Une exécution efficace du commerce de détail et de l'hôtellerie nécessite d'abord certains composants la communication, deuxième la gestion des tâches, et troisièmes audits/évaluations. Dans cet article, nous nous concentrons sur les audits et les évaluations.
En vue de partager les meilleures pratiques en matière d'exécution en magasin et audits de vente au détail, Bindy a également créé ces guides pour vous :
- Comment choisir un fournisseur de logiciels d'audit de détail en six étapes
- L'objectif, la portée et les meilleures pratiques de l'exécution en magasin
- Comment créer une liste de contrôle d'audit de vente au détail
- Comment mettre en place un processus d'audit de vente au détail
Un audit de vente au détail aide les marques de vente au détail et d'hôtellerie à mettre en œuvre les normes, programmes et politiques de marque dans des domaines tels que les opérations, le marchandisage, la prévention des pertes, la santé, la sûreté et la sécurité dans tous les magasins, dans leur intégralité et à temps. L'audit est parfois appelé évaluation, inspection ou simplement visite. En fait, parfois un audit n’est pas du tout un audit. Il vous suffit de collecter des informations ou des fichiers sur le terrain.
Toutefois, un audit n’est pas qu’une simple liste de contrôle ; il ne se déroule pas en vase clos. Un bon audit nécessite un flux de travail solide. Cela nécessite également des technologies de support pour connecter votre équipe de terrain et vos sites, de manière efficace en termes de coût et de temps.
Nous illustrerons ce point en utilisant Bindy, la principale plateforme d'exécution de sites des secteurs de la vente au détail et de l'hôtellerie.
Bindy implémente un workflow d'exécution de site de bout en bout en boucle fermée. Il permet aux marques de communiquer, d'exécuter, de vérifier et d'y remédier à temps, dans leur intégralité, sur chaque site.
Voici le workflow d'audit/évaluation/inspection de Bindy.
Étape 1 : Créer des formulaires
Si vous utilisez Carte Action, GoAudits, GoSpotCheck, Réponse, Culture de sécurité, VisitBasis, WorkJam, Zenput ou Tyrolienne, il est temps de ⚡ Gagnez du temps, réduisez les coûts et intégrez rapidement vos équipes avec Bindy., la plateforme d'audit/d'inspection, de gestion des tâches et de communication certifiée #1 pour le commerce de détail et l'hôtellerie.
Créez des formulaires exploitables personnalisés avec le Form Builder ou build formes dans Excel et téléchargez-les. Vous pouvez créer vos propres formulaires ou les obtenir à partir de la bibliothèque de formulaires du système.
Chaque formulaire représente un certain programme. Il peut s'agir d'un programme opérationnel ou d'une initiative de marchandisage/saisonnière. Il peut s'agir d'un programme de prévention des pertes ou de sécurité.
Un formulaire représente toutes les informations, données, photos, vidéos ou fichiers que vous souhaitez collecter sur vos sites.
Définissez vos autorisations et restrictions. Choisissez qui dans votre équipe peut utiliser le formulaire, quand ils peuvent l'utiliser et où ils peuvent l'utiliser.
Un formulaire peut être une auto-évaluation à remplir par le gérant du magasin ou le directeur général de l'hôtel une fois par semaine. Un autre formulaire peut être rempli par le responsable du district ou du cluster une fois par trimestre. Vous contrôlez l’accès, la fréquence et les dates d’effet formulaire par formulaire.
À l'aide du module de balisage de site intégré, ciblez des sites, des formats et/ou des utilisateurs spécifiques avec des formulaires, des sections et des éléments spécifiques (si nécessaire). Tous les formulaires ne peuvent pas être applicables à tous les sites. Vous contrôlez cela.
Illustrez les éléments avec des images de bonnes pratiques et incluez des pièces jointes. Une image vaut mieux que mille mots. Ceci est particulièrement utile pour le merchandising visuel. Ne vous contentez pas de dire au terrain quelle est la norme, montrez-lui.
Utilisez la logique conditionnelle pour explorer les causes profondes. Si la réponse « Dernière inspection incendie date de plus de 6 mois » a été répondue oui, déclenchez un élément pour récupérer le dernier rapport d'inspection incendie au dossier par exemple.
Précisez si les photos et vidéos sont obligatoires.
Pour les meilleurs résultats, calibrer le formulaire avec votre équipe.
Tâches professionnelles et inspections de sites
Étape 2 : Planifier l’audit
Utilisez le calendrier pour planifier des inspections ponctuelles ou récurrentes. Choisissez le site, le formulaire approprié et si l'inspection doit être répétée.
Envoyer des notifications (sous réserve que la visite soit annoncée sur le site ou une visite « surprise »). Exportez la visite programmée vers Outlook si nécessaire.
Annoncé
C'est généralement le cas des audits de marchandisage, en particulier ceux précédant une campagne de marchandisage en magasin ou un programme saisonnier. L'intention étant de préparer les dates importantes à venir et d'exécuter les facettes du programme saisonnier tel que défini par le siège social.
Non annoncé
Le chef de district se présente sans prévenir pour procéder à un audit sur place. C’est souvent le cas en matière de service et de conformité en matière de santé et de sécurité. Des audits inopinés évaluent la conformité du magasin aux normes au cours d'une journée type, sans préparation ni formation supplémentaire avant l'audit.
Étape 3 : Réaliser l’audit
Bindy dispose de capacités avancées de collecte de données. Les visites de sites peuvent être effectuées dans en temps réel ou hors ligne Sur tout appareil mobile, ordinateur portable ou tablette. Les visites sur site sont facilitées par la géolocalisation et le géorepérage, les descriptions des articles, des photos de bonnes pratiques et des pièces jointes.
Vous pouvez prendre des photos et télécharger des vidéos pendant la visite. Contrairement aux « photos de bonnes pratiques » ajoutées aux éléments lors de la création du formulaire, il s'agit de photos de terrain montrant à quoi ressemblait cet élément, sur ce site, ce jour-là.
Vous pouvez également collecter des fichiers et des pièces jointes dans le cadre de la visite. Cela pourrait être un un justificatif d'assurance par exemple, un certificat de sécurité en PDF ou des données de ventes brutes en Excel.
Le système tient compte des listes de magasins et de la hiérarchie. Ainsi, si un responsable de district est affilié à 30 sites, ce responsable de district ne peut visiter et générer des rapports que sur ces 30 sites.
Notez que la personne ou le rôle désigné pour effectuer la visite (également la visualiser, la signer, être averti, etc…) n'est pas statique. Cela varie selon le formulaire en fonction des objectifs commerciaux de chaque formulaire. Par exemple, vous pouvez faire réaliser un « examen trimestriel des opérations » par le directeur de district et signé par le directeur du magasin. Vous pouvez également faire établir une « liste de contrôle d'ouverture quotidienne » par le directeur adjoint du magasin, qui constitue effectivement une auto-évaluation et peut être consultée par le directeur du magasin et le directeur de district. Chaque formulaire représente un flux de travail personnalisable créé lors de la création du formulaire..
Étape 4 : Créer un plan d'action
La plan d'action est généré automatiquement en extrayant tous les éléments non conformes de la visite.
Le plan d'action permet à l'utilisateur effectuant la visite d'attribuer des actions correctives, une personne responsable et une date cible à chaque zone problématique.
Des e-mails et des notifications sont automatiquement envoyés aux personnes ayant des responsabilités dans le plan d'action. Cela apparaît également sur leurs tableaux de bord et sur les rapports sur les éléments en suspens, y compris le délai d'achèvement.
Les directeurs de district et les propriétaires/franchisés/gestionnaires peuvent saisir leurs propres notes et consulter les notes de chacun, rendant ainsi la résolution des problèmes collaborative et transparente.
Des photos de vérification peuvent être ajoutées à chaque article.
Étape 5 : signer l'audit
Le système permet à la marque de désigner plusieurs utilisateurs qui sont autorisés à signer et à « signer » la visite formulaire par formulaire. Cela fournit un enregistrement d’intégrité et bloque la visite contre d’autres modifications. Signez électroniquement la visite avec n’importe quel appareil à écran tactile (ou même une souris !).
Étape 6 : Suivi et suivi
Bindy dispose d'une surveillance intégrée pour les tâches et responsabilités « en suspens ». À tout moment, n'importe qui peut se connecter (le système peut également envoyer des notifications par courrier électronique) pour vérifier ce qui a été fait et ce qui n'a pas été fait. Cela se traduit par des économies significatives pour l’organisation. Un audit de vente au détail Bindy fait gagner plus de 2 heures à l'organisation et $84.
Bindy permet également aux organisations de gérer les opérations à distance et déployer des « auto-évaluations » auprès des magasins et des franchisés lorsque des économies supplémentaires sont réalisées.
Étape 7 : Signaler, affiner, répéter
Le retour sur investissement ne s'arrête pas à la collecte de données d'inspection, ni même à l'application d'actions correctives, c'est juste là qu'il commence.
Bindy dispose d'analyses de pointe et d'outils et de graphiques orientés graphiques pour vous aider à trouver vos meilleurs et pires articles, opérateurs, régions, répétitions inacceptables et bien plus encore. Bindy transforme les données en informations afin que vous puissiez prendre des décisions commerciales éclairées.
Repérez les tendances, les scores moyens, les pires et les meilleurs performants, et bien plus encore. Grâce à ces informations, l'organisation peut affiner davantage le(s) formulaire(s) et répéter le cycle de conformité aux normes et programmes de la marque.
Derniers mots
Un bon audit nécessite un flux de travail solide. Une liste de contrôle n'est rien sans les technologies de support pour connecter votre équipe de terrain et vos sites, de manière efficace en termes de coût et de temps. Exécution Bindy n’est ni long ni difficile. Il s’agit peut-être de l’une des mesures les plus simples qu’une marque de vente au détail ou d’hôtellerie puisse prendre pour stimuler la exécution de programmes et normes de la marque, la satisfaction client et les ventes.
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