6 fouten bij winkelinspectie die districtsmanagers maken bij het controleren van winkels

Hoge normen en een sterk actieplan hebben is geweldig, maar zelfs de beste strategieën zullen falen als ze niet goed worden uitgevoerd. 

Zoals Larry Bossidy, voormalig CEO van AlliedSignal, schreef in het bestsellerboek: Uitvoering: de discipline om dingen voor elkaar te krijgen, "Strategieën mislukken meestal omdat ze niet goed worden uitgevoerd."

Deze les is heel waar in de detailhandel. Veel organisaties hebben een sterke visie, maar door slechte uitvoering in de detailhandel worden die ideeën vaak niet tot leven gebracht. 

Een van de beste manieren om dit te voorkomen, is dat districtsmanagers betere winkelinspecties uitvoeren. Voorzie jezelf van de nodige kennis en scherp je vaardigheden aan om effectieve inspecties uit te voeren. Het is ook handig om op de hoogte te zijn van de veelvoorkomende fouten die managers maken bij het controleren van winkels. 

In dit bericht bespreken we de 6 grootste fouten die districtmanagers maken bij het auditen van winkels, en hoe je deze kunt oplossen.

Laten we beginnen. 

Cookie-cutter-inspecties uitvoeren bij elk bezoek

Wanneer u toezicht houdt op meerdere winkels, kunt u de belangrijke nuances tussen verschillende locaties uit het oog verliezen en een generieke benadering volgen bij het inspecteren ervan. Dit kan er echter toe leiden dat u tijdens uw controle bepaalde onderscheidingen over het hoofd ziet en verzuimt om de juiste dingen te evalueren.

Daarom moet u de unieke kenmerken van elke locatie zorgvuldig overwegen en deze meenemen in uw inspectieproces. Als u bijvoorbeeld een winkel inspecteert die zich in een winkelcentrum bevindt, dan zou uw proces niet hetzelfde moeten zijn als het proces dat u zou gebruiken bij een bezoek aan een zelfstandige winkel.  Stel uw checklist samen met locatietags in gedachten.

Het is ook een must om aandacht te besteden aan de specifieke problemen en uitdagingen waarmee elke winkel te maken heeft. Als een bepaalde winkel bijvoorbeeld te maken heeft met hoge diefstalcijfers, dan is het een goed idee om een audit uit te voeren die zich sterk richt op verliespreventie.

Dit betekent niet dat u helemaal opnieuw moet beginnen en uw inspecties voor elke afzonderlijke winkel hyper-aangepast moet maken. U kunt uw processen nog steeds stroomlijnen met behulp van gestandaardiseerde sjablonen en checklists. retail audit software kunt u tags gebruiken om uw checklists aan te passen op basis van locatiekenmerken. Door locatiespecifieke items en checklists te gebruiken, kunt u zich richten op wat het belangrijkst is op elke locatie.

Inspecties uitsluitend uitvoeren vanuit het perspectief van een toezichthouder

Een andere fout is wanneer districtsmanagers "de winkel bekijken vanuit het perspectief van een regelgevende instantie in plaats van een gemiddelde klant", zegt Johan Liebert, CEO & winkelexpert bij DazzleDeals. 

Hoewel het zeker belangrijk is om je hoed op te zetten bij het uitvoeren van winkelaudits, kan het te veel doen, leiden tot vooringenomenheid in het proces, voegt hij eraan toe.

Een manier om dit te voorkomen is door op de hoogte te zijn van de demografie van elke locatie en deze te inspecteren met de doelgroep in gedachten. 

“Alvorens een winkel te bezoeken, moeten districtsmanagers hun onderzoek doen naar de locatie en de demografie van bezoekers van de locatie. Deze methode zou hen inzicht geven in de metrics waarmee ze de winkel zouden kunnen inspecteren”, legt Liebert uit.

Hij raadt ook aan om klantonderzoeken uit te voeren en die gegevens te gebruiken om uw inspecties te informeren. 

"De beste manier om deze vooringenomenheid weg te nemen, is door enquêtes te laten circuleren onder de bezoekers van de winkel op verschillende tijdstippen van de dag", zegt hij. “Als de resultaten eenmaal zijn ontvangen, kun je ze kwantificeren en een scorebord maken. De resultaten moeten worden gedeeld met de rayonmanager, zodat deze een weloverwogen beslissing kan nemen.” 

Handmatig inspecties uitvoeren

Handmatige praktijken met papieren controlelijsten en klemborden, en zelfs Excel, hebben geen plaats in moderne retailaudits. Ze zijn inefficiënt; ze kosten meer tijd en vergroten de kans op menselijke fouten. Om nog maar te zwijgen van het feit dat op papier gebaseerde processen vaak dubbele invoer van informatie vereisen. Wanneer u inspectienotities op papier maakt, of Excel, moet u uiteindelijk dezelfde gegevens opnieuw in uw beheersysteem invoeren. 

Bovendien kost het delen van inspectieresultaten en actiepunten ook meer tijd bij handmatige processen. Terwijl digitale tools gebruikers in staat stellen om gegevens direct te verzenden, kost het handmatig delen van informatie extra tijd, wat corrigerende maatregelen zou kunnen vertragen. 

Het goede nieuws? Het is eenvoudig om de verschillende taken die bij winkelinspecties komen kijken, te digitaliseren. Oplossingen zoals Bindy maak winkelaudits eenvoudiger met tools zoals de interactieve checklistbouwer, geautomatiseerde corrigerende acties, taken, meldingen en messenger. 

Apps zoals Bindy zijn beschikbaar voor alle mobiele apparaten, zodat districtmanagers winkelaudits kunnen uitvoeren met een smartphone en tablet. Informatie wordt opgeslagen in de cloud en is overal toegankelijk. 

Te weinig tijd besteden aan het coachen en motiveren van winkelteams

Te veel districtmanagers voeren winkelaudits uit om de orde te handhaven en fouten op te vangen. Hoewel het waarborgen van naleving zeker een hoofddoelstelling van inspecties is, moeten managers audits ook gebruiken als een kans om teams te coachen en te versterken. 

Zorg er bij het uitvoeren van winkelinspecties voor dat u leermogelijkheden aan de oppervlakte brengt en niet alleen wijst op nalevingsproblemen. Maak tijd vrij om te spreken en contact te leggen met het winkelpersoneel om problemen te identificeren en deze op te lossen. 

Stel dat de promotionele middelen van een campagne niet correct worden weergegeven. In plaats van teamleden simpelweg te berispen voor de fout, voer je een gesprek om de hoofdoorzaak van de fout te achterhalen. Coach ze vervolgens over de juiste manier om campagnes te implementeren. Zorg ervoor dat je medeleven en empathie toont, want dit kan een lange weg gaan in het machtigen van medewerkers en het verbeteren van retentie. 

Geen gebruik maken van gegevens en analyses

Gegevens zijn van onschatbare waarde als het gaat om inspecties en activiteiten van winkels. Verkoopcijfers, voorraadniveaus, naleving, personeelsverloopgegevens en andere metingen kunnen u helpen de gezondheid van een winkel te meten en de nodige stappen te ondernemen om deze te verbeteren. Door gegevens vast te leggen en te analyseren, kunnen retailmerken trends en klantvoorkeuren identificeren, waardoor ze een voorsprong krijgen op hun concurrenten.

Helaas beschikken veel winkels niet over de gegevens die ze nodig hebben om een vlekkeloze uitvoering te bevorderen. Het Promotie Optimalisatie Instituut (POI) publiceerde de Detailhandelsuitvoeringsrapport, met input van retailers en fabrikanten. Uit het onderzoek bleek dat slechts 14% van de respondenten aangaf geen dataproblemen te hebben, wat betekent dat meer dan 8 van de 10 winkels problemen ervaren met het verzamelen of benutten van data in hun retailuitvoering. 

Volgens POI is de beste manier om dit te voorkomen, investeren in retail analytics-oplossingen. Zoals het rapport aangeeft:

“Als je vindt dat je analyses niet op orde zijn, kun je nieuwe tools overwegen. Dit lijkt misschien drastisch, maar als dit de enige manier is om uw vermogen om te presteren op het hoofdkantoor en in de winkel te verbeteren, zult u waarschijnlijk de kosten van een nieuwe implementatie terugverdienen door betere handelsuitgaven, supply chain-planning en winnen op de plank. ”

Als u de benodigde gegevens al hebt, zorg er dan voor dat u ze goed gebruikt. Besteed veel aandacht aan de KPI's van elke winkel en gebruik ze in uw winkelaudits. Als de retourpercentages van producten van een locatie bijvoorbeeld onnatuurlijk hoog zijn, kan dit duiden op een dieperliggend probleem dat meer aandacht vereist. Concentreer u tijdens uw volgende inspectie op het identificeren van de grondoorzaken en het maken van actieplannen om de retourpercentages te verlagen tot een acceptabel niveau.

Ineffectieve feedback geven

De kwaliteit van de resultaten en output van een winkel zal alleen zo goed zijn als de feedback die u doorgeeft aan uw team. Zorg er dus voor dat u hen input geeft die duidelijk en uitvoerbaar is. 

Een veelgemaakte fout die managers maken is om te wijzen op wat iemand verkeerd doet, zonder inzicht te geven in hoe ze kunnen verbeteren. Dit kan worden voorkomen door stappen aan te bieden over hoe teams het in de toekomst beter kunnen doen. In de detailhandel kan dit betekenen dat u iemand door uw merchandisingproces leidt of foto's stuurt van wat u niet moet doen EN wat teams in plaats daarvan moeten doen. 

Laatste woorden

Winkelinspecties zullen altijd een noodzakelijk onderdeel zijn van een sterke uitvoering van de detailhandel. Districtmanagers en franchisenemers die hun winkels soepel willen laten draaien, moeten regelmatig inspecties plannen en uitvoeren en de prestatiegegevens van elke locatie nauwlettend in de gaten houden.

Bindy biedt u alles wat u nodig hebt om winkelinspecties efficiënt uit te voeren. Onze oplossing voorziet u van checklists, rapporten, audits en taakbeheertools om u te helpen toezicht te houden op al uw winkels. Start vandaag nog met een gratis proefperiode. 

ANDERE RETAIL AUDIT- EN INSPECTIEMIDDELEN

Verwijs naar de Categorie Retail Audits en Inspecties voor how-to's en best practices voor audits en inspecties in de detailhandel.

Over de auteur:

Francesca Nicasio is retailexpert, B2B-contentstrateeg en LinkedIn TopVoice. Ze schrijft over trends, tips en best practices waarmee retailers hun omzet kunnen verhogen en klanten beter kunnen bedienen.

Categorieën