Aufgabenmanagement im Einzelhandel, umfassender Leitfaden

Die Aufgabenausführung auf Standortebene stellt für die meisten Einzelhandels- und Gastronomiekonzerne eine Herausforderung dar. Ein effektives Task-Management-System fährt Ausführung speichern, Website-Beteiligung und Engagement zu neuen Höhen.

Ein häufiger Fehler, den Einzelhändler machen, ist der Versuch, Aufgaben per E-Mail zu verwalten. Es ist nahezu unmöglich, über komplexe Programme und viele bewegliche Teile per E-Mail auf dem Laufenden zu bleiben – wer hat was, wo und wann getan und was nicht.

Aus diesem Grund haben wir diesen umfassenden Leitfaden zum Aufgabenmanagement für Einzelhandel und Gastronomie zusammengestellt.

Tauchen wir ein.

INHALT

Was ist Retail Task Management?

Was ist eine Aufgabe?

Warum die Aufgabenausführung fehlschlägt

So verbessern Sie die Aufgabenverwaltung

Weisen Sie eine Aufgabe zu oder führen Sie eine Inspektion durch

Was ist Retail Task Management?

Aufgabenverwaltung im Einzelhandel ist der Prozess der Aufgabenverwaltung, einschließlich Priorität, Fälligkeitsdatum, detaillierte Verteilung an ausgewählte Empfänger, Verifizierungsfotos, Nachverfolgung und Echtzeitberichte. Das Aufgabenmanagement hilft Einzelhandels- und Gastgewerbemarken, bestimmte Ziele durch die Verteilung umsetzbarer und nachverfolgbarer Anfragen zu erreichen.

Zwei Arten von Aufgaben

Im Einzelhandel gibt es im Allgemeinen zwei Arten von Aufgaben: wiederkehrende operative Aufgaben und Ad-hoc-Aufgaben.

Wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben sind die Aufgaben, die dafür sorgen, dass das Einzelhandelsgeschäft reibungslos läuft. Dazu gehören regelmäßige Bestandszählungen, Betriebsüberprüfungen und Sicherheitsüberprüfungen. Diese Art von Aufgabe umfasst auch tägliche Aufgaben wie Auffüllen, Reinigen usw. Das heißt, die Aufgabentypen, die normalerweise durch a dargestellt werden Checkliste.

Ad-hoc-Aufgaben

Eine Ad-hoc-Aufgabe ist ein einmaliger Aufruf zum Handeln. Zum Beispiel die Einrichtung einer speziellen Merchandising-Präsentation, die Implementierung eines Politik ändern, Zuweisen zusätzlicher Schulungen oder ein Produkt zurückrufen. Diese Aufgaben können dringend sein und, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden, wichtige Geschäftsprozesse zum Erliegen bringen oder den Ruf einer Marke schädigen.

Sowohl wiederkehrende als auch Ad-hoc-Aufgaben können auch in Einzelaktions- und Mehrfachaktionsaufgaben unterteilt werden.

Single-Action-Aufgaben

Einzelaktionsaufgaben sind einfache Aufgaben, die normalerweise in einem einzigen Schritt erledigt werden. Bringen Sie beispielsweise eine aktualisierte Verkaufsbeschilderung an, ersetzen Sie durchgebrannte Glühbirnen auf einem Ladenschild oder aktualisieren Sie die Sandwichtafel mit den Tagesangeboten. Solche Aufgaben können in der hektischen Alltagswelt des Einzelhandels und der Gastronomie übersehen oder einfach vergessen werden.

Aufgaben mit mehreren Aktionen

Aufgaben mit mehreren Aktionen sind komplexer und bestehen aus mehreren Aktionsschritten und Teilaufgaben. Die Schritte müssen möglicherweise in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Diese Art von Aufgaben kann die nächtliche Reinigung komplexer Küchengeräte, die Bearbeitung neuer Produktlieferungen oder die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters umfassen.

Bei diesen Aufgaben kann es leicht sein, Schritte zu überspringen oder die Aufgabe teilweise abzuschließen. Aus diesem Grund führen Filialmitarbeiter beispielsweise Displays nur wie geplant durch 37% der ganzen Zeit.

Warum die Aufgabenausführung fehlschlägt

Bevor wir uns mit der Implementierung von Tools zur Verbesserung des Aufgabenmanagements in Geschäften befassen, ist es hilfreich, die Grundursachen für die mangelhafte Aufgabenerledigung im Einzelhandel zu betrachten.

Ablenkung

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Einzelhandelsmitarbeiter das Gefühl haben, jeden Tag in ein Dutzend verschiedene Richtungen gezogen zu werden. Manchmal sind die Aufgaben, die Aufmerksamkeit erregen, nicht die wichtigsten oder wesentlichsten für den Betrieb, sondern diejenigen, die am störendsten oder auffälligsten sind. Zum Beispiel die endlosen E-Mails, die ständig vom Telefon eines Filialleiters anpingen.

Filialleiter und Bezirksleiter sind oft extremer Ablenkung ausgesetzt. Zwischen Kunden, die Aufmerksamkeit benötigen, Fragen von Mitarbeitern und Schulungen – es ist allzu leicht, den Überblick über wesentliche Aufgaben zu verlieren.

Verwirrung über Prioritäten

Teams können aufgrund ihrer eigenen Erfahrung und Sensibilität unterschiedliche Neigungen und Prioritäten haben. Daran ist zwar nichts auszusetzen, aber Marken müssen sicherstellen, dass Kernaufgaben und Programme, die das Rückgrat ihrer Strategie bilden, vollständig und pünktlich ausgeführt werden.

Ohne Prioritäten für Aufgaben festzulegen, können Mitarbeiter auch das zeigen, was der Harvard Business Review als „Voreingenommenheit bei der Erledigung von Aufgaben“ bezeichnet. Eine Studie von Harvard Business School argumentiert, dass, wenn die Anzahl der Aufgaben für einen Mitarbeiter zunimmt, dieser sich möglicherweise dafür entscheidet, zuerst einfachere Aufgaben zu erledigen, um seine Liste abzuhaken, ein Erfolgserlebnis zu verspüren und seine Arbeitsbelastung zu verringern.

Während dies kurzfristig die Leistung steigert, wirkt sich die Verzerrung der Aufgabenerfüllung letztendlich negativ auf das Lernen der Mitarbeiter aus und wirkt sich negativ auf die langfristige Leistung der Organisation aus, da schwierigere und zeitaufwändigere Aufgaben weiterhin aufgeschoben werden.

Informationslücken

Nur laut einer aktuellen Gallup-Umfrage halb von 2,2 Millionen befragten Mitarbeitern sagen, dass sie verstehen, was von ihnen bei der Arbeit erwartet wird. Dieselbe Studie ergab, dass nur 12% der Mitarbeiter der Aussage zustimmen, dass ihr Vorgesetzter ihnen hilft, Arbeitsprioritäten festzulegen.

Wichtige organisatorische Aufgaben können einfach auf der Strecke bleiben, weil die Mitarbeiter nicht wissen, dass sie für die Aufgabe verantwortlich sind, oder die Aufgabenerwartungen nicht verstehen.

So verbessern Sie die Aufgabenverwaltung

Auf den Erfolg im Einzelhandel kommt es an Hinrichtung.

„Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen Ihrem Gewinn und der Produktivität Ihrer Mitarbeiter. wer seinen umsatz steigern will, muss bei seinen mitarbeitern ansetzen“, argumentiert der einzelhandelsexperte Francesca Nicasio.

Sie fährt fort: „Geben Sie ihnen Werkzeuge, mit denen sie ihre Arbeit besser erledigen und die Produktivität der Mitarbeiter maximieren können.“ Wenn Sie wollen Um die Aufgabenausführung in Einzelhandelsgeschäften zu verbessern, beginnen Sie mit den richtigen Werkzeugen.

Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge

Das richtige Tool zur Aufgabenverwaltung im Einzelhandel macht den Unterschied. Viele denken, ein Excel-Checkliste und E-Mail oder Programme wie Google Keeps oder Apple Notes reichen aus, um die Ausführung im Geschäft zu steigern. Aber keine dieser Optionen bietet Einzelhändlern einen zentralen Ort für alle Aufgaben. Sie ermöglichen auch keine Verfolgung der Aufgabenerledigung in allen Filialen. Um erfolgreich und zuverlässig zu sein, muss eine Aufgabenverwaltungsplattform eine zentralisierte Autoritätsaufzeichnung sein.

„Technologie kann Ihre Fähigkeit, einen reibungslosen Einzelhandelsbetrieb zu führen, beeinträchtigen oder beeinträchtigen“, sagt Vordenker im Einzelhandel Jasmin Glashen. Sie merkt an, dass der Versuch, alle beweglichen Teile manuell im Auge zu behalten, „zu einer Reihe menschlicher Fehler führen kann, die Ihr Endergebnis kosten“.

Wählen Sie stattdessen a Lösung wobei Sie bestimmten Empfängern Aufgaben für jeden Geschäftsbedarf zuweisen können. Am wichtigsten ist, dass Sie eine Lösung finden, die Ihrem Team hilft, seine Arbeit zu erledigen, und alle Informationen, die es für eine schnellere Ausführung benötigt, an einem Ort zusammenfasst: Anweisungen, Fotos und Begleitdokumente.

Da Einzelhandelsteams unterwegs sind, sollte Ihre Lösung auf allen Geräten ausgeführt werden können, damit Ihre Mitarbeiter unabhängig davon, wo sie sich befinden, immer aktiv bleiben können. Schließlich macht es keinen Sinn, eine Aufgabe zuzuweisen, wenn Sie die Abschlussraten nicht einfach und in Echtzeit verfolgen können. Dadurch wird sichergestellt, dass Probleme nicht durch das Raster fallen.

Implementieren neuer Tools

Es kann entmutigend sein, über die Integration neuer Technologien in Ihre Einzelhandelsgeschäfte nachzudenken. Wie lange dauert es, Mitarbeiter zu schulen? Werden die Mitarbeiter das neue Tool annehmen?

Denken Sie an Tools, die die Effizienz verbessern und die Mitarbeiter einbeziehen. In der Tat, 80% der Einzelhandelsmitarbeiter glauben, dass sich ihre Arbeitszufriedenheit verbessern würde, wenn ihr Geschäft effizienter funktionieren würde.

Wählen Sie eine Plattform, die intuitiv und für Ihre Branche gemacht ist, wie z Bindy. Mit einer minimalen Investition in Schulungen im Vorfeld sparen Sie sich einfach die Zeit, die Sie mit der Nachverfolgung von Problemen per E-Mail und manueller Nachverfolgung verbringen. Nutzen Sie außerdem die vom Anbieter angebotenen Schulungen Sparen Sie Kosten und kostenlose Testversionen So können Sie die Plattform in Ihren Filialen im Einsatz sehen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie neue Technologien in Ihre Geschäfte integrieren können, lesen Sie unseren Blog: Wie Sie neue Technologien in Ihrem Einzelhandelsgeschäft implementieren.

Legen Sie Fälligkeitsdaten fest

Fälligkeitsdaten helfen den Mitarbeitern, Prioritäten zu setzen. Hier geht es um mehr als das Erledigen einer Aufgabe, um eine Deadline einzuhalten; Fälligkeitsdaten helfen den Mitarbeitern auch zu wissen, was keine unmittelbare Priorität hat.

Ohne Fälligkeitsdaten kann es sich anfühlen, als wäre alles sofort fällig. Dies kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter überfordert fühlen und den Prozess auslösen, der zu dem oben erwähnten „Voreingenommenheit bei der Erledigung von Aufgaben“ führt.

Legen Sie Fälligkeitstermine basierend auf der Wichtigkeit und im Einklang mit dem einzigartigen Kalender Ihres Unternehmens fest. Beispielsweise ist es für ein Blumenunternehmen keine gute Idee, Mitarbeiter in den geschäftigen Monaten Dezember, Februar und Mai mit Inventurzählungen oder Schulungen zu beauftragen. Es ist jedoch angemessen, eine Aufgabe zum Umdrehen von POS-Displays mit urlaubsgerechter Ware zuzuweisen.

Fälligkeiten sind ein fester Bestandteil des Einzelhandels. Bedenken Sie, dass ein richtig ausgeführtes POP-Display so viel wie eine liefern kann 45.5% Verkaufssteigerung bei richtiger und rechtzeitiger Einrichtung.

Das Einhalten von Fristen, das Abschließen von Nachbestellungen und das Ausführen von Marketingplänen kann den Umsatz im selben Geschäft um ein Vielfaches steigern 3.7%. Wenn Einzelhandelsaufgaben nicht rechtzeitig ausgeführt werden, bleiben Tausende von Dollar auf dem Tisch.

Klar sein

Läden funktionieren am besten mit klaren, detaillierten Anweisungen. Die Aufgabe sollte einfach und eindeutig sein.

Sagen Sie nicht einfach: „Erinnern Sie sich an Römersalat.“ Geben Sie Anweisungen, wie Sie den Salat sicher entfernen und entsorgen können. Wenn Sie eine Lösung wie verwenden Bindy, können Sie Literatur anhängen, die Mitarbeiter über den Produktrückruf informiert und wie sie Kundenfragen beantworten können. Stellen Sie ein Planogramm und Fotos bereit, damit die Mitarbeiter genau wissen, wie sie den jetzt leeren Salatraum füllen müssen.

Vielleicht möchten Sie Projekte mit mehreren Schritten der Übersichtlichkeit halber in kleinere Einzelaufgaben aufteilen. Mit Bindy können Sie Aufgaben miteinander verknüpfen, sodass Mitarbeiter sie in der erforderlichen Reihenfolge erledigen können, um sicherzustellen, dass keine Schritte ausgelassen werden.

Nachverfolgen

Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind, Abschlussquoten zu verfolgen und überfällige Aufgaben einfach nachzuverfolgen. Mit Bindy können Sie auf der Seite der Aufgabe Berichte erstellen oder die Abschlussraten mit Farbcodierung überwachen.

Nach der Planung werden Aufgabenbenachrichtigungen automatisch gesendet, auf dem Dashboard des Mitarbeiters und in seinem Kalender angezeigt. Alle enthalten anklickbare Links, damit die Mitarbeiter einfach zur Aufgabe navigieren können. Mitarbeiter können die Aufgabe kommentieren oder den Ersteller der Aufgabe über Probleme informieren. Sie können die Fertigstellung demonstrieren, indem sie Fotos anhängen.

Als Einzelhandelsanthropologen Kizer & Bender Beachten Sie: „Was gemessen wird, wird auch erledigt.“ Wenn Sie die Abschlussquoten im Auge behalten, können Sie auch Verspätungsmuster erkennen und besser verstehen, wo Coaching erforderlich ist.

Eine Aufgabe zuweisen oder eine Checkliste verwenden?

In der Einzelhandelsbranche kann der Begriff „Aufgabe“ zu Verwirrung führen. Einige Einzelhändler betrachten die Aufgaben eines Mitarbeiters als „das, was sie während ihrer Schicht erledigen müssen“. Technisch gesehen könnte jede Aufgabe, die Sie einem Teammitglied erteilen, als „Aufgabe“ bezeichnet werden, einschließlich täglicher Eröffnungs- oder Abschlussaufgaben, der Durchführung eines Schadensverhütungsaudits oder der Aktualisierung seiner Sicherheitsschulung.

Es kann eine Herausforderung sein, herauszufinden, welches Tool am besten geeignet ist, um all diese „Aufgaben“ zuzuweisen und zu verfolgen. Hier sind unsere Empfehlungen für Features und Tools, die Sie bei der Ausführung wiederkehrender, Ad-hoc-, Single-Action- und Multi-Action-Aufgaben unterstützen.

Wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben werden im Allgemeinen am besten von a erledigt Checkliste. Verwenden Sie eine Plattform, mit der Sie so viele Arten von Checklisten erstellen können, wie Sie für die täglichen Aufgaben benötigen. Schadensverhütung Audits bzw Gesundheit und Sicherheit Inspektionen. Verwenden Sie für jeden Punkt auf der Checkliste eine klare und prägnante Sprache.

Wie bei jeder Aufgabe sind Illustrationen hilfreich, also fügen Sie Best-Practice-Fotos bei. Optimieren Sie den Arbeitsablauf, indem Sie unterstützende Dokumente direkt an den Artikel oder die Fragen anhängen. Auf diese Weise müssen sich die Mitarbeiter nicht von der Aufgabe entfernen, um Informationen nachzuschlagen; es ist schon da.

Müssen bestimmte Mitarbeiter eine bestimmte Checkliste ausfüllen? Verwenden Sie Bindy, um eine Inspektion anzufordern, oder planen Sie die Inspektion im Kalender des Benutzers. Führen Sie einen einfachen Bericht aus, um zu sehen, wann Benutzer die Inspektion abgeschlossen haben und an welchen Standorten eine Inspektion fehlt.

Ad-hoc-Aufgaben

Ad-hoc-Aufgaben sind normalerweise zeitkritisch (Produktrückrufe, POP-Displays usw.). Sie können das Aufgabenmodul von Bindy verwenden, um diese Aufgaben in Sekundenschnelle zuzuweisen, Fotos und Dokumentation anzuhängen und sogar obligatorische Fotos für die Aufgabenerledigung zu verlangen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Probleme festgestellt werden, während Mitarbeiter eine Inspektion oder ein Audit durchführen. In diesem Fall können Benutzer das Aufgabenmodul verwenden, um ein Problem in Echtzeit zuzuweisen. Zusätzlich kann der Inspektor einen Aktionsplan zuweisen, also eine Korrekturmaßnahme mit einem Fälligkeitsdatum. Aktionspläne können zugewiesen werden, während Inspektionen im Gange sind oder wenn sie abgeschlossen sind.

Mit einfach auszuführenden Berichten kann die Zentrale die Erfüllung von Aufgaben und Aktionsplänen von überall aus überprüfen. Benutzer erhalten Folgeerinnerungen, wenn Aufgaben oder Aktionspläne überfällig sind, damit nichts durchs Raster fällt oder den Ruf der Marke gefährdet.

Single-Action-Aufgaben

Einzelne Aufgaben könnten zu einer Checkliste kombiniert werden. Wie zum Beispiel das Auffüllen verschiedener Regale durch den Laden. Mit Bindys Aufgabenmanagement Modul können Sie Einzelaktionsaufgaben auch nach Bedarf in großen Mengen nach Rolle oder bestimmten Benutzern zuweisen.

Aufgaben mit mehreren Aktionen

Aufgaben mit mehreren Aktionen können kombiniert werden, um eine nummerierte Schritt-für-Schritt-Checkliste zu erstellen. Es ist auch möglich, mit Bindy eine Reihe verknüpfter Aufgaben zu erstellen, bei denen die erste Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor die nächste verfügbar ist.

Weiter geht es mit der Aufgabenverwaltung

Die Aufgabenverwaltung kann je nach Einzelhandelsbranche unterschiedlich aussehen. Die Implementierung eines Aufgabenverwaltungsprogramms läuft darauf hinaus, herauszufinden, was Ihre Produktivitätsschmerzpunkte sind, und einen Ansatz von oben nach unten zu implementieren, um diese Schmerzpunkte zu mindern. Es wird geschätzt, dass die Kosten der Nichteinhaltung sind 3.5 um ein Vielfaches höher als die Kosten für Investitionen in Programme, die die Compliance der Organisation und die Erledigung von Aufgaben fördern.

Die einzige Möglichkeit zu wissen, ob Geschäfte wirklich Merchandising-, Betriebs- oder Verlustverhütungsaufgaben ausführen, besteht darin, ein Tool zu haben, das eine einfache Nachverfolgung in Echtzeit ermöglicht. Die Verwendung des richtigen Tools trägt dazu bei, dass alle auf jeder Ebene auf dem gleichen Stand und fokussiert bleiben.