Retail Task Management, Umfassender Leitfaden

Die Ausführung von Aufgaben auf Filialebene ist für die meisten Einzelhändler eine Herausforderung. Ein effektives Aufgabenverwaltungssystem treibt die Ausführung, Teilnahme und das Engagement im Geschäft auf ein neues Niveau.

Ein häufiger Fehler, den Einzelhändler machen, ist der Versuch, Aufgaben per E-Mail zu verwalten. Es ist nahezu unmöglich, über komplexe Programme und viele bewegliche Teile per E-Mail auf dem Laufenden zu bleiben – wer hat was, wo und wann getan und was nicht.

Aus diesem Grund haben wir diesen umfassenden Leitfaden zum Aufgabenmanagement für Einzelhändler zusammengestellt. Umsetzbare Ideen, um Ihr Aufgabenverwaltungssystem zu verbessern und ein Meister der Ausführung von Operationen mit mehreren Einheiten zu werden.

INHALT

Was ist Retail Task Management?

Was ist eine Aufgabe?

Warum die Aufgabenausführung fehlschlägt

So verbessern Sie die Aufgabenverwaltung

Weisen Sie eine Aufgabe zu oder führen Sie eine Inspektion durch

Handbuch zur Aufgabenverwaltung von Bindy

Was ist Retail Task Management?

Die Aufgabenverwaltung im Einzelhandel ist der Prozess der Verwaltung von Aufgaben, einschließlich Priorität, Fälligkeitsdatum, granularer Verteilung an ausgewählte Empfänger (normalerweise Filialverwaltung), Nachverfolgung und Berichterstellung. Die Aufgabenverwaltung hilft Einzelhandelsmarken, bestimmte Ziele zu erreichen, indem umsetzbare und nachverfolgbare Anfragen verteilt werden.

Was ist eine Aufgabe?

Im Einzelhandel gibt es zwei Arten von Aufgaben: wiederkehrende operative Aufgaben und Ad-hoc-Reaktionsaufgaben.

Wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben sind die Aufgaben, die das Einzelhandelsgeschäft reibungslos am Laufen halten. Dazu gehören regelmäßige Bestandszählungen, Budgetierung und Terminplanung. Diese Art von Aufgabe umfasst auch tägliche Aufgaben wie Auffüllen, Reinigen usw. Das heißt, die Arten von Aufgaben, die normalerweise in a integriert sind Checkliste.

Ad-hoc-Aufgaben

Ad-hoc-Aufgaben sind ein einmaliger Aufruf zum Handeln. Zum Beispiel die Einrichtung eines spezialisierten Merchandising-Displays, die Implementierung von a Politik ändern, Zuweisen zusätzlicher Schulungen oder ein Produkt zurückrufen. Diese Aufgaben können dringend sein und, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden, wichtige Geschäftsprozesse zum Erliegen bringen oder den Ruf einer Marke schädigen.

Sowohl wiederkehrende als auch Ad-hoc-Aufgaben können auch in Einzelaktions- und Mehrfachaktionsaufgaben unterteilt werden.

Single-Action-Aufgaben

Einzelaktionsaufgaben sind einfache Aufgaben, die normalerweise in einem einzigen Schritt erledigt werden. Zum Beispiel das Anbringen aktualisierter Verkaufsschilder, das Ersetzen von durchgebrannten Glühbirnen auf einem Ladenschild oder das Aktualisieren der Sandwichtafel mit den heutigen Angeboten. Solche Aufgaben können im hektischen Handelsalltag übersehen oder einfach vergessen werden.

Aufgaben mit mehreren Aktionen

Aufgaben mit mehreren Aktionen sind komplexer und bestehen aus mehreren Aktionsschritten und Teilaufgaben. Die Schritte müssen möglicherweise in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Diese Art von Aufgaben kann die nächtliche Reinigung komplexer Küchengeräte, die Bearbeitung neuer Produktlieferungen oder die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters umfassen.

Bei diesen Aufgaben kann es leicht sein, Schritte zu überspringen oder die Aufgabe teilweise abzuschließen. Aus diesem Grund führen Filialmitarbeiter beispielsweise Displays nur wie geplant durch 37% der ganzen Zeit.

Warum die Aufgabenausführung fehlschlägt

Bevor wir über die Implementierung von Tools zur Verbesserung des Aufgabenmanagements in Geschäften sprechen, ist es hilfreich, die Ursachen für die mangelnde Aufgabenerfüllung im Einzelhandel zu betrachten.

Ablenkung

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Einzelhandelsmitarbeiter das Gefühl haben, jeden Tag in ein Dutzend verschiedene Richtungen gezogen zu werden. Manchmal sind die Aufgaben, die Aufmerksamkeit erregen, nicht die wichtigsten oder wesentlichsten für den Betrieb, sondern diejenigen, die am störendsten oder auffälligsten sind. Zum Beispiel die endlosen E-Mails, die ständig vom Telefon eines Filialleiters anpingen.

Geschäftsleiter und Bezirksleiter können besonders anfällig für Ablenkung sein. Zwischen Kunden, die Aufmerksamkeit benötigen, Mitarbeiterfragen, Schulungen, verliert man allzu leicht den Überblick über wesentliche Aufgaben.

Verwirrung über Prioritäten

Teams können aufgrund ihrer eigenen Erfahrung und Sensibilität unterschiedliche Neigungen und Prioritäten haben. Daran ist zwar nichts auszusetzen, aber Marken müssen die Ausführung von Kernaufgaben und Programmen sicherstellen, die das Rückgrat ihrer Strategie bilden.

Ohne Prioritäten für Aufgaben zu setzen, können Mitarbeiter auch zeigen, was die Harvard Business Review als „Task Completion Bias“ bezeichnet. EIN 2017 Die Studie argumentiert, dass sich Mitarbeiter mit zunehmender Anzahl von Aufgaben möglicherweise dafür entscheiden, leichtere Aufgaben zuerst zu erledigen, um ihre Liste abzuhaken, das Gefühl zu haben, etwas erreicht zu haben und ihre Arbeitsbelastung zu verringern.

Während dies kurzfristig die Leistung steigert, wirkt sich die Verzerrung der Aufgabenerfüllung letztendlich negativ auf das Lernen der Mitarbeiter aus und wirkt sich negativ auf die langfristige Leistung der Organisation aus, da schwierigere und zeitaufwändigere Aufgaben weiterhin aufgeschoben werden.

Informationslücken

Nur laut einer aktuellen Gallup-Umfrage halb von 2,2 Millionen befragten Mitarbeitern sagen, dass sie verstehen, was von ihnen bei der Arbeit erwartet wird. Dieselbe Studie ergab, dass nur 12% der Mitarbeiter der Aussage zustimmen, dass ihr Vorgesetzter ihnen hilft, Arbeitsprioritäten festzulegen.

Wichtige organisatorische Aufgaben können einfach auf der Strecke bleiben, weil die Mitarbeiter nicht wissen, dass sie für die Aufgabe verantwortlich sind, oder die Aufgabenerwartungen nicht verstehen.

So verbessern Sie die Aufgabenverwaltung

Der Erfolg im Einzelhandel hängt von der Ausführung ab.

„Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen Ihrem Gewinn und der Produktivität Ihrer Mitarbeiter. wer seinen umsatz steigern will, muss bei seinen mitarbeitern ansetzen“, argumentiert der einzelhandelsexperte Francesca Nicasio.

Sie fährt fort: „Geben Sie ihnen Tools, mit denen sie ihre Arbeit besser erledigen können, um die Mitarbeiterproduktivität zu maximieren.“ Wenn Sie die Aufgabenausführung in Einzelhandelsgeschäften verbessern möchten, beginnen Sie mit den richtigen Tools.

Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge

Das richtige Task-Management-Tool für den Einzelhandel macht den Unterschied. Viele denken, dass eine gedruckte Checkliste und E-Mail oder Programme wie Google Keeps oder Apple Notes ausreichen, um die Ausführung im Geschäft zu verbessern. Aber keine dieser Optionen bietet Einzelhändlern einen zentralen Ort für alle Aufgaben. Sie ermöglichen auch keine Nachverfolgung der Aufgabenerfüllung in allen Filialen.

„Technologie kann Ihre Fähigkeit, einen reibungslosen Einzelhandelsbetrieb zu führen, beeinträchtigen oder beeinträchtigen“, sagt Vordenker im Einzelhandel Jasmin Glashen. Sie merkt an, dass der Versuch, alle beweglichen Teile manuell im Auge zu behalten, „zu einer Reihe menschlicher Fehler führen kann, die Ihr Endergebnis kosten“.

Wählen Sie stattdessen a Lösung wobei Sie bestimmten Empfängern Aufgaben für jeden Geschäftsbedarf zuweisen können. Am wichtigsten ist, dass Sie eine Lösung finden, die Ihrem Team hilft, seine Arbeit zu erledigen, und alle Informationen, die es für eine schnellere Ausführung benötigt, an einem Ort zusammenfasst: Anweisungen, Fotos und Begleitdokumente.

Da Einzelhandelsteams unterwegs sind, sollte Ihre Lösung auf allen Geräten ausgeführt werden können, damit Ihre Mitarbeiter unabhängig davon, wo sie sich befinden, immer aktiv bleiben können. Schließlich macht es keinen Sinn, eine Aufgabe zuzuweisen, wenn Sie die Abschlussraten nicht einfach und in Echtzeit verfolgen können. Dadurch wird sichergestellt, dass Probleme nicht durch das Raster fallen.

Implementieren neuer Tools

Es kann entmutigend sein, über die Integration neuer Technologien in Ihre Einzelhandelsgeschäfte nachzudenken. Wie lange dauert es, Mitarbeiter zu schulen? Werden die Mitarbeiter das neue Tool annehmen?

Denken Sie an Tools, die die Effizienz verbessern und die Mitarbeiter einbeziehen. In der Tat, 80% der Einzelhandelsmitarbeiter glauben, dass sich ihre Arbeitszufriedenheit verbessern würde, wenn ihr Geschäft effizienter funktionieren würde.

Wählen Sie eine Plattform, die intuitiv und für Ihre Branche gemacht ist, wie z Bindy. Während Sie möglicherweise im Voraus in einige Schulungen investieren müssen, indem Sie einfach die Zeit eliminieren, die für die Verfolgung von Problemen per E-Mail und manuelle Nachverfolgung aufgewendet wird, sind Sie dennoch zeitlich voraus. Nutzen Sie außerdem die vom Anbieter angebotenen Schulungen, um Kosten zu sparen, und kostenlose Testversionen, damit Sie die Plattform in Ihren Geschäften bei der Arbeit sehen können.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie neue Technologien in Ihre Geschäfte integrieren können, lesen Sie unseren Blog: Wie Sie neue Technologien in Ihrem Einzelhandelsgeschäft implementieren.

Legen Sie Fälligkeitsdaten fest

Fälligkeitsdaten helfen den Mitarbeitern, Prioritäten zu setzen. Hier geht es um mehr als das Erledigen einer Aufgabe, um eine Deadline einzuhalten; Fälligkeitsdaten helfen den Mitarbeitern auch zu wissen, was keine unmittelbare Priorität hat.

Ohne Fälligkeitsdaten kann es sich anfühlen, als wäre alles sofort fällig. Dies kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter überfordert fühlen und den Prozess auslösen, der zu dem oben erwähnten „Voreingenommenheit bei der Erledigung von Aufgaben“ führt.

Legen Sie Fälligkeitstermine basierend auf der Wichtigkeit und im Einklang mit dem einzigartigen Kalender Ihres Unternehmens fest. Beispielsweise ist es für ein Blumenunternehmen keine gute Idee, Mitarbeiter in den geschäftigen Monaten Dezember, Februar und Mai mit Inventurzählungen oder Schulungen zu beauftragen. Es ist jedoch angemessen, eine Aufgabe zum Umdrehen von POS-Displays mit urlaubsgerechter Ware zuzuweisen.

Fälligkeiten sind ein fester Bestandteil des Einzelhandels. Bedenken Sie, dass ein richtig ausgeführtes POP-Display so viel wie eine liefern kann 45.5% Verkaufssteigerung bei richtiger und rechtzeitiger Einrichtung.

Das Einhalten von Fristen, das Abschließen von Nachbestellungen und das Ausführen von Marketingplänen kann den Umsatz im selben Geschäft um ein Vielfaches steigern 3.7%. Wenn Einzelhandelsaufgaben nicht rechtzeitig ausgeführt werden, bleiben Tausende von Dollar auf dem Tisch.

Klar sein

Läden funktionieren am besten mit klaren, detaillierten Anweisungen. Die Aufgabe sollte einfach und eindeutig sein.

Sagen Sie nicht einfach: „Erinnern Sie sich an Römersalat.“ Geben Sie Anweisungen, wie Sie den Salat sicher entfernen und entsorgen können. Wenn Sie eine Lösung wie verwenden Bindy, können Sie Literatur anhängen, die Mitarbeiter über den Produktrückruf informiert und wie sie Kundenfragen beantworten können. Stellen Sie ein Planogramm und Fotos bereit, damit die Mitarbeiter genau wissen, wie sie den jetzt leeren Salatraum füllen müssen.

Vielleicht möchten Sie Projekte mit mehreren Schritten der Übersichtlichkeit halber in kleinere Einzelaufgaben aufteilen. Mit Bindy können Sie Aufgaben miteinander verknüpfen, sodass Mitarbeiter sie in der erforderlichen Reihenfolge erledigen können, um sicherzustellen, dass keine Schritte ausgelassen werden.

Nachverfolgen

Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind, Abschlussquoten zu verfolgen und überfällige Aufgaben einfach nachzuverfolgen. Mit Bindy können Sie auf der Seite der Aufgabe Berichte erstellen oder die Abschlussraten mit Farbcodierung überwachen.

Nach der Planung werden Aufgabenbenachrichtigungen automatisch gesendet, auf dem Dashboard des Mitarbeiters und in seinem Kalender angezeigt. Alle enthalten anklickbare Links, damit die Mitarbeiter einfach zur Aufgabe navigieren können. Mitarbeiter können die Aufgabe kommentieren oder den Ersteller der Aufgabe über Probleme informieren. Sie können die Fertigstellung demonstrieren, indem sie Fotos anhängen.

Als Einzelhandelsanthropologen Kizer & Bender Beachten Sie: „Was gemessen wird, wird auch erledigt.“ Wenn Sie die Abschlussquoten im Auge behalten, können Sie auch Verspätungsmuster erkennen und besser verstehen, wo Coaching erforderlich ist.

Eine Aufgabe zuweisen oder eine Checkliste verwenden?

In der Einzelhandelsbranche kann der Begriff „Aufgabe“ zu Verwirrung führen. Einige Einzelhändler betrachten die Aufgaben eines Mitarbeiters als „das, was sie während ihrer Schicht erledigen müssen“. Technisch gesehen könnte jede Aufgabe, die Sie einem Teammitglied erteilen, als „Aufgabe“ bezeichnet werden, einschließlich täglicher Eröffnungs- oder Abschlussaufgaben, der Durchführung eines Schadensverhütungsaudits oder der Aktualisierung seiner Sicherheitsschulung.

Es kann eine Herausforderung sein, herauszufinden, welches Tool am besten geeignet ist, um all diese „Aufgaben“ zuzuweisen und zu verfolgen. Hier sind unsere Empfehlungen für Features und Tools, die Sie bei der Ausführung wiederkehrender, Ad-hoc-, Single-Action- und Multi-Action-Aufgaben unterstützen.