Πώς να θεσπίσετε μέτρα ασφαλείας για καταστήματα λιανικής

Στο λιανικό εμπόριο, ακόμη και η παραμικρή έλλειψη ασφάλειας και ασφάλειας μπορεί να οδηγήσει σε καταστροφή. Η κλοπή, η απάτη και οι παραβιάσεις δεδομένων μπορούν να βάλουν ένα σημαντικό πλήγμα στην κατώτατη γραμμή… και στη φήμη σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να θεσπίσετε μέτρα ασφαλείας καταστημάτων στις τοποθεσίες σας.

Τα δεδομένα του κλάδου δείχνουν ότι τα ζητήματα ασφάλειας στο λιανικό εμπόριο δεν επιβραδύνονται. Η τελευταία έρευνα λιανικής ασφάλειας του NRF διαπίστωσε ότι η συνολική συρρίκνωση στο λιανικό εμπόριο είναι ανοδική τάση. Επιπλέον, το Οργανωμένο Έγκλημα Λιανικής (ORC) συνεχίζει να μαστίζει τους λιανοπωλητές. Το NRF rαναφέρει ότι η απώλεια λιανικής είναι σχεδόν $100 δις πρόβλημα.

Δεν το λέμε αυτό για να σας ανησυχήσουμε. Το επισημαίνουμε γιατί πρέπει να είσαι προετοιμασμένος. Εάν δεν έχετε λάβει τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας καταστήματος ή εάν δεν έχετε ενημερώσει τις πολιτικές σας εδώ και αρκετό καιρό, πρέπει να λάβετε άμεσα μέτρα για να διασφαλίσετε ότι το κατάστημά σας είναι πάντα ασφαλές και ασφαλές.

Καθώς διαβάζετε τις παρακάτω συμβουλές, θυμηθείτε το παλιό ρητό, «η ελπίδα δεν είναι στρατηγική διαχείρισης». Επομένως, μην ελπίζετε μόνο ότι τα καταστήματα και οι εγκαταστάσεις σας διαθέτουν επαρκή μέτρα ασφαλείας, επιθεωρήστε τα τακτικά και αναθέστε διορθωτικές ενέργειες όταν εντοπίζονται προβλήματα.

Ας βουτήξουμε.

1. Έχετε επίγνωση των απειλών για την ασφάλεια και αξιολογήστε τις υπάρχουσες πρακτικές σας

Για να λάβετε επαρκή μέτρα ασφαλείας καταστήματος, πρέπει να γνωρίζετε τις απειλές από τις οποίες προστατεύεστε.

Ως Sean Sportun, Διευθυντής Ασφάλειας & Πρόληψης Απωλειών στο Κύκλος Κ το θέτει»,Η οικοδόμηση ενός αποτελεσματικού σχεδίου ασφάλειας για τη θέσπιση αυστηρότερων πολιτικών ασφαλείας ξεκινά με την αξιολόγηση του τι ισχύει επί του παρόντος. Αυτό θα βοηθήσει στην εστίαση στο πού χρειάζονται βελτιώσεις και θα καθορίσει ποιες πολιτικές πρέπει να γίνουν αυστηρότερες ή να εφαρμοστούν με βάση τα επίπεδα κινδύνου».

Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι απειλών ασφαλείας: φυσικές και ψηφιακές.

Φυσικές απειλές

Οι φυσικές απειλές περιλαμβάνουν καταστάσεις στις οποίες οι ένοχοι πρέπει να παραβιάσουν φυσικά τα μέτρα ασφαλείας σας. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Εσωτερική κλοπή
• Κλεψιά από κατάστημα
• Διαρρήξεις

Εξετάστε φυσικά όλες τις περιοχές και τα στοιχεία του καταστήματός σας για να αξιολογήσετε για τέτοιου είδους απειλές. Προσδιορίστε τα μέρη που είναι επιρρεπή σε παραβιάσεις ασφάλειας. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν δύσκολα ορατές γωνίες και ράφια που περιέχουν αντικείμενα υψηλής τιμής. Θα πρέπει επίσης να περάσετε από το απόθεμά σας και να σημειώσετε ποια αντικείμενα είναι επιρρεπή σε κλοπή.

Η λήψη αυτών των βημάτων θα σας βοηθήσει να καταλήξετε στα σωστά μέτρα που πρέπει να λάβετε. Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε ποια είναι τα κορυφαία αντικείμενα που έχουν κλαπεί, μπορείτε να λάβετε μέτρα για να τα διατηρήσετε ασφαλή. Ή, αν ανακαλύψετε κάποια τυφλά σημεία στο κατάστημά σας, μπορείτε να εγκαταστήσετε τον κατάλληλο εξοπλισμό για να τα κρατήσετε ορατά σε εσάς και τους υπαλλήλους σας.

Ψηφιακές απειλές

Τώρα ας μιλήσουμε για ψηφιακές απειλές. Σε αντίθεση με τις παραβιάσεις φυσικής ασφάλειας, οι ψηφιακές απειλές πραγματοποιούνται μέσω διαρρήξεων στον κυβερνοχώρο. Περιλαμβάνουν:

• Card Skimming
• Παραβιάσεις δεδομένων πελατών
• Παραβίαση ιστότοπου
• Μυστικά πατήματα στο δίκτυό σας

Ο καλύτερος τρόπος για να προστατευτείτε από ψηφιακές απειλές είναι να διασφαλίσετε ότι το υλικό και το λογισμικό που χρησιμοποιείτε στο κατάστημά σας είναι συμβατά και ενημερωμένα με τα πιο πρόσφατα πρότυπα ασφαλείας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για προγράμματα και εξοπλισμό που χειρίζονται δεδομένα πελατών και πληρωμών.

Ως Meaghan Brophy, Senior Retail Analyst στο FitSmallBusiness λέει, «όσον αφορά την ψηφιακή ασφάλεια, τα πιο ευάλωτα σημεία για τις περισσότερες επιχειρήσεις λιανικής είναι οι ιστότοποί τους και η επεξεργασία πληρωμών».

Για να προστατεύσετε τα δεδομένα σας, λέει ότι πρέπει «να βεβαιωθείτε ότι το σύστημα επεξεργασίας πληρωμών σας είναι συμβατό με PCI και ότι μπορείτε να αποδεχτείτε πληρωμές EMV ή chip».

Η Brophy προειδοποιεί επίσης για την αποθήκευση ευαίσθητων δεδομένων πελατών και πληροφοριών πιστωτικών καρτών. Ένας καλός εμπειρικός κανόνας που πρέπει να ακολουθήσετε; Εάν δεν χρειάζεστε τα δεδομένα, μην τα αποθηκεύσετε. Οι χάκερ δεν μπορούν να κλέψουν ό,τι δεν έχετε.

2. Προσλάβετε τους κατάλληλους υπαλλήλους

Η εφαρμογή των μέτρων ασφαλείας του καταστήματός σας εξαρτάται από τους υπαλλήλους σας, επομένως θέλετε να βεβαιωθείτε ότι φέρνετε υπαλλήλους που θα επιβάλουν — όχι σε συμβιβασμούς — την ασφάλεια λιανικής σας.

Peter Sean Magner, Διευθυντής στο Iridium Business Solutions, λέει ότι οι λιανοπωλητές θα πρέπει να είναι πολύ προσεκτικοί με το ποιον προσλαμβάνουν και να εξετάζουν το ιστορικό των νέων υπαλλήλων.

Κάντε τους ελέγχους ιστορικού μέρος των μέτρων ασφαλείας του καταστήματός σας. Ένα πράγμα που θα μπορούσατε να κάνετε είναι να κάνετε συγκεκριμένους ελέγχους με βάση τους ρόλους και τις ευθύνες του προσωπικού σας.

Για παράδειγμα, εάν προσλαμβάνετε ταμία ή υπάλληλο, τότε θα πρέπει να κάνετε έναν βασικό έλεγχο ιστορικού που περιλαμβάνει επαλήθευση διεύθυνσης και απασχόλησης και ποινικό ιστορικό. Από την άλλη πλευρά, εάν φέρνετε προσωπικό αποθήκης και παράδοσης, τότε θα θέλετε να προσθέσετε αναφορές δοκιμών ναρκωτικών και μηχανοκίνητων οχημάτων στη λίστα με τα πράγματα που πρέπει να ελέγξετε.

Όποια και αν είναι η περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι εκτελείτε τη δέουσα επιμέλεια σε κάθε άτομο που εντάσσεται στην ομάδα σας.

3. Εκπαιδεύστε καλά τους υπαλλήλους σας και κοινοποιήστε τις πολιτικές σας

Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν καλά τις πολιτικές ασφαλείας. Οι οδηγίες και οι διαδικασίες σας θα πρέπει «να τεκμηριώνονται με σαφήνεια και να παρέχονται σε όλο το προσωπικό κατά την ένταξη και να εξηγούνται κατά τη διάρκεια της εκπαιδευτικής διαδικασίας», λέει ο Magner.

Η Sportun επαναλαμβάνει αυτή τη συμβουλή και προσθέτει ότι «εάν οι εργαζόμενοι κατανοήσουν τι τους ζητείται και η εκπαίδευση παραμένει σχετική και σχετική, ο οργανισμός θα βιώσει ένα αυξημένο επίπεδο συμμόρφωσης. Η σωστή εκπαίδευση αυξάνει τις πιθανότητες επιτυχίας και χτίζει μια διαρκή κουλτούρα ασφάλειας και ασφάλειας».

Πώς ακριβώς πρέπει να κοινοποιείτε τις πολιτικές σας; Ακολουθούν μερικές προτάσεις:

προβολή και λέγω

Ο καλύτερος τρόπος για να κάνετε τους υπαλλήλους σας να εσωτερικοποιήσουν τις διαδικασίες σας είναι να τις μεταφέρετε με πολλούς τρόπους. Εκτός από το να ενημερώνετε τους άλλους για τις πολιτικές ασφαλείας σας, φροντίστε να τους δείξετε πώς να εκτελούν διαφορετικές εργασίες και διαδικασίες.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε συγκεκριμένα μέτρα για τη διαχείριση μετρητών. Θα θέλετε να τους επικοινωνήσετε προφορικά κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης, αλλά εσείς (ή ένα έμπειρο μέλος της ομάδας σας) θα πρέπει επίσης να δείξετε τη διαδικασία στους νέους σας προσλήψεις και να τους επιβλέπετε κατά τις πρώτες φορές που θα εκτελέσουν την εργασία.

Δημοσιεύστε υπενθυμίσεις και οδηγίες γύρω από το κατάστημά σας

Εκτυπώστε τις οδηγίες σας και δημοσιεύστε τις σε σημεία όπου οι υπάλληλοί σας συγκλίνουν — όπως το αποθηκευτικό χώρο, το πίσω γραφείο ή πίσω από τον πάγκο. Αυτό διατηρεί τα μέτρα ασφαλείας σας στο επίκεντρο και διασφαλίζει ότι οι διαδικασίες σας εκτελούνται. 

Εάν χρησιμοποιείτε μια πλατφόρμα για συνεργασία καταστημάτων όπως Μπίντι, μπορείτε να δημιουργήσετε περιεχόμενο και εργασίες για να προωθήσετε τις πολιτικές σας στις ομάδες σας, να λαμβάνετε αποδείξεις ανάγνωσης, να συλλέγετε σχόλια και να επαληθεύετε την εφαρμογή. Αυτό βοηθάει όλους να λάβουν υπόψη τα μέτρα ασφαλείας του καταστήματός σας και να συνεργαστούν για την προστασία της επιχείρησης.

Φέρτε επαγγελματίες εάν χρειάζεται

Εάν δεν έχετε εσωτερικούς ειδικούς σε θέματα ασφάλειας, σκεφτείτε να φέρετε ειδικούς τρίτων για να καθοδηγήσουν την ομάδα σας. Αυτοί οι επαγγελματίες έχουν συχνά τις καλύτερες και πιο ενημερωμένες πληροφορίες όσον αφορά την ασφάλεια λιανικής και την πρόληψη απωλειών, ώστε να μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι υπάλληλοί σας παραμένουν στην κορυφή του παιχνιδιού τους.

4. Επενδύστε στα σωστά εργαλεία

Ακόμη και υψηλά εκπαιδευμένοι υπάλληλοι λιανικής μπορεί να αντιμετωπίσουν ζητήματα ασφάλειας εάν δεν έχουν τα κατάλληλα εργαλεία. Γι' αυτό είναι σημαντικό να επενδύσετε σε λύσεις πρόληψης ζημιών όπως:

Κάμερες ασφαλείας

«Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να κρατήσετε τους υπαλλήλους και τους πελάτες ασφαλείς είναι να εγκαταστήσετε ένα σύστημα κάμερας παρακολούθησης με ολοκληρωμένη κάλυψη στις περιοχές με τη μεγαλύτερη εμπορία και σε σημαντικές περιοχές», λέει ο Gregg DeRouanna του Επαγγελματίες ασφαλείας CCTV.

Η DeRouanna συνιστά την επιλογή ενός συστήματος yμπορείτε να έχετε πρόσβαση απομακρυσμένα χρησιμοποιώντας τον υπολογιστή ή την κινητή συσκευή σας.

Προσθέτει, «ένα σύστημα κάμερας αποτελεί εξαιρετικό αποτρεπτικό παράγοντα για την εγκληματική δραστηριότητα και την ανάρμοστη συμπεριφορά. Το να έχετε αρχείο περιστατικών, εάν συμβούν στις εγκαταστάσεις σας, μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να προστατέψετε εσάς και τους υπαλλήλους σας από την ευθύνη. Ενθαρρύνετε τους διαχειριστές να επανεξετάζουν περιοδικά το υλικό, ακόμη και εκτός συμβάντων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να ανακαλύψουν εάν ακολουθούνται διαδικασίες ασφαλείας ακόμη και όταν δεν βρίσκονται εκεί».

Ετικέτες RFID ή ασφαλείας

Ο Magner συμβουλεύει να επενδύσετε σε ετικέτες RFID. «Το RFID όχι μόνο βοηθά στην επιτάχυνση της καταμέτρησης των αποθεμάτων, αλλά μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως ισχυρό μέτρο ασφαλείας. Είναι πολύ πιο ασφαλές από τις παλαιότερες ετικέτες ασφαλείας, αλλά έχει υψηλότερη τιμή."

Εάν έχετε έναν προϋπολογισμό, λέει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λιγότερο δαπανηρές επιλογές ετικετών ασφαλείας και να εγκαταστήσετε αισθητήρες στην έξοδο του καταστήματος για να ελέγξετε για ενεργές ετικέτες.

Σαρωτές και ετικέτες barcode

Εκτός από την επιτάχυνση της διαδικασίας ολοκλήρωσης αγοράς και καταμέτρησης αποθεμάτων, ο Magner λέει to χρήση ετικέτες γραμμωτού κώδικα ως εργαλεία πρόληψης απώλειας λιανικής. Οι σαρωτές και οι ετικέτες γραμμωτού κώδικα μπορούν να "διασφαλίσουν ότι όλα τα προϊόντα που αγοράζονται έχουν αποτυπωθεί σωστά".

Επαγγελματική συμβουλή: εξετάστε τις λύσεις που χρησιμοποιείτε ήδη

Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε τα χαρακτηριστικά ασφαλείας του υπάρχοντος υλικού και λογισμικού σας.

«Οι λύσεις λιανικής όπως τα συστήματα POS, το λογισμικό διαχείρισης προσωπικού και οι επεξεργαστές πληρωμών συνοδεύονται συχνά από ενσωματωμένες δυνατότητες ασφαλείας», λέει ο Danny Choi, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος στο Αποθήκη πληρωμών.

«Για παράδειγμα, τα περισσότερα συστήματα POS διαθέτουν χαρακτηριστικά άδειας χρήστη που επιτρέπουν στους λιανοπωλητές να περιορίζουν τις πληροφορίες ή τις ενέργειες που είναι διαθέσιμες σε ορισμένους υπαλλήλους, με βάση τους ρόλους τους. Εν τω μεταξύ, ορισμένοι επεξεργαστές πληρωμών προσφέρουν προστασία από παραβίαση δεδομένων, καθώς και αντιστροφή χρέωσης και παρακολούθηση κινδύνου.»

Σύμφωνα με τον Choi, οι έμποροι λιανικής θα πρέπει να γνωρίζουν αυτές τις προσφορές και να βεβαιωθούν ότι τις εκμεταλλεύονται.

Επιτέλους, μάθετε τι άλλοι το έχουν κάνει όταν αντιμετώπισαν την πρόκληση της φυσικής ασφάλειας στα καταστήματα λιανικής.

5. Διεξαγωγή ελέγχων πρόληψης απωλειών

Εκτελώντας ελέγχους και αξιολογήσεις πρόληψης απωλειών μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση με τα μέτρα ασφαλείας του καταστήματός σας. Ρύθμιση α λίστα ελέγχου πρόληψης απώλειας για την επιχείρησή σας και ζητήστε από έναν διευθυντή να περάσει από το κατάστημά σας για να ελέγξει εάν τα μέτρα σας εκτελούνται σωστά.

Τα στοιχεία σε μια λίστα ελέγχου LP μπορεί να διαφέρουν, ανάλογα με το κατάστημα, αλλά εδώ είναι μερικά κοινά σημεία που πρέπει να συμπεριληφθούν:

• Το σύστημα ασφαλείας είναι πλήρως λειτουργικό
• Η τοποθεσία δεν επιτρέπει μη προσωπικό εντός του καταστήματος κατά τις μη εργάσιμες ώρες
• Τα κλειδιά POS φυλάσσονται σε ασφαλή τοποθεσία
• Μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό μπορεί να εκτελεί συναλλαγές και εργασίες υψηλού κινδύνου στο POS
• Τα είδη υψηλής κλοπής διατίθενται στο εμπόριο σωστά  
• Όλα τα στοιχεία έχουν κολλημένη ετικέτα ή γραμμωτό κώδικα
• Η τοποθεσία εμφανίζει ξεκάθαρα τις πολιτικές για τους υπαλλήλους
• Όλοι στην ομάδα κατανοούν τις πολιτικές σχετικά με την έκδοση επιστροφών χρημάτων, την ακύρωση συναλλαγών, την αλληλεπίδραση με πελάτες κ.λπ.

Για μια πλήρη λίστα ειδών που πρέπει να συμπεριλάβετε, ανατρέξτε στο δικό μας Λίστα ελέγχου για την πρόληψη της απώλειας.

6. Εφαρμόστε τις σωστές πειθαρχικές διαδικασίες

«Όταν οι κανόνες παραβιάζονται, οι άνθρωποι πρέπει να γνωρίζουν ότι υπάρχουν συνέπειες», λέει ο Magner. «Η ύπαρξη πειθαρχικής διαδικασίας είναι απαραίτητη, αλλά το πιο σημαντικό είναι να ακολουθήσει η εν λόγω διαδικασία».

Εάν δεν τηρούνται τα μέτρα ασφαλείας του καταστήματός σας, ακολουθήστε τα βήματα για να διορθώσετε την πορεία. Μπορεί να θέλετε να επανεκπαιδεύσετε την ομάδα σας ή να εκδώσετε μια γραπτή δήλωση υπενθυμίζοντας στους υπαλλήλους να επιβάλλουν τις πολιτικές ασφαλείας σας.

Ό,τι κι αν αποφασίσετε να κάνετε, φροντίστε να λάβουν το μήνυμα οι υπάλληλοί σας και μπορείτε να βασιστείτε σε αυτούς ότι θα λάβουν σοβαρά υπόψη την ασφάλεια λιανικής.

ΑΛΛΟΙ ΠΟΡΟΙ ΠΡΟΛΗΨΗΣ ΑΠΩΛΕΙΑΣ

Αναφέρομαι στο Κατηγορία Πρόληψη Απώλειας για λίστες ελέγχου, τρόπους και βέλτιστες πρακτικές για την πρόληψη της απώλειας.

Σχετικά με τον Συγγραφέα:

Οι κορυφαίες μάρκες λιανικής και φιλοξενίας στις Ηνωμένες Πολιτείες χρησιμοποιούν το Bindy για την εκτέλεση προγραμμάτων και προτύπων ιστότοπου.