Il existe maintenant des systèmes matures, très efficaces et largement automatisés pour effectuer audits de vente au détail.
Certaines organisations conçoivent leur propre système, un ou plusieurs "listes de contrôle", généralement avec Excel et courrier électronique. Cette approche est-elle pratique et rentable ?
Dans cet article, nous comparons le coût des audits de vente au détail, avec et sans logiciel d'audit de vente au détail.
Commençons.
Option d'audit 1 : Excel et papier
Si vous utilisez Carte Action, GoAudits, GoSpotCheck, Réponse, Culture de sécurité, VisitBasis, WorkJam, Zenput ou Tyrolienne, il est temps de ⚡ Gagnez du temps, réduisez les coûts et intégrez rapidement vos équipes avec Bindy., la plateforme d'audit/d'inspection, de gestion des tâches et de communication certifiée #1 pour le commerce de détail et l'hôtellerie-restauration. Démarrez en quelques minutes avec un 🆓 Essai gratuit.
Préparation aux audits
La préparation de l'audit consiste à planifier l'audit et à en informer le propriétaire/directeur du magasin (à moins bien sûr que l'audit ne soit inopiné, auquel cas il doit être programmé dans le calendrier du directeur de district et visible par les supérieurs mais pas par le magasin). La préparation de l'audit implique également généralement de rechercher les audits antérieurs et de préparer des notes pour l'audit à venir. Cela prend 15 minutes.
Transport
Amener un responsable de district dans un magasin prend du temps. Dans le meilleur des cas (un court trajet, pas de vol), il faut 45 minutes faire venir un directeur de district dans un magasin et un autre 45 minutes pour l'amener à son prochain rendez-vous. Les gestionnaires de district couvrant une vaste zone géographique prendront bien sûr plus de temps, mais le but de cet exercice est d'être prudent avec nos hypothèses et nos chiffres.
Audit, plan d'action et suivi
Un audit régulier est supposé prendre 2 heures. Un autre heure est consacré au calcul du score, à la création du plan d'action et à l'impression et à la signature de copies. Après la visite, le directeur de district doit assurer le suivi du plan d'action. Avec les processus papier et Excel, cela nécessite généralement des appels téléphoniques et des e-mails de suivi. Cela prend un heure. Le formulaire Excel ou papier est généralement envoyé par voie électronique ou envoyé par courrier au siège social où il peut être saisi dans un référentiel central et stocké. Cela prend 30 minutes.
Avec ces hypothèses, un audit de vente au détail sur Excel ou sur papier prend 380 minutes.
Ce qui ne veut pas dire que vous ne pouvez pas faire mieux ! Comparez les coûts Excel et papier à ceux d'une solution basée sur le cloud comme Bindy.
Option d'audit 2 : Logiciel d'audit de vente au détail
Préparation aux audits
La préparation des audits est largement automatisée et grandement simplifiée avec Bindy. Le système propose un calendrier (qui s'intègre à Outlook) pour planifier les visites annoncées et non annoncées. Des e-mails de notification et de rappel sont automatiquement envoyés.
Consulter les visites passées est simple et rapide. Les visites passées montrent les tendances, les problèmes récurrents et les éléments du plan d'action en suspens, le cas échéant. Le directeur de district peut taper ses notes dans la visite prévue à l'avance. Cela signifie que la préparation de l'audit ne prend que 5 minutes, au lieu de 15.
Transport
Encore une fois, il faut 45 minutes pour amener le directeur de district au magasin et encore 45 minutes pour l'emmener à son prochain rendez-vous.
Audit, plan d'action et suivi
Bindy gère la géolocalisation ("trouver mon emplacement le plus proche") et fait gagner du temps pour identifier un magasin et le formulaire applicable pour démarrer une visite. C'est 10 minutes gagnées sur une visite de 2 heures.
Bindy note automatiquement l'audit et, étant entièrement électronique, ne nécessite pas de trace papier (une trace papier électronique est automatiquement créée). Cela fait 20 minutes gagnées.
Le plan d'action Bindy est automatiquement construit à partir de tous les éléments non conformes trouvés lors de la visite. La création du plan d'action consiste simplement à attribuer les éléments non conformes aux individus, individuellement ou en bloc. Pour cette raison, au lieu de prendre 45 minutes, cela n'en prend que 15.
Les suivis sont également largement automatisés. À tout moment, le DM peut se connecter à l'application pour voir toute visite avec au moins un élément de plan d'action en suspens. Le DM peut effectuer un suivi électronique et assigner des tâches. Plus d'appels téléphoniques et d'e-mails difficiles à suivre. Pour cette raison, le temps de suivi passe de 60 minutes à 15.
Enfin, étant électronique et en temps réel, il n'est pas nécessaire d'envoyer par courrier ou de ressaisir les données avec Bindy. C'est encore 30 minutes gagnées.
De bout en bout, un audit sur le terrain Bindy prend 235 minutes.
Le verdict : le logiciel permet d'économiser plus de 2 heures par audit
La combinaison de l’automatisation et des économies de main-d’œuvre signifie que l’organisation économise 145 minutes pour chaque audit sur le terrain effectué à l’aide de Bindy.
Pour plus d'informations sur les coûts et le retour sur investissement des audits de vente au détail, veuillez consulter Le coût de la non-conformité.
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