Als retailer heb je veel te regelen. Het is gemakkelijk om u te concentreren op uw klantgerichte initiatieven (merchandising, beleven, verkoop tactieken, winkel operaties). Het is ook belangrijk om uw backend-activiteiten in de gaten te houden. Omdat uw magazijnen en distributiecentra (letterlijk) alle goederen bevatten, moet u magazijnen proactief beheren met regelmatige magazijninspecties.

Uw magazijnen en distributiecentra vormen het hart van uw toeleveringsketen en spelen een sleutelrol bij het behalen van uw KPI's voor groei en klantenservice. Hier zijn vijf magazijninspecties die u regelmatig moet uitvoeren om uw werknemers veilig te houden, uw klanten tevreden te houden en uw magazijnactiviteiten soepel te laten verlopen. 

Basisgezondheids- en sanitaire inspectie 

DAGELIJKS/PER DAGPARTIJ

Consistente normen voor het schoonhouden van uw magazijn en het ontsmetten van apparatuur helpen de verspreiding van virussen te verminderen en beschermen de gezondheid van alle werknemers. Hier zijn een paar dingen die u kunt overwegen om uw dagelijkse checklist voor magazijnhygiëne op te nemen:

• Alle werknemers moeten basishygiëne toepassen en hun handen wassen voordat ze aan het werk gaan, na pauzes en maaltijden en aan het einde van elke dienst. 
• Plaats richtlijnen voor het wassen van de handen boven alle gootstenen.
• Zorg ervoor dat de badkamers van de werknemers en de gootstenen in het magazijn voldoende worden voorzien van zeep, schone handdoeken en ontsmettingsmiddel.
• Plaats protocollen voor desinfectie van apparatuur en zorg ervoor dat werknemers de juiste training krijgen voor het gebruik van chemicaliën. Voorzie medewerkers indien nodig van handschoenen en andere beschermende uitrusting.
• Ontsmet gedeelde tools bij elke shiftwissel.
• Veeg voor gemotoriseerde apparatuur de veiligheidsgordels, stuurwielen, handgrepen, versnellingspook enz. voor en na gebruik schoon.
• Reinig regelmatig alle vlakke oppervlakken, computers, werkbanken, deurklinken, rails, enz. 
• Wijs voor elke dienst een contactpersoon aan om de ontsmettingsmiddelen aan te vullen.
• Wijs schoonmaakverantwoordelijkheden toe per shift.
• Zorg ervoor dat badkamers minstens één keer per dienst worden schoongemaakt, waarbij alle oppervlakken worden afgeveegd en de benodigdheden worden bijgevuld.
• Zorg ervoor dat de pauzeruimtes regelmatig worden schoongemaakt. Ontsmet oppervlakken en voedselopslagplaatsen.

Maak hoge normen voor hygiëne en sanitaire voorzieningen onderdeel van uw cultuur. Dit helpt medewerkers gezond te blijven en magazijnen veilig te houden. 

Onthoud dat sanitaire normen niet "één en klaar" zijn, blijf bij met nieuwe protocollen en pas uw vereisten dienovereenkomstig aan. Deze lijst is slechts een begin. Neem contact op met de Wereldgezondheidsorganisatie, Centrum voor Ziektebestrijding, of de overheid regelmatig om uw beleid en procedures up-to-date te houden. Laat ten slotte altijd een deskundige uw checklist doornemen om er zeker van te zijn dat deze volledig is. 

Opslag en verwijdering van gevaarlijk afval 

WEKELIJKS

Als uw bedrijf gevaarlijk afval genereert, is het een goed idee om de opslag- en verwijderingspraktijken wekelijks te inspecteren. Hoewel de United States Environmental Protection Agency (EPA) zijn eigen inspecties uitvoert, wilt u er zelf bovenop zitten om citaten of andere mogelijke problemen door niet-naleving te voorkomen. 

De EPA en de Resource Conservation and Recovery Act (RCRA) Ondertitel C verplichten bedrijven om gevaarlijk afval te behandelen "op een manier die de menselijke gezondheid en het milieu beschermt." 

De EPA voert de volgende inspecties uit: om gevaarlijk afval en bedrijven die het genereren, vervoeren, behandelen, opslaan en verwijderen te identificeren: 

• Naleving Evaluatie Inspectie: evaluatie ter plaatse van hoe u omgaat met gevaarlijk afval, inclusief het beoordelen van rapporten en documentatie, verwerkingsactiviteiten en identificeren waar en hoe gevaarlijk afval wordt geproduceerd en beheerd
• Inspectie van nalevingsbemonstering: monsterafname voor laboratoriumanalyse
• Uitgebreide evaluatie van grondwatermonitoring (CME): evalueer de hydrogeologie die ten grondslag ligt aan de beheerseenheden voor gevaarlijk afval, evenals de plaatsing, diepte, tussenruimte en ontwerp
• Case Development Inspectie (CDI): wanneer de EPA een overtreding in afvalbeheer vermoedt, voeren zij deze inspectie uit om de zaak verder te onderzoeken
• Bediening en onderhoud Inspectie (OMI): controles van het grondwatermonitoringsysteem, toegespitst op de toestand van putten en bemonsteringstoestellen

Vooral detailhandelaren vallen in de categorie van producenten van gevaarlijk afval. Als zodanig beschouwt de EPA het volgende - zoals u zou moeten doen, bij uw eigen inspecties: 

• Bepaling van gevaarlijk afval
• EPA-identificatienummers
• manifesteren
• Vereisten vóór transport
• Bijhouden en rapporteren van gegevens
• export

Detailhandelaren zullen ook het volgende willen toevoegen aan hun onafhankelijke inspecties voor de opslag en verwijdering van gevaarlijk afval: 

• Geschikte opslagcontainers
• Labels op alles
• Datum van accumulatie
• Staat van het insluitsysteem
• Aantal totaal gesloten en open containers - let op: beschadigde containers moeten onmiddellijk worden gemeld en verwijderd
• Noodgereedschap
• Noodprocedures
• Voldoende opslagruimte en afstand tussen containers
• De ruimte is vrij van zwerfvuil, brandbare materialen, gevaarlijke materialen, batterijen en andere potentieel schadelijke afvalstoffen
• Documentatie en logboek voor gevaarlijk afval (zelfs als dit niet vereist is door uw lokale rechtsgebied, is het een goed idee om dit te hebben)
• Incidenten en bijbehorende meldingen

U wilt ook regelmatig uw noodplan controleren en ervoor zorgen dat het up-to-date is, en ervoor zorgen dat alle medewerkers een bijgewerkte training voor het beheer van gevaarlijk afval hebben.

OSHA biedt ook gratis informatie over het beheer van gevaarlijk afval. 

Om uw wekelijkse inspecties voor de opslag en verwijdering van gevaarlijk afval effectiever en efficiënter te maken, gebruikt u een tool als: Bindy. Een detailhandelaar in huisverbetering gebruikt Bindy om hun wekelijkse inspecties van gevaarlijk afval uit te voeren. Ze gebruiken Klacht IA om te verzenden taken en actieplannen met aanbevelingen om naleving te waarborgen en materialen op de juiste manier te behandelen als er gemorst wordt.

Magazijnontvangstprocessen

MAANDELIJKS

Elke maand moeten retailers ook hun magazijnontvangst- en leveringsprocessen inspecteren. U kunt dit doen als onderdeel van uw grotere walkthrough voor districtsmanagers. Eén meubelverkoper gebruikt Bindy om dit audit- en inspectieproces te stroomlijnen. Ze inspecteren magazijnleveringsprocessen voor hun franchisenemers, het bijhouden van retourpercentages, retourverwerking, fleet branding, medewerkers in uniform en voltooiing van het aantal cycli.

Maar dat is geen uitputtende lijst als het gaat om het ontvangen van inspecties. U wilt ook naar het volgende kijken:

• Voorraadverantwoordelijkheid
• Inkomen
• Uitgaven
• Nauwkeurigheid van de bestelling
• Hoe lang duurt het om een levering te voltooien?
• Laadperron
• Product- en verzendingsetikettering
• En meer

Het idee achter magazijninspecties is om erachter te komen welke gebieden het beste werken, welke gebieden de meeste verbetering behoeven en hoe u uw backend-bewerkingen vooruit gaan. 

Een detailhandelaar gebruikte Bindy bijvoorbeeld om hun distributiecentra te verhuizen en te consolideren. Ze gebruikten checklists om de voortgang bij te houden en regelmatig updates uit te voeren, waarbij ze vooral profiteerden van de functies voor het vastleggen van foto's. Het alternatief, een handmatige checklist in een spreadsheet, zou een nachtmerrie zijn geweest om ervoor te zorgen dat iedereen met dezelfde en meest actuele informatie werkte.

Voedselveiligheid

PER KWARTAAL

Voedselveiligheid zou een altijd aanwezige overweging moeten zijn voor elk op voedsel gebaseerd bedrijf. Naast het handhaven van de normen die zijn vastgesteld door uw bestuursorgaan, wilt u ook elk kwartaal onafhankelijke voedselveiligheidsinspecties uitvoeren.

Driemaandelijkse voedselveiligheidsinspecties helpen bedrijven potentiële problemen zoals claims, rechtszaken en andere juridische problemen voor te blijven. Dit houdt ook medewerkers verantwoordelijk en houdt ze scherp.

"Het auditproces zelf wordt een drijfveer voor mensen om niet alleen te voldoen, maar ook om daadwerkelijk het juiste gedrag te vertonen en veilig te kunnen werken en correct op dingen te reageren", zei Gary Johnson, Senior Adviseur bij Preventieadviseurs. "Het ondersteunt operationele uitmuntendheid en training, wat op zijn beurt leidt tot het juiste gedrag."

Opmerking: Als uw bedrijf unieke omstandigheden heeft, zoals gevaarlijke stoffen, gevaarlijke apparatuur, hoge schappen, enz., wilt u misschien vaker een voedselveiligheidsinspectie uitvoeren. 

Maak uzelf vertrouwd met de vereisten in uw locatierechtsgebied, evenals: OSHA's eigen richtlijnen: 

Algemene industrie (29 CFR 1910)

• 1910 Subdeel J, Algemene omgevingscontroles
  • 1910.141, Sanitaire voorzieningen
    • 1910.141(b), Water voorraad
    • 1910.141(u), Voedselverwerking
  • 1910.142, Tijdelijke werkkampen
    • 1910.142(i), Bouw en exploitatie van keukens, eetzaal en voerfaciliteiten

Bouwindustrie (29 CFR 1926)

• 1926 Subdeel D, Arbeidsgezondheid en milieucontroles
  • 1926.51, Sanitaire voorzieningen
    • 1926.51(a), Drinkwater
    • 1926,51 (d), Voedselverwerking

We hebben ook een uitgebreide checklist voor voedsel en veiligheid als referentie tijdens uw inspecties als u een QSR of restaurant bent. 

Foodservice-retailers kunnen ook gebruikmaken van sensoren opslaan op meerdere locaties om automatisch de temperaturen van voorbereidingsruimtes, koelkasten, diepvriezers en andere apparatuur vast te leggen.

Met deze sensoren kunt u temperatuurdrempels instellen en een waarschuwing ontvangen telkens wanneer een drempel wordt bereikt. Dit helpt beschermen tegen door voedsel overgedragen ziekten door te zorgen voor de juiste bewaartemperaturen. Het helpt ook de inventaris te beschermen door ervoor te zorgen dat voedselopslagruimten temperatuurconform blijven. 

Verlies preventie

PER KWARTAAL

U denkt misschien aan winkeldieven als u aan verliespreventie denkt, maar er zijn veel oorzaken voor derving. Soms moet u verder kijken dan de verkoopvloer om de grootste afvoer in uw bedrijfsresultaten te identificeren. Krimp gebeurt ook in het magazijn. 

Gerelateerd: Uitdagingen voor verliespreventie in de detailhandel >

Laten we er eerst een paar opsplitsen veelvoorkomende oorzaken van krimp, wat betreft back-of-house operaties: 

• Interne diefstal: de oorzaak van iets meer dan een derde van de derving, interne diefstal is zowel het stelen van goederen als nepretouren, valse cadeaubonnen, artikelen van een bestelling achterlaten of zelfs contant geld uit de kassa halen
• Leveranciersfraude: bijna 6% aan voorraadverlies is te wijten aan leveranciersfraude
• Onnauwkeurige gegevens: administratieve fouten, of papierkrimp, dragen bij aan 21% van de krimp van een detailhandelaar
• Onjuist georganiseerd magazijn
• Slecht ontworpen workflows

Wanneer u regelmatig uw verliespreventiepraktijken inspecteert, kunt u het risico verminderen, de productiviteit verhogen en problemen met verliespreventie identificeren en oplossen voordat ze uw bedrijfsresultaten beïnvloeden.

Enkele te inspecteren categorieën zijn: 

• Beveiligingsprocedures en -beleid
• Camera's
• Beveiliging laadperron
• Streepjescodescanner
• Documentatie ontvangen

U kunt ook verwijzen naar onze uitgebreide checklist voor verliespreventie. 

Maak uw verliespreventie-inspecties eenvoudiger met een tool als Bindy. Bindy heeft checklists, taken en veilige communicatie om u te helpen uw merk te beschermen, fouten te verminderen en sites verantwoordelijk te maken. Teams kunnen inspecties uitvoeren op elk apparaat, online of offline. Bekijk realtime sitegegevens om trends bij te houden en de uitvoering te verifiëren. Het belangrijkste is om de onderliggende oorzaken te identificeren en deze zwakheden te coachen.

Vooruitgang met uw magazijninspecties

Laat magazijninspecties niet over aan de industrievoorschriften. Proactieve retailers voeren magazijninspecties uit om problemen op te lossen voordat ze de winst of, erger nog, het hele bedrijf bedreigen. 

Bindy biedt de volgende functies om te helpen bij magazijninspecties en -audits: 

• Aanpasbare formulieren
• Mogelijkheid om formulieren in realtime bij te werken en naar het veld te pushen
• Verplichte foto-opname
• Aanbevelingen voor actieplan
• Gebruiksvriendelijke interface voor alle medewerkers

Over de auteur:

Alexandra Sheehan werkt samen met B2B-bedrijven in de retail-, e-commerce- en reissector om strategieën en deskundige longform-, website- en blogcontent te creëren. Je kunt haar werk zien op sites zoals Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30 en meer. thealexsheehan.com.

Categorieën