Zarządzanie zadaniami w handlu detalicznym, kompleksowy przewodnik

Wykonywanie zadań na poziomie witryny jest wyzwaniem dla większości grup detalicznych i hotelarskich. Skuteczny system zarządzania zadaniami napędza wykonanie sklepu, uczestnictwo w witrynie i zaangażowanie na nowy poziom.

Częstym błędem popełnianym przez sprzedawców jest próba zarządzania zadaniami przez e-mail. Niemal niemożliwe jest kontrolowanie złożonych programów i wielu ruchomych części za pośrednictwem poczty e-mail – kto co, gdzie i kiedy zrobił, a kto nie.

Dlatego przygotowaliśmy ten kompleksowy przewodnik po zarządzaniu zadaniami w handlu detalicznym i hotelarstwie.

Zanurzmy się.

Co to jest zarządzanie zadaniami w handlu detalicznym?

Zarządzanie zadaniami w handlu detalicznym to proces zarządzania zadaniami obejmującymi priorytety, terminy, szczegółową dystrybucję do wybranych odbiorców, zdjęcia weryfikacyjne, śledzenie i raportowanie w czasie rzeczywistym. Zarządzanie zadaniami pomaga markom detalicznym i hotelarskim osiągać określone cele poprzez dystrybucję wykonalnych i możliwych do śledzenia żądań.

Kluczowe funkcje oprogramowania do zarządzania zadaniami w handlu detalicznym

Utwórz zadanie „ad hoc” lub w kontekście większego projektu

Na przykład, jeśli projekt jest otwarcie, przekształcenie, budowa, renowacja, zamknięcie lub plan ulepszenia obiektu, zadanie istnieje w tym konkretnym kontekście biznesowym i harmonogramie. W tym przypadku zadanie jest częścią ogólnego projektu i pojawia się na wykresie Gantta i raportach postępu projektu.

Bądź zwinny i szybki

Utworzenie zadania powinno zająć kilka sekund i jest w pełni kontrolowane przez twórcę zadania, z uwzględnieniem jego starszeństwa i przynależności do sklepu na liście sklepów.

Wyślij przypomnienia

Powiadamiaj odbiorców o nowym zadaniu (powiadomienia w aplikacji, e-maile i pulpity nawigacyjne) i przypominaj tym, którzy nie ukończyli zadania przed upływem terminu.

Zdjęcia priorytetowe i najlepsze praktyki

Wspieraj priorytety i najlepsze praktyki zdjęć. Dokumentuj, ilustruj i kwalifikuj zadanie, aby dać odbiorcom kontekst. W miarę możliwości nie mów odbiorcom tylko „co” mają zrobić, ale „dlaczego” to zrobić.

Zdjęcia weryfikacyjne

Aby mieć pewność, że zadanie zostanie wykonane prawidłowo, prześlij zdjęcia weryfikacyjne.

Pracuj na dowolnym urządzeniu

Użytkownicy powinni mieć możliwość przeglądania i wykonywania zadań na komputerze, tablecie lub telefonie komórkowym, w dowolnym czasie i miejscu.

Pełna przejrzystość dzięki aktualnym informacjom

Pozwól twórcy zadania lub kierownikowi projektu natychmiast sprawdzić, kto ukończył zadanie i kiedy je ukończył, a także zobaczyć zdjęcia weryfikacyjne — wszystko w czasie rzeczywistym.

Zależności i powiązania zadań pomocniczych

Połącz zadania, aby po ukończeniu zadania A uruchomiło się zadanie B. Umożliwia to wieloetapowy przepływ pracy.

Rodzaje zadań

W handlu detalicznym istnieją zazwyczaj dwa rodzaje zadania: powtarzające się zadania operacyjne i zadania doraźne.

Zadania cykliczne

Zadania powtarzające się to zadania, które zapewniają płynne działanie handlu detalicznego. Obejmuje to regularne inwentaryzacje, przeglądy operacji i audyty bezpieczeństwa. Ten typ zadań obejmuje również codzienne obowiązki, takie jak uzupełnianie zapasów, sprzątanie itp. Oznacza to, że typy zadań zwykle reprezentowane są przez lista kontrolna.

Zadania doraźne

Zadania ad hoc to jednorazowe wezwanie do działania. Na przykład ustawienie specjalistycznej ekspozycji merchandisingowej, wdrożenie m.in zmiana polityki, przypisując dodatkowe szkolenie, lub wycofywanie produktu. Zadania te mogą być pilne, a jeśli nie zostaną wykonane na czas, mogą spowodować zatrzymanie podstawowych procesów biznesowych lub zaszkodzić reputacji marki.

Zarówno zadania cykliczne, jak i doraźne można również podzielić na zadania z jedną akcją i z wieloma akcjami.

Zadania pojedynczego działania

Zadania pojedynczego działania to proste zadania, które zwykle wykonuje się w jednym kroku. Na przykład umieszczenie zaktualizowanego oznakowania sprzedaży, wymiana przepalonych żarówek na szyldzie sklepu lub aktualizacja tablicy informacyjnej z ofertami dnia. Tego typu zadania można przeoczyć lub po prostu zapomnieć w zabieganym, codziennym świecie handlu detalicznego i hotelarstwa.

Zadania wielozadaniowe

Zadania wielozadaniowe są bardziej złożone i składają się z wielu kroków działania i podzadań. Czynności mogą wymagać wykonania w określonej kolejności. Tego typu zadania mogą obejmować conocne sprzątanie skomplikowanego wyposażenia kuchni, przetwarzanie dostaw nowych produktów lub zatrudnianie nowego pracownika.

Jeśli chodzi o te zadania, łatwo może być pominięcie kroków lub częściowe wykonanie zadania. Na przykład dlatego pracownicy sklepu wykonują ekspozycje tylko zgodnie z planem 37% czasu.

Dlaczego wykonanie zadania kończy się niepowodzeniem

Zanim omówimy wdrożenie narzędzi usprawniających zarządzanie zadaniami w sklepach, warto zastanowić się nad pierwotnymi przyczynami niespełniania standardów realizacji zadań w handlu detalicznym.

Roztargnienie

Nie jest niczym niezwykłym, że pracownicy handlu detalicznego każdego dnia mają wrażenie, że są ciągnięci w kilkunastu różnych kierunkach. Czasami zadania, które przykuwają uwagę, nie są najważniejszymi lub niezbędnymi dla operacji, ale te, które są najbardziej uciążliwe lub zauważalne. Na przykład niekończące się e-maile stale pingowane z telefonu kierownika sklepu.

Kierownicy sklepów i kierownicy okręgów często podlegają skrajnemu rozproszeniu. Wśród klientów wymagających uwagi, pytań pracowników i szkoleń bardzo łatwo jest stracić kontrolę nad najważniejszymi zadaniami.

Zamieszanie dotyczące priorytetów

Zespoły mogą mieć różne skłonności i priorytety w zależności od własnego doświadczenia i wrażliwości. Choć nie ma w tym nic złego, marki muszą zadbać o to, aby podstawowe zadania i programy, na których opierają się ich strategie, były realizowane kompleksowo i terminowo.

Bez ustalania priorytetów dla zadań pracownicy mogą również wykazywać to, co Harvard Business Review określa jako „błąd wykonania zadania”. Studium wg Harvard Business School twierdzi, że wraz ze wzrostem liczby zadań dla pracownika, pracownik może zdecydować się najpierw na wykonanie łatwiejszych zadań, aby odhaczyć swoją listę, poczuć poczucie spełnienia i zmniejszyć obciążenie pracą.

Chociaż zwiększa to wydajność w perspektywie krótkoterminowej, ostatecznie błąd wykonania zadań ma negatywny wpływ na uczenie się pracowników i negatywnie wpływa na długoterminowe wyniki organizacji, ponieważ trudniejsze i czasochłonne zadania są nadal odkładane.

Luki informacyjne

Według niedawnej ankiety Gallupa tylko połowa 2,2 mln ankietowanych pracowników twierdzi, że rozumie, czego się od nich oczekuje w pracy. To samo badanie wykazało, że zaledwie 12% pracowników zdecydowanie zgadza się, że ich przełożony pomaga im ustalać priorytety pracy.

Ważne zadania organizacyjne mogą odpaść po prostu dlatego, że pracownicy nie wiedzą, że są odpowiedzialni za zadanie lub nie rozumieją oczekiwań związanych z zadaniami.

Jak poprawić zarządzanie zadaniami

Sukces w handlu detalicznym zależy od wykonanie.

„Istnieje bezpośredni związek między wynikami finansowymi a wydajnością personelu; jeśli chcesz zwiększyć swoje przychody, musisz zacząć od swoich pracowników”, przekonuje ekspert ds. handlu detalicznego Francesca Nicasio.

Kontynuuje: „Daj im narzędzia, dzięki którym będą mogli lepiej wykonywać swoją pracę i maksymalizować produktywność personelu”. Jeśli chcesz usprawnij realizację zadań w sklepach detalicznych, zacznij od odpowiednich narzędzi.

Użyj odpowiednich narzędzi

Właściwe narzędzie do zarządzania zadaniami w handlu detalicznym robi różnicę. Wielu uważa, że Lista kontrolna w programie Excel i e-mail lub programy takie jak Google Keeps lub Apple Notes wystarczą, aby zwiększyć wydajność w sklepie. Żadna z tych opcji nie zapewnia jednak sprzedawcom detalicznym scentralizowanego miejsca wykonywania wszystkich zadań. Nie pozwalają też na śledzenie realizacji zadań we wszystkich sklepach. Aby platforma zarządzania zadaniami była skuteczna i niezawodna, musi być scentralizowanym rejestrem uprawnień.

„Technologia może sprawić, że Twoja zdolność do sprawnego prowadzenia handlu detalicznego lub złamać go”, mówi lider myśli w handlu detalicznym Jasmine Glasheen. Zauważa, że próba ręcznego śledzenia wszystkich ruchomych części „może prowadzić do wielu ludzkich błędów, które kosztują wyniki finansowe”.

Zamiast tego wybierz rozwiązanie w którym możesz przypisywać zadania do określonych odbiorców na każdą potrzebę sklepu. Co najważniejsze, znajdź rozwiązanie, które pomoże Twojemu zespołowi w wykonywaniu zadań i zgromadzi wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu: dyrektywy, zdjęcia i dokumenty pomocnicze.

Ponieważ zespoły handlu detalicznego są w ruchu, Twoje rozwiązanie powinno być w stanie działać na wszystkich urządzeniach, więc bez względu na to, gdzie są Twoi pracownicy, nadal mogą się angażować. Wreszcie, nie ma sensu przypisywać zadań, jeśli nie możesz łatwo śledzić wskaźników ukończenia w czasie rzeczywistym. Dzięki temu problemy nie zostaną rozwiązane.

Wdrażanie nowych narzędzi

Myślenie o integracji nowych technologii w sklepach detalicznych może być zniechęcające. Jak długo zajmie szkolenie pracowników? Czy pracownicy przyjmą nowe narzędzie?

Pamiętaj o narzędziach poprawiających wydajność i angażujących pracowników. Faktycznie, 80% pracowników detalicznych uważa, że ich satysfakcja z pracy poprawiłaby się, gdyby ich sklep działał wydajniej.

Wybierz platformę, która jest intuicyjna i stworzona dla Twojej branży, np. Bindy. Przy minimalnej inwestycji w szkolenie z góry po prostu wyeliminujesz czas poświęcany na śledzenie problemów za pośrednictwem poczty elektronicznej i ręcznej kontroli. Dodatkowo skorzystaj ze szkoleń oferowanych przez dostawcę oszczędzaj na kosztach i bezpłatnych okresach próbnych abyś mógł zobaczyć platformę w działaniu w swoich sklepach.

Jeśli nie masz pewności, jak zintegrować nową technologię ze swoimi sklepami, zajrzyj na nasz blog: Jak wdrożyć nowe technologie w handlu detalicznym.

Ustaw terminy

Terminy ułatwiają pracownikom ustalanie priorytetów. Chodzi o coś więcej niż wykonanie zadania, aby dotrzymać terminu; terminy płatności również pomagają pracownikom zorientować się, co nie jest priorytetem.

Bez terminów może się wydawać, że wszystko jest należne natychmiast. Może to prowadzić do uczucia przytłoczenia personelu i może wywołać proces, który prowadzi do wspomnianej powyżej „strony realizacji zadań”.

Ustaw terminy płatności na podstawie ważności i zgodnie z unikalnym kalendarzem Twojej firmy. Na przykład nie jest dobrym pomysłem, aby firma florystyczna zlecała pracownikom liczenie zapasów lub szkolenie w ruchliwych miesiącach grudnia, lutego i maja. Właściwe jest jednak przydzielenie zadania polegającego na przewróceniu ekspozytorów POS z towarem odpowiednim do świąt.

Terminy płatności są prawdziwą częścią sprzedaży detalicznej. Weź pod uwagę, że prawidłowo wykonany wyświetlacz POP może dostarczyć aż 45.5% wzrost sprzedaży po prawidłowym skonfigurowaniu i na czas.

Ustalanie terminów, uzupełnianie zapasów i realizacja planów marketingowych może zwiększyć sprzedaż w tym samym sklepie o 3.7%. Niewykonanie na czas zadań detalicznych oznacza, że na stole pozostały tysiące dolarów.

Bądź jasny

Sklepy najlepiej radzą sobie z jasnymi, szczegółowymi dyrektywami. Zadanie powinno być proste i jednoznaczne.

Nie mów tylko: „Przypomnij sobie całą sałatę rzymską”. Podaj instrukcje, jak bezpiecznie usunąć i wyrzucić sałatę. Jeśli korzystasz z rozwiązania takiego jak Bindy, można dołączyć literaturę informującą pracowników o wycofaniu produktu i sposobach udzielania odpowiedzi na pytania klientów. Dostarcz planogram i zdjęcia, aby pracownicy dokładnie wiedzieli, jak wypełnić pustą teraz przestrzeń na sałatę.

Możesz rozważyć rozbicie projektów z wieloma krokami na mniejsze pojedyncze zadania dla większej przejrzystości. Dzięki Bindy możesz łączyć ze sobą zadania, aby pracownicy mogli je wykonywać w wymaganej kolejności, aby upewnić się, że żadne kroki nie zostaną pominięte.

Podejmować właściwe kroki

Upewnij się, że jesteś w stanie śledzić wskaźniki ukończenia i łatwo śledzić zaległe zadania. Dzięki Bindy możesz generować raporty lub monitorować wskaźniki ukończenia za pomocą kodowania kolorami ze strony zadania.

Po zaplanowaniu, powiadomienia o zadaniach są wysyłane automatycznie, umieszczane na pulpicie pracownika oraz w jego kalendarzu. Wszystkie zawierają klikalne linki, dzięki czemu pracownicy mogą łatwo nawigować do zadania. Pracownicy mogą skomentować zadanie lub powiadomić twórcę zadania o wszelkich problemach. Mogą zademonstrować ukończenie, dołączając zdjęcia.

Jako antropolodzy handlu detalicznego Kizer i Bender obserwuj: „To, co jest mierzone, zwykle zostaje zrobione”. Utrzymywanie się na szczycie wskaźnika ukończenia może również pomóc w identyfikacji wzorców spóźnień i lepszym zrozumieniu, gdzie wymagany jest coaching.

Przydzielić zadanie lub skorzystać z listy kontrolnej?

W branży detalicznej może być trochę zamieszania w związku z terminem „zadanie”. Niektórzy sprzedawcy detaliczni uważają zadania pracownika za „to, co musi wykonać podczas swojej zmiany”. Z technicznego punktu widzenia każde zadanie, które powierzasz członkowi zespołu, można nazwać „zadaniem”, w tym codziennymi obowiązkami otwierającymi lub zamykającymi, przeprowadzaniem audytu zapobiegania stratom lub aktualizowaniem ich szkoleń w zakresie bezpieczeństwa.

Ustalenie, jakie narzędzie najlepiej nadaje się do przypisywania i monitorowania wszystkich tych „zadań”, może być wyzwaniem. Oto nasze zalecenia dotyczące funkcji i narzędzi ułatwiających wykonywanie zadań cyklicznych, doraźnych, jedno- i wieloczynnościowych.

Zadania cykliczne

Zadania cykliczne są zazwyczaj najlepiej obsługiwane przez a lista kontrolna. Korzystaj z platformy, która pozwala tworzyć tyle rodzajów list kontrolnych, ile potrzebujesz do codziennych obowiązków, zapobieganie stratom audyty, lub zdrowie i bezpieczeństwo inspekcje. Używaj jasnego i zwięzłego języka dla każdej pozycji na liście kontrolnej.

Podobnie jak w przypadku każdego zadania, pomocne są ilustracje, więc dołącz zdjęcia z najlepszymi praktykami. Zoptymalizuj przepływ pracy, dołączając dokumenty uzupełniające bezpośrednio do pozycji lub pytań. W ten sposób pracownicy nie muszą odchodzić od zadania, aby wyszukać informacje; już tam jest.

Potrzebujesz, aby pewni pracownicy wypełnili określoną listę kontrolną? Użyj Bindy, aby „Poproś o inspekcję” lub zaplanuj inspekcję w kalendarzu użytkownika. Uruchom prosty raport, aby zobaczyć, kiedy użytkownicy zakończyli inspekcję i w których lokalizacjach brakuje inspekcji.

Zadania doraźne

Zadania ad-hoc są zwykle wrażliwe na czas (wycofanie produktu, wyświetlacze POP itp.). Możesz użyć modułu zadań Bindy, aby przydzielić te zadania w kilka sekund, załączyć zdjęcia i dokumentację, a nawet wymagać obowiązkowych zdjęć do wykonania zadania.

Często zdarza się, że problemy pojawiają się podczas przeprowadzania przez pracowników inspekcji lub audytu. Gdy tak się stanie, użytkownicy mogą użyć modułu zadań do przypisania problemu w czasie rzeczywistym. Dodatkowo inspektor może przydzielić plan działania, czyli działania naprawcze z terminem. Plany działania można przypisywać w trakcie trwania lub po zakończeniu inspekcji.

Dzięki łatwym w obsłudze raportom centrala może z dowolnego miejsca zweryfikować wykonanie zadań i planu działań. Użytkownicy otrzymują przypomnienia uzupełniające, gdy zadania lub plany działania są opóźnione, więc nic nie ucierpi i nie narazi na szwank reputacji marki.

Zadania pojedynczego działania

Zadania pojedynczego działania można łączyć w celu stworzenia listy kontrolnej. Takich jak uzupełnianie różnych półek w sklepie. Korzystanie z Bindy zarządzanie zadaniami można również zbiorczo przypisywać zadania pojedynczego działania według ról w zależności od potrzeb lub do określonych użytkowników.

Zadania wielozadaniowe

Zadania wielozadaniowe można łączyć w celu utworzenia numerowanej listy kontrolnej krok po kroku. Możliwe jest również utworzenie serii powiązanych zadań za pomocą Bindy, co wymaga ukończenia pierwszego zadania, zanim następne będzie dostępne.

Posuwanie się naprzód z zarządzaniem zadaniami

Zarządzanie zadaniami może wyglądać inaczej w zależności od branży handlu detalicznego. Wdrożenie programu zarządzania zadaniami sprowadza się do ustalenia, jakie są Twoje problemy z produktywnością i wdrożenia podejścia odgórnego, aby je złagodzić. Szacuje się, że koszt niezgodności wynosi 3.5 razy wyższy niż koszt inwestycji w programy promujące zgodność organizacyjną i realizację zadań.

Jedynym sposobem, aby dowiedzieć się, czy sklepy naprawdę realizują zadania związane z merchandisingiem, operacjami lub zapobieganiem stratom, jest posiadanie narzędzia, które pozwala na łatwe monitorowanie w czasie rzeczywistym. Korzystanie z odpowiedniego narzędzia pomoże utrzymać wszystkich, na każdym poziomie, na tej samej stronie i skupieniu.

Kategorie