Hur man upprättar säkerhetsåtgärder för återförsäljare

Inom detaljhandeln kan även den minsta bristande säkerhet och säkerhet leda till katastrof. Stöld, bedrägeri och dataintrång kan sätta en rejäl buckla på din vinst... och ditt rykte. Det är därför det är viktigt att etablera butikssäkerhetsåtgärder på dina platser.

Branschdata visar att säkerhetsproblemen i detaljhandeln inte saktar ner. NRF:s senaste säkerhetsundersökning för detaljhandeln visade att den totala krympningen i detaljhandeln är trendar uppåt. Dessutom fortsätter Organised Retail Crime (ORC) att plåga återförsäljare. NRF rrapporterar att detaljhandelsförlusten är nästan $100 miljarder problem.

Vi säger inte detta för att skrämma dig. Vi påpekar det för att du måste vara förberedd. Om du inte har rätt butikssäkerhetsåtgärder på plats eller om du inte har uppdaterat dina policyer på ett tag måste du vidta omedelbara åtgärder för att säkerställa att din butik alltid är säker och säker.

När du går igenom tipsen nedan, kom ihåg det gamla talesättet, "hopp är inte en ledningsstrategi". Så hoppas inte bara att dina butiker och anläggningar har tillräckliga säkerhetsåtgärder på plats, inspektera dem regelbundet och tilldela korrigerande åtgärder när problem upptäcks.

Låt oss dyka in.

1. Var medveten om säkerhetshot och utvärdera din befintliga praxis

För att vidta lämpliga butikssäkerhetsåtgärder måste du vara medveten om de hot som du skyddar dig mot.

Som Sean Sportun chef för säkerhet och förlustprevention på Cirkel K uttrycker det, "Att bygga en effektiv säkerhetsplan för att upprätta stramare säkerhetspolicyer börjar med att bedöma vad som för närvarande är på plats. Detta kommer att hjälpa till att styra fokus på var förbättringar behövs och avgöra vilka policyer som behöver stramas upp eller implementeras baserat på risknivåer.”

Det finns två huvudtyper av säkerhetshot: fysiska och digitala.

Fysiska hot

Fysiska hot innebär situationer där de skyldiga fysiskt måste bryta mot dina säkerhetsåtgärder. Exempel inkluderar:

• Intern stöld
• Snatteri
• Inbrott

Undersök fysiskt alla områden och komponenter i din butik för att bedöma dessa typer av hot. Identifiera de delar som är utsatta för säkerhetsintrång. Dessa kan inkludera svåra att se hörn och hyllor som innehåller föremål med hög biljett. Du bör också gå igenom din inventering och notera vilka föremål som är mottagliga för stöld.

Genom att vidta dessa steg kan du komma på rätt åtgärder att sätta på plats. Om du till exempel vet vilka dina mest stulna föremål är, kan du vidta åtgärder för att hålla dem säkra. Eller, om du upptäcker några döda vinklar i din butik, kan du installera rätt utrustning för att hålla dem synliga för dig och dina anställda.

Digitala hot

Låt oss nu prata om digitala hot. Till skillnad från fysiska säkerhetsintrång utförs digitala hot genom cyberinbrott. De inkluderar:

• Kortskimning
• Kunddataintrång
• Webbplatshackning
• Hemliga kranar i ditt nätverk

Det bästa sättet att skydda dig mot digitala hot är att se till att hårdvaran och mjukvaran du använder i din butik är kompatibel och uppdaterad med de senaste säkerhetsstandarderna. Detta är särskilt viktigt för program och utrustning som hanterar kund- och betalningsdata.

Som Meaghan Brophy, senior detaljhandelsanalytiker på FitSmallBusiness säger, "när det kommer till digital säkerhet är de mest sårbara platserna för de flesta detaljhandelsföretag deras webbplatser och betalningshantering."

För att skydda din data säger hon att du måste "se till att ditt betalningssystem är PCI-kompatibelt och att du kan acceptera EMV- eller chipbetalningar."

Brophy varnar också för att lagra känslig kunddata och kreditkortsinformation. En bra tumregel att följa? Om du inte behöver data, lagra den inte. Hackare kan inte stjäla det du inte har.

2. Anställ rätt medarbetare

Att utföra dina butikssäkerhetsåtgärder beror på dina anställda, så du vill vara säker på att du tar med dig anställda som kommer att upprätthålla - inte kompromissa - din detaljhandelssäkerhet.

Peter Sean Magner, direktör på Iridium Business Solutions, säger att återförsäljare bör vara mycket försiktiga med vem de anställer och undersöka nya anställdas bakgrund.

Gör bakgrundskontroller till en del av din butiks säkerhetsåtgärder. En sak du kan göra är att utföra specifika kontroller baserat på din personals roller och ansvar.

Om du till exempel anställer en kassörska eller kontorist bör det räcka med en grundläggande bakgrundskontroll som involverar verifiering av adress och anställning och kriminell historia. Å andra sidan, om du tar in lager- och leveranspersonal, så vill du lägga till drogtester och motorfordonsrapporter till listan över saker att kontrollera.

Hur som helst, se till att du utför due diligence på alla personer som går med i ditt team.

3. Utbilda dina anställda väl och kommunicera dina policyer

Se till att dina anställda är väl medvetna om säkerhetspolicyer. Dina riktlinjer och procedurer bör "tydligt dokumenteras och tillhandahållas till all personal när de går med och förklaras under utbildningsprocessen", säger Magner.

Sportun upprepar detta råd och tillägger att "om medarbetarna förstår vad som efterfrågas av dem och utbildningen förblir relevant och relaterbar kommer organisationen att uppleva en ökad nivå av efterlevnad. Korrekt träning ökar chanserna att lyckas och bygger en varaktig säkerhets- och säkerhetskultur.”

Hur exakt ska du kommunicera din policy? Här är några förslag:

Show och säga

Det bästa sättet att få dina anställda att internalisera dina rutiner är att förmedla dem på flera sätt. Förutom att berätta för andra om dina säkerhetspolicyer, gör det till en punkt att visa dem hur de ska utföra olika uppgifter och procedurer.

Låt oss säga att du har specifika åtgärder för kontanthantering. Du kommer att vilja kommunicera dem verbalt under utbildningen, men du (eller en erfaren medlem av ditt team) bör också demonstrera processen för dina nyanställda och övervaka dem under de första gångerna de utför uppgiften.

Lägg upp påminnelser och riktlinjer runt din butik

Skriv ut dina riktlinjer och lägg upp dem på platser där dina anställda konvergerar - som i lagret, back office eller bakom disken. Detta håller dina säkerhetsåtgärder i fokus och hjälper till att säkerställa att dina procedurer genomförs. 

Om du använder en plattform för butikssamarbete som Bindy, kan du skapa innehåll och uppgifter för att skicka dina policyer till dina team, ta emot läskvitton, samla in feedback och verifiera implementeringen. Detta hjälper till att få alla med på säkerhetsåtgärderna i din butik och att arbeta tillsammans för att skydda verksamheten.

Ta in proffs vid behov

Om du inte har interna säkerhetsspecialister, överväg att ta in tredjepartsexperter för att coacha ditt team. Dessa proffs har ofta den bästa och mest uppdaterade informationen när det gäller detaljhandelssäkerhet och förlustförebyggande, så de kan hjälpa till att se till att dina anställda håller koll på sitt spel.

4. Investera i rätt verktyg

Även högutbildade detaljhandelsanställda kan stöta på säkerhetsproblem om de inte har rätt verktyg. Det är därför det är viktigt att investera i förlustförebyggande lösningar som:

Säkerhetskameror

"Ett av de mest effektiva sätten att hålla anställda och kunder säkra är att installera ett övervakningskamerasystem med omfattande täckning över de mest trafikerade och viktiga områdena", säger Gregg DeRouanna från CCTV-säkerhetsproffs.

DeRouanna rekommenderar att du väljer ett system ydu kan komma åt på distans med din dator eller mobila enhet.

Han tillägger, "ett kamerasystem är ett utmärkt avskräckande medel mot kriminell aktivitet och olämpligt beteende. Att ha ett register över incidenter, om de skulle inträffa i dina lokaler, kan också hjälpa till att skydda dig och dina anställda från ansvar. Uppmuntra chefer att regelbundet granska bilderna, även utanför incidenter. På så sätt kan de upptäcka om säkerhetsprocesser följs även när de inte är i närheten.”

RFID eller säkerhetstaggar

Magner råder att investera i RFID-taggar. "RFID hjälper inte bara att påskynda lagerräkningen utan kan också användas som en stark säkerhetsåtgärd. Det är mycket säkrare än de äldre säkerhetstaggarna, men kommer till ett högre pris."

Om du har en budget, säger han att du kan använda billigare säkerhetsetikettalternativ och installera sensorer vid butiksutgången för att kontrollera om det finns aktiva taggar.

Skannrar och streckkodsetiketter

Förutom att påskynda kassan och lagerräkningsprocessen, säger Magner to använda streckkodsetiketter som verktyg för att förebygga förluster i detaljhandeln. Skannrar och streckkodsetiketter kan "se till att alla produkter som köps är korrekt fångad."

Proffstips: titta på de lösningar du redan använder

Du bör också undersöka säkerhetsfunktionerna för din befintliga hårdvara och programvara.

"Detaljhandelslösningar som POS-system, programvara för personalhantering och betalningsprocessorer kommer ofta med inbyggda säkerhetsfunktioner", säger Danny Choi, grundare och VD på Betalningsdepå.

"Till exempel har de flesta POS-system användarbehörighetsfunktioner som låter återförsäljare begränsa informationen eller åtgärderna som är tillgängliga för vissa anställda, baserat på deras roller. Samtidigt erbjuder vissa betalningsprocessorer skydd mot dataintrång samt återkrav och riskövervakning.”

Enligt Choi bör återförsäljare vara medvetna om dessa erbjudanden och se till att de drar nytta av dem.

Slutligen, ta reda på vad andra har gjort när de står inför utmaningen med fysisk säkerhet i butiker.

5. Genomför förlustförebyggande revisioner

Utför förlustförebyggande revisioner och bedömningar kan hjälpa till att säkerställa efterlevnad av din butiks säkerhetsåtgärder. Ställ in en checklista för förebyggande av förluster för ditt företag och låt en chef gå igenom din butik för att kontrollera om dina åtgärder utförs korrekt.

Artiklarna på en LP-checklista kan variera beroende på butik, men här är några vanliga punkter att inkludera:

• Säkerhetssystemet är fullt fungerande
• Platsen tillåter inte icke-personal inne i butiken under icke kontorstid
• POS-nycklar förvaras på en säker plats
• Endast auktoriserad personal kan utföra högrisktransaktioner och uppgifter på POS
• Föremål med höga stölder säljs på rätt sätt  
• Alla föremål har en hängetikett eller streckkod fäst
• Platsen har tydligt visat policyer för anställda
• Alla i teamet förstår policyer kring att utfärda återbetalningar, annullera transaktioner, interagera med kunder, etc.

För en fullständig lista över artiklar att inkludera, kolla in vår Checklista för förebyggande av förluster.

6. Ha rätt disciplinära rutiner på plats

"När reglerna bryts måste folk veta att det får konsekvenser", säger Magner. "Att ha ett disciplinärt förfarande på plats är viktigt, men ännu viktigare, är att följa förfarandet."

Om din butiks säkerhetsåtgärder inte följs, vidta stegen för att korrigera kursen. Du kanske vill omskola ditt team eller utfärda ett skriftligt uttalande som påminner anställda om att upprätthålla dina säkerhetspolicyer.

Vad du än väljer att göra, se till att dina anställda får meddelandet och att du kan lita på att de tar detaljhandelssäkerheten på allvar.

ANDRA FÖRLUSTFÖREBYGGANDE RESURSER

Referera till Förlustförebyggande kategori för checklistor, instruktioner och bästa praxis för att förebygga förluster.

Om författaren: