Comment choisir un logiciel d'inspection d'entrepôt

La technologie a rendu le commerce de détail plus dynamique que jamais, et cela inclut la gestion des entrepôts. Nous pouvons optimiser les entrepôts et garantir la conformité plus efficacement. En mettant en œuvre les bons outils, les inspections de conformité des entrepôts peuvent prendre une fraction du temps tandis que les données deviennent plus précises et exploitables. Mais le secteur de la vente au détail est saturé de technologies et d’outils. C'est pourquoi nous avons dressé une liste de fonctionnalités et de considérations pour choisir votre logiciel d'inspection d'entrepôt. 

Connaître les fonctionnalités dont vous avez besoin

Bien que les besoins de chaque détaillant soient différents, il y a quelques caractéristiques clés à prendre en compte lors de l'évaluation des solutions d'inspection d'entrepôt. Voici quelques suggestions de fonctionnalités à rechercher lorsque vous envisagez un logiciel pour les inspections d'entrepôt : 

Formulaires et listes de contrôle personnalisables

Bien qu'il existe des procédures standard d'inspection en entrepôt, chaque entreprise de vente au détail a des besoins de conformité propres à son secteur. En fait, chaque emplacement d’entrepôt a des besoins uniques. C'est là que formulaires et listes de contrôle personnalisables être utile. 

Par exemple, vous pouvez utiliser des listes de contrôle personnalisables pour vérifier que les procédures de réception sont conformes aux réglementations et aux meilleures pratiques. Ou créez une liste de contrôle pour vous assurer que les employés de l'entrepôt suivent les consignes de sécurité pour les machines lourdes et des niveaux de productivité satisfaisants.

Lorsque des crises surviennent, comme la COVID-19, la possibilité de télécharger et de déployer du matériel d'inspection spécialisé en temps réel vous aide à réagir plus rapidement et à assurer la sécurité des employés tout en protégeant vos opérations.

Avec un outil comme Bindy, vous pouvez effectuer des inspections et des audits d'entrepôt avec des listes de contrôle configurables en plusieurs langues.

Prise de photos obligatoire

Parfois, les gens ont besoin de voir les choses pour mieux comprendre les concepts. Cela vaut également pour les inspections d'entrepôts, en particulier lorsqu'il s'agit de diagnostiquer et de résoudre un problème. Recherchez une solution avec la possibilité de prendre des photos et de les télécharger sur le logiciel d'inspection d'entrepôt à des fins de documentation et de collaboration. 

La capture de photos aide également le siège social et les équipes à savoir ce qui se passe dans tous les entrepôts, même lorsqu'ils ne peuvent pas être sur place. Ceci est essentiel pour suivre l'avancement des projets spéciaux.

Par exemple, après avoir finalisé une acquisition récente, un détaillant a utilisé Bindy pour consolider et déplacer plus de 80 Les centres de distribution. Des listes de contrôle ont été remplies jusqu'au point où le projet avait progressé avec de nombreuses photos jointes pour documenter l'avancement. Plutôt que de jouer manuellement avec une feuille de calcul en utilisant uniquement des mots, ils ont pu créer des rapports dynamiques avec une documentation photo en quelques clics. Ce flux de travail a donné au siège social un historique facile à consulter de la progression de chaque centre de distribution.

Plans d'action

Les inspections d’entrepôt n’ont de valeur que si vous les effectuez. Si vous découvrez des problèmes non conformes mais que vous ne les assignez pas à leur résolution, vous exposez votre entrepôt et votre entreprise à de sérieux risques. Choisissez un logiciel d'inspection d'entrepôt qui crée automatiquement des plans d'action afin que vous puissiez résoudre les problèmes de manière proactive. 

Un détaillant de rénovation domiciliaire utilise Bindy pour effectuer ses inspections hebdomadaires des déchets dangereux. Le logiciel envoie des recommandations et des Tâches pour assurer la conformité. Le détaillant joint également des directives pour la manipulation appropriée des matériaux en cas de déversement.

Santé et sécurité

Santé et sécurité est particulièrement important dans l'environnement de vente au détail actuel, et votre logiciel d'inspection d'entrepôt devrait avoir des fonctionnalités dédiées à cette catégorie. Les entrepôts présentent de nombreux risques pour les travailleurs. Il est crucial de prendre des mesures pour atténuer les chutes, s'assurer que la formation est à jour pour les employés manipulant des produits chimiques et maintenir l'équipement entretenu pour une utilisation sécuritaire, entre autres.

Et maintenant, les entrepôts doivent être entièrement désinfectés et remplis de matériel de désinfection et de tout équipement de protection requis. De plus, avec des protocoles de distanciation physique en place et changeant souvent, vous devez être en mesure d'élaborer, de distribuer et d'exécuter des mises à jour de politiques.

Bindy regorge de fonctionnalités de santé et de sécurité pour les inspections d'entrepôt. Avec lui, vous pouvez créer un nombre illimité de listes de contrôle d'inspection et attribuer des actions correctives, ce qui vous permet d'étouffer les problèmes dans l'œuf, avant qu'ils ne deviennent des passifs. 

Parmi les autres fonctionnalités de santé et de sécurité à rechercher dans les logiciels d'inspection d'entrepôt, citons le partage des procédures et des normes sur plusieurs sites, les rapports de conformité en matière de santé et de sécurité, et attribution de tâche pour s'assurer que les mesures requises sont prises pour résoudre tout problème.

Gestion des utilisateurs et collaboration

Les franchises ont plusieurs magasins, entrepôts et équipes (exécution et opérations, logistique, achats, etc.) qui doivent utiliser et accéder aux outils d'inspection des entrepôts, à distance et sur site. Vous voudrez prendre note de la taille et des besoins de votre équipe, maintenant et à l'avenir, et vous assurer que le logiciel d'inspection d'entrepôt répond à ces besoins et peut évoluer avec votre croissance.

Bindy offre un nombre illimité d'utilisateurs et de sites, ainsi que des niveaux d'autorisation hiérarchiques afin que vous puissiez ajuster qui a accès à quelles inspections. "Avant d'utiliser Bindy, nous manquions de suivi de nos visites en magasin avec nos équipes", explique un responsable principal des opérations en magasin et du service client chez BevMo. "En utilisant Bindy, nous avons maintenant des boucles de rétroaction intégrées." En fait, 88% des détaillants qui utilisent Bindy disent que cela améliore le magasin la communication et exécution. 

Support client et technique

Si vous exploitez une entreprise multi-sites dans différents fuseaux horaires (et même pays), il est important de trouver un logiciel d'inspection d'entrepôt avec un support technique accessible pour vous aider 24h/24. Chercher 24/7 assistance disponible par téléphone, chat en direct et e-mail. Certaines options de logiciels d'inspection d'entrepôt disposent également de leurs propres groupes communautaires et prennent en charge du contenu dans lequel vous pouvez vous servir en libre-service. 

Compatibilité et facilité d'utilisation

Si vous envisagez de mettre en œuvre le logiciel d'inspection d'entrepôt sur tous les sites, il doit être convivial. Plus un programme est difficile à utiliser, moins vous avez de chances d'être adopté à grande échelle. Sans oublier que vous investirez moins de ressources dans la formation et l'intégration. Faites une liste des personnes importantes qui utiliseront le logiciel d'inspection d'entrepôt, à la fois en amont et en aval, et obtenez l'adhésion d'une personne de chacun de ces départements. 

Au-delà de cela, vous avez également besoin du logiciel d'inspection d'entrepôt pour travailler avec le reste de votre pile technologique existante, ainsi qu'avec toute technologie que vous prévoyez de mettre en œuvre à l'avenir. Déterminez si le logiciel d'inspection d'entrepôt fonctionne sur Mac, Windows, Linux, Android, iOS et d'autres appareils auxquels votre équipe peut ou non avoir accès. 

Un logiciel d'inspection d'entrepôt avec une API ouverte permet aux entreprises de créer et de personnaliser leurs propres intégrations. Bindy utilise une API ouverte pour exporter les données par programmation, ainsi qu'une authentification unique Microsoft Azure (SSO) pour s'intégrer aux systèmes de gestion des utilisateurs. Cela permet aux détaillants d'automatiser les procédures d'exploitation pour réduire le travail répétitif et augmenter la productivité. 

En savoir plus sur la compatibilité SSO et API de Bindy > 

Aller de l'avant avec votre logiciel d'inspection d'entrepôt

En résumé, lorsque vous recherchez un logiciel d'inspection d'entrepôt, recherchez : 

• Formulaires et listes de contrôle personnalisables
• Prise de photos obligatoire
• Plans d'action
• Santé et sécurité
• Gestion des utilisateurs et collaboration
• Support client et technique
• Compatibilité et facilité d'utilisation.

A propos de l'auteur:

Alexandra Sheehan travaille avec des entreprises B2B dans les secteurs de la vente au détail, du commerce électronique et des voyages pour créer des stratégies et du contenu expert de longue durée, de site Web et de blog. Vous pouvez voir son travail sur des sites comme Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30, et plus encore. thealexsheehan.com.

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