Υπάρχουν πλέον ώριμα, υψηλής απόδοσης, σε μεγάλο βαθμό αυτοματοποιημένα συστήματα διεξαγωγής έλεγχοι λιανικής.
Ορισμένοι οργανισμοί επινοούν το δικό τους σύστημα, ένα ή περισσότερα "λίστες ελέγχου", συνήθως με Excel και email. Είναι αυτή η προσέγγιση πρακτική και οικονομικά αποδοτική;
Σε αυτήν την ανάρτηση, συγκρίνουμε πόσο κοστίζουν οι έλεγχοι λιανικής, με και χωρίς λογισμικό λιανικού ελέγχου.
Ας αρχίσουμε.
Έλεγχοι Excel και Paper
Προετοιμασία Ελέγχου
Η προετοιμασία του ελέγχου συνίσταται στον προγραμματισμό του ελέγχου και στην ειδοποίηση του ιδιοκτήτη/διευθυντή του καταστήματος (εκτός φυσικά εάν ο έλεγχος είναι απροειδοποίητος, οπότε θα πρέπει να προγραμματιστεί στο ημερολόγιο του διαχειριστή της περιοχής και να είναι ορατός σε ανώτερους αλλά όχι στο κατάστημα). Η προετοιμασία του ελέγχου συνήθως περιλαμβάνει επίσης την αναζήτηση προηγούμενων ελέγχων και την προετοιμασία σημειώσεων για τον επερχόμενο έλεγχο. Αυτό παίρνει 15 λεπτά.
Μεταφορά
Το να φτάσει ένας διευθυντής περιοχής σε ένα κατάστημα απαιτεί χρόνο. Στις καλύτερες συνθήκες (μικρή διαδρομή, χωρίς πτήση), χρειάζεται 45 λεπτά για να πάει ένας District Manager σε ένα κατάστημα και σε άλλο 45 λεπτά για να την πάει στο επόμενο ραντεβού της. Οι διαχειριστές περιοχών που καλύπτουν μια μεγάλη γεωγραφική περιοχή θα χρειαστούν φυσικά περισσότερο χρόνο, αλλά το θέμα αυτής της άσκησης είναι να είμαστε συντηρητικοί με τις υποθέσεις και τους αριθμούς μας.
Έλεγχος, Σχέδιο Δράσης και Παρακολούθηση
Υποτίθεται ότι θα γίνει τακτικός έλεγχος 2 ώρες. Αλλο ώρα δαπανάται για τον υπολογισμό της βαθμολογίας, τη δημιουργία του σχεδίου δράσης και την εκτύπωση και υπογραφή αντιγράφων. Μετά την επίσκεψη, ο διευθυντής της περιοχής αναμένεται να δώσει συνέχεια στο σχέδιο δράσης. Με διαδικασίες που βασίζονται σε έντυπη μορφή και στο Excel, αυτό συνήθως απαιτεί επακόλουθες τηλεφωνικές κλήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό χρειάζεται ένα ώρα. Το Excel ή το έντυπο έντυπο συνήθως αποστέλλεται ηλεκτρονικά ή ταχυδρομικώς στα κεντρικά γραφεία όπου μπορεί να πληκτρολογηθεί σε ένα κεντρικό αποθετήριο και να αποθηκευτεί. Αυτό παίρνει 30 λεπτά.
Με αυτές τις παραδοχές, ένας έλεγχος λιανικής πώλησης στο Excel ή σε χαρτί διαρκεί 380 λεπτά. Χρησιμοποιώντας τον μέσο μισθό του κλάδου για έναν διευθυντή περιοχής $68.781 (συμπεριλαμβανομένων των παροχών, βλ. μισθολογικη κλιμακα), αυτό μεταφράζεται σε κόστος $222,25 για τον οργανισμό. Όπως γνωρίζει κάθε Αντιπρόεδρος ή Διευθυντής Επιχειρήσεων, πρόκειται για χρήματα που δαπανήθηκαν καλά. Σε οποιοδήποτε περιβάλλον πολλαπλών μονάδων, η διασφάλιση της συμμόρφωσης με τα πρότυπα υπηρεσιών και εμπορευμάτων αποτελεί βασικό εγγυητή επιτυχίας και μετριασμού του κινδύνου.
Πράγμα που δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να το κάνετε καλύτερα! Συγκρίνετε το κόστος του Excel και του χαρτιού με εκείνα μιας λύσης που βασίζεται σε cloud, όπως το Bindy.
Λογισμικό λιανικού ελέγχου
Προετοιμασία Ελέγχου
Η προετοιμασία του ελέγχου είναι σε μεγάλο βαθμό αυτοματοποιημένη και πολύ απλοποιημένη με το Bindy. Το σύστημα προσφέρει ένα ημερολόγιο (που ενσωματώνεται με το Outlook) για τον προγραμματισμό τόσο των ανακοινωμένων όσο και των απροειδοποίητων επισκέψεων. Τα email ειδοποίησης και υπενθύμισης αποστέλλονται αυτόματα.
Η αναζήτηση προηγούμενων επισκέψεων είναι γρήγορη και εύκολη. Οι προηγούμενες επισκέψεις δείχνουν τάσεις, επαναλαμβανόμενες προβληματικές περιοχές και εκκρεμή στοιχεία σχεδίου δράσης, εάν υπάρχουν. Ο διευθυντής της περιοχής μπορεί να πληκτρολογήσει τις σημειώσεις της στην προγραμματισμένη επίσκεψη εκ των προτέρων. Αυτό σημαίνει ότι η προετοιμασία του ελέγχου διαρκεί μόνο 5 λεπτά, αντί για 15.
Μεταφορά
Και πάλι, χρειάζονται 45 λεπτά για να πάει η υπεύθυνη της περιοχής στο κατάστημα και άλλα 45 λεπτά για να την πάει στο επόμενο ραντεβού της.
Έλεγχος, Σχέδιο Δράσης και Παρακολούθηση
Το Bindy χειρίζεται τον γεωγραφικό εντοπισμό ("βρείτε την πλησιέστερη τοποθεσία μου") και εξοικονομεί χρόνο για τον εντοπισμό ενός καταστήματος και την κατάλληλη φόρμα για να ξεκινήσετε μια επίσκεψη. Αυτό είναι 10 λεπτά εξοικονόμησης από μια επίσκεψη 2 ωρών.
Ο Bindy βαθμολογεί αυτόματα τον έλεγχο και, όντας πλήρως ηλεκτρονικός, δεν απαιτεί ίχνος χαρτιού (δημιουργείται αυτόματα μια ηλεκτρονική διαδρομή χαρτιού). Αποθηκεύονται 20 λεπτά.
Το σχέδιο δράσης Bindy δημιουργείται αυτόματα από όλα τα μη συμμορφούμενα στοιχεία που βρέθηκαν κατά την επίσκεψη. Η δημιουργία του σχεδίου δράσης είναι απλώς θέμα ανάθεσης μη συμμορφούμενων αντικειμένων σε άτομα, μεμονωμένα ή χύμα. Για το λόγο αυτό, αντί να διαρκέσει 45 λεπτά, χρειάζονται μόνο 15.
Η παρακολούθηση είναι επίσης σε μεγάλο βαθμό αυτοματοποιημένη. Ανά πάσα στιγμή, ο DM μπορεί να συνδεθεί στην εφαρμογή για να δει οποιαδήποτε επίσκεψη με τουλάχιστον ένα εκκρεμές στοιχείο του σχεδίου δράσης. Ο DM μπορεί να παρακολουθεί ηλεκτρονικά και να αναθέτει εργασίες. Τέρμα οι τηλεφωνικές κλήσεις και τα δύσκολα στην παρακολούθηση email. Για το λόγο αυτό, ο χρόνος που απαιτείται για την παρακολούθηση μειώνεται από 60 λεπτά σε 15.
Τέλος, επειδή είναι ηλεκτρονικά και σε πραγματικό χρόνο, δεν χρειάζεται να ταχυδρομήσετε ή να επαναλάβετε τα κλειδιά δεδομένων με το Bindy. Αυτά είναι άλλα 30 λεπτά που σώθηκαν.
Από άκρο σε άκρο, μια επιτόπια επιθεώρηση Bindy διαρκεί 235 λεπτά. Χρησιμοποιώντας τον ίδιο μέσο μισθό του κλάδου για έναν διευθυντή περιοχής, αυτό μεταφράζεται σε κόστος $137,45 για τον οργανισμό.
Λογισμικό ελέγχου Excel/Paper έναντι λιανικής
Ο συνδυασμός αυτοματισμού και εξοικονόμησης εργασίας σημαίνει ότι ο οργανισμός εξοικονομεί 145 λεπτά και $84.81 για κάθε επιτόπιο έλεγχο που διενεργείται χρησιμοποιώντας το Bindy.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το κόστος και την απόδοση επένδυσης (ROI) των ελέγχων λιανικής, ανατρέξτε στο Το κόστος της μη συμμόρφωσης.
ΑΛΛΟΙ ΠΟΡΟΙ ΛΙΑΝΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ
Αναφέρομαι στο Κατηγορία Ελέγχων και Επιθεωρήσεων Λιανικής για τρόπους και βέλτιστες πρακτικές για ελέγχους και επιθεωρήσεις λιανικής.
