Hur man bygger en checklista för detaljhandelsrevision

Detaljhandelsrevisioner, även kallade butiksbesök eller butiksinspektioner, driver högre efterlevnad av varumärkesstandarder på butiksnivå. De ökar försäljningen och vinstmarginalerna, ökar kundnöjdheten och minskar affärsrisker.

Kanske startar du ett detaljhandelsprogram från början. Kanske har du ett befintligt program och vill förbättra eller automatisera din checklista. Oavsett omständigheterna har vi utarbetat en lista med bästa praxis, avsiktligt på hög nivå, för att hjälpa återförsäljare med denna uppgift.

Vad är en checklista för detaljhandelsrevision?

En checklista för detaljhandelsrevision är en smart checklista. Den är baserad på ett formulär, har poäng, bilder med bästa praxis, bilagor, villkorade artiklar, kritiska punkter och rekommendationer om handlingsplaner.

Det gör att standarder kan kontrolleras, brister spåras, tilldelas och åtgärdas när distrikts- eller försäljningschefer besöker butiker.

En revision gör att huvudkontoret kan garantera att företagets standarder, program och policyer implementeras fullt ut, i tid, i varje butik.

Så låt oss dyka in i hur man bygger en!

Tänk på checklistans "metadata"

Metadata är data om butiksbesöket. Kunder som använder Excel-baserade formulär förväntar sig vanligtvis användarinmatade fält som butiksnummer, ifyllt av, datum, etc...

Metadata är till stor del automatiserad/förbefolkad med programvara för detaljhandelsrevision. Med detaljhandelsrevisionsprogramvara härleds revisorns information från inloggningen, butiksvallistan byggs specifikt för varje användare och baseras på användarens aktuella GPS-plats och det valda datumet. 

Gruppera objekt i sektioner. beställ sektioner efter besökets ”naturliga flöde”.

När det är möjligt bör sektioner läggas ut för att matcha det naturliga flödet av ett besök (en distrikts-/områdeschef går fysiskt i butiken). Börja med exteriören (parkeringen om tillämpligt, fönstret i ett gallerialäge) och arbeta dig in, runt gångarna och in på baksidan av butiken.

Även om du kan hoppa runt mellan avsnitten under eller efter besöket, sparar du tid och är mer intuitivt att ställa in din checklista för detaljhandelsrevision enligt det naturliga flödet av ett besök.

Tänk på "icke-tillämpliga" artiklar och avsnitt

Vissa avsnitt eller artiklar på din checklista för detaljhandelsrevision kanske inte är tillämpliga på alla platser. Till exempel är avsnittet "Tvättrum" förmodligen inte tillämpligt i en butik i ett köpcentrum. På samma sätt kommer avsnittet "Drive-thru" inte att vara tillämpligt på en restaurang som inte har en.

Att göra detta sparar tid och är mer intuitivt. Revisionsprogramvara för detaljhandeln låter dig inaktivera hela sektioner och artiklar i vissa butiker enligt butikstyp. 

Checklista app för detaljhandel och gästfrihet

Se till att din checklista har tillräcklig täckning

Även om individuella situationer varierar, bör du ta upp några eller alla av följande områden, vart och ett representerat som ett avsnitt:

  1. Butikens exteriör (vy checklista för yttre område)
  2. Presentation och merchandising (visa exempel på checklista för merchandising)
  3. Produkter och förberedelser (visa checklista för livsmedelssäkerhet)
  4. Personal och servicehastighet
  5. Personal och utbildning
  6. Utrustning (vy exempel på en checklista för storköksutrustning)
  7. Säkerhet, kontanthantering och förlustförebyggande (visa checklista för förebyggande av provförluster)
  8. Drive-thru (visa exempel på genomkörningschecklista)
  9. Kampanjer (visa exempel på checklista för merchandising)
  10. Baksidan av butiken och inventariet
  11. Toalettrum (utsikt exempel på kommersiell toalettstädning checklista)
  12. Säkerhet (se exempel på checklista för brandskydd)
  13. Policy (visa exempel på en checklista för sexuella trakasserier)

Undvik stora sektioner

Istället för att skapa ett litet antal stora sektioner, överväg att skapa ett större antal små sektioner. Detta hjälper till med datainmatning, särskilt på smartphones, och gör även rapporteringen mer detaljerad och meningsfull.

Tilldela punkter till objekt efter deras relativa betydelse

Tilldela poäng enligt den relativa betydelsen av varje kriterium. Även om det är lätt att tänka på allt som viktigt (och om ett kriterium inte är viktigt bör det inte finnas på din checklista för detaljhandelsrevision), är vissa punkter viktigare än andra, ibland kritiska för kontinuiteten i verksamheten. Hälso- och säkerhetsfrågor fick i åtanke.

Tilldela poäng och använd flaggan "Kritisk" i enlighet med detta. Ett kritiskt föremål ställer in värdet på hela sektionen till noll, oavsett andra föremål, om det upptäcks att det inte uppfyller kraven under besöket.

Var specifik, beskrivande och visuell

Standarder bör vara tydliga och otvetydiga. Använd inte vaga ord som "senast" eller "bra". Till exempel, istället för att säga "Senaste personalmöte hölls", överväg att använda, "Personalmöte hölls för mindre än 5 kalenderdagar sedan". Om du hänvisar till temperaturer eller förflutna tider, ange faktiska siffror. Förklara tydligt vad standarden är.

Om det krävs ett stycke för att definiera standarden, använd ett stycke. Om du har en, bifoga ett bästa praxisfoto till ett föremål för att illustrera standarden; en bild är ofta värd 1 000 ord och mer sannolikt att göra intryck än bara ord.

Revisionsprogramvara för detaljhandeln låter dig ofta bifoga bilder och stödjande dokument till alla formulärobjekt och avsnitt samt uppgifter.

Tänk på besöksfrekvensen

Frekvensen av distriktschefsbesök (åtminstone besök som involverar checklistan för detaljhandelsrevision) kan variera mycket från en organisation till en annan.

I ena änden av spektrumet tenderar vissa organisationer (inklusive stora organisationer inom matservice och gästfrihet) att göra så många som ett besök varannan vecka. Andra organisationer får endast göra ett besök per kvartal. Vissa organisationer använder en hybridmodell. De använder ett standardformulär för att fånga upp sina kärnstandarder (säg två gånger om året) och skapar ett antal mindre formulär för besök under hela året, ibland kopplar dessa besök till säsongsprogram.

Kommunicera, verkställ och verifiera är hur bra gästfrihet blir bra

Det är vanligt att skapa ett formulär per nyckelriskområde eller affärsenhet: Operationer, Merchandising, Hälsa och säkerhet, säkerhet, Framsidan av huset och Baksidan av huset.

Revisionsprogramvara för detaljhandeln tillåter en organisation att skapa valfritt antal formulär, var och en med sitt eget start- och slutdatum. Revisionsprogramvara för detaljhandeln stödjer även självrevisioner som kan användas som en stoppåtgärd tills ett distriktschefsbesök kan genomföras.

Diskutera checklistan med ditt fältteam

Diskutera checklistan med dina distriktschefer, franchisetagare och chefer. Be om deras input och feedback. Vi kallar denna fas "kalibrering". En checklista för detaljhandelsrevision är lika mycket ett inspektionsverktyg som det är ett träningsfordon. Definiera standarden, kommunicera och mät den. Uppfyll standarden och uppnå dina mål.

Bygger du själv eller använder du en färdig app?

De faktorer som måste styra ditt beslut är dina kostnader, din avkastning på investeringen, din time-to-market och värdet och fördelarna som du kommer att få av den programvara du väljer. Läs mer om köp vs bygg: Retail Audit Software: Köp vs Build 

CHECKLISTA FÖR REVISION FÖR DETALJHANDEL

Om du letar efter checklistor för att hantera din verksamhet och varumärkesstandarder har du två alternativ.

  1. Registrera dig för en gratis provversion av Bindy och få tillgång till ett bibliotek med professionellt granskade offentliga formulär som du kan använda för att granska dina platser på några sekunder.
  2. Se vår checklistor kategori med mer än 33 checklistor att hantera alla aspekter av din verksamhet.

ÖVRIGA REVISIONS- OCH INSPEKTIONSRESURSER

Referera till Revisioner och inspektioner för detaljhandeln för instruktioner och bästa praxis för detaljhandelsrevisioner och inspektioner.

DEN DEFINITIVA GUIDE FÖR REVISIONER FÖR ÅTERFÖRSÄLJANDE 

Vill du ta det här till nästa nivå? Vår Detaljhandelsrevisioner – Den definitiva guiden är vår mest omfattande samling av information om detaljhandelsrevisioner inklusive varför, vem, när och hur man utför detaljhandelsrevisioner. Byggd av detaljhandelsproffs för detaljhandelsproffs.

Lämna ett svar