Ora ci sono sistemi di conduzione maturi, altamente efficienti e in gran parte automatizzati audit al dettaglio.
Alcune organizzazioni escogitano il proprio sistema, uno o più "liste di controllo“, di solito con Excel ed e-mail. Questo approccio è pratico ed economicamente vantaggioso?
In questo post, confrontiamo quanto costano gli audit al dettaglio, con e senza il software di audit al dettaglio.
Iniziamo.
Opzione di verifica 1: Excel e carta
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Preparazione dell'audit
La preparazione dell'audit consiste nel programmare l'audit e nel darne notifica al proprietario/gestore del negozio (a meno che, ovviamente, l'audit non sia annunciato, nel qual caso dovrebbe essere programmato nel calendario del direttore di distretto e visibile ai superiori ma non al negozio). La preparazione dell'audit implica in genere anche la consultazione degli audit precedenti e la preparazione di note per l'audit successivo. Questo richiede 15 minuti.
Trasporto
Portare un direttore di distretto in un negozio richiede tempo. Nelle migliori circostanze (un breve tragitto in auto, senza volare), è necessario 45 minuti per portare un District Manager in un negozio e in un altro 45 minuti per portarla al suo prossimo appuntamento. I manager distrettuali che coprono una vasta area geografica impiegheranno ovviamente più tempo, ma lo scopo di questo esercizio è essere prudenti con le nostre ipotesi e i nostri numeri.
Audit, piano d'azione e follow-up
Si presuppone che venga effettuato un audit regolare 2 ore. Un altro ora viene speso per calcolare il punteggio, creare il piano d'azione e stampare e firmare copie. Dopo la visita, il manager distrettuale dovrebbe dare seguito al piano d'azione. Con i processi cartacei e basati su Excel, questo di solito richiede telefonate ed e-mail di follow-up. Questo richiede un ora. Il modulo Excel o cartaceo viene solitamente inviato elettronicamente o spedito per posta alla sede centrale dove può essere digitato in un archivio centrale e archiviato. Questo richiede 30 minuti.
Con queste ipotesi, un audit di vendita al dettaglio su Excel o su carta richiede 380 minuti di tempo.
Il che non vuol dire, non puoi fare di meglio! Confronta i costi di Excel e cartacei con quelli di una soluzione basata su cloud come Bindy.
Opzione di verifica 2: software di verifica al dettaglio
Preparazione dell'audit
La preparazione dell'audit è ampiamente automatizzata e notevolmente semplificata con Bindy. Il sistema offre un calendario (che si integra con Outlook) per programmare le visite sia annunciate che non annunciate. Le e-mail di notifica e promemoria vengono inviate automaticamente.
La ricerca delle visite precedenti è semplice e veloce. Le visite precedenti mostrano le tendenze, si ripetono le aree problematiche e gli elementi in sospeso del piano d'azione, se presenti. Il manager distrettuale può inserire i suoi appunti nella visita programmata in anticipo. Ciò significa che la preparazione dell'audit richiede solo 5 minuti, invece di 15.
Trasporto
Ancora una volta, ci vogliono 45 minuti per portare il direttore distrettuale al negozio e altri 45 minuti per portarla al suo prossimo appuntamento.
Audit, piano d'azione e follow-up
Bindy gestisce la geolocalizzazione ("trova la mia posizione più vicina") e risparmia tempo per identificare un negozio e il modulo applicabile per iniziare una visita. Sono 10 minuti risparmiati da una visita di 2 ore.
Bindy assegna automaticamente un punteggio all'audit e, essendo completamente elettronico, non richiede una traccia cartacea (una traccia cartacea elettronica viene creata automaticamente). Sono 20 minuti risparmiati.
Il Bindy Action Plan è costruito automaticamente da tutti gli elementi non conformi trovati durante la visita. La creazione del piano d'azione consiste semplicemente nell'assegnazione di articoli non conformi a individui, individualmente o in blocco. Per questo, invece di impiegare 45 minuti, ne bastano solo 15.
Anche i follow-up sono in gran parte automatizzati. In qualsiasi momento, il DM può accedere all'applicazione per vedere qualsiasi visita con almeno un elemento del piano d'azione in sospeso. Il DM può seguire elettronicamente e assegnare compiti. Niente più telefonate ed e-mail difficili da rintracciare. Per questo motivo, il tempo necessario per il follow-up viene ridotto da 60 minuti a 15.
Infine, essendo elettronico e in tempo reale, non è necessario inviare per posta o reimpostare i dati con Bindy. Sono altri 30 minuti risparmiati.
Un audit completo sul campo di Bindy dura 235 minuti.
Il verdetto: il software fa risparmiare oltre 2 ore per audit
La combinazione di automazione e risparmio di manodopera consente all'organizzazione di risparmiare 145 minuti per ogni audit sul campo condotto utilizzando Bindy.
Per ulteriori informazioni sui costi e sul ROI degli audit al dettaglio, fare riferimento a Il costo della non conformità.
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