Quanto custam as auditorias de varejo?

Existem agora sistemas maduros, altamente eficientes e amplamente automatizados para conduzir auditorias de varejo.

Algumas organizações elaboram seu próprio sistema, um ou mais “lista de verificação“, geralmente com Excel e e-mail. Esta abordagem é prática e econômica?

Neste post, comparamos quanto custam as auditorias de varejo, com e sem software de auditoria de varejo.

Vamos começar.

Opção de auditoria 1: Excel e papel

Preparação de Auditoria

A preparação da auditoria consiste em agendar a auditoria e notificar o proprietário/gerente da loja (a menos, claro, que a auditoria não seja anunciada, caso em que deve ser agendada no calendário do gestor distrital e visível para os superiores, mas não para a loja). A preparação para a auditoria também envolve normalmente a consulta de auditorias anteriores e a preparação de notas para a próxima auditoria. Isso leva 15 minutos.

Transporte

Levar um gerente distrital a uma loja leva tempo. Na melhor das circunstâncias (uma viagem curta, sem voar), é preciso 45 minutos levar um Gerente Distrital a uma loja e outro 45 minutos para levá-la para sua próxima consulta. Os gestores distritais que cobrem uma grande área geográfica irão, naturalmente, demorar mais tempo, mas o objectivo deste exercício é sermos conservadores com os nossos pressupostos e números.

Auditoria, Plano de Ação e Acompanhamento

Presume-se que uma auditoria regular leva 2 horas. Outro hora é gasto calculando a pontuação, criando o plano de ação e imprimindo e assinando cópias. Após a visita, espera-se que o gerente distrital acompanhe o plano de ação. Com processos baseados em papel e Excel, isso geralmente requer telefonemas e e-mails de acompanhamento. Isso leva um hora. O formulário Excel ou em papel é geralmente enviado eletronicamente ou enviado por correio para a sede, onde pode ser digitado em um repositório central e armazenado. Isso leva 30 minutos.

Com essas suposições, uma auditoria de varejo em Excel ou em papel leva 380 minutos. 

O que não quer dizer, você não pode fazer melhor! Compare os custos do Excel e do papel com os de uma solução baseada em nuvem como o Bindy.

Opção de auditoria 2: Software de auditoria de varejo

Preparação de Auditoria

A preparação da auditoria é amplamente automatizada e bastante simplificada com o Bindy. O sistema oferece um calendário (que se integra ao Outlook) para agendamento de visitas anunciadas e não anunciadas. E-mails de notificação e lembrete são enviados automaticamente.

Consultar visitas anteriores é rápido e fácil. Visitas anteriores mostram tendências, áreas problemáticas repetidas e itens de plano de ação pendentes, se houver. O gerente distrital pode digitar suas anotações na visita agendada com antecedência. Isso significa que a preparação da auditoria leva apenas 5 minutos, em vez de 15.

Transporte

Novamente, leva 45 minutos para levar a gerente distrital à loja e outros 45 minutos para levá-la ao próximo compromisso.

Auditoria, Plano de Ação e Acompanhamento

A Bindy lida com a geolocalização (“encontre minha localização mais próxima”) e economiza tempo para identificar uma loja e o formulário aplicável para iniciar uma visita. São 10 minutos economizados em uma visita de 2 horas.

O Bindy avalia automaticamente a auditoria e, sendo totalmente eletrônico, não requer registro em papel (um registro eletrônico em papel é criado automaticamente). São 20 minutos economizados.

O Plano de Ação Bindy é construído automaticamente a partir de todos os itens não conformes encontrados durante a visita. Criar o plano de ação é simplesmente uma questão de atribuir itens não conformes a indivíduos, individualmente ou em massa. Por esse motivo, em vez de levar 45 minutos, leva apenas 15.

Os acompanhamentos também são amplamente automatizados. A qualquer momento, o DM pode fazer login no aplicativo para ver qualquer visita com pelo menos um item do plano de ação pendente. O DM pode acompanhar eletronicamente e atribuir tarefas. Chega de chamadas telefônicas e e-mails difíceis de rastrear. Por isso, o tempo de acompanhamento é reduzido de 60 minutos para 15.

Por fim, sendo eletrônico e em tempo real, não há necessidade de enviar ou redigitar dados com o Bindy. São mais 30 minutos salvos.

De ponta a ponta, uma auditoria de campo da Bindy leva 235 minutos.

O veredito: o software economiza mais de 2 horas por auditoria

A combinação de automação e economia de mão de obra significa que a organização economiza 145 minutos para cada auditoria de campo realizada usando o Bindy.

 

Para obter mais informações sobre os custos e o ROI das auditorias de varejo, consulte O custo da não conformidade.

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