Ile kosztują audyty detaliczne?

Obecnie istnieją dojrzałe, wysoce wydajne, w dużej mierze zautomatyzowane systemy prowadzenia audyty detaliczne.

Niektóre organizacje opracowują własny system, jeden lub więcej”listy kontrolne„, zwykle z Excel i e-mail. Czy takie podejście jest praktyczne i opłacalne?

W tym poście porównujemy, ile kosztują audyty detaliczne, z oprogramowaniem do audytu detalicznego i bez niego.

Zacznijmy.

Audyty Excel i Paper

Po zakończeniu oto treść, którą inni czytelnicy uznają za pomocną:

⭐ Studia przypadków

🚀 Ekspert

Przygotowanie audytu

Przygotowanie audytu polega na zaplanowaniu audytu i powiadomieniu właściciela/menedżera sklepu (chyba że audyt jest niezapowiedziany, w takim przypadku powinien zostać zaplanowany w kalendarzu kierownika okręgu i widoczny dla przełożonych, ale nie dla sklepu). Przygotowanie do audytu zazwyczaj obejmuje także przeglądanie przeszłych audytów i przygotowywanie notatek na nadchodzący audyt. To zajmuje 15 minut.

Transport

Dotarcie kierownika okręgu do sklepu wymaga czasu. W najlepszych okolicznościach (krótka przejażdżka, bez latania) tak się stanie 45 minut dostać District Managera do sklepu i innego 45 minut aby zabrać ją na następne spotkanie. Menedżerom okręgowym obejmującym duży obszar geograficzny zajmie to oczywiście więcej czasu, ale celem tego ćwiczenia jest zachowanie konserwatywnych założeń i liczb.

Audyt, plan działania i kontynuacja

Zakłada się, że przeprowadzany jest regularny audyt 2 godziny. Inny godzina poświęca się na obliczanie punktacji, tworzenie planu działania oraz drukowanie i podpisywanie kopii. Oczekuje się, że po wizycie kierownik okręgu będzie kontynuował realizację planu działania. W przypadku procesów papierowych i opartych na Excelu zwykle wymaga to dalszych rozmów telefonicznych i wiadomości e-mail. Zajmuje to godzina. Formularz w formacie Excel lub papierowy jest zwykle wysyłany elektronicznie lub pocztą do centrali, gdzie można go wprowadzić do centralnego repozytorium i przechowywać. To zajmuje 30 minut.

Przy takich założeniach audyt handlu detalicznego w formacie Excel lub papierowym zajmuje 380 minut. Stosując średnie w branży wynagrodzenie kierownika okręgu wynoszące $68.781 (wraz ze świadczeniami, zob Tabela płac), przekłada się to na koszt $222,25 dla organizacji. Jak wie każdy wiceprezes lub dyrektor operacyjny, są to dobrze wydane pieniądze. W każdym środowisku wielooddziałowym zapewnienie zgodności ze standardami usług i merchandisingu jest kluczowym gwarantem sukcesu i ograniczenia ryzyka.

Co nie znaczy, że lepiej się nie da! Porównaj koszty programu Excel i dokumentów papierowych z kosztami rozwiązania opartego na chmurze, takiego jak Bindy.

Oprogramowanie do audytu detalicznego

Przygotowanie audytu

Przygotowanie audytu jest w dużej mierze zautomatyzowane i znacznie uproszczone dzięki Bindy. System oferuje kalendarz (integrujący się z Outlookiem) do planowania zarówno wizyt zapowiedzianych, jak i niezapowiedzianych. Wiadomości e-mail z powiadomieniami i przypomnieniami są wysyłane automatycznie.

Wyszukiwanie wcześniejszych wizyt jest szybkie i łatwe. Wcześniejsze wizyty pokazują trendy, powtarzające się obszary problemowe i wyjątkowe elementy planu działania, jeśli takie istnieją. Kierownik okręgu może wcześniej wpisać swoje notatki do zaplanowanej wizyty. Oznacza to, że przygotowanie audytu zajmuje tylko 5 minut, a nie 15.

Transport

Ponownie, doprowadzenie kierownika okręgu do sklepu zajmuje 45 minut i kolejne 45 minut, aby dowieźć ją na następne spotkanie.

Audyt, plan działania i kontynuacja

Bindy zajmuje się geolokalizacją („znajdź moją najbliższą lokalizację”) i oszczędza czas na identyfikację sklepu i odpowiedni formularz, aby rozpocząć wizytę. To 10 minut zaoszczędzone od 2 godzinnej wizyty.

Bindy automatycznie ocenia audyt i jako że jest w pełni elektroniczna, nie wymaga ścieżki papierowej (elektroniczna ścieżka papierowa tworzona jest automatycznie). To 20 minut zaoszczędzonych.

Plan działania Bindy jest automatycznie tworzony ze wszystkich niezgodnych elementów znalezionych podczas wizyty. Stworzenie planu działania to po prostu kwestia przypisania niezgodnych elementów poszczególnym osobom, indywidualnie lub zbiorczo. Z tego powodu zamiast 45 minut zajmuje to tylko 15.

Działania następcze są również w dużej mierze zautomatyzowane. W każdej chwili DM może zalogować się do aplikacji, aby zobaczyć każdą wizytę z co najmniej jednym zaległym elementem planu działania. DM może śledzić drogą elektroniczną i przydzielać zadania. Koniec z rozmowami telefonicznymi i trudnymi do śledzenia wiadomościami e-mail. Z tego powodu czas potrzebny na obserwację został skrócony z 60 minut do 15.

Wreszcie, będąc elektronicznym i działającym w czasie rzeczywistym, nie ma potrzeby wysyłania poczty lub ponownego wprowadzania danych za pomocą Bindy. To kolejne 30 minut zaoszczędzone.

Kompleksowy audyt terenowy Bindy zajmuje 235 minut. Stosując tę samą średnią pensję w branży dla kierownika okręgu, przekłada się to na koszt organizacji wynoszący $137,45.

Excel/papier a oprogramowanie do audytu detalicznego

Połączenie automatyzacji i oszczędności pracy oznacza, że organizacja oszczędza 145 minut i $84.81 na każdy audyt w terenie przeprowadzony przy użyciu Bindy.