Wie man menschliche Fehler im Einzelhandel verhindert

Der klassische Satz „Der Teufel steckt im Detail“ klingt in der Einzelhandelswelt sehr wahr. Ein Einzelhandelsgeschäft kann von außen einfach und leicht zu pflegen aussehen. Filialleiter und Mitarbeiter müssen jedoch ständig mit mehreren beweglichen Teilen jonglieren. Von der Überwachung der Lagerbestände bis zur Eingabe von Kundendaten gibt es viele Details zu verwalten und viele Möglichkeiten für menschliche Fehler. 

Während die Einstellung kompetenter Teammitglieder sicherlich einen langen Weg zurücklegen wird, brauchen selbst die besten Mitarbeiter Hilfe, um sicherzustellen, dass alles fehlerfrei ist. Jeder macht Fehler, und im Einzelhandel können diese Fehler teuer werden.

Laut dem NRFKontrollfehler und -versäumnisse sind für 271 TP3T der gesamten Schwundverluste in den USA verantwortlich. Da Schwund den Einzelhändlern jedes Jahr Milliarden kostet, summieren sich Fehler zu erheblichen Verlusten. 

Aus diesem Grund müssen Sie alles tun, um menschliches Versagen zu verhindern und aufzufangen. Die gute Nachricht ist, dass es Tools und Schritte gibt, mit denen Sie genau das tun können.

Schauen Sie unten nach. 

Wissen, welche Bereiche fehleranfällig sind

Sie können menschliche Fehler nicht verhindern, wenn Sie nicht wissen, welche Fehler wo passieren. Nehmen Sie sich also die Zeit, die Ursache der Probleme zu finden, die Ihr Unternehmen plagen.

Im Einzelhandel äußern sich menschliche Fehler oft in Form von Schwund und fehlender Ware. In einigen Fällen könnte das Kundenerlebnis beeinträchtigt werden. Wenn Käufer beispielsweise Produkte nicht am richtigen Ort finden oder immer die falschen Artikel erhalten, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass hinter den Kulissen etwas nicht stimmt. 

Der beste Weg, um bei diesen Problemen auf dem Laufenden zu bleiben, besteht darin, Ihre Abläufe regelmäßig zu bewerten. Stellen Sie auf der Seite der Bestandsverwaltung sicher, dass Sie regelmäßig physische Bestandszählungen durchführen, um sicherzustellen, dass die Bestandsniveaus in Ihrem System mit der Anzahl der Produkte übereinstimmen, die Sie tatsächlich im Geschäft haben. Wenn Sie immer wieder auf mysteriöse Unstimmigkeiten stoßen und Diebstahl und Betrug ausgeschlossen haben, müssen Sie möglicherweise Ihre Verfahren verschärfen, um Verwaltungsfehler zu vermeiden. 

Es ist auch wichtig, sich darauf zu konzentrieren Speichern Sie die Ausführung von Programmen und Standards. Zum Beispiel ein Feststoff Audit-Workflow im Einzelhandel ist unglaublich nützlich, um Compliance sicherzustellen und Fehler zu erkennen. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, Ihr Geschäft auf Compliance hin zu bewerten. Auf diese Weise können Sie beruhigt sein und wissen, dass Ihre Programme und Initiativen ordnungsgemäß durchgeführt werden. 

Audits im Einzelhandel können auch Ausführungsfehler aufdecken – nicht unbedingt, um Teammitglieder zu „erwischen“, sondern um sie aufzuklären. Audits ermöglichen es Ihnen, den Kurs zu korrigieren und Fehler in der Zukunft zu vermeiden. 

Schaffen Sie ein Umfeld für Erfolg

Eine der besten Möglichkeiten, menschliche Fehler zu vermeiden, besteht darin, eine Umgebung einzurichten, die Effizienz fördert. Unorganisierte Arbeitsplätze und Lager sind Brutstätten für Fehler. Durch die einfache Schaffung einer ordentlichen und ordentlichen Umgebung wird ein fehlerfreies Arbeiten erheblich gefördert. 

Statten Sie sich und Ihre Mitarbeiter dazu mit den notwendigen organisatorischen Hilfsmitteln aus. Auch kleine Dinge wie das Aufstellen von Regalen, das Beschriften von Materialien und das richtige Zubehör können den Weg für ein reibungsloses und produktives Arbeiten ebnen. 

Gut beschriftete Aktenschränke oder Regale erleichtern es den Mitarbeitern beispielsweise nicht nur, das zu finden, was sie brauchen, sondern sie fördern auch die Organisation. Ein gut organisierter Arbeitsplatz bedeutet auch, dass Teammitglieder die benötigten Informationen und Materialien viel schneller finden können.

Alles in allem reduzieren diese Dinge Fehler erheblich, und Sie und Ihre Mitarbeiter können sich darauf konzentrieren, die Dinge richtig zu erledigen. 

Vereinfachen Sie Ihre Abläufe

Egal ob Warenbestellung, Warenversand oder Organisation einer Einzelhandelsausstellung, Jedes Einzelhandelsgeschäft hat eine Reihe von Verfahren, wie die Dinge zu erledigen sind. Prozesse sind ein Muss, aber die Dinge werden düster, wenn Ihre Verfahren veraltet oder unnötig kompliziert sind. 

Wenn Ihr Unternehmen mit menschlichen Fehlern behaftet ist, sollten Sie Ihre bestehenden Verfahren überprüfen. Berücksichtigen Sie zunächst die Länge und Komplexität Ihrer Prozesse. Sind zu viele Schritte oder Personen beteiligt? Muss ein Prozess wirklich so aufwändig sein?

Werfen Sie einen ehrlichen Blick darauf, wie Sie die Dinge in Ihrem Unternehmen tun, und finden Sie Möglichkeiten, Ihre Verfahren zu rationalisieren. Wenn es möglich ist, bestimmte Schritte zu komprimieren oder die Anzahl der beteiligten Personen zu begrenzen, probieren Sie es aus und sehen Sie, wie es funktioniert.  

Es ist auch ratsam, Feedback von Ihren Mitarbeitern einzuholen. Hat eine kürzlich durchgeführte Werbeaktion nicht die erhoffte Verkaufssteigerung gebracht? Verhalten a Post-Mortem um zu sehen, wo Mitarbeiter stecken geblieben sind oder bei der Ausführung verwirrt waren. Nehmen Sie dieses Feedback und wenden Sie es auf Ihr nächstes Projekt an, um Fehler zu reduzieren.

Automatisieren Sie, wann immer Sie können

Apropos, eines der Dinge, die Sie tun können, um Prozesse zu vereinfachen und Menschen aus der Gleichung zu entfernen, ist die Einführung von Lösungen, die mühsame und zeitaufwändige Aufgaben automatisieren können. 

Tim Koster, Gründer bei CleverCreations, erklärt: „Ein Schlüsselelement zur Reduzierung menschlicher Fehler im Einzelhandel ist der Einsatz automatisierter Computersysteme so weit wie möglich.“

Computer und ihre Algorithmen ermüden im Gegensatz zu Menschen nicht mit der Zeit und sind deutlich weniger fehleranfällig. Die Systeme hierfür haben anfängliche Einrichtungskosten, sind danach aber relativ günstig in der Wartung. Menschen können zwar trainiert werden, um Fehler zu reduzieren, aber ihre Fähigkeiten sind begrenzt. 

Im Einzelhandel sind einige Beispiele für Aufgaben, die Sie automatisieren könnten:

Übertragen von Informationen von einem Ort zum anderen

Viele Leute machen Fehler bei der Dateneingabe, daher sollte dies eine der ersten Aufgaben sein, die Sie automatisieren. Geben Sie beispielsweise Papier- oder Excel-Inspektionsdaten in ein Data Warehouse oder ein Business-Intelligence-System ein? Verwenden Sie stattdessen Cloud-Audit-Software mit Echtzeitberichten und erledigen Sie mehr in kürzerer Zeit.

Das Gleiche gilt für Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihren Zahlungsabwickler. Anstatt zwei Lösungen separat auszuführen, verbinden Sie Ihre Technologien miteinander, damit Informationen nahtlos zwischen Ihren Systemen fließen. 

Produkte zählen

Während die Durchführung von Inventurzählungen immer eine Form von manueller Arbeit beinhaltet. Sie können Teile der Arbeit rationalisieren, indem Sie auf Klemmbretter oder Stift und Papier verzichten. Abweichungen treten auf, wenn Mitarbeiter die Lagerbestände nach der Zählung manuell aktualisieren. Eine weitaus effizientere Alternative ist die Verwendung einer Barcode-Scanning-App. Probieren Sie eine Lösung aus, die Ihre Lagerbestände automatisch aktualisiert, sobald Sie und Ihr Team mit dem Zählen der Waren fertig sind. 

Manuelle Nachverfolgung oder Versand von Erinnerungen

Ob es darum geht, Teammitglieder daran zu erinnern, etwas zu tun, oder sich mit einem Lieferanten über den Status Ihrer Bestellung auszutauschen, die Nachverfolgung ist ein wichtiger Schritt in der Kommunikation. Aber es ist auch anfällig für menschliche Pannen. Die Leute können vergessen, nachzufassen, oder es zur falschen Zeit tun. Verhindern Sie all das, indem Sie ein System haben, das so programmiert werden kann, dass es zu bestimmten Zeiten Follow-ups sendet. 

Bindy rationalisiert beispielsweise die Nachverfolgungsphase von Einzelhandelsaudits durch die Automatisierung von Aufgaben und Korrekturmaßnahmen, damit Manager es nicht selbst tun müssen.

Kommunikation mit Kundengruppen

Die Eins-zu-Eins-Kommunikation ist sehr wertvoll, aber das bedeutet nicht, dass Sie dieselben Nachrichten wiederholt eingeben müssen. Es gibt viele Kundenkommunikationslösungen auf dem Markt, mit denen Sie personalisierte Nachrichten versenden können, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist. 

Statten Sie Ihr Unternehmen mit einem robusten CRM- und Marketingkommunikationstool aus, damit Sie mühelos maßgeschneiderte Kampagnen durchführen können. 

Ermutigen Sie die Menschen, offen mit Fehlern umzugehen

Der beste Weg, Fehler zu korrigieren, ist, aus ihnen zu lernen. Das geht nicht, wenn Ihre Teammitglieder ihre Fehler ständig vertuschen. 

Erwägen Sie, die Ansicht von Fehlern in Ihrer Organisation zu ändern. Anstatt menschliches Versagen zu entmutigen oder hart durchzugreifen, ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, Probleme oder Pannen offen anzusprechen. Sorgen Sie dafür, dass sie sich wohlfühlen, wenn sie Fragen stellen oder Dinge ansprechen, die nicht richtig erscheinen. 

Und wenn ein Problem ans Licht kommt, sehen Sie es als Lerngelegenheit und nicht als Gelegenheit, Ihr Team zu tadeln. Dies führt zu einer offenen Kommunikation, harmonischen Beziehungen und letztendlich zu weniger Fehlern. 

Denken Sie daran, dass die Lösung von Problemen, insbesondere bei menschlichem Versagen, eine Teamleistung ist. Deshalb ist es so wichtig, die Meinung der Mitarbeiter einzuholen. Stewart Dunlop, CEO von PPCGenius, sagt: „Der beste Weg, menschliches Versagen im Einzelhandel zu vermeiden, besteht darin, Ihre Mitarbeiter in die Lösung einzubeziehen.“

„Den Fehler selbst stillschweigend zu beheben, ist nur eine kurzfristige Lösung für das Hindernis in Ihrem Ladengeschäft“, so Dunlop weiter. „Dies gilt insbesondere für Fehler, die hartnäckig auftreten. Um bei der Arbeit weniger Fehler zu machen und die zugrunde liegenden Bedenken im Zusammenhang mit dem Problem anzusprechen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter in den Versuch und die Umsetzung der Lösung einbeziehen.“

Investieren Sie in Mitarbeiterschulungen

Sachkundige und qualifizierte Mitarbeiter machen weniger Fehler. Deshalb ist es wichtig, in die Schulung Ihres Teams zu investieren. Eine angemessene Schulung verbessert auch das Wissen und die Fähigkeiten Ihres Teams im Umgang mit schwierigen Situationen.

Als Tal Shelef, der Mitbegründer von CondoWizard stellt fest, dass die regelmäßige Schulung Ihrer Mitarbeiter „die Problemlösungsfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter stärkt und ihnen hilft, besser auf den Umgang mit unerwarteten Problemen vorbereitet zu sein, die plötzlich auftauchen können.“

Stellen Sie sicher, dass die Leute verstehen, wie Aufgaben in Ihrem Unternehmen ausgeführt werden sollten. Wenn Sie Tools und Apps verwenden, sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder über das Know-how verfügen, damit sie diese Technologien sinnvoll einsetzen können. 

Ganz gleich, wofür Sie die Leute schulen, es hilft immer, eine Vielzahl von Lerntechniken zu verwenden – einschließlich persönlicher Schulungen, praktischer Programme, Videos, Text und mehr. Denken Sie daran, dass Mitarbeiter unterschiedliche Lernstile haben, also wählen Sie die Unterrichtsmethode, die für sie am besten geeignet ist. 

Es erfordert mehr Aufwand, aber je effektiver Sie Ihr Team schulen können, desto unwahrscheinlicher ist es, dass es menschliche Fehler begeht. 

Verbinden Sie Ihre Mitarbeiter

Zwei Köpfe sind besser als einer, wenn es um Fehlervermeidung geht, sagt Baron Christopher Hanson, Lead Consultant und Inhaber von RedBaron USA.

„Der allerbeste Weg, um menschliches Versagen in allen Einzelhandelsgeschäften und Verwaltungsverfahren zu verhindern, besteht darin, das Buddy-System von zwei oder mehr Personen zu jeder Zeit oder bei jedem kritischen Schritt am Arbeitsplatz einzusetzen“, sagt er. Diese Strategie umfasst das Cross-Training von Einzelhandelsmitarbeitern in Gruppen von zwei oder mehr Personen, idealerweise nach Geschäftsschluss oder sogar remote oder online. 

Hanson fährt fort: „Die Navy SEALs (und die meisten Militärteams) verwenden das Mantra *zwei ist eins und eins ist keiner* in allen operativen Missionen und Trainingseinheiten, um immer eine Verstärkung zu haben. Im Einzelhandel wird ein zweites Paar Augäpfel die operativen und administrativen Ergebnisse erheblich verbessern. Immer wenn Einzelhandelsmitarbeiter völlig alleine arbeiten, steigt das Potenzial für menschliche Fehler dramatisch an.

Ethan Taub, CEO bei Torwartgibt einen ähnlichen Rat. „Wenn Sie in Ihren Lagern mit menschlichen Fehlern zu kämpfen haben, würde ich immer empfehlen, mehr als eine Person gleichzeitig in einem Bereich arbeiten zu lassen. Wenn Sie einer Person die Möglichkeit geben, alles zu überprüfen, kann das eine Menge Arbeit sein. Suchen Sie sich Abschnitte heraus und lassen Sie zwei Personen daran arbeiten, so können sie sich gegenseitig überprüfen. Der Prozess wird mit der Zeit schneller und lässt wieder sehr wenig Spielraum für Fehler.“

Vermeiden Sie die Nutzung zu vieler unterschiedlicher Kommunikationsplattformen

Missverständnisse zu Fehlern führen, sodass Sie Fehler in Ihrem Unternehmen minimieren können, indem Sie die Kommunikation Ihrer Teammitglieder optimieren. 

Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, ist Bleiben Sie bei einem zuverlässigen (und sicheren) Kommunikationssystem. Anstatt mit mehreren Kanälen und Methoden (z. B. E-Mail, SMS, Web-Chat usw.) zu jonglieren, wählen Sie eine einzige Plattform für die Kommunikation aus. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter alle benötigten Informationen an einem Ort haben, damit sie ihre Arbeit effektiver erledigen können. 

Letzte Worte

Unkontrolliert können Fehler im Einzelhandel zu Schwund führen, das Kundenerlebnis mindern und Ihre Gewinne schmälern. Die gute Nachricht ist, dass die meisten Fehler vermeidbar sind. Mit den richtigen Tools und Prozessen können Sie Ihr Team in die Lage versetzen, selbstbewusst zu arbeiten und Ihr Geschäft wie am Schnürchen laufen zu lassen.

Über den Autor:

Francesca Nicasio ist Einzelhandelsexperte, B2B-Content-Stratege und LinkedIn TopVoice. Sie schreibt über Trends, Tipps und Best Practices, die es Einzelhändlern ermöglichen, den Umsatz zu steigern und Kunden besser zu bedienen. Sie ist auch die Autorin von Retail Survival of the Fittest, ein kostenloses eBook, das Einzelhändlern hilft, ihre Geschäfte zukunftssicher zu machen.

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