Hur man väljer programvara för lagerinspektion

Tekniken har gjort detaljhandeln mer dynamisk än någonsin – och det inkluderar lagerhantering. Vi kan optimera lager och säkerställa efterlevnad mer effektivt. Genom att implementera rätt verktyg kan inspektioner av efterlevnad av lager ta en bråkdel av tiden samtidigt som data blir mer exakt och genomförbar. Men detaljhandeln är mättad med teknik och verktyg. Det är därför vi har sammanställt en lista med funktioner och överväganden för att välja din programvara för lagerinspektion. 

Vet vilka funktioner du behöver

Även om varje återförsäljares behov är olika, finns det några nyckelfunktioner du bör tänka på när du utvärderar lösningar för lagerinspektion. Här är några förslag på funktioner att leta efter när du överväger programvara för lagerinspektioner: 

Anpassningsbara formulär och checklistor

Även om det finns standardprocedurer för lagerinspektion, har varje detaljhandelsföretag efterlevnadsbehov som är unika för sin vertikal. Faktum är att varje lagerplats har unika behov. Det är där anpassningsbara formulär och checklistor komma väl till pass. 

Du kan till exempel använda anpassningsbara checklistor för att verifiera att mottagningsprocedurerna överensstämmer med föreskrifter och bästa praxis. Eller skapa en checklista för att säkerställa att lageranställda följer säkerhetsriktlinjerna för tunga maskiner och tillfredsställande produktivitetsnivåer.

När kriser dyker upp, som covid-19, hjälper möjligheten att ladda upp och distribuera specialiserat inspektionsmaterial i realtid att reagera snabbare och hålla anställda säkra samtidigt som du skyddar din verksamhet.

Med ett verktyg som Bindy kan du genomföra lagerinspektioner och revisioner med konfigurerbara checklistor på flera språk.

Obligatorisk fotografering

Ibland behöver människor se saker för att förstå begrepp tydligare. Detta gäller även för lagerinspektioner - särskilt när det gäller att diagnostisera och lösa ett problem. Leta efter en lösning med möjligheten att ta foton och ladda upp dem till programvaran för lagerinspektion för dokumentation och samarbete. 

Fotoinsamling hjälper också huvudkontoret och teamen att veta vad som händer i alla lager även när de inte kan vara på plats. Detta är väsentligt för att övervaka framstegen i specialprojekt.

Till exempel, efter att ha slutfört ett nyligen förvärv, använde en återförsäljare Bindy för att konsolidera och flytta över 80 distributionscenter. Checklistor fylldes i fram till att projektet hade framskridit med många foton bifogade till dokumentets framsteg. Istället för att manuellt pilla med ett kalkylblad med bara ord kunde de skapa dynamiska rapporter med fotodokumentation med några få klick. Detta arbetsflöde gav huvudkontoret en lättöverskådlig historik över varje distributionscenters framsteg.

Handlingsplaner

Lagerinspektioner är bara så värdefulla som du gör dem. Om du upptäcker problem som inte uppfyller kraven men inte tilldelar dem för lösning lämnar du ditt lager och din verksamhet öppen för allvarliga risker. Välj programvara för lagerinspektion som skapar automatiskt handlingsplaner så att du proaktivt kan ta itu med problem. 

En återförsäljare av heminredning använder Bindy för att utföra sina veckovisa inspektioner av farligt avfall. Programvaran skickar rekommendationer och tillhörande uppgifter för att säkerställa efterlevnad. Återförsäljaren bifogar även direktiv för korrekt hantering av material i händelse av spill.

Hälsa och säkerhet

Hälsa och säkerhet är särskilt viktigt i den nuvarande återförsäljarmiljön, och din programvara för lagerinspektion bör ha funktioner dedikerade till denna kategori. Lager utgör många faror för arbetare. Det är viktigt att vidta åtgärder för att mildra fall, se till att utbildningen är uppdaterad för anställda som hanterar kemikalier och hålla utrustningen underhållen för säker användning, bland annat.

Och nu måste lager vara helt sanerade och försedda med saneringsmaterial och all nödvändig skyddsutrustning. Dessutom, med fysiska distansprotokoll på plats och som ändras ofta, måste du kunna skapa, distribuera och utföra policyuppdateringar.

Bindy är full av hälso- och säkerhetsfunktioner för lagerinspektioner. Med den kan du skapa ett obegränsat antal checklistor för inspektioner och tilldela korrigerande åtgärder, så att du kan ta tag i problem – innan de blir skulder. 

Andra hälso- och säkerhetsfunktioner att leta efter i programvara för lagerinspektion inkluderar procedurer och standarddelning till flera platser, rapportering om efterlevnad av hälsa och säkerhet, och uppgiftsuppgift för att säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att lösa eventuella problem.

Användarhantering och samarbete

Franchiseföretag har flera butiker, lager och team (uppfyllelse och drift, logistik, inköp, etc.) som behöver använda och komma åt verktygen för lagerinspektion, både på distans och på plats. Du kommer att vilja notera ditt teams storlek och behov både nu och i framtiden och se till att programvaran för lagerinspektion tillgodoser dessa behov och kan skalas med din tillväxt.

Bindy erbjuder obegränsade användare och webbplatser, samt hierarkiska behörighetsnivåer så att du kan justera vem som har tillgång till vilka inspektioner. "Innan vi använde Bindy saknade vi uppföljning från våra butiksbesök med våra team", säger en senior chef för butiksdrift och kundservice på BevMo. "Genom att använda Bindy har vi nu återkopplingsslingor inbyggda." Faktum är att 88% av återförsäljare som använder Bindy säger att det förbättrar butiken kommunikation och utförande. 

Kund- och teknisk support

Om du driver ett företag på flera platser i olika tidszoner (och till och med länder) är det viktigt att hitta en programvara för lagerinspektion med tillgänglig teknisk support som hjälper dig dygnet runt. Leta efter 24/7 support tillgänglig via telefon, livechatt och e-post. Vissa programvarualternativ för lagerinspektion har också sina egna gemenskapsgrupper och stödinnehåll där du kan tjäna själv. 

Kompatibilitet och användarvänlighet

Om du planerar att implementera programvaran för lagerinspektion på alla platser måste den vara användarvänlig. Ju svårare ett program är att använda, desto mindre chans har du att få en bred adoption. För att inte tala om, du kommer att investera mindre resurser i utbildning och onboarding. Gör en lista över de viktiga personer som kommer att använda programvaran för lagerinspektion, både på framsidan och baksidan, och få inköp från någon på var och en av dessa avdelningar. 

Utöver det behöver du också programvaran för lagerinspektion för att fungera med resten av din befintliga tekniska stack, såväl som all teknik du planerar att implementera i framtiden. Fundera på om programvaran för lagerinspektion fungerar på Mac, Windows, Linux, Android, iOS och andra enheter som ditt team kanske eller inte har tillgång till. 

En programvara för lagerinspektion med ett öppet API gör att företag kan bygga och anpassa sina egna integrationer. Bindy använder ett öppet API för att programmatiskt exportera data, samt en Microsoft Azure Single Sign-on (SSO) för att integrera med användarhanteringssystem. Detta gör att återförsäljare kan automatisera driftprocedurer för att minska repetitivt arbete och öka produktiviteten. 

Lär dig mer om Bindys SSO och API-kompatibilitet > 

Gå vidare med ditt lagerinspektionsprogram

Sammanfattningsvis, när du letar efter en programvara för lagerinspektion, leta efter: 

• Anpassningsbara formulär och checklistor
• Obligatorisk fotografering
• Handlingsplaner
• Hälsa och säkerhet
• Användarhantering och samarbete
• Kund- och teknisk support
• Kompatibilitet och användarvänlighet.

Om författaren:

Alexandra Sheehan arbetar med B2B-företag inom detaljhandeln, e-handeln och resesektorerna för att skapa strategier och experter på långformat, webbplats- och blogginnehåll. Du kan se hennes arbete på sajter som Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30 och mer. thealexsheehan.com.