורי ההשלמה יכולה גם לעזור לך לזהות דפוסי איחור ולהבין טוב יותר היכן נדרש אימון.

להקצות משימה או להשתמש ברשימת בדיקה?

יכול להיות קצת בלבול בענף הקמעונאות לגבי המונח "משימה". חלק מהקמעונאים חושבים על המשימות של העובד כ"מה שהם צריכים להשיג במהלך המשמרת שלו". מבחינה טכנית, כל מטלה שאתה נותן לחבר צוות יכולה להיקרא "משימה", כולל מטלות פתיחה או סגירה יומיות, ביצוע ביקורת למניעת אובדן או עדכון הדרכת הבטיחות שלו.

זה יכול להיות אתגר להבין איזה כלי הכי מתאים להקצות ולבצע מעקב אחר כל ה"משימות" הללו. להלן ההמלצות שלנו לגבי תכונות וכלים שיסייעו בביצוע משימות חוזרות, אד-הוק, פעולות בודדות ורב פעולות.

משימות חוזרות

משימות חוזרות בדרך כלל מטופלות בצורה הטובה ביותר על ידי א צ'ק ליסט. השתמש בפלטפורמה המאפשרת לך ליצור כמה סוגים של רשימות תיוג שאתה צריך עבור אחריות יומיומית, מניעת אובדן ביקורת, או בריאות ובטיחות בדיקות. השתמש בשפה ברורה ותמציתית עבור כל פריט ברשימת הבדיקה.

כמו בכל משימה, איורים מועילים אז כלול תמונות של שיטות עבודה מומלצות. מטב את זרימת העבודה על ידי צירוף מסמכים תומכים ישירות לפריט או לשאלות. כך העובדים לא צריכים להתרחק מהמשימה כדי לחפש מידע; זה כבר שם.

צריכים להיות בטוחים שעובדים ממלאים רשימת בדיקה מסוימת? השתמש ב-Bindy כדי "לבקש בדיקה" או לתזמן את הבדיקה בלוח השנה של המשתמשים. הפעל דוח פשוט כדי לראות מתי המשתמשים השלימו את הבדיקה ובאילו מיקומים חסרה בדיקה.

משימות אד-הוק

משימות אד-הוק בדרך כלל רגישות לזמן (החזרת מוצרים, תצוגות POP וכו'). אתה יכול להשתמש במודול המשימות של Bindy כדי להקצות משימות אלו בשניות, לצרף תמונות ותיעוד, ואפילו לדרוש תמונות חובה להשלמת המשימה.

אין זה נדיר להתגלות בעיות בזמן שעובדים עורכים בדיקה או ביקורת. כאשר זה קורה, משתמשים יכולים להשתמש במודול המשימות כדי להקצות בעיה בזמן אמת. בנוסף, המפקח יכול להקצות תוכנית פעולה, כלומר, פעולה מתקנת עם תאריך יעד. ניתן להקצות תוכניות פעולה בזמן שהבדיקות מתבצעות או לאחר השלמתן.

עם דוחות קלים להפעלה, המשרד הראשי יכול לאמת את השלמת המשימות ותוכנית הפעולה מכל מקום. המשתמשים מקבלים תזכורות מעקב כאשר משימות או תוכניות פעולה אינן מועדות, כך ששום דבר לא נופל בין הסדקים או מסכן את המוניטין של המותג.

משימות בפעולה אחת

ניתן לשלב משימות בפעולה אחת כדי ליצור רשימת בדיקה. כגון חידוש מלאי מדפים שונים דרך החנות. משתמש ב-Bindy's ניהול משימות מודול, תוכל גם להקצות משימות בפעולה אחת בכמות גדולה לפי תפקיד לפי הצורך או למשתמשים ספציפיים.

משימות מרובות פעולות

ניתן לשלב משימות מרובות פעולות כדי ליצור רשימת בדיקה ממוספרת צעד אחר צעד. אפשר גם ליצור סדרה של משימות מקושרות עם Bindy, המחייבות שהמשימה הראשונה תושלם לפני שהמשימה הבאה תהיה זמינה.

להתקדם עם ניהול משימות

ניהול משימות יכול להיראות שונה בהתאם לתחום הקמעונאי שלך. הטמעת תוכנית לניהול משימות מסתכמת במציאת נקודות הכאב שלך בפרודוקטיביות ויישום גישה מלמעלה למטה כדי להפחית את נקודות הכאב הללו. ההערכה היא שעלות אי הציות היא 3.5 גבוה פי כמה מהעלות להשקעה בתוכניות המקדמות ציות ארגוני והשלמת משימות.

הדרך היחידה לדעת אם חנויות באמת מבצעות משימות סחורה, תפעול או מניעת אובדן היא להחזיק בכלי המאפשר מעקב קל בזמן אמת. שימוש בכלי הנכון יעזור לשמור על כולם, בכל רמה, באותו עמוד וממוקדים.

קטגוריות