Gerenciamento de tarefas de varejo, guia abrangente

A execução de tarefas no local é um desafio para a maioria dos grupos de varejo e hotelaria. Um sistema eficaz de gerenciamento de tarefas impulsiona execução da loja, participação no site e engajamento a novos patamares.

Um erro comum que os varejistas cometem é tentar gerenciar tarefas por e-mail. É quase impossível manter o controle de programas complexos e muitas partes móveis por e-mail – quem fez e quem não fez o quê, onde e quando.

É por isso que elaboramos este guia completo para gerenciamento de tarefas para varejo e hotelaria.

Vamos mergulhar.

CONTEÚDO

O que é o Gerenciamento de Tarefas de Varejo?

O que é uma Tarefa?

Por que a execução de tarefas falha

Como melhorar o gerenciamento de tarefas

Atribuir uma tarefa ou realizar uma inspeção

O que é o Gerenciamento de Tarefas de Varejo?

Gerenciamento de tarefas de varejo é o processo de gerenciamento de tarefas, incluindo prioridade, data de vencimento, distribuição granular para destinatários selecionados, fotos de verificação, rastreamento e relatórios em tempo real. O gerenciamento de tarefas ajuda marcas de varejo e hotelaria a atingir objetivos específicos por meio da distribuição de solicitações acionáveis e rastreáveis.

Dois tipos de tarefa

No varejo, geralmente existem dois tipos de tarefas: tarefas operacionais recorrentes e tarefas ad hoc.

Tarefas recorrentes

Tarefas recorrentes são aquelas que mantêm o negócio de varejo funcionando perfeitamente. Isso inclui contagens regulares de inventário, revisão de operações e auditorias de segurança. Este tipo de tarefa também engloba responsabilidades diárias como reabastecimento, limpeza, etc. Ou seja, os tipos de tarefas normalmente representados por um lista de controle.

Tarefas ad hoc

Uma tarefa ad-hoc é uma chamada à ação única. Por exemplo, montar um display de merchandising especializado, implementar um mudança de política, atribuindo treinamento adicional ou recall de um produto. Essas tarefas podem ser urgentes e, se não forem concluídas a tempo, podem interromper processos essenciais de negócios ou prejudicar a reputação de uma marca.

As tarefas recorrentes e ad-hoc também podem ser divididas em tarefas de ação única e de ação múltipla.

Tarefas de ação única

Tarefas de ação única são tarefas simples, geralmente concluídas em uma única etapa. Por exemplo, colocar sinalização de venda atualizada, substituir lâmpadas queimadas na placa de uma loja ou atualizar o sanduíche com as promoções do dia. Esses tipos de tarefas podem ser ignorados ou simplesmente esquecidos no agitado mundo do dia a dia do varejo e da hotelaria.

Tarefas multi-ação

As tarefas de várias ações são mais complexas e consistem em várias etapas de ação e subtarefas. As etapas podem precisar ser concluídas em uma ordem especificada. Esse tipo de tarefa pode incluir a limpeza noturna de equipamentos de cozinha complexos, o processamento de novas entregas de produtos ou a integração de um novo funcionário.

Quando se trata dessas tarefas, pode ser fácil pular etapas ou concluir parcialmente a tarefa. Por exemplo, é por isso que os funcionários da loja só executam as exibições conforme planejado 37% do tempo.

Por que a execução de tarefas falha

Antes de discutirmos a implementação de ferramentas para melhorar o gerenciamento de tarefas nas lojas, é útil considerar as causas profundas da conclusão de tarefas abaixo do padrão no varejo.

Distração

Não é incomum que os funcionários do varejo sintam que estão sendo puxados em uma dúzia de direções diferentes todos os dias. Às vezes, as tarefas que chamam a atenção não são as mais importantes ou essenciais para as operações, mas as mais perturbadoras ou perceptíveis. Por exemplo, os e-mails intermináveis constantemente pingando do telefone de um gerente de loja.

Os gerentes de loja e os gerentes distritais estão frequentemente sujeitos a distrações extremas. Entre clientes que precisam de atenção, dúvidas de funcionários, treinamento, é muito fácil perder o controle de tarefas essenciais.

Confusão sobre prioridades

As equipes podem ter inclinações e prioridades diferentes com base em suas próprias experiências e sensibilidades. Embora não haja nada de errado com isso, as marcas precisam garantir que as tarefas e programas essenciais que constituem a espinha dorsal da sua estratégia sejam executados na íntegra e no prazo.

Sem definir prioridades para as tarefas, os funcionários também podem exibir o que a Harvard Business Review chama de “viés de conclusão de tarefas”. Um estudo de Harvard Business School argumenta que, à medida que o número de tarefas aumenta para um funcionário, o funcionário pode optar por concluir as tarefas mais fáceis primeiro, como forma de verificar sua lista, sentir uma sensação de realização e aliviar sua carga de trabalho.

Embora isso aumente o desempenho no curto prazo, eventualmente o viés de conclusão de tarefas tem um efeito negativo no aprendizado dos funcionários e afeta negativamente o desempenho de longo prazo da organização, pois as tarefas mais difíceis e demoradas continuam sendo adiadas.

Lacunas de informação

De acordo com uma pesquisa recente da Gallup, apenas metade dos 2,2 milhões de funcionários entrevistados dizem que entendem o que se espera deles no trabalho. Esse mesmo estudo descobriu que apenas 12% de funcionários concordam fortemente que seu gerente os ajuda a definir prioridades de trabalho.

Tarefas organizacionais importantes podem cair no esquecimento simplesmente porque os funcionários não sabem que são responsáveis pela tarefa ou não entendem as expectativas da tarefa.

Como melhorar o gerenciamento de tarefas

O sucesso no varejo se resume a execução.

“Existe uma ligação direta entre seu resultado final e a produtividade de sua equipe; se você deseja aumentar suas receitas, precisa começar com seus funcionários”, argumenta o especialista em varejo Francesca Nicasio.

Ela continua: “Dê-lhes ferramentas para realizarem melhor seu trabalho e maximizar a produtividade da equipe”. Se você quiser melhorar a execução de tarefas em lojas de varejo, comece com as ferramentas certas.

Use as ferramentas certas

A ferramenta certa de gerenciamento de tarefas de varejo faz toda a diferença. Muitos pensam um Lista de verificação do Excel e e-mail ou programas como Google Keeps ou Apple Notes são suficientes para aumentar a execução na loja. Mas nenhuma dessas opções oferece aos varejistas um local centralizado para todas as tarefas. Nem permitem rastrear a conclusão de tarefas em todas as lojas. Para ser bem-sucedida e confiável, uma plataforma de gerenciamento de tarefas precisa ser um registro centralizado de autoridade.

“A tecnologia pode fazer ou quebrar sua capacidade de executar uma operação de varejo tranquila” diz líder de pensamento de varejo Jasmine Glasheen. Ela observa que tentar acompanhar todas as partes móveis manualmente “pode levar a vários erros humanos que custam seus resultados”.

Em vez disso, escolha um solução em que você pode atribuir tarefas a destinatários específicos para qualquer necessidade da loja. Mais importante ainda, encontre uma solução que ajude sua equipe a fazer seu trabalho e coloque todas as informações necessárias em um só lugar para executar mais rapidamente: diretivas, fotos e documentos de suporte.

Como as equipes de varejo estão em movimento, sua solução deve ser executada em todos os dispositivos para que não importa onde seus funcionários estejam, eles ainda podem se envolver. Por último, não faz sentido atribuir uma tarefa se você não puder acompanhar as taxas de conclusão com facilidade e em tempo real. Isso garante que os problemas não sejam esquecidos.

Implementação de novas ferramentas

Pode ser assustador pensar em integrar novas tecnologias em suas lojas de varejo. Quanto tempo levará para treinar os funcionários? Os funcionários adotarão a nova ferramenta?

Tenha em mente ferramentas que melhoram a eficiência e a organização engajam os funcionários. Na verdade, 80% dos trabalhadores do varejo acreditam que sua satisfação no trabalho melhoraria se sua loja funcionasse com mais eficiência.

Escolha uma plataforma intuitiva e feita para o seu setor, como Bindy. Com um investimento mínimo em treinamento inicial, você simplesmente eliminará o tempo gasto no rastreamento de problemas por e-mail e acompanhamento manual. Além disso, aproveite o treinamento oferecido pelo fornecedor para economize em custos e testes gratuitos para que você possa ver a plataforma funcionando em suas lojas.

Se você não tiver certeza sobre como integrar novas tecnologias em suas lojas, consulte nosso blog: Como implementar novas tecnologias em seu negócio de varejo.

Definir datas de vencimento

As datas de vencimento ajudam os funcionários a priorizar. Trata-se de mais do que completar uma tarefa para cumprir um prazo; datas de vencimento também ajudam os funcionários a saber o que não é uma prioridade imediata.

Sem datas de vencimento, pode parecer que tudo deve ser entregue imediatamente. Isso pode levar a equipe a se sentir sobrecarregada e pode desencadear o processo que leva ao “viés de conclusão da tarefa” mencionado acima.

Defina as datas de vencimento com base na importância e de acordo com o calendário exclusivo da sua empresa. Por exemplo, não é uma boa ideia para uma empresa de flores encarregar os funcionários de contagens de estoque ou treinamento durante os movimentados meses de dezembro, fevereiro e maio. No entanto, é apropriado atribuir uma tarefa para entregar displays de PDV com mercadorias apropriadas para feriados.

As datas de vencimento são uma parte real do varejo. Considere que um display POP executado corretamente pode fornecer tanto quanto um 45.5% as vendas aumentam quando configuradas corretamente e no prazo.

Cumprir prazos, completar reabastecimentos e executar planos de marketing pode aumentar as vendas nas mesmas lojas 3.7%. A falha em executar tarefas de varejo no prazo significa milhares de dólares deixados na mesa.

Seja claro

As lojas se saem melhor com diretrizes claras e detalhadas. A tarefa deve ser direta e inequívoca.

Não diga apenas: “Lembre-se de todas as alfaces romanas”. Dê instruções sobre como remover e descartar a alface com segurança. Se você estiver usando uma solução como Bindy, você pode anexar literatura informando os funcionários sobre o recall do produto e como eles podem responder às perguntas dos clientes. Forneça um planograma e fotos para que os funcionários saibam exatamente como preencher o espaço vazio da alface.

Você pode querer considerar dividir projetos com várias etapas em tarefas únicas menores para maior clareza. Com o Bindy, você pode vincular tarefas umas às outras para que os funcionários possam concluí-las na ordem necessária para garantir que nenhuma etapa seja perdida.

Acompanhamento

Verifique se você consegue rastrear as taxas de conclusão e acompanhar facilmente as tarefas atrasadas. Com o Bindy, você pode executar relatórios ou monitorar as taxas de conclusão com codificação de cores na página da tarefa.

Uma vez agendadas, as notificações de tarefas são enviadas automaticamente, colocadas no painel do funcionário e em seu calendário. Todos incluem links clicáveis para que os funcionários possam navegar facilmente até a tarefa. Os funcionários podem comentar sobre a tarefa ou informar o criador da tarefa sobre quaisquer problemas. Eles podem demonstrar a conclusão anexando fotos.

Como antropólogos de varejo Kizer & Bender observe: “O que é medido tende a ser feito”. Manter-se atualizado sobre as taxas de conclusão também pode ajudá-lo a identificar padrões de atraso e entender melhor onde o coaching é necessário.

Atribuir uma tarefa ou usar uma lista de verificação?

Pode haver alguma confusão no setor de varejo sobre o termo “tarefa”. Alguns varejistas pensam nas tarefas de um funcionário como “o que ele precisa realizar durante o turno”. Tecnicamente, qualquer tarefa que você der a um membro da equipe pode ser chamada de “tarefa”, incluindo tarefas diárias de abertura ou fechamento, realização de uma auditoria de prevenção de perdas ou atualização do treinamento de segurança.

Pode ser um desafio descobrir qual ferramenta é mais adequada para atribuir e acompanhar todas essas “tarefas”. Aqui estão nossas recomendações de recursos e ferramentas para ajudar a executar tarefas recorrentes, ad-hoc, de ação única e de várias ações.

Tarefas recorrentes

Tarefas recorrentes são geralmente melhor tratadas por um lista de controle. Use uma plataforma que permita criar quantos tipos de checklists forem necessários para as responsabilidades diárias, prevenção de perdas auditorias, ou saúde e segurança inspeções. Use uma linguagem clara e concisa para cada item da lista de verificação.

Como em qualquer tarefa, as ilustrações são úteis, então inclua fotos de práticas recomendadas. Otimize o fluxo de trabalho anexando documentos de suporte diretamente ao item ou às perguntas. Dessa forma, os funcionários não precisam se afastar da tarefa para procurar informações; já está lá.

Precisa ser certo que os funcionários preencham uma lista de verificação específica? Use o Bindy para “Solicitar uma inspeção” ou agende a inspeção no calendário do usuário. Execute um relatório simples para ver quando os usuários concluíram a inspeção e quais locais estão faltando uma inspeção.

Tarefas ad hoc

As tarefas ad-hoc geralmente são sensíveis ao tempo (recalls de produtos, exibições POP, etc.). Você pode usar o módulo de tarefas do Bindy para atribuir essas tarefas em segundos, anexar fotos e documentação e até exigir fotos obrigatórias para a conclusão da tarefa.

Não é incomum que problemas sejam encontrados enquanto os funcionários estão realizando uma inspeção ou auditoria. Quando isso acontece, os usuários podem usar o módulo de tarefas para atribuir um problema em tempo real. Além disso, o inspetor pode atribuir um plano de ação, ou seja, uma ação corretiva com prazo. Os planos de ação podem ser atribuídos enquanto as inspeções estão em andamento ou uma vez concluídas.

Com relatórios fáceis de executar, a matriz pode verificar a conclusão de tarefas e planos de ação de qualquer lugar. Os usuários recebem lembretes de acompanhamento quando as tarefas ou planos de ação estão atrasados, para que nada caia no esquecimento ou arrisque a reputação da marca.

Tarefas de ação única

Tarefas de ação única podem ser combinadas para criar uma lista de verificação. Como reabastecer várias prateleiras na loja. Usando Bindy's gerenciamento de tarefas módulo, você também pode atribuir tarefas de ação única em massa por função conforme necessário ou para usuários específicos.

Tarefas multi-ação

As tarefas de várias ações podem ser combinadas para criar uma lista de verificação passo a passo numerada. Também é possível criar uma série de tarefas vinculadas com o Bindy, exigindo que a primeira tarefa seja concluída antes que a próxima esteja disponível.

Avançando com o Gerenciamento de Tarefas

O gerenciamento de tarefas pode ser diferente dependendo da sua vertical de varejo. A implementação de um programa de gerenciamento de tarefas se resume a descobrir quais são seus pontos problemáticos de produtividade e implementar uma abordagem de cima para baixo para mitigar esses pontos problemáticos. Estima-se que o custo da não conformidade seja 3.5 vezes maior do que o custo para investir em programas que promovam a conformidade organizacional e a conclusão de tarefas.

A única maneira de saber se as lojas estão realmente executando tarefas de merchandising, operações ou prevenção de perdas é ter uma ferramenta instalada que permita um acompanhamento fácil e em tempo real. Usar a ferramenta certa ajudará a manter todos, em todos os níveis, na mesma página e focados.