6 façons de gagner du temps lors des audits de vente au détail et d'hôtellerie

Ce n'est un secret pour personne que les audits de vente au détail et d'hôtellerie sont extrêmement importants pour vos opérations. Les audits et inspections de site vous permettent d'évaluer les programmes et les initiatives, de garantir la conformité et même de communiquer avec les équipes sur le terrain. 

Cependant, ils peuvent aussi prendre du temps. Entre les préparatifs de l'audit, le temps de déplacement, l'inspection des magasins et le suivi, les visites sur site peuvent durer de quelques heures à une journée complète, voire plus. Sans oublier que lorsqu'elles sont menées de manière inefficace, les procédures de visite de site sont encore plus longues, ce qui entraîne une perte de temps et d'efforts. 

C'est la dernière chose qu'une entreprise souhaite, c'est pourquoi vous devez vous efforcer en permanence d'avoir des visites de site plus productives qui vous font gagner du temps et de l'argent. 

1. Ayez un objectif clair bien avant que l'audit n'ait lieu

Comme pour presque toutes les tâches importantes, il est indispensable d'avoir un objectif clair. Avant d'effectuer une visite de site, identifiez d'abord votre objectif et vos objectifs. Spécifiquement:

Quel type d'audit ou d'inspection effectuez-vous ? Certains audits portent sur marchandisage, tandis que d'autres sont centrés sur Sécurité, ou santé et sécurité. Dans certains cas, une inspection se concentre sur une campagne ou une initiative spécifique. 

Quel est le résultat que vous aimeriez voir ? Identifiez les principaux résultats que vous souhaitez que l'audit atteigne. Est-ce simplement pour voir comment une campagne est exécutée ? Vous cherchez à améliorer le score de conformité d'un district ? Quoi qu'il en soit, assurez-vous de savoir à quoi ressemble le « succès » avant de procéder à vos inspections. 

Utilisez les réponses aux questions ci-dessus pour guider vos inspections. L'identification de vos objectifs vous aidera à déterminer les éléments à inclure dans votre listes de contrôle, quelles questions poser et quoi prioriser. Vous êtes moins susceptible de vous laisser distraire, ce qui signifie que les audits sont menés plus efficacement. 

2. Soyez systématique et planifiez votre visite à l'avance

Les directeurs de district doivent souvent visiter plusieurs magasins et se déplacer d'un rendez-vous à l'autre prend généralement environ 45 minutes (plus si le directeur couvre une grande zone géographique). 

Si vous souhaitez gagner du temps sur les inspections, il peut être intéressant d'optimiser votre planning. Une certaine planification préalable autour des magasins visités et dans quel ordre peut aller très loin. Alors, planifiez votre visite à l'avance. 

L'utilisation d'une carte réelle peut être utile ici. Marquez sur la carte les points que vous devez visiter, puis identifiez les itinéraires qui vous feront gagner le plus de temps. Tenez compte de facteurs tels que l'heure de la journée et le trafic. 

Google Maps dispose d'une fonctionnalité utile qui peut estimer la durée d'un trajet en fonction des conditions de circulation habituelles à une heure donnée de la journée. Entrez simplement votre adresse de départ et votre destination puis indiquez la date et l'heure du trajet. Google affichera alors une estimation du temps de trajet, que vous pourrez utiliser pour planifier vos rendez-vous. 

Des outils comme Bindy offrez une carte intégrée avec une fonction d'itinéraire entre vos magasins pour le rendre encore plus facile.

Il peut également être utile de tracer votre itinéraire lorsque vous êtes dans le magasin. Quelles sections ou départements allez-vous inspecter en premier ? Où sont-ils situés dans le magasin ? Connaître ces choses à l'avance vous permettra de vous mettre au travail dès que vous serez sur place.

3. Évitez Excel et le courrier électronique

Les feuilles de calcul Excel sont une avancée par rapport au papier, mais elles peuvent également être inefficaces. Bien que les feuilles de calcul fonctionnent bien pour enregistrer et compiler des données, ils ne sont pas conçus pour la gestion des tâches et la collaboration — deux tâches essentielles lors des visites de sites. 

Mieux vaut numériser vos audits et inspections en utilisant un outil comme Bindy, qui vous permet de créer des listes de contrôle, de planifier des inspections et de gérer des tâches à l'aide d'une plateforme intuitive basée sur le cloud.  

Bindy rationalise les visites de site et les inspections en éliminant le travail manuel et la double saisie. Cela signifie que vous pouvez moins vous concentrer sur les tâches administratives fastidieuses et consacrer plus d'énergie à visiter les magasins et à améliorer les performances de l'équipe.

4. Amenez d'autres membres de l'équipe sur la même plateforme

Vous utilisez déjà une solution d'audit ? L'étape suivante consiste à amener d'autres membres de l'équipe sur la plate-forme. Cela facilitera grandement la communication et la collaboration. Avoir tout le monde sur une seule plateforme permet aux membres de l'équipe de rester sur la même longueur d'onde. Les informations sont transmises rapidement et avec précision, et les tâches sont exécutées plus rapidement.

Par exemple, si action corrective est nécessaire après un audit, vous pouvez communiquer avec les employés à l'aide de la fonction intégrée de l'outil plan d'action au lieu d'avoir à le faire par e-mail ou SMS. Cet avantage devient encore plus prononcé lorsque plusieurs membres de l'équipe sont impliqués. Plutôt que de suivre des fils de discussion déroutants ou d'envoyer plusieurs messages texte, toutes les communications ont lieu sur une seule plate-forme afin que les parties prenantes soient toujours synchronisées. 

5. Réutiliser les informations et les documents des audits précédents

Ne commencez pas vos listes de contrôle ou vos inspections à partir de zéro. Ayez un modèle que vous pouvez réutiliser pour accélérer les préparations d'audit. Par exemple, si vous effectuez souvent des audits de santé et de sécurité, créez un modèle ou un formulaire pré-rempli avec les éléments fréquemment inspectés. Ensuite, lorsqu'il est temps de préparer votre prochaine inspection, vous pouvez récupérer le modèle et le personnaliser en fonction des besoins de chaque magasin. 

Utilisez une approche similaire pour des choses comme les communications d'équipe. Au lieu de saisir manuellement les mêmes messages pour des choses comme les actions correctives, utilisez un formulaire ou un modèle pour gagner du temps.

6. Automatisez les tâches fastidieuses 

Automatisez les tâches fastidieuses telles que la capture de dates et d'heures, la notification des membres de l'équipe ou l'ajout de photos. Tout cela peut être fait avec une bonne plateforme d'audit. Bindy, par exemple, peut automatiser actions correctives et indiquez la date et l'heure correctes pour la tenue des dossiers. Le système peut également faciliter le suivi des tâches grâce à des notifications automatisées.

Vous pouvez rationaliser davantage vos processus en intégrant votre plateforme d'audit à d'autres solutions d'entreprise. Supposons que vous souhaitiez éliminer les entrées de calendrier manuelles lors de la planification des audits. Si votre plateforme d'audit s'intègre à votre application de calendrier, vous pouvez la programmer pour créer automatiquement une entrée de calendrier chaque fois que vous planifiez une nouvelle inspection. 

Derniers mots

Les visites sur site peuvent prendre du temps, mais elles ne doivent pas nécessairement être inefficaces ou improductives. Avec une bonne planification et les bons outils, vous pouvez rationaliser les inspections et les audits de votre magasin, responsabiliser votre équipe et en faire plus en moins de temps. 

AUTRES RESSOURCES d'audit et d'inspection de détail

Se référer au Catégorie Audits et inspections de détail pour savoir comment faire et meilleures pratiques pour les audits et les inspections de vente au détail.

A propos de l'auteur:

Francesca Nicasio est experte en vente au détail, stratège en contenu B2B et LinkedIn TopVoice. Elle écrit sur les tendances, les conseils et les meilleures pratiques qui permettent aux détaillants d'augmenter leurs ventes et de mieux servir leurs clients.

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