Retailtaakbeheer, uitgebreide gids

Taakuitvoering op siteniveau is een uitdaging voor de meeste retail- en horecagroepen. Een effectief taakbeheersysteem drijft winkel uitvoering, deelname aan de site en betrokkenheid naar nieuwe hoogten.

Een veelgemaakte fout die winkeliers maken, is dat ze hun taken via e-mail proberen te beheren. Het is bijna onmogelijk om via e-mail op de hoogte te blijven van complexe programma's en veel bewegende delen - wie heeft wat wel en niet gedaan, waar en wanneer.

Daarom hebben wij deze uitgebreide handleiding voor taakbeheer voor retail en horeca samengesteld.

Laten we erin duiken.

Wat is Retail Taakbeheer?

Taakbeheer voor detailhandel is het proces voor het beheren van taken, waaronder prioriteit, vervaldatum, gedetailleerde distributie naar geselecteerde ontvangers, verificatiefoto's, tracking en realtime rapportage. Taakbeheer helpt retail- en horecamerken specifieke doelen te bereiken door de distributie van bruikbare en traceerbare verzoeken.

Belangrijkste functies van Retail Task Management-software

Maak een taak “ad-hoc” of in de context van een groter project

Als bijvoorbeeld de project is een plan voor het openen, ombouwen, bouwen, renoveren, sluiten of verbeteren van de locatie, de taak bestaat in deze specifieke bedrijfscontext en tijdschema. In dit geval is de taak onderdeel van een algeheel project en verschijnt in het Gantt-diagram en voortgangsrapporten van het project.

Wees wendbaar en snel

Het aanmaken van een taak duurt slechts enkele seconden en wordt volledig beheerd door de maker van de taak, afhankelijk van diens anciënniteit en de relatie met de winkel in de winkellijst.

Herinneringen verzenden

Ontvangers informeren wanneer er een nieuwe taak is (app-meldingen, e-mail en dashboard) en degenen die de taak niet vóór de deadline hebben voltooid, worden eraan herinnerd.

Prioriteit en best practice foto's

Ondersteun prioriteit en best practice foto's. Documenteer, illustreer en kwalificeer de taak om ontvangers context te geven. Vertel ontvangers zoveel mogelijk niet alleen "wat" ze moeten doen, maar ook "waarom" ze het moeten doen.

Verificatiefoto's

Ondersteun verificatiefoto's om te garanderen dat de taak correct is voltooid.

Werk op elk apparaat

Gebruikers moeten taken op een pc, tablet of mobiele telefoon kunnen bekijken en uitvoeren, altijd en overal.

Volledig inzicht met actuele informatie

Geef de taakmaker of projectmanager de mogelijkheid om direct te zien wie de taak heeft voltooid, wanneer deze is voltooid, met verificatiefoto's en dat alles in realtime.

Ondersteun taakafhankelijkheden en koppeling

Koppel taken zodat wanneer taak A is voltooid, taak B wordt geactiveerd. Dit maakt workflows in meerdere stappen mogelijk.

Soorten taken

In de detailhandel zijn er over het algemeen twee soorten taken: terugkerende operationele taken en ad-hoctaken.

Terugkerende taken

Terugkerende taken zijn de taken die ervoor zorgen dat de detailhandel soepel blijft draaien. Dit omvat regelmatige voorraadtellingen, operationele beoordelingen en beveiligingsaudits. Dit soort taken omvat ook dagelijkse verantwoordelijkheden zoals het aanvullen van voorraden, schoonmaken, enz. Dat wil zeggen, het soort taken dat gewoonlijk wordt vertegenwoordigd door een checklist.

Ad-hoc taken

Een ad-hoctaak is een eenmalige oproep tot actie. Bijvoorbeeld het opzetten van een gespecialiseerde merchandisingdisplay, het implementeren van een beleidswijziging, het toewijzen van aanvullende training, of een product terugroepen. Deze taken kunnen urgent zijn en, als ze niet op tijd worden voltooid, essentiële bedrijfsprocessen tot stilstand brengen of de reputatie van een merk schaden.

Zowel terugkerende als ad-hoctaken kunnen ook worden onderverdeeld in taken met één actie en meerdere acties.

Taken met één actie

Taken met één actie zijn eenvoudige taken die meestal in één stap worden voltooid. Bijvoorbeeld het plaatsen van bijgewerkte uitverkoopborden, het vervangen van doorgebrande lampen op een winkelbord of het bijwerken van het sandwichbord met de speciale aanbiedingen van de dag. Dit soort taken kunnen over het hoofd worden gezien of simpelweg worden vergeten in de drukke dagelijkse wereld van detailhandel en horeca.

Taken met meerdere acties

Taken met meerdere acties zijn complexer en bestaan uit meerdere actiestappen en subtaken. Mogelijk moeten stappen in een bepaalde volgorde worden voltooid. Dit soort taken kan het nachtelijk schoonmaken van complexe keukenapparatuur omvatten, het verwerken van nieuwe productleveringen of het in dienst nemen van een nieuwe medewerker.

Als het op deze taken aankomt, kan het gemakkelijk zijn om stappen over te slaan of de taak gedeeltelijk te voltooien. Dit is bijvoorbeeld de reden waarom winkelmedewerkers alleen displays uitvoeren zoals gepland 37% van de tijd.

Waarom taakuitvoering mislukt

Voordat we de implementatie van tools bespreken om het taakbeheer in winkels te verbeteren, is het nuttig om de hoofdoorzaken van ondermaatse taakvoltooiing in de detailhandel te overwegen.

Afleiding

Het is niet ongebruikelijk dat winkelmedewerkers het gevoel hebben dat ze elke dag in tientallen verschillende richtingen worden getrokken. Soms zijn de taken die aandacht krijgen niet de belangrijkste of meest essentiële voor operaties, maar de meest storende of opvallende. Bijvoorbeeld de eindeloze e-mails die constant pingen vanaf de telefoon van een winkelmanager.

Winkelmanagers en districtsmanagers worden vaak blootgesteld aan extreme afleiding. Tussen klanten die aandacht nodig hebben, vragen van medewerkers en trainingen, is het maar al te gemakkelijk om essentiële taken uit het oog te verliezen.

Verwarring over prioriteiten

Teams kunnen verschillende neigingen en prioriteiten hebben, gebaseerd op hun eigen ervaring en gevoeligheden. Hoewel daar niets mis mee is, moeten merken ervoor zorgen dat kerntaken en programma’s die de ruggengraat van hun strategie vormen, volledig en op tijd worden uitgevoerd.

Zonder prioriteiten voor taken te stellen, kunnen werknemers ook blijk geven van wat de Harvard Business Review 'taakvoltooiingsbias' noemt. Een studie van Harvard Business School stelt dat naarmate het aantal taken voor een werknemer toeneemt, de werknemer ervoor kan kiezen om eerst gemakkelijkere taken uit te voeren om zijn lijst af te vinken, een gevoel van voldoening te voelen en zijn werklast te verlichten.

Hoewel dit de prestaties op de korte termijn verbetert, heeft de vooringenomenheid van taakvoltooiing uiteindelijk een negatief effect op het leren van werknemers en een negatieve invloed op de langetermijnprestaties van de organisatie, aangezien moeilijkere en tijdrovende taken steeds worden uitgesteld.

Informatie hiaten

Volgens een recente Gallup-enquête is alleen: voor de helft van de 2,2 miljoen ondervraagde werknemers zegt te begrijpen wat er op het werk van hen wordt verwacht. Uit hetzelfde onderzoek bleek dat slechts 12% van de werknemers het er sterk mee eens is dat hun manager hen helpt bij het stellen van werkprioriteiten.

Belangrijke organisatorische taken kunnen buiten de boot vallen, simpelweg omdat medewerkers niet weten dat ze verantwoordelijk zijn voor de taak of de taakverwachtingen niet begrijpen.

Taakbeheer verbeteren

Succes in de detailhandel komt neer op uitvoering.

“Er is een direct verband tussen uw bedrijfsresultaten en de productiviteit van uw personeel; als je je inkomsten wilt verhogen, moet je beginnen bij je medewerkers”, stelt retailexpert Francesca Nicasio.

Ze vervolgt: “Geef ze de tools om hun werk beter te doen en de productiviteit van het personeel te maximaliseren.” Als je wilt verbeter de taakuitvoering in winkels, begin met de juiste tools.

Gebruik de juiste hulpmiddelen

De juiste tool voor taakbeheer voor de detailhandel maakt het verschil. Velen denken een Excel-checklist en e-mail of programma's als Google Keeps of Apple Notes zijn voldoende om de uitvoering in de winkel te stimuleren. Maar geen van deze opties geeft retailers een centrale plek voor alle taken. Ze maken het ook niet mogelijk om de voltooiing van taken in alle winkels te volgen. Om succesvol en betrouwbaar te zijn, moet een taakbeheerplatform een gecentraliseerd record van autoriteit zijn.

"Technologie kan uw vermogen om een vlotte winkeloperatie te runnen maken of breken," zegt retail gedachte leider Jasmijn Glasheen. Ze merkt op dat het proberen om alle bewegende delen handmatig bij te houden "kan leiden tot een aantal menselijke fouten die uw bedrijfsresultaten kosten."

Kies in plaats daarvan een oplossing waarin u taken kunt toewijzen aan specifieke ontvangers voor elke winkelbehoefte. Het belangrijkste is dat u een oplossing vindt die uw team helpt hun werk te doen en alle informatie die ze nodig hebben op één plek te plaatsen om sneller uit te voeren: richtlijnen, foto's en ondersteunende documenten.

Omdat retailteams in beweging zijn, moet uw oplossing op alle apparaten kunnen worden uitgevoerd, zodat waar uw medewerkers zich ook bevinden, ze nog steeds actief kunnen zijn. Ten slotte heeft het geen zin om een taak toe te wijzen als u de voltooiingspercentages niet gemakkelijk en in realtime kunt volgen. Dit zorgt ervoor dat problemen niet door de mand vallen.

Nieuwe tools implementeren

Het kan ontmoedigend zijn om na te denken over het integreren van nieuwe technologie in uw winkels. Hoe lang duurt het om medewerkers op te leiden? Gaan medewerkers de nieuwe tool overnemen?

Houd rekening met tools die de efficiëntie verbeteren en medewerkers betrekken bij de organisatie. In werkelijkheid, 80% van de winkelmedewerkers is van mening dat hun werkplezier zou verbeteren als hun winkel efficiënter zou functioneren.

Kies een platform dat intuïtief is en gemaakt is voor uw branche, zoals Bindy. Met een minimale investering in training vooraf, bespaart u eenvoudigweg de tijd die u besteedt aan het opsporen van problemen via e-mail en handmatige follow-up. Profiteer bovendien van de door de leverancier aangeboden training bespaar op kosten en gratis proefperiodes zodat u het platform in uw winkels aan het werk kunt zien.

Als je niet zeker weet hoe je nieuwe technologie in je winkels kunt integreren, bekijk dan onze blog: Hoe u nieuwe technologieën in uw detailhandel kunt implementeren.

Einddatums instellen

Vervaldatums helpen werknemers prioriteiten te stellen. Dit gaat over meer dan het voltooien van een taak om een deadline te halen; vervaldatums helpen werknemers ook te weten wat niet onmiddellijk een prioriteit is.

Zonder vervaldatums kan het voelen alsof alles onmiddellijk moet worden betaald. Dit kan ertoe leiden dat het personeel zich overweldigd voelt en kan het proces in gang zetten dat leidt tot de bovengenoemde "taakafrondingsbias".

Stel contributiedatums in op basis van belangrijkheid en in lijn met de unieke kalender van uw bedrijf. Het is bijvoorbeeld geen goed idee voor een bloemenbedrijf om tijdens de drukke maanden december, februari en mei werknemers te belasten met inventaristellingen of training. Het is echter aangewezen om een taak toe te wijzen voor het omdraaien van POS-displays met artikelen die geschikt zijn voor de feestdagen.

Vervaldatums zijn een echt onderdeel van de detailhandel. Bedenk dat een goed uitgevoerd POP-scherm maar liefst een 45.5% de verkoop stijgt als het goed en op tijd is ingesteld.

Door deadlines te halen, voorraad te vullen en marketingplannen uit te voeren, kan dezelfde winkelomzet stijgen met: 3.7%. Het niet op tijd uitvoeren van retailtaken betekent dat er duizenden dollars op tafel blijven liggen.

Wees duidelijk

Winkels doen het het beste met duidelijke, gedetailleerde richtlijnen. De taak moet eenvoudig en ondubbelzinnig zijn.

Zeg niet alleen: "Herinner alle romaine sla." Geef instructies over hoe u de sla veilig kunt verwijderen en weggooien. Als u een oplossing gebruikt zoals Bindykunt u literatuur bijvoegen die medewerkers informeert over het terugroepen van producten en hoe zij vragen van klanten kunnen beantwoorden. Zorg voor een schappenplan en foto's zodat medewerkers precies weten hoe ze de nu lege slaruimte moeten vullen.

U kunt overwegen om projecten met meerdere stappen op te splitsen in kleinere afzonderlijke taken voor de duidelijkheid. Met Bindy kun je taken aan elkaar koppelen, zodat medewerkers ze in de gewenste volgorde kunnen voltooien, zodat er geen stappen worden gemist.

Opvolgen

Zorg ervoor dat u de voltooiingspercentages kunt volgen en gemakkelijk achterstallige taken kunt opvolgen. Met Bindy kunt u rapporten uitvoeren of voltooiingspercentages bewaken met kleurcodering vanaf de taakpagina.

Eenmaal gepland, worden taakmeldingen automatisch verzonden, op het dashboard van de werknemer en in hun agenda geplaatst. Ze zijn allemaal voorzien van klikbare links, zodat medewerkers gemakkelijk naar de taak kunnen navigeren. Werknemers kunnen commentaar geven op de taak of de maker van de taak op de hoogte stellen van eventuele problemen. Ze kunnen de voltooiing aantonen door foto's bij te voegen.

Als winkelantropologen Kizer & Bender observeren: "Wat wordt gemeten, wordt meestal gedaan." Door op de hoogte te blijven van de voltooiingspercentages, kunt u ook patronen van te laat komen identificeren en beter begrijpen waar coaching vereist is.

Een taak toewijzen of een checklist gebruiken?

Er kan enige verwarring zijn in de detailhandel over de term 'taak'. Sommige retailers beschouwen de taken van een werknemer als "wat ze tijdens hun dienst moeten doen". Technisch gezien kan elke opdracht die u aan een teamlid geeft een 'taak' worden genoemd, inclusief dagelijkse openings- of sluitingstaken, het uitvoeren van een verliespreventie-audit of het bijwerken van hun veiligheidstraining.

Het kan een uitdaging zijn om erachter te komen welke tool het meest geschikt is om al deze "taken" toe te wijzen en op te volgen. Dit zijn onze aanbevelingen voor functies en tools waarmee u terugkerende, ad-hoctaken, taken met één actie en meerdere acties kunt uitvoeren.

Terugkerende taken

Terugkerende taken kunnen over het algemeen het beste worden afgehandeld door een checklist. Gebruik een platform waarmee u zoveel soorten checklists kunt maken als u nodig heeft voor dagelijkse verantwoordelijkheden, verlies preventie audits, of gezondheid en veiligheid inspecties. Gebruik duidelijke en beknopte taal voor elk item op de checklist.

Zoals bij elke taak, zijn illustraties nuttig, dus voeg foto's van beste praktijken toe. Optimaliseer de workflow door ondersteunende documenten direct bij het item of de vragen te voegen. Zo hoeven medewerkers de taak niet uit de weg te gaan om informatie op te zoeken; het is er al.

Wilt u er zeker van zijn dat medewerkers een bepaalde checklist invullen? Gebruik Bindy om een inspectie aan te vragen of plan de inspectie in de gebruikerskalender. Voer een eenvoudig rapport uit om te zien wanneer gebruikers de inspectie hebben voltooid en op welke locaties een inspectie ontbreekt.

Ad-hoc taken

Ad-hoctaken zijn meestal tijdgevoelig (terugroepacties van producten, POP-displays, enz.). U kunt de taakmodule van Bindy gebruiken om deze taken binnen enkele seconden toe te wijzen, foto's en documentatie bij te voegen en zelfs verplichte foto's te vereisen voor het voltooien van de taak.

Het is niet ongebruikelijk dat er problemen worden gevonden terwijl medewerkers een inspectie of audit uitvoeren. Wanneer dit gebeurt, kunnen gebruikers de taakmodule gebruiken om een probleem in realtime toe te wijzen. Bovendien kan de inspecteur een actieplan toewijzen, dat wil zeggen een corrigerende actie met een vervaldatum. Actieplannen kunnen worden toegewezen terwijl de inspecties aan de gang zijn of na voltooiing.

Met eenvoudig uit te voeren rapporten kan het hoofdkantoor de voltooiing van taken en actieplannen overal controleren. Gebruikers ontvangen vervolgherinneringen wanneer taken of actieplannen te laat zijn, zodat niets door de kloven valt of de reputatie van het merk in gevaar brengt.

Taken met één actie

Single-action taken kunnen worden gecombineerd om een checklist te creëren. Zoals het aanvullen van diverse schappen via de winkel. Bindy's gebruiken taak beheer module, kunt u indien nodig ook taken met één actie in bulk toewijzen per rol of aan specifieke gebruikers.

Taken met meerdere acties

Taken met meerdere acties kunnen worden gecombineerd om een genummerde stapsgewijze checklist te maken. Het is ook mogelijk om een reeks gekoppelde taken met Bindy te maken, waarbij de eerste taak moet zijn voltooid voordat de volgende beschikbaar is.

Vooruitgang met Taakbeheer

Taakbeheer kan er anders uitzien, afhankelijk van uw winkelbranche. Het implementeren van een taakbeheerprogramma komt neer op het achterhalen van uw productiviteitspijnpunten en het implementeren van een aanpak van bovenaf om die pijnpunten te verminderen. Geschat wordt dat de kosten van niet-naleving 3.5 keer hoger dan de kosten om te investeren in programma's die de naleving van de organisatie en het voltooien van taken bevorderen.

De enige manier om te weten of winkels echt merchandising, operaties of verliespreventietaken uitvoeren, is door een tool te hebben die een gemakkelijke, realtime follow-up mogelijk maakt. Door de juiste tool te gebruiken, blijft iedereen, op elk niveau, op dezelfde pagina en gefocust.

Categorieën