Perakendede İnsan Hataları Nasıl Önlenir?

Klasik "şeytanın ayrıntılarında" ifadesi perakende dünyasında çok doğru geliyor. Bir perakende mağazası dışarıdan basit ve yönetimi kolay görünebilir. Bununla birlikte, mağaza yöneticileri ve ortakları, sürekli olarak birden fazla hareketli parçayı karıştırıyorlar. Envanter seviyelerinin izlenmesinden müşteri verilerinin girilmesine kadar, yönetilmesi gereken birçok ayrıntı ve insan hatalarının sızması için birçok fırsat vardır. 

Yetkili ekip üyelerini işe almak kesinlikle uzun bir yol kat edecek olsa da, en iyi çalışanların bile her şeyin hatasız olmasını sağlamak için yardıma ihtiyacı var. Herkes hata yapar ve perakendede bu hatalar maliyetli olabilir.

Göre NRF, kontrol hataları ve arızaları, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki toplam küçülme kayıplarının 27%'sini oluşturmaktadır. Küçülme perakendecilere yılda milyarlarca dolara mal olduğundan, hatalar önemli kayıplara neden olur. 

Bu nedenle insan hatasını önlemek ve yakalamak için elinizden gelen her şeyi yapmanız gerekir. İyi haber şu ki, tam da bunu yapmak için atabileceğiniz araçlar ve adımlar var.

Aşağıda bir göz atın. 

Hangi alanların hataya açık olduğunu bilin

Hangi hataların nerede gerçekleştiğini bilmiyorsanız insan hatasını önleyemezsiniz. Bu nedenle, işinizi etkileyen sorunların temel nedenine inmek için zaman ayırın.

Perakendede, insan hatası kendini genellikle küçülme ve eksik mal şeklinde gösterir. Bazı durumlarda, müşteri deneyimi bir darbe alabilir. Örneğin, alışveriş yapan kişiler ürünleri doğru yerde bulamıyorsa veya her zaman yanlış ürünler alıyorsa, bu, perde arkasında ters giden bir şeylerin işareti olabilir. 

Bu konuları takip etmenin en iyi yolu, operasyonlarınızı periyodik olarak değerlendirmektir. Envanter yönetimi tarafında, sisteminizdeki envanter seviyelerinin mağazada bulunan ürün sayısıyla eşleştiğini doğrulamak için düzenli fiziksel stok sayımları yaptığınızdan emin olun. Her zaman gizemli tutarsızlıklarla karşılaşıyorsanız ve hırsızlık ve sahtekarlığı elediyseniz, yönetici hatalarını önlemek için prosedürlerinizi sıkılaştırmanız gerekebilir. 

Odaklanmak da önemlidir programların ve standartların mağazada yürütülmesi. Örneğin katı bir perakende denetim iş akışı Uyumluluğun sağlanması ve hataların yakalanması açısından inanılmaz derecede faydalıdır. Size mağazanızı uyumluluk açısından değerlendirme fırsatı verirler. Bu şekilde programlarınızın ve girişimlerinizin doğru şekilde yürütüldüğünü bilerek rahatlayabilirsiniz. 

Perakende denetimleri, ekip üyelerini "yakalamak" için değil, onları eğitmek için uygulamadaki hataları da ortaya çıkarabilir. Denetimler, rotayı düzeltmenize ve gelecekte hataların oluşmasını önlemenize olanak tanır. 

Başarı için bir ortam yaratın

İnsan hatasını önlemenin en iyi yollarından biri, verimliliği artıran bir ortam oluşturmaktır. Düzensiz çalışma alanları ve mağazalar, hatalar için üreme alanlarıdır. Basitçe temiz ve düzenli bir ortam yaratmak, hatasız çalışmayı teşvik etmede uzun bir yol kat edecektir. 

Bunun için kendinizi ve çalışanlarınızı gerekli organizasyonel araç ve gereçlerle donatın. Rafları yerleştirmek, malzemeleri etiketlemek ve doğru sarf malzemelerine sahip olmak gibi küçük şeyler bile sorunsuz ve verimli çalışmanın önünü açabilir. 

Örneğin, düzgün etiketli dosya dolapları veya raflar, insanların ihtiyaç duydukları şeyleri bulmasını kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda onları düzenli kalmaya teşvik eder. Düzgün düzenlenmiş bir çalışma alanı ayrıca ekip üyelerinin ihtiyaç duydukları bilgileri ve materyalleri çok daha hızlı bulabilecekleri anlamına gelir.

Sonuç olarak, bu şeyler hataları büyük ölçüde azaltır ve siz ve çalışanlarınız işlerin düzgün yapılmasına odaklanabilirsiniz. 

Prosedürlerinizi basitleştirin

İster mal siparişi verin, ister ürün gönderin veya perakende teşhir organizasyonu, her perakende mağazasının, işlerin nasıl yapılması gerektiğine ilişkin bir dizi prosedürü vardır. Süreçler bir zorunluluktur, ancak prosedürleriniz eski olduğunda veya gereksiz yere karmaşık olduğunda işler karışır. 

İşletmeniz insan hatasıyla doluysa, uyguladığınız prosedürleri değerlendirmek isteyebilirsiniz. İlk olarak, süreçlerinizin uzunluğunu ve karmaşıklığını göz önünde bulundurun. Katılan çok fazla adım veya insan var mı? Bir süreç gerçekten bu kadar ayrıntılı olmak zorunda mı?

İşletmenizde işleri nasıl yaptığınıza dürüst bir şekilde bakın ve prosedürlerinizi düzene sokmanın yollarını bulun. Belirli adımları yoğunlaştırmak veya ilgili kişilerin sayısını sınırlamak mümkünse, bir deneyin ve nasıl çalıştığını görün.  

Çalışanlarınızdan geri bildirim almak da akıllıca olacaktır. Yakın tarihli bir promosyon, umduğunuz satış artışını sağlayamadı mı? yürütün otopsi çalışanların nerede takıldıklarını veya yürütme konusunda kafalarının karıştığını görmek için. Bu geri bildirimi alın ve hataların azaltılmasına yardımcı olması için bir sonraki projenize uygulayın.

Mümkün olduğunda otomatikleştirin

Süreçleri basitleştirmek ve insanları denklemden çıkarmak için yapabileceğiniz şeylerden biri, sıkıcı ve zaman alıcı görevleri otomatikleştirebilecek çözümleri benimsemektir. 

Tim Koster, şirketin kurucusu ZekiKreasyonlar, "perakendede insan hatasını azaltmanın kilit unsuru, mümkün olduğunca otomatik bilgisayar sistemleri kullanmaktır" diye açıklıyor.

Bilgisayarlar ve algoritmaları, insanların aksine, zamanla yorulmaz ve hataya önemli ölçüde daha az eğilimlidir. Bunun için sistemlerin başlangıçta bir kurulum maliyeti vardır, ancak bundan sonra bakımı nispeten ucuzdur. İnsanlar hataları azaltmak için eğitilebilirler ancak yalnızca belirli bir noktaya kadar yeteneklidirler. 

Perakendede, otomatikleştirebileceğiniz bazı görev örnekleri şunları içerir:

Bilgileri bir yerden başka bir yere aktarma

Birçok kişi veri girişiyle ilgili hatalar yapar, bu nedenle otomatikleştirmeniz gereken ilk şeylerden biri olmalıdır. Örneğin, kağıt veya excel denetim verilerini bir veri ambarına veya iş zekası sistemine mi giriyorsunuz? Bunun yerine, gerçek zamanlı raporlama ile bulut denetim yazılımı kullanın ve daha az zamanda daha fazlasını yapın.

Aynı şey muhasebe yazılımınız veya ödeme işlemciniz için de geçerlidir. İki çözümü ayrı ayrı çalıştırmak yerine, bilgilerin sistemleriniz arasında sorunsuz bir şekilde akması için teknolojilerinizi birbirine bağlayın. 

ürünleri sayma

Fiziksel envanter sayımları yaparken her zaman bir tür manuel çalışma içerecektir. Yukarıdaki panolar veya kalem ve kağıt kullanarak işin bölümlerini düzenleyebilirsiniz. Tutarsızlıklar, çalışanlar sayımdan sonra stok seviyelerini manuel olarak güncellediklerinde meydana gelir. Çok daha verimli bir alternatif, bir barkod tarama uygulaması kullanmaktır. Siz ve ekibiniz malları saymayı bitirdikten sonra envanter seviyenizi otomatik olarak güncelleyebilecek bir çözüm deneyin. 

Manuel olarak takip etme veya hatırlatıcı gönderme

Ekip üyelerine bir şeyler yapmalarını hatırlatmak veya siparişinizin durumu hakkında bir satıcıyla temas kurmak olsun, takip, iletişimde önemli bir adımdır. Ama aynı zamanda insani talihsizliklere de eğilimlidir. İnsanlar takip etmeyi unutabilir veya yanlış zamanda yapabilirler. Belirli periyotlarda takip gönderecek şekilde programlanabilen bir sisteme sahip olarak tüm bunları önleyin. 

Örneğin Bindy, görevleri otomatikleştirerek perakende denetimlerinin takip aşamasını kolaylaştırıyor ve düzeltici eylemler, böylece yöneticiler bunu kendileri yapmak zorunda kalmazlar.

Müşteri grupları ile iletişim

Bire bir iletişimde çok fazla değer vardır, ancak bu, aynı mesajları tekrar tekrar yazmanız gerektiği anlamına gelmez. Piyasada, manuel çalışmaya gerek kalmadan kişiselleştirilmiş mesajlar göndermenize yardımcı olabilecek çok sayıda müşteri iletişim çözümü bulunmaktadır. 

İşletmenizi sağlam bir CRM ve pazarlama iletişimi aracıyla donatın, böylece özel kampanyaları kolaylıkla yürütebilirsiniz. 

İnsanları hatalar konusunda açık olmaya teşvik edin

Hataları düzeltmenin en iyi yolu onlardan öğrenmektir. Ekip üyeleriniz her zaman hatalarını örtbas ediyorsa bunu yapamazsınız. 

Kuruluşunuzda hataların nasıl görüldüğünü değiştirmeyi düşünün. İnsan hatasını caydırmak veya kırmak yerine, ekip üyelerinizi herhangi bir sorun veya aksilik konusunda açık olmaya teşvik edin. Soru sorma veya doğru görünmeyen şeyleri söyleme konusunda kendilerini rahat hissetmelerini sağlayın. 

Ve bir sorun ortaya çıktığında, bunu ekibinizi azarlamak için bir fırsat olarak değil, bir öğrenme fırsatı olarak görün. Bunu yapmak açık iletişim, uyumlu ilişkiler ve nihayetinde daha az hata ile sonuçlanacaktır. 

Sorunları çözmenin, özellikle de insan hatası söz konusu olduğunda, bir ekip çalışması olduğunu unutmayın; bu yüzden insanların girdisini almak çok önemlidir. PPCGenius'un CEO'su Stewart Dunlop'un dediği gibi, "perakendede insan hatasını önlemenin en iyi yolu, çalışanlarınızı çözümün bir parçası yapmaktır."

Dunlop, "Hatayı sessizce kendi başınıza çözmek, perakende mağazanızdaki engel için yalnızca kısa vadeli bir çözümdür," diye devam ediyor. “Bu, özellikle sürekli olarak meydana gelen hatalar için geçerlidir. İşyerinde daha az hata yapmak ve sorunla ilgili temel endişeleri gidermek için, çözümü denerken ve uygularken çalışanlarınızı dahil etmelisiniz.”

Personel eğitimine yatırım yapın

Bilgili ve yetenekli çalışanların hata yapma olasılığı daha düşüktür. Bu nedenle ekibinizi eğitmeye yatırım yapmak önemlidir. Uygun eğitim ayrıca ekibinizin zor durumlarda gezinirken bilgi ve becerilerini de geliştirir.

Kurucu ortağı Tal Shelef olarak Daire Sihirbazı personelinizi periyodik olarak eğitmek, "çalışanlarınızın problem çözme yeteneklerini güçlendirir ve aniden ortaya çıkabilecek beklenmedik sorunlara karşı daha hazırlıklı olmalarına yardımcı olur."

İnsanların işinizde görevlerin nasıl yapılması gerektiğini anladığından emin olun. Araçlar ve uygulamalar kullanıyorsanız, ekip üyelerinizin bu teknolojileri iyi bir şekilde kullanabilmeleri için teknik bilgiye sahip olduğundan emin olun. 

İnsanları hangi konuda eğitiyor olursanız olun, yüz yüze eğitim, uygulamalı programlar, videolar, metin ve daha fazlası dahil olmak üzere çeşitli öğrenme tekniklerini kullanmak her zaman yardımcı olur. Çalışanların farklı öğrenme stilleri olduğunu unutmayın, bu nedenle onlar için en uygun öğretim yöntemini seçin. 

Daha fazla çaba gerektirir, ancak ekibinizi ne kadar etkili bir şekilde eğitirseniz, insan hatası yapma olasılıkları o kadar az olur. 

Çalışanlarınızı eşleştirin

Hata önleme konusunda iki kafa bir kişiden daha iyidir, diyor baş danışman ve şirketin sahibi Baron Christopher Hanson. RedBaronABD.

“Tüm perakende operasyonlarında ve idari prosedürlerde insan hatasını önlemenin en iyi yolu, her zaman veya her kritik işyeri adımında iki veya daha fazla kişiden oluşan buddy sistemini kullanmaktır” diyor. Bu strateji, ideal olarak mağaza saatlerinden sonra, hatta uzaktan veya çevrimiçi olarak, iki veya daha fazla kişilik gruplar halinde çapraz eğitim perakende çalışanlarını içerir. 

Hanson devam ediyor, “Donanma SEAL'leri (ve çoğu askeri ekip) her zaman bir yedeğe sahip olmak için tüm operasyonel görevlerde ve eğitim oturumlarında *iki bir birdir ve bir hiçtir* mantrasını kullanır. Perakendede, ikinci bir göz küresi seti, operasyonel ve idari sonuçları büyük ölçüde iyileştirecektir. Perakende çalışanları tamamen yalnız çalıştığında, insan hatası potansiyeli önemli ölçüde artar.

Ethan Taub, CEO'su kalecilik, benzer tavsiyelerde bulunuyor. "Depolarınızda insan hatasıyla mücadele ediyorsanız, her zaman bir alanda aynı anda birden fazla kişinin çalışmasını öneririm. Bir kişiye her şeyi stok kontrol etme yetkisi verdiğinizde, başa çıkılması zor olabilir. Bölümleri belirleyin ve bir çiftin üzerinde çalışmasını sağlayın, bu şekilde birbirlerinin gerçekliğini kontrol edebilirler. Süreç zaman geçtikçe daha da hızlanacak ve tekrar çok az hata payı kalacaktır."

Çok fazla farklı iletişim platformu kullanmaktan kaçının

iletişimsizlik hatalara yol açar, böylece ekip üyelerinizin birbirleriyle iletişim kurma şeklini düzene sokarak işinizdeki hataları en aza indirebilirsiniz. 

Bunu yapmanın en iyi yollarından biri, tek bir güvenilir (ve güvenli) iletişim sistemine bağlı kalın. Birden fazla kanal ve yöntemle (örn. e-posta, SMS, web sohbeti, vb.) bir araya gelmek yerine, iletişim kuracağınız tek bir platform seçin. Bu, çalışanlarınızın ihtiyaç duydukları tüm bilgilere tek bir yerde sahip olmalarını ve böylece işlerini daha etkin bir şekilde yapabilmelerini sağlar. 

Son sözler

Kontrolsüz bırakılırsa, perakendede hata küçülmeye, müşteri deneyimini ve karınızı azaltabilir. İyi haber şu ki, çoğu hata önlenebilir. Doğru araçlar ve süreçlerle ekibinizin güvenle çalışmasını ve işinizin saat gibi çalışmasını sağlayabilirsiniz.

Yazar hakkında:

Francesca Nicasio perakende uzmanı, B2B içerik stratejisti ve LinkedIn TopVoice'dir. Perakendecilerin satışlarını artırmasını ve müşterilere daha iyi hizmet vermesini sağlayan trendler, ipuçları ve en iyi uygulamalar hakkında yazıyor. O aynı zamanda yazarı En Güçlünün Perakendede Hayatta Kalması, perakendecilerin mağazalarını geleceğe hazırlamalarına yardımcı olacak ücretsiz bir e-Kitap.

Kategoriler