Algunos clientes minoristas y hoteleros llegan a Bindy desde una empresa competidora. plataforma de ejecución minorista u hotelera les han quedado pequeños o les parecen demasiado caros. Otros provienen de un flujo de trabajo desarrollado internamente. Por lo general, se requiere Excel™, correo electrónico, llamadas telefónicas y una gran cantidad de esfuerzo humano para compilar los datos que se recopilaron.
Cualquiera que haya experimentado alguna vez el dolor de recopilar, distribuir y compilar datos de sitios como este comienza a pensar... ¡debe haber una manera mejor! Bueno, lo hay.
Permítanos llevarlo a través del ciclo de vida de la auditoria, con Excel y correo electrónico frente a Bindy.
Tenga en cuenta que nos referimos a esta actividad como “auditoría“, aunque también puede denominarse “visita”, “inspección” o “evaluación”.
Paso 1: Programe la auditoría
Si estas usando Tarjeta de acción, GoAudits, GoSpotCheck, Respuestas, Cultura de seguridad, VisitBasis, WorkJam, Zenput o Tirolesa, es hora de ⚡ Ahorre tiempo, reduzca costos e incorpórese rápidamente con Bindy, la plataforma de auditoría/inspección, tareas y comunicación calificada como #1 para comercio minorista y hotelería.
Excel™ y correo electrónico
El auditor programa la auditoría utilizando la aplicación de calendario de grupo de la empresa. Pero ¡cuidado! Algunas auditorías no se anuncian y no deben divulgarse a la gerencia de la tienda con anticipación. ¡Así que programe y notifique a los destinatarios con cuidado!
encuadernado
Inicie sesión en Bindy. Programe una auditoría con el calendario incorporado. Marque si la auditoría se anuncia o no. Deje que Bindy haga el resto: maneje todos los mensajes, envíe recordatorios y controle la visibilidad por rol de usuario.
Tareas profesionales e inspecciones de sitio
Paso 2: Prepárese para la auditoría
Excel™ y correo electrónico
¡Desentierra estos viejos informes! Revisa tus correos electrónicos y notas. Comparar y analizar auditorías anteriores. Compile manualmente y busque tendencias, repita los inaceptables y ubique los promedios del distrito. Si tiene notas, prepárelas con anticipación y guárdelas en la hoja de cálculo de Excel™.
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Inicie sesión en Bindy. Busque la tienda y las auditorías anteriores, obtenga informes preparados y mire las tendencias, repita los inaceptables y la ubicación en los promedios del distrito. Agregue sus notas a la auditoría programada (las notas se incluirán automáticamente en la auditoría cuando comience).
Paso 3: Realice la auditoría
Excel™ y correo electrónico
Usando su computadora portátil, abra la hoja de cálculo de Excel™ para la auditoría. Incluya la información sobre la tienda, información sobre usted y la fecha y hora actual. Ahora complete el formulario. ¡Tenga cuidado de no dejar caer su computadora portátil mientras camina y recuerde hacer clic en Guardar a menudo para no perder ningún dato!
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Inicie sesión en Bindy usando un teléfono inteligente, tableta o computadora portátil. Haga clic en "Iniciar inspección". La geolocalización selecciona la ubicación en la que se encuentra, todos los detalles de la ubicación y las fechas están preestablecidos. Camine por la ubicación y complete el formulario (se puede usar la operación con una sola mano en el móvil). No se preocupe si su dispositivo se queda sin batería o si desea usar un dispositivo diferente, ¡puede cambiar de dispositivo en cualquier momento y continuar donde lo dejó!
Paso 4: Plan de acción y seguimiento
Excel™ y correo electrónico
Finalice la hoja de cálculo de auditoría y cree una plan de ACCION. Envíe por correo electrónico esta auditoría y plan de acción a la tienda y tal vez haga una copia de su director. Recuerde hacer un seguimiento con la tienda en una semana para asegurarse de que se estén abordando las deficiencias. Si administra varias tiendas, necesitará un proceso para administrar auditorías, seguimientos y recordatorios.
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Asigne las deficiencias a las personas que utilizan el integrado plan de ACCION. Deje que el sistema contacte a las personas responsables y deje que el sistema indique lo que se ha hecho o no, por quién, dónde y cuándo. Puede obtener un informe actualizado al minuto, para una tienda o para todas las tiendas, en cualquier momento.
Paso 5: Firma la visita
Excel™ y correo electrónico
No existe una capacidad nativa en Excel para "firmar" una visita. Algunos operadores recurren a la impresión, lo que resulta engorroso y rompe la premisa de un flujo de trabajo electrónico accesible y visible desde cualquier lugar. El papel es lento, caro y se pierde.
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El sistema permite a la marca designar usuarios que pueden firmar y “cerrar sesión” en la visita formulario por formulario. Esto proporciona un registro de integridad y bloquea la visita para que no se realicen más ediciones. Firma la visita electrónicamente con cualquier dispositivo de pantalla táctil (¡o incluso un ratón!).
Paso 6: Informes
Excel™ y correo electrónico
¿Quiere conocer sus mejores/peores ubicaciones, artículos, regiones y programas? ¡Es hora de procesar datos con Excel™! Pronto experimentará un síndrome conocido como “dolor de cabeza inducido por Excel”. Excel™ es una poderosa herramienta comercial, pero nunca fue diseñada para análisis de datos complejos (por supuesto, ya lo sabe, acaba de pasar 4 horas tratando de compilar datos en una docena de hojas de cálculo).
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Inicie sesión en Bindy. Elija uno de los 27 informes enlatados. Las mejores y peores ubicaciones, elementos, programas, etc. Mire las tendencias, repita los inaceptables... Sin cálculos, sin fórmulas, sin hojas de cálculo vinculadas con las que lidiar. Simplemente haga “clic” y resuma y compile sus datos. Y sí, ¡todavía puede usar Excel™! Todos los informes de Bindy se pueden exportar a Excel™ o PDF.
Conclusión: Excel es lento, tiene pocas funciones y está obsoleto para las operaciones de campo
Cuando dejamos de usar papel, todos supusimos que, por arte de magia, nos volveríamos más eficientes. Sin embargo, se puede ser tan ineficiente con la tecnología como sin ella. Capturar datos electrónicamente en Excel no hace que el proceso sea eficiente.
Excel no fue diseñado para esto. Es un programa de hoja de cálculo, sobresale (nunca mejor dicho) en calcular y compilar valores numéricos. No es una herramienta de ejecución de campo, no es un motor de flujo de trabajo.
Cuando se utiliza para estándares y ejecución de marcas, Excel es lento, requiere mucha mano de obra y es propenso a errores. También priva a la organización de los análisis en tiempo real que necesita para tomar decisiones comerciales informadas.
Excel y el correo electrónico no ayudan a su negocio, sino que lo frenan.
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