Als Einzelhändler haben Sie viel zu verwalten. Es ist einfach, sich auf Ihre kundenorientierten Initiativen zu konzentrieren (Verkauf, Erfahrung, Verkaufstaktiken, Shop-Operationen). Es ist auch wichtig, Ihre Backend-Operationen im Auge zu behalten. Da Ihre Lager und Distributionszentren (buchstäblich) alle Waren lagern, müssen Sie die Lager proaktiv mit regelmäßigen Lagerinspektionen verwalten.

Ihre Lager und Distributionszentren sind das Herzstück Ihrer Lieferkette und ein Schlüsselelement, wenn es darum geht, Ihre KPIs für Wachstum und Kundenservice zu erreichen. Hier sind fünf Lagerinspektionen, die Sie regelmäßig durchführen sollten, damit Ihre Mitarbeiter sicher, Ihre Kunden zufrieden und Ihr Lagerbetrieb reibungslos funktioniert. 

Grundlegende Gesundheits- und Hygieneinspektion 

TÄGLICH/PER TAGESTEIL

Konsistente Standards für die Sauberkeit Ihres Lagers und die Desinfektion von Geräten tragen dazu bei, die Ausbreitung von Viren zu reduzieren und die Gesundheit aller Mitarbeiter zu schützen. Hier sind ein paar Dinge, die Sie auf Ihrer täglichen Lagerhygiene-Checkliste berücksichtigen sollten:

• Alle Mitarbeiter sollten vor Arbeitsbeginn, nach Pausen und Mahlzeiten sowie am Ende jeder Schicht eine grundlegende Hygiene praktizieren und sich die Hände waschen. 
• Veröffentlichen Sie Handwaschrichtlinien über allen Waschbecken.
• Stellen Sie sicher, dass die Toiletten und Lagerwaschbecken der Mitarbeiter ausreichend mit Seife, sauberen Handtüchern und Desinfektionsmitteln ausgestattet sind.
• Veröffentlichen Sie Protokolle zur Gerätedesinfektion und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die richtige Schulung für die Verwendung von Chemikalien erhalten. Versorgen Sie die Mitarbeiter nach Bedarf mit Handschuhen und anderer Schutzausrüstung.
• Bereinigen Sie gemeinsam genutzte Tools bei jedem Schichtwechsel.
• Wischen Sie bei motorisierten Geräten Sicherheitsgurte, Lenkräder, Griffe, Gangschaltungen usw. vor und nach dem Gebrauch ab.
• Desinfizieren Sie regelmäßig alle flachen Oberflächen, Computer, Werkbänke, Türgriffe, Geländer usw. 
• Benennen Sie eine Kontaktperson, die für jede Schicht Desinfektionsvorräte auffüllt.
• Weisen Sie Reinigungsverantwortlichkeiten pro Schicht zu.
• Stellen Sie sicher, dass die Badezimmer mindestens einmal pro Schicht gereinigt werden, wobei alle Oberflächen abgewischt und die Vorräte aufgefüllt werden.
• Sorgen Sie dafür, dass Pausenräume regelmäßig gereinigt werden. Desinfizieren Sie Oberflächen und Lebensmittellagerbereiche.

Machen Sie hohe Standards für Hygiene und Hygiene zu einem Teil Ihrer Kultur. So bleiben die Mitarbeiter gesund und die Lager sicher. 

Denken Sie daran, dass Hygienestandards nicht „eins und fertig“ sind, halten Sie mit neuen Protokollen Schritt und passen Sie Ihre Anforderungen entsprechend an. Diese Liste ist nur ein Anfang. Überprüfen Sie mit dem Weltgesundheitsorganisation, Zentrum für Seuchenkontrolle, oder die Regierung regelmäßig, um Ihre Richtlinien und Verfahren auf dem neuesten Stand zu halten. Schließlich sollten Sie Ihre Checkliste immer von einem Experten überprüfen lassen, um sicherzustellen, dass sie vollständig ist. 

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Lagerung und Entsorgung gefährlicher Abfälle 

WÖCHENTLICH

Wenn Ihr Unternehmen gefährliche Abfälle erzeugt, ist es eine gute Idee, die Lager- und Entsorgungspraktiken wöchentlich zu überprüfen. Während die United States Environmental Protection Agency (EPA) ihre eigenen Inspektionen durchführt, sollten Sie selbst den Überblick behalten, um Vorladungen oder andere potenzielle Probleme aufgrund von Verstößen zu vermeiden. 

Die EPA und der Resource Conservation and Recovery Act (RCRA) Untertitel C verlangen von Unternehmen, dass sie mit gefährlichen Abfällen „auf eine Weise umgehen, die die menschliche Gesundheit und die Umwelt schützt“. 

Das Die EPA führt die folgenden Inspektionen durch um gefährliche Abfälle und Unternehmen zu identifizieren, die sie erzeugen, transportieren, behandeln, lagern und entsorgen: 

• Überprüfung der Konformitätsbewertung: Bewertung vor Ort, wie Sie mit gefährlichen Abfällen umgehen, einschließlich der Überprüfung von Berichten und Dokumentationen, Handhabungsaktivitäten und der Identifizierung, wo und wie gefährliche Abfälle produziert und verwaltet werden
• Konformitäts-Stichprobeninspektion: Probenentnahme für Laboranalysen
• Umfassende Bewertung der Grundwasserüberwachung (CME): Bewerten Sie die Hydrogeologie, die den Entsorgungseinheiten für gefährliche Abfälle zugrunde liegt, sowie Platzierung, Tiefe, Abstand und Design
• Inspektion der Fallentwicklung (CDI): Wenn die EPA einen Verstoß in der Abfallwirtschaft vermutet, führt sie diese Inspektion durch, um den Fall weiter zu untersuchen
• Betriebs- und Wartungsinspektion (OMI): Überprüfungen des Grundwasserüberwachungssystems mit Schwerpunkt auf dem Zustand von Brunnen und Probenahmegeräten

Einzelhändler fallen hauptsächlich in die Kategorie der Erzeuger gefährlicher Abfälle. Daher berücksichtigt die EPA Folgendes – wie Sie es auch bei Ihren eigenen Inspektionen tun sollten: 

• Bestimmung gefährlicher Abfälle
• EPA-Identifikationsnummern
• Manifestieren
• Anforderungen vor dem Transport
• Aufzeichnungen und Berichterstattung
• Exporte

Einzelhändler sollten außerdem Folgendes zu ihren unabhängigen Inspektionen zur Lagerung und Entsorgung gefährlicher Abfälle hinzufügen: 

• Geeignete Aufbewahrungsbehälter
• Etiketten auf alles
• Datum der Akkumulation
• Zustand des Rückhaltesystems
• Anzahl geschlossener und offener Container insgesamt – Hinweis: Beschädigte Container müssen sofort gemeldet und entfernt werden
• Notfallausrüstung
• Notfallmaßnahmen
• Ausreichender Stauraum und Abstand zwischen den Behältern
• Der Raum ist frei von Abfällen, brennbaren Materialien, gefährlichen Materialien, Batterien und anderen potenziell schädlichen Abfallmaterialien
• Dokumentation und Protokoll für gefährliche Abfälle (auch wenn dies von Ihrer örtlichen Gerichtsbarkeit nicht vorgeschrieben ist, ist es eine gute Idee, dies zu haben)
• Vorfälle und zugehörige Berichte

Sie sollten Ihren Notfallplan auch regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass er auf dem neuesten Stand ist, sowie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über eine aktualisierte Schulung zum Umgang mit gefährlichen Abfällen verfügen.

OSHA bietet auch kostenlose Informationen zur Entsorgung gefährlicher Abfälle an. 

Um Ihre wöchentlichen Inspektionen zur Lagerung und Entsorgung gefährlicher Abfälle effektiver und effizienter zu gestalten, verwenden Sie ein Tool wie Bindy. Ein Einzelhändler für Baumärkte verwendet Bindy, um seine wöchentlichen Inspektionen von gefährlichen Abfällen durchzuführen. Sie verwenden Complaint IA zum Senden Aufgaben und Aktionspläne mit Empfehlungen, wie die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt und Materialien ordnungsgemäß gehandhabt werden können, sollte es zu einer Verschüttung kommen.

Wareneingangsprozesse

MONATLICH

Einzelhändler sollten außerdem jeden Monat ihre Wareneingangs- und Lieferprozesse überprüfen. Sie können dies im Rahmen Ihres Walkthroughs für den größeren Distriktmanager tun. Ein Möbelhändler verwendet Bindy, um diesen Prüfungs- und Inspektionsprozess zu rationalisieren. Sie inspizieren Lagerlieferprozesse für ihre Franchisenehmer, Verfolgung von Retourenquoten, Retourenbearbeitung, Flotten-Branding, Mitarbeiter in Uniform und Abschluss der Zykluszählung.

Aber das ist keine vollständige Liste, wenn es um die Annahme von Inspektionen geht. Sie sollten sich auch Folgendes ansehen:

• Bestandsverantwortung
• Einkommen
• Kosten
• Bestellgenauigkeit
• Wie lange es dauert, bis eine Lieferung abgeschlossen ist
• Laderampenbereich
• Produkt- und Versandkennzeichnung
• Und mehr

Die Idee hinter Wareneingangsprüfungen ist es, herauszufinden, welche Bereiche am besten funktionieren, welche Bereiche am meisten verbessert werden müssen und wie Sie Ihre optimieren können Backend-Operationen vorwärts bewegen. 

Ein Einzelhändler nutzte beispielsweise Bindy, um seine Vertriebszentren zu verlagern und zu konsolidieren. Sie verwendeten Checklisten, um den Fortschritt zu überwachen und häufige Aktualisierungen vorzunehmen, wobei sie insbesondere von den Fotoerfassungsfunktionen profitierten. Die Alternative, eine manuelle Checkliste in einer Tabellenkalkulation, wäre ein Albtraum gewesen, um sicherzustellen, dass alle mit den gleichen und aktuellsten Informationen arbeiten.

Lebensmittelsicherheit

VIERTELJÄHRLICH

Lebensmittelsicherheit sollte für jedes lebensmittelbasierte Unternehmen eine allgegenwärtige Überlegung sein. Zusätzlich zur Einhaltung der von Ihrem Leitungsgremium festgelegten Standards sollten Sie auch vierteljährlich unabhängige Lebensmittelsicherheitsinspektionen durchführen.

Vierteljährliche Lebensmittelsicherheitsinspektionen helfen Unternehmen, potenziellen Problemen wie Ansprüchen, Gerichtsverfahren und anderen rechtlichen Problemen einen Schritt voraus zu sein. Dies verpflichtet auch die Mitarbeiter zur Rechenschaft und hält sie auf Trab.

„Der Audit-Prozess selbst wird zu einem Antrieb für Menschen, nicht nur die Vorschriften einzuhalten, sondern tatsächlich das richtige Verhalten zu zeigen und in der Lage zu sein, sicher zu arbeiten und auf Dinge richtig zu reagieren.“ sagte Gary Johnson, Leitender Berater bei Präventionsberater. „Es unterstützt operative Exzellenz und Training, was wiederum zu den richtigen Verhaltensweisen führt.“

Notiz: Wenn es in Ihrem Unternehmen besondere Umstände gibt, wie z. B. gefährliche Materialien, gefährliche Ausrüstung, hohe Regale usw., sollten Sie häufiger eine Inspektion der Lebensmittelsicherheit durchführen. 

Machen Sie sich mit den Anforderungen in der Gerichtsbarkeit Ihres Standorts sowie mit den Anforderungen vertraut OSHAs eigene Richtlinien: 

Allgemeine Industrie (29 CFR 1910)

• 1910 Teil J, Allgemeine Umweltkontrollen
  • 1910.141, Hygiene
    • 1910.141(b), Wasserversorgung
    • 1910.141 (h), Umgang mit Lebensmitteln
  • 1910.142, Temporäre Arbeitslager
    • 1910.142(i), Bau und Betrieb von Küchen, Speisesaal und Verpflegungseinrichtungen

Bauindustrie (29 CFR 1926)

• 1926 Teil D, Gesundheits- und Umweltschutzkontrollen am Arbeitsplatz
  • 1926.51, Hygiene
    • 1926.51(a), Trinkwasser
    • 1926.51(d), Umgang mit Lebensmitteln

Wir haben auch eine umfassende vorbereitet Lebensmittel- und Sicherheitscheckliste auf die Sie bei Ihren Inspektionen verweisen können, wenn Sie ein QSR oder Restaurant sind. 

Foodservice-Händler können ebenfalls verwenden Sensoren speichern über mehrere Standorte hinweg, um automatisch Temperaturen von Vorbereitungsbereichen, Kühlschränken, Gefrierschränken und anderen Geräten zu protokollieren.

Mit diesen Sensoren können Sie Temperaturschwellenwerte festlegen und erhalten jedes Mal eine Warnung, wenn ein Schwellenwert erreicht wurde. Dies trägt zum Schutz vor lebensmittelbedingten Krankheiten bei, indem die richtigen Haltetemperaturen sichergestellt werden. Es trägt auch zum Schutz des Inventars bei, indem sichergestellt wird, dass Lebensmittellagerbereiche temperaturkonform bleiben. 

Schadensverhütung

VIERTELJÄHRLICH

Sie denken vielleicht an Ladendiebe, wenn Sie an Verlustprävention denken, aber es gibt viele Faktoren, die zum Warenschwund beitragen. Manchmal müssen Sie über die Verkaufsfläche hinausblicken, um die größte Belastung für Ihr Endergebnis zu identifizieren. Schwund passiert auch im Lager. 

Siehe auch: Herausforderungen bei der Schadensverhütung im Einzelhandel >

Lassen Sie uns zunächst einige aufschlüsseln häufige Ursachen für Schrumpfung, in Bezug auf Back-of-House-Operationen: 

• Interner Diebstahl: Die Ursache für etwas mehr als ein Drittel des Warenschwunds ist interner Diebstahl sowohl auf einfachen Warendiebstahl als auch auf gefälschte Retouren, gefälschte Geschenkkarten, das Weglassen von Artikeln aus einer Bestellung oder sogar das Entnehmen von Bargeld aus der Kasse
• Lieferantenbetrug: Fast 61 TP2T des Bestandsverlusts sind auf Lieferantenbetrug zurückzuführen
• Ungenaue Aufzeichnungen: Verwaltungsfehler oder Papierschwund tragen zu 21% des Schwunds eines Einzelhändlers bei
• Unsachgemäß organisiertes Lager
• Schlecht gestaltete Workflows

Wenn Sie Ihre Praktiken zur Schadensverhütung regelmäßig überprüfen, können Sie Risiken reduzieren, die Produktivität steigern und Probleme bei der Schadensverhütung erkennen und beheben, bevor sie sich auf Ihr Endergebnis auswirken.

Einige zu prüfende Kategorien sind: 

• Sicherheitsverfahren und -richtlinien
• Kameras
• Laderampensicherheit
• Barcodelesegerät
• Dokumentation erhalten

Sie können auch auf unsere verweisen umfassende Schadensverhütungs-Checkliste. 

Vereinfachen Sie Ihre Schadenverhütungsinspektionen mit einem Tool wie Bindy. Bindy verfügt über Checklisten, Aufgaben und sichere Kommunikation, um Ihnen zu helfen, Ihre Marke zu schützen, Fehler zu reduzieren und Websites verantwortungsbewusst zu machen. Teams können Inspektionen auf jedem Gerät durchführen, online oder offline. Zeigen Sie Standortdaten in Echtzeit an, um Trends zu verfolgen und die Ausführung zu überprüfen. Am wichtigsten ist es, die Grundursachen zu identifizieren und diese Schwächen zu coachen.

Machen Sie weiter mit Ihren Lagerinspektionen

Überlassen Sie Lagerinspektionen nicht den Branchenvorschriften. Proaktive Einzelhändler führen Lagerinspektionen durch, um Probleme zu mindern, bevor sie das Endergebnis oder, schlimmer noch, das gesamte Unternehmen gefährden. 

Bindy bietet die folgenden Funktionen zur Unterstützung bei Lagerinspektionen und Audits: 

• Anpassbare Formulare
• Möglichkeit, Formulare in Echtzeit zu aktualisieren und an das Feld zu senden
• Obligatorische Fotoaufnahme
• Empfehlungen zum Aktionsplan
• Einfach zu bedienende Oberfläche für alle Mitarbeiter

Über den Autor:

Alexandra Sheehan arbeitet mit B2B-Unternehmen in den Bereichen Einzelhandel, E-Commerce und Reise zusammen, um Strategien und fachkundige Longform-, Website- und Blog-Inhalte zu erstellen. Sie können ihre Arbeit auf Websites wie Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30 und mehr sehen. thealexsheehan.com.